Фсс отказал в возмещении расходов что делать

С начала этого года выездные проверки по страховым взносам проводят фонды, а не ФНС России. Но в итоге доначисления могут коснуться не только страховых взносов (за 2010 г.), но и ЕСН (2008, 2009 гг.). В учете эти корректировки нужно отражать по-разному.

Выездные проверки по страховым взносам, которые входили в состав ЕСН (т. е. за 2008 и 2009 гг.), могут проводить только налоговики. И лишь они имеют право взыскивать суммы недоимки, пеней и штрафов по ЕСН за эти периоды 1 .
Тем не менее ФСС России имеет право проверить расчет пособий за 2008 и 2009 годы 2 . В результате очень часто выявляются ошибки, которые влекут за собой доначисление суммы ЕСН за эти периоды. Например, если из-за неправильно оформленных больничных листов фонд не принимает к зачету выплаченные по ним пособия.

Пособия, выплаченные в 2008 или 2009 году

Нарушения в оформлении больничных листов, на которые при проверке обращают внимание специалисты ФСС России, перечислены в пункте 60 Методических указаний. В частности, это могут быть:

• незаверенные исправления;
• отсутствие важных сведений: о причине нетрудоспо­собности, месте работы и т. д.;
• нарушение процедуры выдачи или продления больничного листка и т. д.

Если в ходе ревизии больнич­ных листов по формальному признаку проверяющие из фонда нашли нарушения, они могут дать возможность компании устранить их в ходе проверки или принять меры в отношении медицинского учреждения, которое выдало эти больничные 3 .
Но возможен и более жесткий вариант: ФСС России имеет право отказать фирме в возмещении расходов по этим больничным листкам 4 . Обычно это происходит, когда нарушения носят неустранимый характер (например, у медицинской организации, которая выдала больничный лист, отсутствует лицензия).
В этом случае фирме необходимо внести корректировки в бухгалтерский учет и в раздел 1 формы 4-ФСС, а также предста­вить в налоговую инспекцию "уточненку" по ЕСН. Сделать это нужно на основании решения ФСС России о непринятии к зачету расходов. Это решение в течение 10 дней после вынесения проверяющие направляют в налоговую инспекцию, где фирма состоит на учете 5 .
Обратите внимание: корректировки, которые фирма должна внести в бухгалтерский учет, будут зависеть от того, кто возьмет на себя ответственность за непринятые расходы — конкретные сотрудники или же сама фирма 6 .
В первом случае работники могут обратиться в лечебное учреждение за дубликатом больничного или внесением в него исправлений. Законодательством не установлен период, в течение которого "дефектные" больничные листы могут заменяться новыми 7 . И, если допущенные ошибки будут исправлены, ФСС России должен будет принять к вычету выплаченные по ним пособия 8 .
Если же сотрудники, которым были выданы эти больничные листы, уже уволились, то, вероятно, фирме придется взять расходы на себя. Ведь такой документ, как больничный лист, может быть выдан только человеку, на имя которого он выписан, при предъявлении паспорта или заменяющего его документа9.
Рассмотрим на примере, какие корректировки нужно внести в учет в этих ситуациях.

Пример:

В 2011 г. ФСС России проверил у фирмы расчет пособий и за 2009 г. не принял расходы из-за ошибок в больничных листах на общую сумму 7500 руб., а также доначислил в связи с этим пени и штрафы — 1800 руб.
Ситуация 1. Компания решила списать расходы за свой счет.
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69
субсчет "ФСС"
– 7500 руб. — отражены расходы, необоснованно возмещенные за счет ФСС России.
Поскольку эти расходы не учи­тываются при расчете налога на прибыль, у фирмы возникает постоянная разница, которая образует ПНО за соответствующий отчетный период (при условии, что учет ведется с применением ПБУ 18/02):
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68
субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"
– 1500 руб. (7500 руб. x 20%) — отражено ПНО.
Сумма пеней и штрафов (1800 руб.) ПНО не образует, поскольку в налоговом и в бухгалтерском учете в составе расходов не учитывается. В бухгалтерском учете она списывается в качестве убытка (п. 83 Положения, утв. прика­зом Минфина России от 29.07.1998 № 34н):
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 69
субсчет "Штрафные санкции"
– 1800 руб. — доначислены пени, штрафы.
Также фирма должна подать уточненную декларацию по ЕСН за 2009 г. и внести исправления в раздел 1 расчетной ведомости № 4-ФСС за 2011 г.
Обратите внимание: декларация по ЕСН подается по форме, действу­ющей в 2009 г. А "уточненку" по форме 4-ФСС за 2009 г. подавать не нужно. Исправления фирма должна внести в форму 4-ФСС за текущий период (письмо ФСС России от 28.01.2010 № 02-02-01/08-33л).
Ситуация 2. Компания решила списать расходы за счет сотрудников.
ДЕБЕТ 70 (73) КРЕДИТ 69
субсчет "ФСС"
– 7500 руб. — расходы по непринятым больничным листам отнесены за счет сотрудников;
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 69
субсчет "Штрафные санкции"
– 1800 руб. — доначислены пени, штрафы.
Кроме того, нужно подать уточненную декларацию по ЕСН и внести исправления в форму 4-ФСС (см. ситуацию 1).
Если впоследствии сотрудники представят дубликаты этих больничных листов (или внесут исправления в установленном порядке), то фирма сделает сторнирующую проводку:
ДЕБЕТ 70 (73) КРЕДИТ 69
субсчет "ФСС"
– — сторнированы расходы (на основании исправленного больничного листка или его дубликата).

В ходе проверки может возникнуть и такая ситуация: больничный лист оформлен правильно, сумма пособия рассчитана верно, но увеличено число дней, оплаченных за счет ФСС России. В этом случае излишне возмещенные фондом суммы компания может включить в налоговые расходы как обычную оплату больничного10. Правда, тогда эти расходы будут относиться к убыткам прошлых лет 11 .

Пример:

В 2011 г. ФСС России провел проверку фирмы и за 2009 г. выявил завышение расходов по больничному листку, возмещенному за счет фонда. При этом сама сумма пособия была рассчитана правильно. Сумма превышения составила 10 000 руб.
ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 70
– — сторнированы расходы за счет ФСС России;
ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 70
– 10 000 руб. — отражены расходы прошлых лет, выявленные в отчетном году.
В этом случае фирма имеет право подать "уточненку" по налогу на прибыль за 2009 г. Уточненную декларацию по ЕСН подавать не нужно, так как в данном случае ошибка не повлекла за собой изменение суммы налога. Уточнять расчет за 2009 г. по форме 4-ФСС также не нужно. Исправления вносятся в текущем периоде.

Если период проверки — 2010 год

С 1 января 2010 года расчеты по страховым взносам компании представляют в территориальные органы ПФР и ФСС России 12 . Выездные проверки по страховым взносам теперь тоже проводят сотрудники этих фондов, причем совместно 13 .
То есть в 2011 году ФСС России может проверить не только расходование фирмой средств на выплату пособий, но и правильность начисления и уплаты страховых взносов за 2010 год. Кроме того, фонд имеет право взыскать все доначисленные суммы за этот период, включая пени и штрафы (более подробно об учете пеней и штрафов по страховым взносам можно прочитать в "АБ" № 2, 2011 на с. 59).
Обратите внимание: если выявлены ошибки, которые привели к занижению суммы страховых взносов в 2010 году, компания должна подать "уточненку" по форме 4-ФСС за этот период 14 .

Пример

ДЕБЕТ 91-2 КРЕДИТ 69
субсчет "ФСС"
– 8000 руб. — отражены расходы, необоснованно возмещенные за счет ФСС России (убытки прошлых лет);
ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 68
субсчет "Расчеты по налогу на прибыль"
– 1600 руб. (8000 руб. x 20%) — отражено ПНО.
Также фирма должна представить уточненный расчет по форме 4-ФСС за 2010 г.

Ольга Петрова,
консультант отдела правового обеспечения страхования на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Правового департамента ФСС России

ФСС России не может взыскивать долги по ЕСН

Согласно статье 17 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 212-ФЗ при обнаружении организацией в сданном в ФСС России расчете по страховым взносам факта неотражения или неполного отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы страховых взносов, она обязана внести необходимые изменения в этот расчет и представить в фонд уточненный расчет по страховым взносам.
Согласно статье 19 Закона № 212-ФЗ в случае неуплаты или неполной уплаты страховых взносов в установленный срок эта задолженность взыскивается в принудительном порядке за счет средств организации на банковских счетах. Решение о взыскании страховых взносов принимает отделение Фонда социального страхования РФ.
Что касается взыскания задолженности по ЕСН за 2008—2009 годы, то следует иметь в виду следующее.
В соответствии со статьей 38 Федерального закона от 24 июля 2009 года № 213-ФЗ права и обязанности участников налоговых отношений относительно ЕСН (т. е. за периоды до 2010 г.) регулируются с учетом положений главы 24 "Единый социальный налог" Налогового кодекса.
Методическими указаниями о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей (утв. пост. ФСС России от 07.04.2008 № 81) предусмотрено, что на основании решения о непринятии к зачету расходов, произведенных организацией (т. е. выплаченных больничных, декретных пособий и т. д.), ФСС России предлагает отразить суммы не принятых к зачету расходов в бухгалтерском учете и расчете 4-ФСС, а также представить в налоговый орган по месту учета организации уточненный расчет по ЕСН. Решение о непринятии к зачету расходов организации — плательщика ЕСН отделение фонда направляет в налоговый орган по месту ее учета в течение 10 дней со дня его вынесения.

Мария Кузьмина,
эксперт по финансовому законодательству

Экспертиза статьи:
Светлана Мягкова,
служба Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер-эксперт

1 письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1344-19
2 пп. 1, 6 Методических указаний, утв. пост. ФСС России от 07.04.2008 № 81 (далее — Методические указания)
3 п. 61 Методических указаний
4 подп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 № 165-ФЗ; абз. 3 п. 18 Положения о ФСС России, утв. пост. Правительства РФ от 12.02.1994 № 101
5 пп. 28, 29 Методических указаний
6 письмо Минфина России от 13.10.2004 № 03-05-02-04/33
7 пост. ФАС ЗСО от 09.08.2010 № А27-25351/2009
8 пост. ФАС ЗСО от 15.02.2008 № Ф04-879/2008(460-А75-25)
9 п. 4 Порядка, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 01.08.2007 № 514
10 подп. 48.1 п. 1 ст. 264 НК РФ
11 подп. 1 п. 2 ст. 265 НК РФ
12 п. 3 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ)
13 соглашение от 28.10.2009 № АД-30-33/10сог, 02-43/07-2205П
14 п. 1 ст. 17 Закона № 212-ФЗ

Ряд российских регионов уже перешли к пилотному проекту по выплате пособий напрямую из Фонда соцстраха, минуя работодателей. Однако остальным страхователям по-прежнему нужно проверять больничный лист на предмет возможных ошибок, чтобы Фонд не отказал в возмещении пособий, а в случае отказа со стороны Фонда — доказывать свою правоту. Еще одна причина, по которой страхователю могут отказать в возмещении расходов — это создание страхователем искусственной схемы для получения пособий (даже если больничный лист оформлен идеально).

Больничный с дефектом

Итак, одной из причин, по которым территориальные органы ФСС России отказывают в возмещении пособий, являются ошибки в оформлении больничного листа. Проанализируем судебную практику, касающуюся некритичных ошибок больничного листа.

Напомним, что на основании п. 1 ст. 9 Федерального закона от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования» (далее — Закон № 165-ФЗ) отношения по обязательному социальному страхованию возникают у страхователя (работодателя) по всем видам обязательного социального страхования с момента заключения с работником трудового договора; у застрахованных лиц — по всем видам обязательного социального страхования с момента заключения трудового договора с работодателем.

В силу ст. 12 Закона № 165-ФЗ страхователь обязан выплачивать страховое обеспечение застрахованным работникам при наступлении страхового случая. Основанием для назначения и выплаты страхового обеспечения застрахованному лицу является наступление документально подтвержденного страхового случая.

Порядок обращения за страховым обеспечением, размер и порядок индексации страхового обеспечения устанавливаются в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования (ст. 22 Закона № 165-ФЗ). В соответствии с ч. 1 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее — Закон № 255-ФЗ) назначение и выплата пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам осуществляются страхователем по месту работы застрахованного лица.

Для назначения и выплаты указанных пособий застрахованное лицо представляет работодателю листок нетрудоспособности, выданный медицинской организацией (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). В соответствии со ст. 3 Закона № 255-ФЗ финансовое обеспечение расходов на выплату страхового обеспечения застрахованным лицам осуществляется за счет средств ФСС России.

На основании подп. 3 п. 1 ст. 11 Закона № 165-ФЗ страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Именно этот пункт служит основанием для отказа в получении возмещения пособия за счет средств ФСС России. Порядок выдачи листков нетрудоспособности утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (далее — Порядок).

Заполнение больничного листа шариковой ручкой

Пунктом 56 Порядка установлено, что записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелевой, капиллярной или перьевой ручки. Тем не менее встречаются ситуации, когда лечащие врачи делают записи в листке нетрудоспособности чернилами синего или черного цвета с использованием шариковой ручки.

Согласно правовой позиции Верховного суда РФ, выраженной в Определении от 17.02.2015 № 304-КГ14-6897, если заполнение листка временной нетрудоспособности шариковой ручкой не влияет на данные, необходимые для принятия к зачету расходов, а сам факт наступления страхового случая не оспаривается, отказ в принятии к зачету расходов на выплату пособия неправомерен.

Как отмечают суды, такие дефекты в оформлении листков нетрудоспособности являются незначительными, указанные нарушения допущены не самой компанией, а медицинским учреждением (решения АС Краснодарского края от 09.11.2016 № А32-34355/2016, Московской области от 18.10.2016 № А41-53267/2016).

Ошибки в заполнении таблицы «освобождение от работы»

В соответствии с п. 60 Порядка в таблице «Освобождение от работы»:

— в графе «С какого числа» — указывается дата (число, месяц и год), с которой гражданин освобожден от работы;

— в графе «По какое число» — указывается дата (число, месяц и год) (включительно), по которую гражданин освобожден от работы.

На практике заполнение этой таблицы вызывает немало споров. Так, Фонд соцстраха может отказать в зачете пособий, если в таблице «Освобождение от работы» дата, указанная во втором периоде графы «По какое число», не идентифицируется (неразборчиво заполнена).

Однако суды принимают решения в пользу страхователей, если остальные графы («Приступить к работе») идентифицируются и оформлены в соответствии с Порядком. Поэтому указанный недочет в оформлении, допущенный медицинским учреждением, а не компанией, не влияет на право компании возместить пособие. Тем более что сам факт наступления страхового случая в виде временной нетрудоспособности, удостоверенный спорным листком нетрудоспособности, сомнений у Фонда не вызывает (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 13.07.2015 № А27-6837/2015, решение АС Тюменской области от 29.04.2015 № А70-1515/2015).

Бывает, что в таблице «Освобождение от работы» врач проставляет лишнюю подпись либо подпись врача отсутствует (подробнее о важности подписи врача речь пойдет дальше). При этом факт наступления страхового случая в виде временной нетрудоспособности не оспаривается фондом. В подобных ситуациях судьи делают вывод, что сам по себе факт выдачи листков нетрудоспособности, содержащих незначительные и несущественные нарушения формы и порядка заполнения при наличии иных условий для получения гражданами пособий по временной нетрудоспособности, не является основанием для отказа в принятии к зачету этих расходов (решение АС г. Москвы от 22.03.2016 № А40-138063/2015).

Не считают суды критичным и технический недочет, допущенный лечебным учреждением при оформлении листка нетрудоспособности, когда период нетрудоспособности указан в таблице «Освобождение от работы» не одной строкой, а заполнен двумя строками (графы «с какого числа» и «по какое число»). Главное, чтобы Фонд не опровергал факт наступления страхового случая (решение АС Кемеровской области от 15.09.2016 № А27-9273/2016, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 29.08.2016 № А27-6624/2016).

Неверно проставленная дата (допущена ошибка в третьей строке таблицы «Освобождается от работы» — проставлена дата 07.03.2013, а следовало проставить дату 13.03.2013) также не влияет на право на зачет пособия, если начальный и конечный периоды заболевания зафиксированы верно, что позволяет четко определить период болезни сотрудника и верно рассчитать пособие по временной нетрудоспособности (постановление АС Западно-Сибирского округа от 29.03.2016 № А03-15391/2015, решение АС Кемеровской области от 19.05.2016 № А27-24774/2015). Если пустые строки «Освобождение от работы» не прочерчены одной горизонтальной линией, это не лишает компанию права на зачет пособия. Факт незаполнения указанных строк не мешает установить факт наступления страхового случая и не влияет на данные, имеющие существенное значение для принятия к зачету расходов по обязательному социальному страхованию (решение АС Кемеровской области от 07.12.2016 № А27-16886/2016).

Исправление больничного листа

Пунктом 65 Порядка установлено, что для исправления ошибок, допущенных при заполнении раздела IX «Заполнение листка нетрудоспособности», ошибочная запись зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства.

Нередко в больничном листе в таблице «Освобождение от работы» в поле «По какое число» медицинские работники исправляют неверно указанную дату. На этом основании Фонд соцстраха отказывает в праве на возмещение пособия. Подобный спор дошел до высших судей.

ВС РФ отметил, что факт выдачи листка нетрудоспособности и выплата работнику пособия не поставлены Фондом под сомнение, нарушений целевого характера выплаченных денежных средств не установлено, наступление страхового случая Фондом не опровергнуто. Поэтому недочеты в оформлении больничного листа не являются препятствием зачету расходов (Определение ВС РФ от 29.11.2016 № 307-КГ16-15884).

Подпись врача

Расходы удается отстоять, если больничный лист подписан только лечащим врачом, а не соответствующей врачебной комиссией, либо отсутствует подпись врача (постановления АС Северо-Кавказского округа от 03.06.2016 № А20-3122/2015, Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.07.2016 № А32-38536/2015).

Пунктом 60 Порядка установлены правила заполнения таблиц и граф листка нетрудоспособности, в частности, в отношении заполнения графы «Фамилия и инициалы врача или идентификационный номер» и «Подпись врача» таблицы «Освобождение от работы» разъясняется, что в указанной графе указывается соответственно фамилия и инициалы врача (с пробелом в одну ячейку между фамилией и инициалами врача), а в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, председателя врачебной комиссии или проставляется его (их) идентификационный номер (идентификационные номера) и ставится подпись (подписи). Между тем правила проставления в листке нетрудоспособности подписи врача Порядком каким-либо образом не регламентируются.

Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей. Все записи в специально отведенных ячейках проставляются начиная с первой ячейки.

Таким образом, для записей в листке нетрудоспособности предусмотрены соответствующие ячейки, в то время как в отношении подписи врача в том же пункте говорится «графа». Поэтому некорректное заполнение графы «Подпись врача», притом что факты наступления страхового случая в виде временной нетрудоспособности, сомнений у Фонда не вызывают, не может служить основанием для отказа в зачете пособий (постановление Шестнадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.09.2015 № А63-13358/2014).

В соответствии с ч. 2 ст. 59 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» (далее — Закон № 323-ФЗ) экспертиза временной нетрудоспособности проводится лечащим врачом, который единолично выдает гражданам листки нетрудоспособности сроком до пятнадцати календарных дней включительно, а в случаях, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, фельдшером либо зубным врачом, которые единолично выдают листок нетрудоспособности, на срок до десяти календарных дней включительно.

В одном из споров листок нетрудоспособности выдан средним медицинским персоналом, который, по мнению Фонда, не наделен полномочиями ни на проведение экспертизы временной нетрудоспособности, ни на выдачу листков нетрудоспособности (больничный лист был подписан медицинской сестрой).

Однако суды обеих инстанций, пришли к выводу о том, что у страхователя имелись основания для принятия листка нетрудоспособности и выполнения возложенной на него законодательством обязанности по выплате работнику пособия по временной нетрудоспособности.

В соответствии с региональным законодательством (в данной ситуации — приказом Государственного комитета Псковской области по здравоохранению и фармации от 17.01.2014 № 29) средним медицинским работникам (перечень которых утвержден тем же приказом) разрешено выдавать листки нетрудоспособности на срок до десяти дней. Медсестра врача общей практики, подписавшая спорный больничный лист, включена в указанный перечень. Поэтому пособие правомерно возмещено за счет средств соцстраха.

Формальное нарушение медучреждением порядка оформления листка нетрудоспособности не свидетельствует об отсутствии оснований для выдачи застрахованному лицу листка нетрудоспособности, а у страхователя — обязанности по выплате им пособия по временной нетрудоспособности (постановление АС Северо-Западного округа от 15.09.2016 № Ф07-7943/2016). Аналогичная правовая позиция поддержана Определением ВС РФ от 04.06.2015 № 309-ЭС15-4988.

Споры вызывает и техника выполнения подписи врача.

Так, в судебном порядке удается доказать право страхователя на возмещение пособия, если в таблице «Освобождение от работы» в графе «Подпись врача» запись выполнена чернилами синего цвета с исправлением на черный цвет. Ведь по правилам запись в листке нетрудоспособности должна быть выполнена чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств (постановление АС Западно-Сибирского округа от 29.03.2016 № А03-15391/2015).

Даже если в таблице «Освобождение от работы» в графе «Должность врача» указаны разные должности (стоматолог и зубной врач) на одну фамилию врача (А.И. Воистинов) в разных строчках таблицы, защитить расходы можно в судебном порядке (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 29.11.2016 № А03-5047/2016).

Срок выдачи больничного листа

Согласно ч. 2 ст. 59 Закона № 323-ФЗ экспертиза временной нетрудоспособности проводится лечащим врачом, который единолично выдает гражданам листки нетрудоспособности сроком до пятнадцати календарных дней включительно, а в случаях, установленных уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, — фельдшером либо зубным врачом, которые единолично выдают листок нетрудоспособности на срок до десяти календарных дней включительно.

При сроке временной нетрудоспособности, превышающем 15 календарных дней, решение вопроса дальнейшего лечения и выдачи листка нетрудоспособности осуществляется врачебной комиссией (п. 13 Порядка).

Зачастую в нарушение п. 11 Порядка выдачи листков нетрудоспособности при сроках временной нетрудоспособности, превышающих 15 календарных дней, больничный лист продлевается без решения врачебной комиссии. Если фонд не представит доказательств, опровергающих факты наступления страховых случаев в виде временной нетрудоспособности, удостоверенных спорными листками нетрудоспособности, зачет пособия правомерен (Определение АС Западно-Сибирского округа от 22.04.2016 № А27-21760/2015, постановления АС Поволжского округа от 09.03.2016 № А12-25782/2015, Седьмого арбитражного апелляционного суда от 01.04.2016 № А27-21760/2015).

Как отмечают суды, сам по себе факт наличия ошибок в листках нетрудоспособности, которые носят устранимый характер, не являются основанием для отказа в принятии к зачету произведенных страхователем расходов и включения данных расходов в базу для начисления страховых взносов (постановление АС Западно-Сибирского округа от 26.08.2016 № А46-7729/2015).

Выдача дубликата больничного листа

Согласно п. 56 Порядка, письма ФСС России от 23.12.2011 № 14-03-11/15-16055 при наличии ошибок в заполнении листка нетрудоспособности он считается испорченным и взамен него оформляется дубликат листка нетрудоспособности. Действующее законодательство не содержит запрета на дооформление и внесение исправлений в листки нетрудоспособности, равно как и не устанавливает период внесения исправления в данные документы и их замены.

Если листки нетрудоспособности выданы взамен испорченных, то допущенные нарушения при их оформлении устранимы и не искажают содержащихся в них сведений. Выдача дубликата листка нетрудоспособности взамен испорченного листка после выплаты организацией работнику пособия по временной нетрудоспособности не исключает возможности учета такого листка нетрудоспособности в качестве подтверждающего право страхователя на зачет произведенных расходов.

Фонд соцстраха требует, чтобы в ситуациях выдачи дубликатов больничных листов они были копиями ранее выданных листков нетрудоспособности. Но при разрешении таких споров в судебном порядке, судьи отмечают, что в соответствии с п. 56 Порядка назначение дубликата больничного листа — это исправить допущенные медицинским учреждением ошибки, поэтому ранее выданный листок и дубликат не могут быть полностью идентичными (копиями). Более того, в соответствии с п. 58 Порядка дубликаты выдаются с указанием текущей даты (выдача дубликатов прошедшей датой законом не предусмотрена). Также суды критически относятся к доводам Фонда о смене в учреждении здравоохранения медицинских работников, так как дубликаты выданы на основании записей в медицинских картах пациентов, которые до настоящего времени хранятся в архивах медицинских учреждений.

Отсутствие медицинского работника (увольнение), который непосредственно проводил осмотр пациента, не может быть препятствием в выдаче дубликата листка нетрудоспособности (решение АС Ставропольского края от 21.06.2016 № А63-2091/2016).

И даже если дубликат листка нетрудоспособности с исправленной датой был выдан спустя два года после выдачи оригинала, защитить расходы все равно удается (постановление АС Центрального округа от 13.07.2016 № А14-7065/2015).

Причина болезни

В больничном листе информация, касающаяся причин болезни, указывается в зашифрованном виде. При проставлении значений кодов нетрудоспособности в больничном листе используются единые коды, установленные приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н (см. табл. 1).

Коды причины нетрудоспособности имеют дополнительные ячейки — «доп код» и «код изм». В ячейке «доп код» при необходимости приводится дополнительная кодированная информация (см. табл. 2).

Таблица 1. Расшифровка кода информации, касающейся причин болезни

Код причины нетрудоспособности в больничном листе

Автор: Зарипова М., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

ФСС – администратор расходов на выплату страхового обеспечения на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Указанные полномочия накладывают на фонд обязанности по проведению проверок страхователей в отношении расходов, финансирование которых осуществляется за счет средств фонда (ч. 1 ст. 4.7 Закона № 255-ФЗ). Камеральные и выездные проверки расходов на выплату страхового обеспечения проводятся в порядке, аналогичном порядку, установленному Законом № 125-ФЗ. Рассмотрим нарушения, которые выявляются по результатам проверок.

Виды страхового обеспечения по социальному страхованию приведены в ст. 8 Закона № 165-ФЗ. К ним, в частности, относятся:

пособие по временной нетрудоспособности;

пособие по беременности и родам;

единовременное пособие женщинам, вставшим на учет в медицинских организациях в ранние сроки беременности;

единовременное пособие при рождении ребенка.

Предлагаем рассмотреть нарушения, которые наиболее часто выявляются в ходе проверок.

Страховой случай не подтвержден документально

Согласно ч. 4 ст. 2, ст. 13 Закона № 255-ФЗ застрахованные лица имеют право на получение страхового обеспечения (пособий) только при соблюдении условий и наличии необходимых подтверждающих документов, оформленных в установленных законодательством РФ порядке.

В силу п. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ основанием для назначения и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам является представленный застрахованным лицом листок нетрудоспособности утвержденной формы, выданный ему медицинской организацией. Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011 № 347н, а порядок его заполнения – Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н (далее – Порядок № 624н).

Как отмечается в Определении ВС РФ от 04.04.2016 № 304-КГ16-2017 по делу № А27-15847/2014, обязанность по документальному подтверждению расходов по обязательному социальному страхованию возлагается на страхователя, и в отсутствие таких доказательств (нет листков нетрудоспособности, не получены ответы лечебных учреждений) нельзя говорить об их связи с наступившим страховым случаем. В связи с этим у ФСС нет оснований для принятия к зачету и возмещения в установленном порядке спорных расходов.

Обратите внимание: наличие данного листка нетрудоспособности является документальным подтверждением страхового случая (ч. 1 ст. 22 Закона № 165-ФЗ).

Листок нетрудоспособности выдан с нарушением Порядка № 624н

В ходе проверок контрольный орган нередко выявляет листки нетрудоспособности, выданные с нарушениями. Так, в Постановлении АС УО от 17.02.2017 № Ф09-12390/16 по делу № А60-20699/2016 суд отказал в удовлетворении требований администрации города о признании недействительным решения ФСС о непринятии к зачету расходов на выплату страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Причиной отказа явилось нарушение п. 11, 13 Порядка № 624н, касающееся продления листка нетрудоспособности при сроках, превышающих 15 календарных дней, без решения врачебной комиссии.

В силу п. 3 ч. 1 ст. 11 Закона № 165-ФЗ страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Страховщик вправе не принимать к зачету расходы, если работодатели произвели выплаты по листкам нетрудоспособности, не соответствующим установленным требованиям. В постановлении судьями было обращено внимание на то, что обязанность проверки листков нетрудоспособности для выплаты пособия лежит на администрации предприятия (работодателя), которое производит выплату пособия. Только при надлежащем исполнении этой обязанности у учреждения возникает право возмещения средств за счет ФСС, а у последнего – принятия обязательства к зачету. Вывод суда соответствует правовой позиции, изложенной в постановлениях Президиума ВАС РФ от 11.12.2012 № 10605/12, ВАС РФ от 26.11.2013 № 9383/13.

Однако не все ошибки, допущенные при выписке листков нетрудоспособности, являются существенными, о чем свидетельствует обширная судебная практика.

В Постановлении АС ЗСО от 26.04.2017 № Ф04-973/2017 по делу № А03-14272/2016 рассматривался спор по поводу ошибок, допущенных в фамилии застрахованного лица. Впоследствии медицинское учреждение выдало дубликат листка нетрудоспособности взамен испорченного. Однако ФСС его не принял, поскольку он был выдан за пределами проверяемого периода, что, по мнению страховщика, не могло свидетельствовать о несении спорных расходов именно в проверяемом периоде. Суд отказал ФСС в его требованиях, обоснованно указав, что сам по себе факт наличия ошибок в листке нетрудоспособности, допущенных медицинским учреждением, не является основанием для отказа в принятии к зачету произведенных страхователем расходов и включении данных расходов в базу для начисления страховых взносов.

Аналогичное мнение изложено в Постановлении АС ЗСО от 14.04.2017 № Ф04-725/2017 по делу № А46-11541/2016. В нем арбитры встали на сторону организации, указав, что выявленные в ходе проверки нарушения по оформлению листков нетрудоспособности допущены не страхователем, а медицинским учреждением. Фонд не доказал, что установленные проверкой недостатки в оформлении больничного листка влияют на данные, имеющие существенное значение для принятия к зачету расходов по обязательному социальному страхованию.

В дополнение к вышесказанному добавим, что судьи по поводу ошибок и нарушений, допущенных при выписке листков нетрудоспособности, отмечают следующее:

если ошибки в листках нетрудоспособности носят устранимый характер, это не является основанием для отказа в принятии к зачету произведенных страхователем расходов (см. Постановление АС СКО от 27.05.2016 № Ф08-3232/2016 по делу № А32-38535/2015);

если отсутствие страхового случая установлено не было, нецелевое расходование средств социального страхования отсутствует, в связи с этим отсутствуют и убытки, которые якобы понес фонд (см. постановления АС ЗСО от 20.03.2017 № Ф04-496/2017 по делу № А27-18599/2016, от 14.04.2016 № Ф04-1416/2016 по делу № А45-14489/2015).

Одновременная выплата зарплаты и пособия по нетрудоспособности

В силу пп. 1 п. 1 ст. 1.2 Закона № 255-ФЗ обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством представляет собой систему создаваемых государством правовых, экономических и организационных мер, направленных на компенсацию гражданам утраченного заработка или дополнительных расходов в связи с наступлением страхового случая. Как следует из материалов проверки, рассмотренных в Постановлении АС ДВО от 10.04.2017 № Ф03-969/2017 по делу № А73-12219/2016, по штатному расписанию числятся всего три должности сторожа управления. При этом замена сторожа, который болеет и временно нетрудоспособен, другим работником не отражена в табелях рабочего времени. Следовательно, сторож, который должен был быть в отпуске по временной нетрудоспособности, выполнял свои трудовые обязанности по трудовому договору в полном объеме. Ввиду обнаруженных обстоятельств ФСС было отказано в возмещении расходов на выплату пособия по временной нетрудоспособности.

Определением ВС РФ от 22.08.2017 № 303-КГ17-10708 организации было отказано в передаче дела № А73-12219/2016 в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства данного постановления.

Неправильно произведена замена лет при расчете пособия

Согласно п. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком исчисляются исходя из среднего заработка застрахованного лица, рассчитанного за два календарных года, предшествующих году наступления временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком. В случае если в двух календарных годах, непосредственно предшествующих году наступления указанных страховых случаев, либо в одном из указанных годов застрахованное лицо находилось в отпуске по беременности и родам и (или) в отпуске по уходу за ребенком, соответствующие календарные годы (календарный год) по заявлению застрахованного лица могут быть заменены в целях расчета среднего заработка предшествующими календарными годами (календарным годом) при условии, что это приведет к увеличению размера пособия.

Как отмечается в Постановлении АС СЗО от 05.04.2017 № Ф07-2439/2017 по делу № А56-36338/2016, выплата пособия на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством направлена на частичное возмещение работнику утраченного им заработка в связи с наступлением страхового случая. При этом работнику должен возмещаться не любой заработок, а полученный им непосредственно перед наступлением страхового случая.

Принимая во внимание указанные обстоятельства, суд пришел к правомерному выводу о том, что замена календарных лет, которые используются в целях расчета среднего заработка для исчисления пособий, может осуществляться не на любые предшествующие годы, а на годы, непосредственно предшествующие наступлению страхового случая.

Поскольку в 2014 году работница находилась в отпуске по беременности и родам в связи с рождением первого ребенка и в отпуске по уходу за ним, а 2013 году имела заработок, при исчислении пособия в связи с рождением второго ребенка в 2015 году она вправе была заменить только 2014 год на 2012 год.

Таким образом, ФСС правомерно отказал организации в полном возмещении расходов на выплату страхового обеспечения, рассчитав размер пособия с учетом произведенной замены 2014 года исходя из сумм заработка за период с 01.01.2012 по 31.12.2013.

Превышен размер пособия по уходу за больным ребенком

В соответствии с п. 1 ч. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ при осуществлении ухода за больным ребенком пособие за счет средств ФСС выплачивается с учетом следующих особенностей:

при амбулаторном лечении за первые 10 календарных дней оно выплачивается в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица, а за последующие дни – в размере 50% среднего заработка;

при стационарном лечении – в размере, определяемом в зависимости от продолжительности страхового стажа застрахованного лица (восемь лет и более – 100% среднего заработка, от пяти до восьми лет – 80% среднего заработка, до пяти лет – 60% среднего заработка).

Как отмечается в Постановлении АС ВВО от 03.03.2016 № Ф01-209/2016 по делу № А82-3568/2015, организацией при расчете пособия не были учтены положения п. 1 ч. 3 ст. 7 Закона № 255-ФЗ. В связи с этим непринятие ФСС к зачету произведенных расходов является правомерным.

Выплата пособия по недооформленным документам

В силу ст. 13 Закона № 81-ФЗ право на ежемесячное пособие по уходу за ребенком имеют в том числе матери либо отцы, другие родственники, опекуны, фактически осуществляющие уход за ребенком, подлежащие обязательному социальному страхованию и находящиеся в отпуске по уходу за ребенком. Названное пособие назначается по месту работы застрахованных лиц, поименованных в п. 1 ст. 13 данного закона, в размере 40% среднего заработка (ст. 15 Закона № 81-ФЗ). Правила и условия назначения указанного пособия определены Порядком № 1012н.

Так, в п. 54 Порядка № 1012н приведен перечень документов, которые представляются для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком. К ним, в частности, относится справка с места работы (службы) отца (матери, обоих родителей) ребенка о том, что он (она, они) не использует указанный отпуск и не получает пособия. При этом в случае, если отец (мать, оба родителя) ребенка не работает (не служит), предоставляется справка из органов социальной защиты населения по месту жительства отца, матери ребенка о неполучении ежемесячного пособия по уходу за ребенком (для одного из родителей – в соответствующих случаях).

Как следует из материалов проверки, организация назначила пособия по уходу за ребенком в отсутствие справок о неполучении по месту работы другим родителем пособия по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет. Данный факт послужил основанием для неприятия произведенных расходов ФСС (см. Постановление АС ЗСО от 20.06.2017 № Ф04-1726/2017 по делу № А70-10159/2016).

Выплата пособия лицу, работающему неполный рабочий день

Статьей 11.1 Закона № 255-ФЗ предусмотрена возможность сохранения права матерью на получение ежемесячного пособия по уходу за ребенком при условии, что она, находясь в отпуске по уходу за ребенком, предоставленном на основании ст. 256 ТК РФ, работает на условиях неполного рабочего времени и продолжает осуществлять уход за ребенком. Напомним, что в соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю.

Как отмечается в определениях ВС РФ от 24.05.2017 № 307-КГ17-1728 по делу № А13-2070/2016, от 18.07.2017 № 307-КГ17-1728 по делу № А13-2070/2016, сокращение рабочего времени менее чем на пять минут в день не может расцениваться как мера, необходимая для продолжения осуществления ухода за ребенком, повлекшая утрату заработка. В данной ситуации пособие по уходу за ребенком уже не является компенсацией утраченного заработка, а приобретает характер дополнительного материального стимулирования работника. Указанные обстоятельства свидетельствуют о злоупотреблении организацией правом в целях предоставления своему сотруднику дополнительного материального обеспечения, возмещаемого за счет средств фонда. Аналогичное решение принято в Постановлении АС УО от 28.07.2017 № Ф09-3191/17 по делу № А76-24837/2016.

Недостоверность сведений, представленных в ФСС

С 01.01.2017 вступило в силу Постановление Правительства РФ от 22.12.2016 № 1427, в соответствии с которым пилотный проект по выплатам работникам пособий из ФСС напрямую продлен до 31.12.2019. С 01.07.2017 в пилотном проекте участвует 59 субъектов РФ. Напомним: пилотный проект заключается в том, что расходы на выплату пособий, связанных с временной нетрудоспособностью, материнством и детством, в указанных субъектах осуществляются через региональные отделения ФСС напрямую застрахованным лицам. При этом организации-работодатели передают все необходимые сведения для назначения пособий страховщику.

В силу ст. 15.1 Закона № 255-ФЗ физические и юридические лица несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в документах, выдаваемых ими застрахованному лицу и необходимых для назначения, исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячного пособия по уходу за ребенком. Как следует из материалов проверки, организация, представляя в ФСС сведения, необходимые для назначения и выплаты пособий, указала неверное количество календарных дней в расчетном периоде и неверные сведения о среднем заработке застрахованных лиц за расчетный период, включив в него суммы вознаграждений, выплаченные данным лицам по договорам гражданско-правового характера. В связи с этим расчет пособия был произведен неверно, что повлекло его переплату. Поскольку срок исковой давности не был пропущен, суд вынес решение о возмещении убытков фонда, связанного с переплатой пособия по уходу за ребенком (см. постановления АС ВВО от 18.08.2017 № Ф01-3211/2017 по делу № А43-15657/2016)

Аналогичные решения были вынесены в постановлениях АС ВВО от 28.03.2016 № Ф01-612/2016 по делу № А43-5593/2015, от 04.03.2016 № Ф01-243/2016 по делу № А43-7778/2015.

Иные нарушения, выявляемые в ходе проверок

Кроме перечисленных выше нарушений, на практике выявляются случаи, при которых ФСС также отказывает в принятии к зачету произведенных расходов. К ним относятся нарушение требований, установленных (Постановление АС ДВО от 21.04.2017 № Ф03-495/2017 по делу № А51-13753/2016):

в пункте 1 ч. 1 ст. 7, ч. 5 ст. 14 Закона № 255-ФЗ, – дважды начислено и выплачено пособие по временной нетрудоспособности по листку нетрудоспособности;

в пункте 1 ч. 2 ст. 8 Закона № 255-ФЗ (нарушение больничного режима), – работнику выплачено пособие по временной нетрудоспособности в размере, превышающем МРОТ;

в статье 4.2 Закона № 81-ФЗ, Порядке № 1012н – при исчислении единовременного пособия при рождении ребенка работнику начислена и выплачена сумма в завышенном размере, не соответствующем году рождения ребенка, что подтверждается справкой выданной отделом загса.

Поскольку пособия по временной нетрудоспособности, единовременное пособие при рождении ребенка были выплачены работникам с нарушением норм законов № 255-ФЗ, 81-ФЗ, Порядка № 1012н в части, касающейся исчисления размера подлежащих выплате пособий, суд указал, что фондом правомерно не приняты к зачету расходы по выплате страхового обеспечения в размере, превышающем установленный законодательством.

В заключение отметим, что суммы начисленных работнику излишних выплат, которые не приняты к зачету территориальным органом ФСС по результатам проверки правильности расходования средств фонда, признаются объектом обложения страховыми взносами на общих основаниях. Поэтому учреждениям следует избегать нарушений, связанных с назначением и выплатой пособий, финансирование которых осуществляется за счет средств указанного фонда.