Нотариальное удостоверение подлинности подписи

Свидетельствование подлинности подписи бывает необходимо и физическим, и юридическим лицам в самых разных ситуациях. Засвидетельствовать подлинность подписи можно практически на любом подписываемом документе. Свидетельствование подлинности подписи на документах необходимо, если требуется официально подтвердить, что документ подписан определённым лицом, как в случаях, прямо предусмотренных законом, так и в иных случаях. В частности, распространено свидетельствование подлинности подписи в ситуации, когда подписант не может лично подтвердить получателю документа его подписание (при отправке заявления или иного документа по почте, с доверенным лицом и др.).

Для физических лиц эта услуга актуальна, в частности, в случае, когда дело касается заявлений по наследственным делам (о принятии наследства, отказе от него и других), пересылаемых по почте или иным способом передаваемых нотариусу без личной явки заявителя, при подписании учредителем юридического лица заявления о регистрации юридического лица при создании (если учредитель не намерен лично представить данное заявление в органы ФНС России) и в ряде других случаев.

Для юридических лиц необходимость свидетельствования подлинности подписи является неотъемлемым этапом деятельности. Так, подлинность подписи свидетельствуется на заявлениях и уведомлениях в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц (в том числе изменений в сведения о юридическом лице, в его учредительных документах и др.), на банковских карточках (если их не заверяет сам банк) и т. д.

В соответствии с требованиями статей 42 и 43 Основ нотариус, прежде чем засвидетельствовать подлинность подписи, обязан установить личность гражданина, чья подпись свидетельствуется, и проверить полномочия представителя, если за совершением этого действия обратился представитель физического или юридического лица. В этих целях нотариус проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина (чаще всего это паспорт; удостоверяющие личность документы представляются только в подлиннике), а также документы, удостоверяющие полномочия представителя физического или юридического лица.

Документы, необходимые для свидетельствования подлинности подписей:

Для гражданина (физического лица):

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Для представителя физического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· документ о полномочиях представителя: свидетельство о рождении несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет — для его родителей; документ о назначении опеки — для опекунов; доверенность или иная сделка, содержащая в себе доверенность, — в большинстве остальных случаев.

Для представителя российского юридического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· основной учредительный документ (обычно устав) организации — оригинал, копия, заверенная налоговым органом, либо копия, засвидетельствованная нотариально;

· выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её может также получить и сам нотариус, если в момент обращения к нему работает сервис ФНС России по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ;

· протокол, решение или иной документ (в соответствии с положениями устава о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации);

· приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также других должностных лиц, подписи которых необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке;

· в случае свидетельствования подлинности подписи представителя управляющей организации — аналогичные документы управляющей организации и договор об управлении.

В случае, если свидетельствуется подлинность подписи представителя иностранного юридического лица, нотариус проверяет полномочия представителя, исходя из той системы подтверждения полномочий, которая принята в соответствующем государстве. В числе подтверждающих документов могут быть различного рода выписки из торговых, коммерческих и прочих реестров; свидетельства, выдаваемые компетентными органами, протоколы заседаний органов юридических лиц, доверенности, договоры и др.

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, и законность его содержания, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицом соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Подтвердить подлинность подписи гражданина на документе в соответствии с основами законодательства РФ уполномочен только нотариус. При этом он отвечает не только за достоверность соответствия подписи личности подписавшего, но и за соответствие этого документа законодательству страны. Необходимость заверить подпись у нотариуса возникает как у физических, так и юридических лиц.

Рассмотрим, в каких ситуациях приходится обращаться за подтверждением подписи к нотариусу и во сколько обойдется эта услуга.

Когда требуется заверка подписи нотариусом?

Подтверждение подлинности подписи требуется для многих важных документов. Эта процедура востребована и у обычных граждан и у различных организаций, фирм и ИП в случае, если возникает необходимость, в соответствии с требованиями законодательства или иных ситуациях, засвидетельствовать, что предъявленный документ подписал именно обратившийся к нотариусу гражданин.

Распространенными ситуациями, требующими подтверждения подлинности подписи на документах, являются:

• оформление юридических и других документов для предъявления в различные инстанции: государственные организации, учреждения банков при получении больших кредитных сумм и т.д. Например, при оформлении учредительных документов юридическим лицом для отправления их копий в ФНС подпись заявления о регистрации должна быть удостоверена нотариально;
• отправление важных документов почтовым переводом при невозможности подписывающего лица лично засвидетельствовать подпись документа его получателю. Например, это требуется для оформления наследства при невозможности личного присутствия при процедуре принятия наследства и получения нужных документов, когда свои полномочия наследник передает доверенному гражданину;

Для юридических организаций необходимость подтверждения нотариусом подписей ответственных должностных лиц является обычной процедурой их деятельности.

Для гражданских лиц она возникает, как правило, в ситуациях, связанных с наследственными вопросами, отчуждением недвижимости, при оформлении доверенности на автотранспорт и другими потребностями их повседневной жизни.

Каковы задачи нотариуса при заверке подписи на документе?

Согласно законодательству РФ о нотариате в обязанности нотариуса входит подтверждение подлинности подписи на документе, свидетельствующее о ее совершении конкретным лицом. При этом он не обязан удостоверять факты, изложенные в предъявленном документе. За это отвечает сам обратившийся к нотариусу гражданин. Они могут не отвечать действительности, но для нотариуса важно, чтобы содержание текста не противоречило законодательству РФ.

Перед тем, как удостоверить подлинность, сделанной на документе, подписи, нотариус обязан провести идентификацию личности обратившегося человека или представителя подписанта, убедиться в его дееспособности, а для юридических лиц затребовать документы о подтверждении полномочий заявившего лица. В качестве них могут предъявляться приказы, постановления и другие, подтверждающие факт его должностных обязанностей документы.

Перечень документов заявителя для предъявления нотариусу

Для того, чтобы удостоверить свою подпись обратившийся гражданин, должен предъявить нотариусу документы, исходя из его задач и обязанностей. Для гражданских и юридических лиц они различны.

При обращении обычных граждан нотариус затребует:

• удостоверяющий личность документ: паспорт или заменяющий его любой другой документ;
• свидетельство ИНН в оригинале.

Граждане, представляющие ИП, обязаны предъявить:

• паспорт обратившегося лица, обладающего правом подписи;
• подлинный документ свидетельства ИНН;
• свидетельство общероссийского регистрационного номера ИП – ОГРНИП;
• справку с выпиской из единого государственного реестра ИП – ЕГРИП;
• в случае присутствия в штате бухгалтера и других ответственных лиц, подписывающих важные документы, им нужно предъявить приказ о назначении на соответствующую должность.

Юридические организации:

• паспорт обратившегося за удостоверением подписи учредителя или другого должностного лица;
• оригинальный Устав предприятия;
• договор об учреждении предприятия;
• свидетельство общероссийского регистрационного номера (ОГРН);
• оригинальное свидетельство ИНН;
• справка из ЕГРЮЛ с выпиской;
• документы о подтверждении полномочий заявителя: приказ, протокол собрания и другие документы, свидетельствующие о его должностных обязанностях, включающих право подписи документов.

Требования к предъявленным для подтверждения подписи документам

Нотариус подтвердит подпись на документе только при условии, что он будет отвечать установленным требованиям:

• документ должен предъявляться в оригинале;
• документы от юридических организаций должны содержать их название и формулировку сути документа;
• если документ юридического лица содержит несколько страниц, то они пронумеровываются и прошиваются, а затем скрепляются печатью организации;
• для многостраничных документов частных лиц ставится печать самого нотариуса;
• не допускается предъявлять для нотариальной подписи бумаги с исправлениями, приписками, зачеркиваниями слов, в том числе карандашными исправлениями;
• в тексте не допускается использование сокращений и подчеркиваний, написание текста должно быть четким и легко читаемым;
• при необходимости внесения поправок в тексте, они должны выполняться в соответствии с требованиями инструкций министерства юстиции: все сделанные поправки оговариваются и визируются сторонами. При подтверждении подписи на таком документе нотариус должен указать, что в самом тексте присутствуют исправления и обозначить их суть и количество;
• числа, содержащиеся в тексте, должны прописываться также словами, имена, отчества и фамилии, указываются полностью.

Стоимость нотариальных услуг

Определяющее значение в формировании размера стоимости услуг по удостоверению подлинности подписи играет содержание и назначение документа, на котором поставлена эта подпись. Цена на саму услугу по заверению у государственных нотариусов не превышает 200 рублей. Часто к этому добавляется стоимость работ технического характера, а также консультирования по правовым вопросам. К техническим услугам относят составление и печатание документов, обеспечение бланками документов, их прошивка после подготовки к подписанию и т.д. Дополнительные услуги в разных регионах и для частных и юридических лиц могут отличаться.

Статья 80. Свидетельствование подлинности подписи на документе

Комментарий к статье 80

1. Порядок совершения нотариального действия. Общий принцип комментируемого нотариального действия заключается в том, что, свидетельствуя подлинность подписи определенного лица, нотариус не удостоверяет изложенных в документе фактов. Такая формулировка является чрезмерно широкой, поскольку потенциально может привести к негативным последствиям. Поэтому в полном объеме она должна применяться только в отношении физических лиц. В таком случае нотариус лишь сверяет подписи лица, о чем совершает удостоверительную надпись.
Если речь идет о юридических лицах, то нотариус устанавливает личность должностного лица организации и его полномочия на подписание. Комментируемая статья, к сожалению, не устанавливает подобного требования. Оно вытекает из комплексной трактовки законодательства о юридических лицах. Представляется, что это является пробелом законодательства о нотариате, который следует восполнить, а также необходимо детально урегулировать порядок совершения данного нотариального действия в отношении различных категорий физических и юридических лиц по различным основаниям и целям. Существующий законопроект "О нотариате и нотариальной деятельности" не меняет правовое регулирование в этой сфере.
Единственным актом, который устанавливает особенности свидетельствования подлинности подписи в отношении юридических лиц, являются Методические рекомендации по совершению отдельных видов нотариальных действий, которые устанавливают необходимость проверки личности должностных лиц и их полномочий на право подписи. Согласно п. 38 данных Методических рекомендаций "в подтверждение полномочий нотариусу представляются, в частности, приказ о назначении или протокол об избрании (назначении) должностного лица; устав (положение) или иной учредительный документ организации, утвержденный в установленном порядке; свидетельство о регистрации юридического лица; в необходимых случаях доверенность или иной документ о наделении должностного лица соответствующими полномочиями".
2. Понятие подписи и ее подлинности. В Словаре русского языка под подписью понимается надпись на чем-либо, под чем-либо, собственноручно написанная фамилия . Несмотря на то что подпись используется практически во всех правоприменительных документах, действующее законодательство не дает понятия подписи. Кроме того, в правоприменительной практике спорным является вопрос о том, какая подпись считается подлинной. Например, можно ли считать крестик, галочку, отдельные слова подписью? Должна ли подпись на документе быть идентичной подписи гражданина в паспорте? Казалось бы, ответы на эти вопросы должно дать законодательство о нотариате, поскольку в данном случае оно является специальным и предусматривает такое нотариальное действие, как свидетельствование подлинности подписи. Однако в настоящее время на законодательном уровне не имеется определения ни понятия самой подписи, ни того, что считать подлинной подписью.
——————————–
Ожегов С.И. Толковый словарь русского языка. М., 2017.

Нотариальная и судебная практика разнообразны.
Например, Верховный суд Республики Хакасия установил, что "исследуемая подпись очень короткая, состоит из одной буквы, какой-либо точный результат дать не представляется возможным", и на этом основании признал оспариваемый письменный договор незаключенным .
——————————–
Апелляционное определение Верховного суда Республики Хакасия по делу от 16 сентября 2014 г. N 33-1647/2014.

Новосибирский областной суд отменил решение Бердского городского суда Новосибирской области, который оставил исковое заявление без движения, установив, что "подпись в поступившем исковом заявлении не соответствует подписи в копии паспорта, приложенной к иску" .
——————————–
Апелляционное определение Новосибирского областного суда по делу от 8 сентября 2016 г. N 33-9774/2016.

В законодательстве отсутствуют какие-либо требования к форме и содержанию подписи. Она может оформляться в произвольной форме. Кроме того, подлинность подписи не означает ее идентичность подписи в паспорте. Паспорт гражданина Российской Федерации является основным документом, удостоверяющим личность гражданина, но согласно п. 4 Положения о паспорте подпись не входит в число сведений о гражданине, к числу которых отнесены только фамилия, имя, отчество, пол, дата рождения и место рождения. Более того, Административный регламент по выдаче паспорта не устанавливает обязанности гражданина расписываться в паспорте; ему могут только "предложить расписаться ручкой черного цвета на установленных местах на второй странице паспорта" при выдаче (п. 96.4).
——————————–
Положение о паспорте гражданина Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828.
Административный регламент Федеральной миграционной службы по предоставлению государственной услуги по выдаче и замене паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, утв. Приказом ФМС России от 30 ноября 2012 г. N 391.

Таким образом, нотариус не обязан сверять подпись гражданина с его подписью в паспорте, при этом возможные расхождения между подписью на представленном документе и подписью в паспорте не могут являться основанием для отказа в совершении нотариального действия. При удостоверении подлинности подписи нотариус должен только убедиться, что подпись проставлена тем лицом, подпись которого он удостоверяет. Нотариус не вправе предъявлять какие-либо дополнительные требования к форме или к содержанию подписи.
3. Противоречия и недостатки комментируемой статьи. Ключевой вопрос при совершении данного нотариального действия – это оценка нотариусом содержания документа, подлинность подписи на котором он удостоверяет. С одной стороны, действующая редакция данного положения однозначно говорит о том, что нотариус не удостоверяет фактов, изложенных в документе, а только свидетельствует верность подписи. С другой стороны, такая вольная трактовка данного нотариального действия может привести к негативным последствиям. В отличие от действующих Основ законодательство СССР о нотариате устанавливало иной порядок совершения данного нотариального действия. В частности, согласно Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий" нотариус мог свидетельствовать подлинность подписи только на тех документах, содержание которых не противоречит закону (п. 126).
——————————–
Инструкция "О порядке совершения нотариальных действий государственными нотариальными конторами РСФСР", утв. Приказом министра юстиции РСФСР от 6 января 1987 г. N 01/16-01.

Такой подход представляется более верным, чем действующая редакция Основ. Поэтому, с учетом того, что одна из важных функций нотариата – это содействие стабильности гражданского оборота, нотариус в настоящее время также не должен свидетельствовать подлинность подписи на документе, который противоречит закону. Хотя действующий закон не обязывает нотариуса проводить проверку содержания документа, думается, что такая проверка необходима. Очевидный вопрос – о глубине юридической проверки нотариусом документа, подлинность подписи на котором он свидетельствует. Проект федерального закона "О нотариате и нотариальной деятельности" содержит несколько иную формулировку, чем действующие Основы. В нем, в частности, говорится: "Нотариус обязан отказать в удостоверении подписи гражданина на документе в случаях, когда содержание документа является явно незаконным, в частности противоречит основам правопорядка или нравственности" (ст. 81). В данном случае нотариус обязан провести первичный правовой анализ содержания документа, подлинность подписи на котором он удостоверяет. Такая формулировка представляется более правильной. В целях повышения доверия к нотариату необходимо предоставить нотариусу право отказать в удостоверении подлинности подписи на документе, содержание которого противоречит закону.
4. Обязательное и необязательное нотариальное свидетельствование подлинности подписи. В законодательстве установлена необходимость обязательного нотариального свидетельствования подлинности подписи. Такие требования содержатся как в законах, так и в подзаконных актах. Например, Федеральный закон "О государственной регистрации недвижимости" предусматривает возможность направления документов на государственную регистрацию посредством почтового отправления при условии нотариального удостоверения подлинности подписи заявителя (ч. 12 ст. 18). Федеральный закон от 31 мая 2002 г. N 62-ФЗ "О гражданстве Российской Федерации" предусматривает возможность подачи заявления по вопросам гражданства Российской Федерации по почте либо через другое лицо, подлинность подписи на котором должна быть засвидетельствована нотариально (п. 3 ст. 32).
Градостроительный кодекс РФ предусматривает ведение реестра специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования (ст. 55.5-1). Заявления таких лиц подаются в письменной форме или в форме электронных документов (п. 19 Приказа Минстроя России ), подлинность подписи на которых свидетельствуется нотариусом.
——————————–
Приказ Минстроя России от 6 апреля 2017 г. N 688/пр "О порядке ведения национального реестра специалистов в области инженерных изысканий и архитектурно-строительного проектирования, национального реестра специалистов в области строительства, включения в такие реестры сведений о физических лицах и исключения таких сведений, внесения изменений в сведения о физических лицах, включенные в такие реестры, а также о перечне направлений подготовки, специальностей в области строительства, получение высшего образования по которым необходимо для специалистов по организации инженерных изысканий, специалистов по организации архитектурно-строительного проектирования, специалистов по организации строительства".

5. Особенности свидетельствования подлинности подписи на отдельных документах. Свидетельствование подлинности подписи может иметь особенности на отдельных документах.
Одним из самых распространенных в нотариальной практике действий является свидетельствование верности подписи на банковской карточке. Хотя законодательство не устанавливает обязательности нотариального удостоверения подлинности подписи в этом случае, на практике подлинность подписи лиц, наделенных правом подписи, удостоверяется в подавляющем большинстве случаев нотариально. При совершении этого действия нотариус проверяет правоспособность юридического лица и полномочия лица, подлинность подписи которого он удостоверяет. Требования к оформлению банковской карточки с образцами подписи и оттиска печати установлены в Инструкции Банка России от 30 мая 2014 г. N 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов" (гл. 7). Нотариус не подтверждает право обозначенных в карточке лиц распоряжаться денежными средствами, а лишь удостоверяет подлинность их подписи.
Комментируемая статья устанавливает запрет на свидетельствование подлинности подписи на документах, представляющих собой содержание сделки. Из этого общего правила есть исключения, которые должны быть предусмотрены в законодательстве. В частности, ФНП, разъясняя данное положение, указывает, что такие исключения предусмотрены и подпись должна быть удостоверена нотариально в случаях: 1) подписи на заявлении об отмене доверенности при опубликовании сведений об отмене доверенности в средствах массовой информации; 2) подписи на заявлении об отказе от наследства, когда заявление пересылается по почте; 3) подписи на согласии остальных наследников при принятии наследником наследства по истечении установленного срока; 4) подписи на заявлении участника общества с ограниченной ответственностью об отказе от использования преимущественного права покупки доли в уставном капитале общества .
——————————–
См.: письмо ФНП от 3 февраля 2017 г. N 324/03-16-3.