Содержание
Этот термин в ТК РФ отсутствует. Такими распоряжениями принято считать все официальные бумаги, которые относятся к кадровому документообороту, например:
Некоторые из них нужно хранить в организации 5 лет, но большая часть распоряжений хранится 75 лет. Поэтому так важно вести правильный учет.
Процесс регистрации представляет собой перенос реквизитов приказа по личному составу в определенную установленную форму и присвоение документу номера и даты.
Все виды распоряжений по личному составу должны быть зарегистрированы. Почему это важно? Дело в том, что проект документа приобретает юридическую силу по факту его регистрации. Если процесса регистрации не было, правовые последствия для работника и работодателя не наступают.
Регистрация помогает решить 3 задачи:
Регистрировать нужно один раз — при издании.
Когда приказов по личному составу много, номера можно устанавливать по каждой процедуре индивидуально, если мало — возможна сплошная нумерация. К примеру, приказам на прием, перевод и увольнение дать единую нумерацию, на различные отпуска — другую.
Формой для регистрации может быть:
Журнальный формат предполагает подробное отражение информации о том, кем и с какими целями разработан документ. Автоматизированная база данных предполагает внесение сведений о приказах с применением специально разработанного ПО.
Трудовым законодательством требования к наличию и оформлению журнала не установлены. Учреждение само определяет форму и алгоритм ведения документа. Наиболее приемлемым вариантом является электронный формат: он требует меньшего объема затрат, чем работа с бумажными носителями.
Журнал регистрации распоряжений по личному составу предназначен для систематизации и упорядочивания кадрового документооборота и позволяет оперировать большим объемом информации одновременно, а также выполняет следующие функции:
По п. «б» ст. 258 «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (от 25.08.2010 № 558), ведение работодателем журнала регистрации необходимо. Действующим законодательством не предусмотрены обязательные требования к его форме и содержанию, не установлена ответственность за его отсутствие.
Образец заполнения журнала приказов по личному составу целесообразно утвердить локальным нормативным актом юридического лица, так же, как и образец приказа по личному составу.
Большинство работодателей ведут кадровый учет в электронном виде, следовательно, важная задача — оптимизировать его цифровую версию в соответствии с реальными потребностями организации. Электронную форму всегда можно откорректировать: добавить необходимые реквизиты, изменить их последовательность, сформировать необходимый отчет на печать. В электронной версии поиск нужной информации занимает намного меньше времени. В конце отчетного года или другого периода единый реестр учета выводится на печать и архивируется вместе с соответствующими ему кадровыми документами. Ведение книги в электронном виде особенно актуально для крупных организаций, где кадровые бумаги издаются несколькими структурными подразделениями и филиалами. Как правило, книга регистрации автоматически формируется программой и содержит следующие данные:
Каждый работодатель правомочен самостоятельно утверждать свой собственный способ регистрации и виды журналов. Не все распоряжения работодателя проводятся через программу по кадровому документообороту, и ведение книги вручную, на бумаге, остается по-прежнему актуальным.
Крупные организации с интенсивным кадровым документооборотом ведут одновременно несколько журналов по видам и тематике: отдельно — о приеме на работу, отдельно — о направлении в служебную командировку и другие. В зависимости от этого формируются различные по содержанию и количеству граф книги учета.
Сроки хранения регламентируются статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Как правило, кадровые документы имеют нормативный срок хранения — не менее 75 лет со дня создания. Однако для некоторых из них установлен более короткий срок хранения — всего 5 лет:
Журналы хранятся столько же, сколько и документы по личному составу, в них перечисленные, — 75 лет. Либо 5 лет, если в книге учета фиксировались только документы, которые можно утилизировать через 5 лет.
Приказы по личному составу используются для оформления трудовой деятельности каждого сотрудника в организации с любым юридическим статусом. В зависимости от их содержания, бухгалтерия насчитывает премии, заработную плату, отпускные начисления, компенсации. Если работник хочет взять кредит в банке, то среди прочих документов у него потребуют предоставить документы о его трудовой деятельности, в их число входит копия приказа о приёме на работу.
К приказам, имеющим срок хранения до семидесяти пяти лет, относятся следующие:
В отдельную группу также можно выделить приказы по личному составу, имеющие срок хранения до пяти лет:
Журнал учета алкогольной продукции в рознице: бланк и образец заполнения документа находятся в статье по ссылке.
Для систематизации документов и оптимизации работы с ними, подтверждения их наличия и быстрого поиска в организации создают различные журналы учёта документов, к ним относится и журнал регистрации приказов по личному составу.
Образец титульной страницы журнала регистрации приказов по личному составу.
Если организация регистрирует какой-либо документ, тогда признаётся его производственная сила, его законность. Для регистрации документа ему присваивается уникальный номер.
Как правильно составить заявление о подключении к электронному документообороту? Ответ содержится в статье по ссылке.
Чтобы журнал выполнял свои функции, его необходимо прошнуровать и пронумеровать. В журнале в хронологическом порядке фиксируются утверждённые документы.
Страницы журнала нельзя добавлять или изымать, уничтожать, подменять. Для этого перед заполнением журнала необходимо пронумеровать каждую его страницу, затем прошнуровать журнал.
Шнуровку необходимо закрепить специальным бланком, в нём указывается количество страниц в буквенном и числовом обозначении, подписывает и ставит печать ответственное лицо — обычно это руководитель организации.
То есть, подпись ответственного лица должна быть закреплена печатью для документов, подпись руководителя или генерального директора организации – гербовой печатью.
Образец заполнения журнала регистрации приказов.
Есть определённые требования по ведению самих приказов, однако формат журнала регистрации таких приказов может разрабатываться самостоятельно специалистами организации.
Также возможно приобрести готовый журнал в книжных или в интернет-магазинах. Кадровики-консультанты, основываясь на собственном опыте, разработали удобный формат данного документа и различными способами его распространяют.
Всё зависит от возможностей и потребностей самой организации.
Можно приобрести журнал:
Что такое общий журнал работ форма КС-6 и как правильно вести этот документ на предприятии, вы можете узнать по ссылке.
По причине того, что журнал по учёту приказов по личному составу относится к основным архивным документам, в каждой компании должен быть сотрудник, который будет нести ответственность за заполнение журнала.
Такого работника можно назначить специальным приказом по основной деятельности, но чаще всего эта обязанность содержится в должностной инструкции специалиста по кадрам, с которой он должен под роспись ознакомиться при приёме на работу.
Если кадровик, в чьи обязанности входит вести журнал по учёту кадровых документов, уходит в длительный отпуск, то исполнение данной рабочей функции необходимо возложить на другого работника с помощью соответствующего приказа.
Бланк журнала регистрации приказов по личному составу.
Как уже было отмечено выше, единых закреплённых законодательно требований к оформлению журнала по учёту документов по кадрам не существует, однако необходимо следовать общим правилам оформления.
Для чего нужен журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, и как правильно вести этот документ – читайте здесь.
Необходимо также указать литеры, присвоенные приказам, которые подлежат учёту в журнале:
Сам журнал содержит следующие графы:
Скачать образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу можно по ссылке. А вот здесь находится бланк документа.
Образец заполнения журнала регистрации приказов по личному составу.
При высокой текучести кадров в компании и при большом документообороте очень сложно отследить движение всех документов при помощи журнала в бумажном варианте.
Журнал учета и содержания средств защиты: образец заполнения и пошаговая инструкция находятся в этой статье.
При помощи электронной формы документа будет достаточно просто собрать эту информацию. Бумажный вариант нужно будет долго и внимательно просматривать, а если нужно будет изучить деятельность сотрудника, например, за четыре года, то в таком случае процесс займёт очень много времени.
Если управленческий документооборот в компании ведётся при помощи программы 1С, то все приказы регистрируются в ней автоматически.
Также для внутреннего пользования возможно создать электронную версию журнала в программе Excel. Если в компании журнал изначально ведётся в электронной форме, то все листы, которые были впоследствии распечатаны, нумеруются, прошиваются, а затем опечатываются для сдачи в архив.
Правильная организация труда невозможна без ведения такого реестра, как журнал регистрации приказов работодателя. Ведь быстрый поиск нужных документов, в том числе при проверках по жалобам в трудовую инспекцию, Роспотребнадзор, и т.п., позволят защитить интересы организации. Проверяющих бизнес в нашей стране много. Поэтому журнал регистрации станет способом эффективного доступа к документам в сфере труда.
Помимо реестра приказов по личному составу (о работниках), организация может разработать журнал приказов по основной деятельности организации. Поэтому для удобства мы разместим примеры указанных журналов.
Журнал регистрации приказов – титульный лист
Журнал регистрации приказов – лист с ответственными за ведение
Журнал регистрации приказов по личному составу
Журнал регистрации приказов по основной деятельности
Регистрация приказа предполагает наличие определенного реестра, присвоение регистрационного номера и внесение этого номера в определенную форма. Собственно форма, которая содержит номер и дату приказа, и есть журнал.
Строгой формы журнала, как по личному составу, так и по основной деятельности, закон не устанавливает. Каждый работодатель вправе разработать и утвердить свою форму. При этом журнал можно вести в бумажном виде, а можно в электронном. Если работодатель закрепит в локальных актах, например, распоряжении, необходимость распечатать журнал, то его придется изготовить в бумажном виде, пронумеровать и сшить. Обычно такие обязанности возлагаются на отдел кадров.
Таким образом, правильная организация управления в организации, по нашему мнению, предполагает наличие журнала приказов работодателя.
Стандартная форма журнала включает следующие графы:
Журнал приказов по личному составу может быть изготовлен в усеченном формате. В нем ответственный сотрудник отражает сведения о приеме на работу, об увольнении, направлении в командировку, на обучение и т.п.
Как уже сказано выше, это примерная форма. Работодатель вправе сам разработать удобный ему реестр.
Сколько нужно хранить журнал приказов работодателя? В государственных органах установлен срок – постоянно. И многим работодателям рекомендуем поступать аналогично. Тогда в случае обращения в суд работников или поступления запросов журнал регистрации приказов работодателя может стать доказательством соблюдения трудовых и иных прав.
No related posts.