Форма журнала эксплуатации здания сооружения

Вопрос :

Какие журналы по эксплуатации должны вестись при эксплуатации здания торгового центра? Как их оформляют? В электронном виде или на бумажном носители? Нужно ли нумеровать страницы и прошивать журнал. Какие журналы по эксплуатации общественных зданий ведутся в обязательном порядке? А какие по усмотрению?

Кто должен вести журналы по эксплуатации здания, собственник здания или арендатор?

Кто должен проводить текущий и капитальный ремонт, собственник или арендатор? Какие виды работ относятся к текущему ремонту, а какие к капительному.

Ответ :

При эксплуатации торгового центра должен вестись журнал по эксплуатации здания. Подробная информация о порядке оформления журнала по эксплуатации здания содержится в Обосновании. Перечень журналов, которые должны вестись при эксплуатации общественного здания приведен в Обосновании. Необходимость ведения журналов, ведение которых не предусмотрено требованиями нормативно-правовых актов, определяется лицом, эксплуатирующим зданием. Форма и образец заполнения журнала по эксплуатации здания приведены в Приложении к настоящему ответу.

Журналы эксплуатации ведет собственник здания, если договором аренды обязанность по эксплуатации здания не возложена на Арендатора.

Текущий ремонт арендуемого здания (помещения) производит арендатор, если договором аренды эта обязанность не возложена на собственника. Капитальный ремонт арендуемого здания (помещения) должен проводить собственник, если договором аренды обязанность по проведению капитального ремонта не возложена на арендатора. Перечень работ по капитальному и текущему ремонту приведен в Приложениях к настоящему ответу.

Лицо, ответственное за эксплуатацию здания торгового центра, обязано вести журнал эксплуатации здания (ч. 5 ст. 55.25 Градостроительного кодекса РФ).

В журнал эксплуатации здания торгового центра в обязательном порядке вносятся следующие сведения (ч. 5 ст. 55.25 Градостроительного кодекса РФ) :

– о датах и результатах проведенных осмотров;

– о контрольных проверках и (или) мониторинге оснований здания, строительных конструкций, сетей инженерно-технического обеспечения и систем инженерно-технического обеспечения, их элементов;

– о выполненных работах по техническому обслуживанию здания;

– о проведении текущего ремонта здания;

– о датах и содержании выданных уполномоченными органами исполнительной власти предписаний об устранении выявленных в процессе эксплуатации здания, нарушений, сведения об устранении этих нарушений.

Форма журнала эксплуатации здания и требования к его ведению должны быть утверждены Министерством строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации (далее – Минстрой РФ) (ч.6 ст. 55.25 Градостроительного кодекса РФ).

Однако на сегодняшний день нормативного акта, который установил бы требования к форме и порядку ведения журнала эксплуатации зданий Минстроем РФ не принято.

Обращаем Ваше внимание на то, что отсутствие утвержденной формы журнала эксплуатации здания не снимает с лица, ответственного за эксплуатацию здания, обязанности по ведения журнала эксплуатации.

Рекомендуем применять следующую форму :

– форма технического журнала по эксплуатации многофункционального торгового комплекса (Приложение Ж СП 306.1325800.2017 Многофункциональные торговые комплексы. Правила эксплуатации).

В действующем законодательстве на сегодняшний день отсутствуют требования к форме ведения журнала эксплуатации здания, что не исключает возможности ведения журнала эксплуатации здания в электронной форме.

К примеру, оформление эксплуатационных журналов в отношении газопроводов и газоиспользующего оборудования допускается в электронной форме при условии обеспечения архивирования (п. 5.2.12 ГОСТ Р 54961-2012 Системы газораспределительные. Сети газопотребления. Общие требования к эксплуатации. Эксплуатационная документация).

Эксплуатационную документацию длительного хранения рекомендуется дублировать на персональном компьютере и сохранять на магнитных носителях (п.18.1 СП 255.1325800.2016 Здания и сооружения. Правила эксплуатации. Основные положения).

Во избежание возможных претензий со стороны контролирующих органов, а также для обеспечения сохранности журнала эксплуатации здания на случай технических сбоев, рекомендуем вести журнал эксплуатации здания на бумажном носителе с дублированием в электронной форме.

Правилами делопроизводства принято нумеровать документы, которые состоят более чем из двух страниц (п.3.2 ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов). В связи с указанным, рекомендуем нумеровать журнал эксплуатации зданий.

Требования прошивать(прошнуровывать) и скреплять печатью журнал технической эксплуатации здания в законодательстве отсутствуют, однако на практике документы, состоящие и нескольких листов принято прошивать и на оборотной стороне скреплять печатью с указанием общего количества листов.

Перечень иных журналов, которые в обязательном порядке ведутся при эксплуатации общественного здания, определяется составом инженерных систем здания:

Электроустановки (п. 1.8.9 Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей, утвержденных Приказом Минэнерго России от 13.01.2003 N 6) :

– журнал учета работ по нарядам и распоряжениям;

– журнал выдачи и возврата ключей от электроустановок;

– журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики;

– журнал или картотека дефектов и неполадок на электрооборудовании;

– журнал учета электрооборудования;

– журнал релейной защиты, автоматики и телемеханики и карты установок релейной защиты и автоматики.

Тепловые энергоустановки (Приложение 4 к Правилам технической эксплуатации тепловых энергоустановок, утвержденных Приказом Минэнерго России от 24.03.2003 N 115):

– журнал обходов тепловых сетей;

– журнал учета работ по нарядам и распоряжениям

– журнал заявок на вывод оборудования из работы

– журнал дефектов и неполадок с оборудованием

– журнал учета состояния контрольно-измерительных приборов и автоматики

– журнал учета качества питательной, подпиточной, сетевой воды, пара и конденсата

– журнал учета тепловой энергии и теплоносителя в водяных (паровых) системах теплопотребления.

Лифты, подъемные платформы для инвалидов, эскалаторы (Приложения 6, 7 к Приказу Ростехнадзора от 14.08.2017 N 309 "Об утверждении форм документов, необходимых для реализации пунктов 13, 15, 23 Правил организации безопасного использования и содержания лифтов, подъемных платформ для инвалидов, пассажирских конвейеров (движущихся пешеходных дорожек) и эскалаторов, за исключением эскалаторов в метрополитенах, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июня 2017 г. N 743") :

– журнал периодического осмотра лифта, подъемной платформы для инвалидов, пассажирского конвейера (движущейся пешеходной дорожки), эскалатора

– журнал технического обслуживания и ремонта лифта, подъемной платформы для инвалидов, пассажирского конвейера (движущейся пешеходной дорожки), эскалатора.

Средства пожаротушения, автоматические установки пожаротушения и дымоудаления, пожарная и охранно-пожарная сигнализация :

– журнал регистрации работ по техническому обслуживанию и ремонту автоматических установок пожаротушения, дымоудаления, охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации (Приложение 6 к РД 25964-90 Система технического обслуживания и ремонта автоматических установок пожаротушения, дымоудаления, охранной, пожарной и охранно-пожарной сигнализации. Организация и порядок проведения работ);

– журнал учета огнетушителей, журнал технического обслуживания огнетушителей, журнал проведения перезарядки и испытаний огнетушителей (п.п. 4.5.4, 4.1.33, Приложение Г к СП 9.13130.2009 Техника пожарная. Огнетушители. Требования к эксплуатации.

Отопление, водоснабжение (приложение Ж к СП 347.1325800.2017. Внутренние системы отопления, горячего и холодного водоснабжения. Правила эксплуатации) :

– сменный журнал (запись о выявленных дефектах оборудования, об устранении дефектов, о приеме и сдаче смены);

– журнал учета технических параметров (запись показаний приборов: температуры, давления среды на входе и выходе из системы);

– ремонтный журнал (записи о ремонте оборудования, сроки выполнения работ, ответственное лицо);

– журнал учета работ по нарядам и распоряжениям;

– журнал заявок арендаторов;

Вентиляция и кондиционирование :

– журнал эксплуатации системы вентиляции и кондиционирования (п.7.12 СП 336.1325800.2017 Системы вентиляции и кондиционирования воздуха. Правила эксплуатации).

Перечень журналов для ведения, не предусмотренных нормативно-правовыми актами лицо, осуществляющее эксплуатацию общественного здания вправе определять по своему усмотрению.

Журнал эксплуатации здания должно вести лицо, ответственное за эксплуатацию здания (ч. 5 ст. 55.25 Градостроительного кодекса РФ).

По общему правилу лицом, ответственным за эксплуатацию здания и соответственно обязанным вести журнал эксплуатации здания является собственник здания (ч.1 ст.55.25 Градостроительного кодекса РФ).

Арендатор здания будет являться лицом, ответственным за эксплуатацию здания в том случае, если договорам аренды установлена ответственность Арендатора за эксплуатацию здания (ч.1 ст.55.25 Градостроительного кодекса РФ). В этом случае журнал эксплуатации здания должен будет вести Арендатор.

Кроме того, ответственным за эксплуатацию здания и ведение журнала эксплуатации здания может быть физическое или юридическое лицо, которое привлечено в целях обеспечения безопасной эксплуатации здания собственником или Арендатором (если ответственность по эксплуатации здания возложена на него договором аренды) (ч.1 ст.55.25 Градостроительного кодекса РФ).

Капитальный ремонт переданного в аренду здания (помещения) должен осуществлять собственник за свой счет, если договором аренды обязанность по проведению капитального ремонта не возложена на Арендатора. (п.1 ст.616 Гражданского кодекса РФ). Однако договором аренды может быть предусмотрено возложение проведения капитального ремонта здания (помещения) на Арендатора п.1 ст.616 ГК РФ).

Текущий ремонт арендуемого здания (помещения) по общему правилу несет Арендатор, если договором аренды обязанность по проведению текущего ремонта здания (помещения) не возложена на собственника (п.2 ст.616 ГК РФ).

К капитальному ремонту здания относятся следующие работы (п.14.2 ст.1 Градостроительного кодекса РФ) :

– замена и (или) восстановление строительных конструкций объектов капитального строительства или элементов таких конструкций, за исключением несущих строительных конструкций;

– замена и (или) восстановление систем инженерно-технического обеспечения и сетей инженерно-технического обеспечения объектов капитального строительства или их элементов:

-замена отдельных элементов несущих строительных конструкций на аналогичные или иные улучшающие показатели таких конструкций элементы и (или) восстановление указанных элементов.

К текущему ремонту относят устранение мелких неисправностей, выявляемых в ходе повседневной эксплуатации здания, при котором объект практически не выбывает из эксплуатации, а его технические характеристики не меняются работы по систематическому и своевременному предохранению здания от преждевременного износа путем проведения профилактических мероприятий.

Для чего используется журнал технической эксплуатации здания

Журнал технической эксплуатации здания — один из обязательных документов, которые необходимо заполнять специалистам в ходе техобслуживания объекта. Он является документальным отображением степени изношенности введенного в эксплуатацию объекта на данный момент времени, отображает архив проведенных ремонтов и реконструкционных работ.

В соответствии с законодательством РФ каждый собственник строения, независимо от его типа и назначения, должен осуществлять регулярный контроль над техническим состоянием находящегося в собственности объекта. Контроль над техническим состоянием может осуществляться им самостоятельно или силами привлеченных специалистов на основании договора. Это необходимо для безопасного процесса эксплуатации объекта. При обнаружении дефектов проводится текущий или капитальный ремонт.

Контроль над техническим состоянием строения любого типа производится назначенным предварительно ответственным лицом. Координирующий данный вопрос работник, в свою очередь, заполняет журнал технической эксплуатации здания. В журнале отображаются основные сведения, включающие даты и результаты проведенных осмотров самого строения, его основания, инженерных коммуникационных сетей. Также в журнал включают информацию о проводимых ремонтных мероприятиях, предписаниях от контролирующих государственных организаций.

Регламент заполнения журнала технической эксплуатации

Правильное заполнение журнала технической эксплуатации объекта важно, поскольку данный документ является основанием для проведения текущего или капитального ремонта строения. При заполнении журнала необходимо придерживаться заранее установленного регламента.

Образец журнала технической эксплуатации зданий включает заполнение следующих граф:

• дата проведения технического осмотра состояния строений;
• описание результатов (внесение информации о проведенных контрольных мероприятиях, инструментальных измерениях, выявленных нарушениях норм эксплуатации объекта, проведенных ремонтных работах с указанием сроков, объемов и характера работ);
• примечания.

Все данные отображают техническое состояние подконтрольного объекта за отдельный промежуток времени. На основании внесенных сведений составляется смета на проведение ремонта (капитального или текущего). Журнал по технической эксплуатации зданий заполняется отдельно по каждому крупномасштабному объекту или группе небольших объектов (общим строительным объемом до 50 000 м 3 ). В каждом журнале заполняется титульная страница с указанием наименования объекта по инвентарной карточке и его основных технических и экономических параметров (площади застройки, строительного объема и балансовой стоимости).

Штрафы за отсутствие технического журнала по эксплуатации зданий

Осмотр объектов и техническое обслуживание зданий проводится с целью минимизации разрушительных последствий выявленных дефектов строения. Результаты контрольных осмотров на объектах заносятся в соответствующий документ – технический журнал эксплуатации здания. Ведение данного документа обязательно для каждого объекта.

Административное наказание за отсутствие заполненного журнала эксплуатации нет. На основании данного документа проводят ремонтные работы. В свою очередь эксплуатация объекта в ненадлежащем техническом состоянии приравнивается к серьезному нарушению и сопровождается штрафами.

Каждую неделю совместно с техническим отделом мы готовим полезный практический материал для своих клиентов. Примеры наших писем.

Журнал технической эксплуатации здания (сооружения) выполнен в соответствии с Приложением Г к ТКП 265-2011(02260) «Порядок технического обслуживания, содержания и ремонта производственных зданий и сооружений».

Журнал технической эксплуатации зданий является документом, отражающим состояние эксплуатируемых объектов: техническое обслуживание, содержание и ремонт производственных зданий и сооружений с учетом специфических условий, связанных с размещенными в зданиях производственными процессами.

В журнал заносят:
– информацию о систематических наблюдениях за зданиями и их элементами;
– результаты наблюдений за деформацией конструктивных элементов;
– заключения технических осмотров зданий;
– факты нарушений правил технической эксплуатации зданий;
– информацию о капитальных ремонтах;
– сведения о реконструкциях.

Эти сведения отражают техническое состояние здания на определенный период времени. Они используются при планировании ремонта и составлении дефектных ведомостей.

Журнал технической эксплуатации составляется в 2-х экземплярах на каждое здание:
один хранится в архиве службы технической эксплуатации,
второй – в подразделении предприятия, занимающем это здание.

Результаты всех видов осмотров покрытий, кровли и объемы необходимых ремонтно-строительных работ также заносятся в Журнал технической эксплуатации здания. Записи в журнале – основа для составления планов текущего и капитального ремонтов кровли, покрытия и водостоков.