Централизация бухгалтерий бюджетных учреждений

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обзор документа

Письмо Минфина России от 18 января 2017 г. N 02-08-05/1949 Об особенностях передачи ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии

Департамент бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе Министерства финансов Российской Федерации (далее – Департамент) рассмотрел обращение и сообщает.

В соответствии со статьей 4 Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" рассмотрению подлежат следующие виды обращений граждан:

предложения по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;

просьбы граждан о содействии в реализации их конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщения о нарушении законов или иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц;

жалобы граждан – просьбы о восстановлении или защите их нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав и свобод или законных интересов других лиц.

Содержащийся в обращении вопрос (обращение по пояснению) не соответствует приведенным видам обращений, подлежащих рассмотрению федеральными органами государственной власти.

Кроме того, в силу положений постановления Правительства Российской Федерации от 30 июня 2004 г. N 329 "О Министерстве финансов Российской Федерации", Министерством финансов Российской Федерации не рассматриваются по существу обращения по оценке конкретных хозяйственных ситуаций, а также не даются разъяснения действующего законодательства Российской Федерации и практики его применения.

Вместе с тем, Департамент обращает внимание, что в соответствии с требованиями части 1 статьи 7 Федерального закона от 06 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 402-ФЗ), руководитель любого экономического субъекта обязан организовать:

– ведение бухгалтерского учета;

– хранение документов бухгалтерского учета.

Согласно Закону N 402-ФЗ, Бюджетному кодексу Российской Федерации от 31 июля 1998 г. N 145-ФЗ и Инструкции, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 01 декабря 2010 г. N 157н "Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению", руководители любого государственного (муниципального) бюджетного или автономного учреждения вправе:

– возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо;

– заключить договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета с другим госучреждением (централизованной бухгалтерией) или организацией негосударственного сектора.

При этом руководитель учреждения принимает решения в пределах его компетенции, которая определяется учредительными документами и контрактом.

Необходимо отметить, что централизованные бухгалтерии могут создаваться в форме бюджетного или казенного государственного (муниципального) учреждения.

Создание централизованных бухгалтерий, в том числе создание единых централизованных информационных систем учета и отчетности в организациях госсектора публично-правового образования, является важной составляющей деятельности по оптимизации расходов бюджета.

В настоящее время имеется широкая положительная практика ведения бюджетного (бухгалтерского) учета специализированными бухгалтериями, созданными в форме казенных государственных (муниципальных) учреждений.

В то же время, по мнению Департамента, данное решение должно быть экономически оправданно.

В соглашении о передаче ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии (приложении к соглашению) должны быть установлены: регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией, содержащий обязательные гарантии по предоставлению своевременной, качественной, достоверной и оперативной информации в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе по требованию руководителя учреждения, порядок информационного взаимодействия между руководителем (ответственными лицами) учреждения и централизованной бухгалтерией, порядок обмена электронными документами и сведениями, порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов, регламентация организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений субъектом учета.

Кроме того, в соглашении должна быть прописана ответственность централизованной бухгалтерии по исполнению обязательств по ведению бюджетного (бухгалтерского) учета, хранению документов, осуществлению внутреннего контроля за правильностью совершения хозяйственных операций и (или) по оформлению первичных учетных документов, по своевременности сроков формирования бюджетной (бухгалтерской) и налоговой отчетности, по подготовке платежных документов и иных функций, предусмотренных переданными полномочиями.

В соглашение следует включить требования к уровню квалификации работников централизованной бухгалтерии, осуществляющих ведение бюджетного (бухгалтерского) учета и составление отчетности по переданным полномочиям, в соответствии с требованиями, установленными Законом N 402-ФЗ и приказом Министерства труда Российской Федерации от 22.12.2014 N 1061н "Об утверждении профессионального стандарта "Бухгалтер".

При определении состава функций, передаваемых централизованной бухгалтерии от учреждения, необходимо учитывать, что законодательством Российской Федерации не предусмотрена передача функций иному учреждению, в том числе централизованной бухгалтерии, по принятию и исполнению обязательств учреждения в результате его финансово-хозяйственной деятельности, а также передача планово-экономических функций. При этом создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения.

По вопросу ведения учета на единой программной платформе, Департамент обращает внимание на положения Федерального закона от 5 апреля 2013 г. N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", регулирующие вопросы государственных закупок на контрактной системе.

Заместитель директор Департамента бюджетной методологии и финансовой отчетности в государственном секторе

С.В. Сивец

Обзор документа

Минфин России разъяснил, что руководитель любого экономического субъекта обязан организовать ведение бухучета; хранение документов бухучета.

Руководители любого государственного (муниципального) бюджетного или автономного учреждения вправе возложить ведение бухучета на главного бухгалтера или иное должностное лицо; заключить договор (соглашение) об оказании услуг по ведению бухучета с другим госучреждением (централизованной бухгалтерией) или организацией негосударственного сектора. При этом руководитель учреждения принимает решения в пределах своей компетенции, определяемой учредительными документами и контрактом.

В то же время, по мнению Министерства, данное решение должно быть экономически оправданно.

При определении состава функций, передаваемых централизованной бухгалтерии от учреждения, необходимо учитывать, что законодательством России не предусмотрена передача функций иному учреждению, в т. ч. централизованной бухгалтерии, по принятию и исполнению обязательств учреждения в результате его финансово-хозяйственной деятельности, а также передача планово-экономических функций. При этом создание централизованных бухгалтерий не предполагает осуществление ими наличных денежных расчетов в интересах учреждения.

При ведении учета на единой программной платформе необходимо обращать внимание на положения Закона о контрактной системе, регулирующие вопросы госзакупок на контрактной системе.

Согласно Закону № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», каждое предприятие самостоятельно принимает решение об организации у себя бухгалтерского учета: или это структурные подразделения на местах со штатом специалистов, или централизованный орган.

Вопрос централизации бухгалтерии особенно актуален для организаций, у которых есть дочерние предприятия, филиалы. Основная нормативно-правовая база — Бюджетный кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ и Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Суть централизации бухгалтерии

Централизованная бухгалтерия — учреждение, выполняющее функции бухгалтерского и налогового учета нескольких предприятий или головного предприятия с его дочерними структурами. Существуют следующие способы ведения централизованного учета:

1. Аутсорсинговая компания — сторонняя организация по оказанию на возмездной основе бухгалтерских услуг на основании договора.
2. Инсорсинговая служба — отдельное структурное подразделение организации по бухгалтерскому и налоговому учету.
3. Отдельное юридическое лицо холдинга для реализации функций централизованной бухгалтерии.

В основные обязанности специалистов центральной бухгалтерии входит:

1. Подготовка отчетов согласно действующему законодательству и взаимодействие с контролирующими органами (налоговая, статистика и другие).
2. Контроль корректности оформления первичной документации и своевременности сдачи ее в бухгалтерию.
3. Управление финансовыми потоками предприятия.
4. Контроль учетных операций по перемещению товарно-материальных ценностей.
5. Расчет заработной платы работников организации, своевременное проведение расчетов с физическими лицами и организациями.
6. Своевременное перечисление платежей и взносов в бюджет и на социальное страхование.
7. Экономический анализ деятельности предприятия.
8. Контроль использования трудовых ресурсов.

При выборе централизованного способа ведения бухгалтерского и налогового учета следует учитывать его преимущества и недостатки и применять для конкретных условий ведения бизнеса.

Преимущества централизации бухгалтерского и налогового учета

• Сокращение штата финансового, планового, бухгалтерского отделов. Создание единого центра позволит сформировать меньший штат сотрудников, отпадает необходимость содержать на местах полноценные подразделения бухгалтеров, плановиков, экономистов.
• Сокращение управленческих расходов, что предполагает уменьшение затрат на обслуживание офисных площадей, снижение расходов на персонал, офисные расходы (в том числе на канцелярские товары, услуги связи и другие).
• Унифицированные методы ведения бухгалтерского и налогового учета. Для крупных предприятий актуальна единая методика ведения бухгалтерского учета, что позволяет рассматривать в целом затраты, связанные с амортизацией и другими расходами, оценивать общие активы, создавать резервы для всего предприятия. Методология налогового учета прописывается в учетной политике компании и обязательна для всех филиалов — единые методы определения доходов и расходов, их признание, оценка и распределение, а также способы учета показателей финансово-хозяйственной деятельности, необходимых для целей налогообложения.
• Больший контроль за деятельностью дочерних предприятий. Это снижает риск неэффективности принимаемых решений, позволяет выполнять намеченные планы более точно, дает возможность корректировки отклонений от планов, не допускает нецелевого использования финансов.
• Отсутствие кадровых проблем в едином центре бухгалтерии. Решаются вопросы отсутствия работников на время отпусков, больничек, при увольнении за счет перераспределения обязанностей между оставшимися сотрудниками. В централизованном звене должны работать высококвалифицированные кадры, которые могут подменить друг друга на любом участке бухгалтерского и налогового учета.
• Возможность вложения средств в современную дорогостоящую оргтехнику и оборудование, программное обеспечение, что повысит эффективность работы отдела.

Недостатки централизации

• Затруднение принятия решений ввиду удаленности филиалов, особенно при наличии большого объема информации.
• Ненадежность системы. В случае сбоя в работе централизованной бухгалтерии может быть парализована работа всей компании с ее дочерними организациями.
• Зависимость всего холдинга от решений центрального офиса. Принимаемые решения обязательны для всех дочерних структур, даже если они не соотносятся с интересами конкретного филиала. Поведение всей системы зависит от компетентности управляющего звена.
• Отсутствие оперативности решения вопросов удаленных филиалов. Некоторые проблемы целесообразно решать на месте, не передавая их удаленному офису, что позволило бы ускорить процесс решения вопросов.
• Возможное увеличение расходов на командировки, связь.

Необходимость штатного сотрудника на местах

Существуют различные ситуации, когда без штатного работника бухгалтерской службы на местах не обойтись. Например, при вызове в налоговую службу по различным вопросам (комиссии по НДС и налогу на прибыль и др.), чтобы избежать командировочных расходов и потери времени на переезды, необходим сотрудник филиала.

Для работы в дочерних предприятиях с «живыми» деньгами (сдача в банк выручки, которая может быть только в месте физического сбора этих денег и др.) необходим штатный кассир. При работе с отгрузочными документами (товарно-транспортные накладные, доверенности), приеме и проверке принимаемого товара и т.п. необходим учетный персонал на складах. Поэтому на местах целесообразно оставить сотрудников бухгалтерского отдела в минимальном количестве.

На выбор компании

Для решения вопроса централизации бухгалтерии в крупной компании необходимо детально проанализировать конкретную ситуацию, рассмотреть задачи, которые ставит перед собой бизнес. Но стоит учесть, что создание единого бухгалтерского центра несет такие главные положительные моменты, как высвобождение дополнительных денежных ресурсов и снижение налоговых рисков.

Об опыте централизации учетных функций в госсекторе журналу «Бюджет» рассказала заместитель губернатора Вологодской области, начальник Департамента финансов Валентина Николаевна АРТАМОНОВА.

— Валентина Николаевна, в прошлом году Вологодская область завершила проект по централизации учетных функций организаций государственного сектора. Что в результате вы получили?

— Да, действительно, в 2018 году Вологодская область завершила проект по передаче учетных функций организаций государственного сектора области, начатый в 2015 году по поручению губернатора Олега Александровича Кувшинникова. На централизованное ведение учета переданы функции всех органов исполнительной государственной власти, государственных казенных, бюджетных и автономных учреждений области.

Основной площадкой исполнения учетных функций стало государственное казенное учреждение «Областное казначейство». В ведущих отраслях — образовании, здравоохранении, культуре, социальной защите населения — созданы ведомственные центры бухгалтерского учета. Это связано прежде всего со спецификой бухгалтерского учета в каждой сфере и большим количеством подведомственных учреждений.

В государственном секторе Вологодской области создано единое информационное пространство и обеспечено применение электронного юридически значимого документооборота. Каждый факт хозяйственной жизни учреждений отражается в централизованной информационной системе. Унифицированы формы первичных документов, аналитических отчетов. Применяемые электронные документы соответствуют требованиям федерального законодательства в области бухгалтерского учета. Работа системы основана на принципе однократного ввода информации, все регламентные операции выполняются автоматически. Однажды созданный документ многократно используется интегрированными системами отчетности, финансового анализа, планирования, исполнения бюджета.

В ближайшей перспективе Вологодская область планирует полностью отказаться от использования бумажных документов при ведении финансово-хозяйственной деятельности, включая взаимодействие с коммерческим сектором экономики. Этот важный путь по цифровизации экономики мы проходим вместе с органами государственной власти, государственными учреждениями и центрами бухгалтерского учета.

— Вологодская область провела централизацию функций бухгалтерского учета и отчетности учреждений здравоохранения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств Фонда обязательного медицинского страхования. В чем особенность централизации таких учреждений?

— Перевод на централизованное бухгалтерское обслуживание учреждений здравоохранения области проходил в два этапа. На первом этапе в 2017 году на централизованный бухучет было переведено 27 учреждений, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств областного бюджета, на втором в 2018 году — 62 бюджетных учреждения, которые финансируются за счет средств Фонда обязательного медицинского страхования.

Департамент здравоохранения области принял решение по созданию отраслевого Центра бухгалтерского учета. Принятие данного решения обусловлено спецификой отрасли. Это и разветвленная многоуровневая сеть учреждений, включающая более 600 фельдшерско-акушерских пунктов, около 100 участковых больниц, 25 центральных районных больниц, и сложная и детализированная система оплаты труда. Финансирование отрасли происходит за счет трех основных источников: областной бюджет, средства Фонда ОМС, средства от приносящей доход деятельности. Кроме того, в систему здравоохранения направляются средства федерального бюджета, Фонда социального страхования и другие целевые средства.

За два года на обслуживание в Центр бухгалтерского учета учреждений здравоохранения последовательно переведены учетные функции 89 областных учреждений: 34 учреждений Вологды, 23 учреждений Череповца и 32 учреждений, расположенных в районах области. Одновременно все бухгалтерское обслуживание переведено на программный продукт ГИС «Единая централизованная информационная система бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности Вологодской области».

— Каким образом проходил расчет необходимой предельной штатной численности Центра учета учреждений здравоохранения и средств на его содержание?

— При создании Центра учета учреждений здравоохранения мы исходили из целевых задач, поставленных правительством области по повышению производительности труда. При этом учитывали уже имеющийся опыт создания отраслевых центров. Штатная численность бухгалтеров в учреждениях здравоохранения превышала 900 единиц. В соответствии с согласованными расчетами региональное правительство утвердило предельную штатную численность Центра учета учреждений здравоохранения — 365 единиц.

Расходы на содержание центра учета рассчитываются с учетом расходов на содержание бухгалтерских служб учреждений до проведения централизации. Начиная со дня передачи функций средства, которые ранее учреждения использовали на содержание собственных бухгалтерских служб, перераспределяются в равных долях на содержание центра учета и на решение вопросов, связанных с улучшением условий оказания медицинских услуг населению. В 2018 году объем средств, дополнительно направленный на развитие отрасли, составил 24,6 миллиона рублей; в 2019 году это будет более 100 миллионов рублей. Центр учета содержится за счет средств областного бюджета в соответствии с бюджетной сметой.

— Будут ли централизованы учетные функции в муниципальных образованиях области?

— Централизация учетных функций на уровне муниципальных образований — следующий этап реализации проекта. В соответствии с поручениями губернатора в 2018 году уже созданы единые межведомственные центры учета муниципальных районов и городских округов. В текущем году происходит их переход на Единую централизованную информационную систему бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности Вологодской области.

Чтобы обеспечить единый подход к организации и проведению муниципальными районами и городскими округами централизации учетных функций, Департамент финансов подготовил методические рекомендации для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений. Мы провели обучение специалистов финансовых органов муниципалитетов и центров бухгалтерского учета.

Мероприятия по централизации учетных функций на муниципальном уровне реализуются в рамках дорожных карт, утвержденных главами муниципальных районов и городских округов. Сегодня всеми сельскими и городскими поселениями учетные функции переданы в единые межведомственные центры учета муниципальных районов, заключены соответствующие соглашения, определены функциональные обязанности, распределена ответственность.

— С 1 января 2018 года вступили в силу федеральные стандарты бухгалтерского учета. Централизованный учет делает процесс их внедрения более комфортным?

— Могу отметить, что центры бухгалтерского учета Вологодской области стали центрами компетенции по переходу на международные правила учета государственных учреждений области. Они обеспечивают применение единой методологии ведения бухгалтерского учета и формирования отчетности. Проведенные мероприятия по централизации учета позволили своевременно провести внедрение 11 федеральных стандартов бухгалтерского учета, централизованно осуществить настройку единой информационной системы с учетом консолидированной позиции профессионального сообщества области.

Подготовила Е. П. БЕСПАЛОВА

Специфика централизации учета учреждений здравоохранения

Михаил Давидович ДУГАНОВ, руководитель Центра учета учреждений здравоохранения

Казенное учреждение в сфере здравоохранения Вологодской области «Централизованная бухгалтерия» (Центр учета) создано в соответствии с постановлением регионального правительства от 5 декабря 2016 года № 1097. Взаимодействие между учреждениями здравоохранения и Центром учета строится в строгом соответствии с действующим законодательством РФ.

То, что учреждения здравоохранения финансируются из двух основных источников — областного бюджета и средств ОМС, внесло свои особенности в деятельность Центра учета. Бухгалтерское обслуживание учреждений, финансируемых из областного бюджета (психиатрические больницы, наркодиспансеры, санатории, станции переливания крови и прочие), происходит на основании заключаемого Соглашения о передаче функций. С учреждениями здравоохранения, финансовое обеспечение которых осуществляется за счет средств Фонда ОМС, заключены государственные контракты на оказание услуг по выполнению учетных функций. Состав услуг по соглашению и по контракту идентичен.

Для развития системы электронного юридически значимого документооборота в каждом учреждении здравоохранения в контрактных, экономических, кадровых, материально-технических службах организованы рабочие места. Сотрудники имеют доступ к Единой централизованной информационной системе бюджетного (бухгалтерского) учета и отчетности Вологодской области и возможность оформлять в ней первичные документы, отражающие факты хозяйственной жизни учреждений. Документы заверяются электронной цифровой подписью. На базе администратора информационной системы ведется электронный архив документов. Работники Центра учета на основании первичных документов, поступивших в централизованную информационную систему, оформляют платежные поручения, отражают факты хозяйственной жизни в бухгалтерском учете, формируют отчетность, в том числе во внебюджетные фонды.

В учреждениях здравоохранения, работающих в системе обязательного медицинского страхования, размер заработной платы ежемесячно увязывается с выполнением плана по оказанию медицинских услуг. Поэтому требуется четкая координация действий экономических служб учреждений и централизованной бухгалтерии. Кроме того, ведется ежемесячный контроль уровня заработной платы у тех категорий работников, которые поименованы в майских указах Президента РФ.

После получения первичных документов от учреждения (графики, табели, приказы о стимулирующих выплатах) бухгалтер Центра учета начисляет заработную плату. Экономисты учреждения со своих рабочих мест контролируют соответствие начисленных сумм требованиям соответствующего указа Президента РФ и при необходимости вносят корректирующие приказы в Единую централизованную информационную систему учета и отчетности.

В учреждениях расчет стимулирующих выплат очень детализирован, при этом подходы к определению качества работы сотрудников значительно отличаются. Централизация учета позволила по-новому посмотреть на созданную систему оплаты труда и способствовала ускорению внедрения лучших практик учреждений здравоохранения области. В настоящее время департамент здравоохранения региона совместно с учреждениями проводит работу по унификации подходов к расчету заработных плат. Центр учета отрабатывает использование этих расчетов в единой централизованной информационной системе.

В учреждениях здравоохранения отмечается большое движение материальных запасов, продуктов питания и медикаментов. Существует строго регламентированный порядок предметно-количественного учета по всем медикаментам. В целях контроля сроков годности медикаментов, недопущения затоваренности требуется точная информация по остаткам медикаментов в аптеке, у старшей медсестры, на посту. Участниками этого процесса является большое количество материально ответственных лиц. Поэтому при централизации бухгалтерского учета было необходимо организовать доступ с их рабочих мест к единой централизованной информационной системе, чтобы обеспечить ввод информации и формирование электронного документа. Большое внимание было уделено обучению сотрудников работе в системе, а также упрощению ее интерфейса.