Хранение трудовых книжек в сейфе обязанность

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее – Правила).
Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.
Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.
В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Хранение трудовых книжек в организации должно осуществляться в соответствии с законодательно установленным порядком. Такие документы являются бланками строгой отчетности, а ответственность за их сохранность возлагается на работодателя.

Как же правильно организовать хранение трудовых книжек работников? Нужно ли иметь несгораемый сейф или можно ограничиться использованием обычного запирающегося шкафа? Ответы – далее.

Нормативные требования к хранению трудовых книжек

Трудовая книжка – это основной документ работника, который подтверждает его рабочий стаж за периоды до 2002 г. Требуется для оформления пенсии, трудоустройства, назначений социальных пособий и других целей.

Обычно трудовая у работника одна. Для продления работодатель заполняет вкладыш. Если сотрудник не трудоустроен официально, книжка хранится у него. В случае официальной занятости хранение трудовых книжек и личных дел осуществляет наниматель. Процедура строго регламентируется законодательством. Правила учета и хранения утверждены в разделе VI Постановления Правительства РФ № 225 от 16.04.03 г.

Согласно этому НПА сотрудник, ответственный за хранение трудовых книжек в организации, обязан регистрировать все бланки книжек и вкладышей в специальной приходно-расходной книге. Движение документов отражается в книге учета посредством регистрации бланков, принятых при оформлении работника в организацию и выданных при последующем увольнении.

В соответствии с п. 42 № 225 трудовые книжки и вкладыши к ним классифицируются как БСО (бланки строгой отчетности). При их хранении нужно учитывать требования Постановления Правительства РФ № 359 от 06.05.08 г. В п. 16 № 359 обозначено место хранения трудовых книжек – металлический сейф, шкаф или такое помещение, которое специально оборудовано. Это позволит исключить риски кражи документов или порчи. Выбрать подходящее место работодатель может самостоятельно с учетом условий, максимально обеспечивающих защиту.

Обязанность по хранению трудовых книжек в сейфе возлагается на работодателя на весь период трудоустройства персонала – от даты заключения с ним трудового договора до момента увольнения. «На руки» человеку бланк выдается только при расторжении трудового договора. Не полученные при увольнении документы хранятся в организации до востребования согласно требованиям к архивному делу (п. 43 № 225). Максимальный срок хранения составляет 50 (или 75) лет для книжек, переданных в архив до 2003 года (или после 2003 г.).

Как организовать хранение трудовой книжки на предприятии

Как правило, организует хранение трудовых книжек отдел кадров предприятия. При этом нужно соблюдать следующие правила (резюмируя требования ПП № 225):

• Сначала работодатель должен назначить лицо, ответственное за учет бланков и их хранение.
• Каждая принятая от персонала книжка подлежит регистрации в книге по учету трудовых и вкладышей.
• С момента регистрации ответственность за сохранность бланков возлагается на работодателя.
• Хранить документы нужно в специально отведенном месте – лучше несгораемом сейфе. Если сейфа нет, можно использовать шкаф, если это позволяет обеспечить защиту от утраты бланков.
• «На руки» работникам выдавать бланки можно только в целях оформления пенсии или при увольнении.
• Невостребованные книжки также хранятся у работодателя, но отдельно от основных.

Если у предприятия есть обособленные подразделения, все трудовые хранятся в головном офисе. Допускается хранить книжки ОП отдельно, но для этого нужно создать отдельную кадровую службу на основании распоряжения руководителя организации.

При смене лица, ответственного на предприятии за хранение и учет книжек, выполняется передача бланков новому сотруднику. Для этого составляется акт и проверяется наличие документов. В случае, когда поручить учет некому, ответственным лицом является руководитель компании.

Ответственность за хранение трудовых книжек

Забота о том, как хранятся бланки – прямая обязанность руководителя организации. Недобросовестность в этом вопросе может привести не только к административной ответственности для работодателя и его должностных лиц, но и к уголовной для директора.

Если в процессе трудоустройства специалиста работодатель утерял его трудовую, он обязан принять все меры к восстановлению информации. Для этого направляются запросы к предыдущим нанимателям, в ПФР РФ. После получения нужных сведения оформляется дубликат.

Проверить, правильно хранятся трудовые или нет, может ГИТ (государственная инспекция труда). При нарушениях инспектор составляет предписание по устранению ошибок. Если недочеты не устранить, применяется административная ответственность по ч. 2 стат. 13.25 КоАП:

• Для должностных лиц работодателя – штраф 2500-5000 руб.
• Для юрлиц – штраф 200000-300000 руб.

Трудовым законодательством предусмотрена материальная ответственность работодателя в случае нанесения ущерба сотруднику (стат. 165, 234, 394 ТК РФ). Уголовная ответственность утверждена в стат. 140 УК РФ (за отказ работодателя в выдаче работнику бланка), 292 (за внесение в документ ложных данных), 325 (за хищение книжки или уничтожение).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Трудовая книжка является единственным обобщающим документом, в котором сконцентрированы сведения о трудовом стаже и местах работы человека до 2002 года. Восстановить информацию за длительный период в любом случае будет сложно, а часто и невозможно. В связи с этим исключительную важность имеет сохранность книжки на предприятии или в организации (учреждении).

Правовое регулирование вопроса

Сложность заключается в том, что на нормативном уровне не предусмотрено требований к администрации юрлиц и предпринимателям по хранению трудовых книжек. В соответствии с п. 42 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 г. № 225, бланки книжек и вкладышей должны храниться как бланки строгой отчётности.

Требования к месту хранения БСО (бланков строгой отчетности) определены Положением о наличных денежных расчётах, утвержденным Постановлением Правительства от 06.05.2008 г. № 359.

Данное требование обусловливает как минимум необходимость установки пожарной сигнализации и применение мер безопасности.

Если вы хотите узнать, как в 2019 году решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Безопасность обеспечивается следующими мероприятиями:

• охрана или охранная сигнализация;
• решётки на окнах, если помещение находится на первых этажах;
• исключение свободного доступа в помещение посторонних лиц, включая сотрудников, не имеющих отношения к работе с бланками.

Место хранения БСО по завершении рабочего времени должно быть опечатано. Для работы с бланками назначается ответственное лицо, которое несёт полную материальную ответственность за сохранность документов.

Но всё вышесказанное относится исключительно к бланкам трудовых книжек, но не к оформленным документам, которые представляют ценность непосредственно для работника. Из ст. ст. 66, 80 и других Трудового кодекса, Правил ведения и хранения вытекает, что в период работы книжка должна находиться по основному месту занятости человека, но никаких конкретных требований к организации хранения не установлено. В такой ситуации уместна аналогия закона. Установленные для хранения бланков требования должны выполняться и по отношению к оформленным книжкам.

Администрация обычно обеспечивает надлежащие условия хранения книжек, но в небольших организациях возможны грубые нарушения. Книжки могут находиться в столе или открытом шкафу в кабинете руководителя, ответственное за работу с трудовыми книжками лицо не определено и т. д.

Выдача трудовых книжек на руки

Законодательством предусмотрены только две ситуации, когда работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику. Во всех других случаях сотрудник вправе потребовать заверенную копию документа или выписку из него, а никакие органы и учреждения не вправе требовать предоставления оригинала.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, обращайтесь через форму онлайн-консультанта или звоните по телефонам:

Работодатель выдаёт книжку:

1. В течение 3 рабочих дней по письменному заявлению сотрудника в целях его обязательного социального обеспечения (обычно для назначения пенсии, если трудовые отношения продолжаются). Работник обязан в трёхдневный срок с момента возврата ему книжки из органа соцобеспечения передать её работодателю ( ст. 62 Трудового кодекса).
2. При увольнении независимо от основания в последний день работы (ст. 80 Трудового кодекса).

При временной выдаче трудовой книжки работник оставляет расписку в получении. При возврате книжки в связи с увольнением сотрудник должен расписаться в специальном журнале учёта движения таких книжек.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!