Ответственность за невыдачу расчетных листков

Дата размещения статьи: 16.05.2015

Представление расчетных листов работникам является обязанностью работодателя, закрепленной в ст. 136 ТК РФ. Невыдача работникам расчетных листов влечет административную ответственность (ст. 5.27 КоАП РФ). Однако некоторые практикующие специалисты иногда испытывают затруднения при применении норм трудового законодательства, касающихся расчетных листов.

Что говорится в ТК РФ о форме и содержании расчетных листов? Какова периодичность их выдачи? Обязательно ли выделять районный коэффициент в расчетном листе? Можно ли в одном листе отражать как оплату труда по трудовому договору (в рамках трудовых отношений), так и оплату иных работ по договорам гражданско-правового характера (например, по договору подряда)? Надо ли выдавать расчетный лист при выплате сотруднику отпускных? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Правила применения расчетных листов сформулированы в ст. 136 ТК РФ. Они сводятся к следующему. При выплате заработной платы работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника:
– о составных частях заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, независимо от того, каким способом она выплачивается (наличными деньгами через кассу, перечислением на банковские карты или в натуральной форме);
– о размерах иных сумм, начисленных работнику, включая денежную компенсацию за нарушение работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, осуществления выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику;
– о размерах и основаниях произведенных удержаний;
– об общей денежной сумме, подлежащей выплате.
Форма расчетного листа утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов. Применение неутвержденной формы расчетного листа является нарушением трудового законодательства (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 N 75-АД10-3).

Периодичность выдачи расчетных листов

Достаточно часто у практикующих специалистов возникает вопрос о периодичности выдачи расчетных листов. Зарплата сотрудникам должна выдаваться не реже чем каждые полмесяца. Если нормы трудового законодательства предписывают извещать сотрудника о зарплате, причитающейся ему за определенный период, означает ли это, что расчетный лист также должен выдаваться два раза в месяц?
В соответствии с Письмом Роструда от 24.12.2007 N 5277-6-1 при начислении и выплате работникам второй части заработной платы (как правило, в конце месяца) всем им должны быть выданы расчетные листы. Хотя статуса нормативного правового документа у данного Письма нет, можно сделать вывод, что, по мнению Роструда, расчетные листы работодателю следует формировать и выдавать сотрудникам один раз в месяц (при окончательном расчете), этой точкой зрения специалисты региональных отделений Роструда будут руководствоваться при проверках.
Дело в том, что именно в конце месяца известны все составляющие оплаты труда и можно сделать однозначный вывод о сумме удержаний из заработной платы работника.
Следует отметить, что в некоторых случаях у работодателя возникает обязанность выдать сотруднику расчетный лист в середине месяца. Это касается ситуации увольнения работника.
Статьей 84.1 ТК РФ установлено, что в день прекращения с работником трудового договора работодатель обязан произвести с ним расчет, а именно выплатить все причитающиеся ему суммы. Если работник в день увольнения не работал, соответствующие суммы должны быть выплачены ему не позднее следующего дня после предъявления уволенным работником требования о расчете.
Поскольку часть указанной суммы составляет заработная плата, не полученная сотрудником ко дню увольнения, требуется выдать ему расчетный лист.

Выделение районного коэффициента

Труд работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями, работодатели должны оплачивать в повышенном размере (ч. 2 ст. 146 ТК РФ). Например, это относится к работе в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях. В частности, зарплату сотрудников, работающих в регионах с особыми климатическими условиями, увеличивают на районный коэффициент.
Районный коэффициент нужно начислить (ч. 1 ст. 129 ТК РФ):
– на вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой им работы;
– на компенсационные выплаты (в том числе за сверхурочную, ночную работу, работу в праздничные дни и т.д.);
– на стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты).
Актуальным является вопрос: обязательно ли выделять районный коэффициент в расчетном листе, то есть можно ли считать оформленным надлежащим образом документ, в котором отдельно коэффициент не выделен, но имеется сноска о том, что он применен ко всем выплатам, приведенным в расчетном листе?
На наш взгляд, на данный вопрос следует ответить отрицательно, и вот почему. Хотя прямого запрета на установление указанного порядка в законодательстве нет, фактически применение районного коэффициента к заработной плате является выплатой одного из элементов оплаты труда и относится к компенсационным выплатам (ч. 1 Обзора ВС РФ от 26.02.2014).
Составные части зарплаты должны указываться в расчетном листе (ст. 136 ТК РФ). Поэтому лучше отдельно отразить, например, оклад и доплату, рассчитанную исходя из районного коэффициента. К тому же подобный порядок оформления расчетного листа позволит избежать разногласий с сотрудником по вопросу расчета зарплаты.

Трудовой договор плюс гражданско-правовой договор

Можно ли в одном расчетном листе отражать как оплату труда по трудовому договору (в рамках трудовых отношений), так и оплату иных работ по договорам гражданско-правового характера (например, по договору подряда)? Ведь НДФЛ и страховые взносы во внебюджетные фонды начисляются как по трудовым договорам, так и по договорам подряда. Исключение касается только взносов в ФСС.
Хотелось бы предостеречь читателей от оформления документов подобным образом. В расчетном листе необходимо указывать только выплаты, начисленные гражданину как работнику (то есть по трудовому договору). Это нужно для того, чтобы проверяющие не посчитали заключенный с работником гражданско-правовой договор трудовым.
В ст. 136 ТК РФ сказано, что работодатель обязан извещать работника о размерах начисленных ему сумм. В отношении выплат по гражданско-правовым договорам такого требования нет.
Заключение гражданско-правовых договоров, фактически регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем, не допускается (ч. 2 ст. 15 ТК РФ).
Если будет установлено, что договором гражданско-правового характера фактически регулируются трудовые отношения между работником и работодателем, к таким отношениям должны применяться положения трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, то есть гражданско-правовой договор может быть переквалифицирован в трудовой договор (ч. 4 ст. 11, ст. 19.1 ТК РФ, п. 8 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 N 2).
В судебной практике имеются решения, когда судьи признали наличие фактических трудовых отношений именно в связи с тем, что работнику выдавались расчетные листы с указанным в них вознаграждением, которое, по мнению судей, представляло собой заработную плату (см., например, Решение Советско-Гаванского городского суда Хабаровского края от 17.12.2010 N 2-624/2010).
В результате ФСС может доначислить взносы, которые ранее с вознаграждения по гражданско-правовому договору не уплачивались (п. 2 ч. 3 ст. 9 Федерального закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона N 125-ФЗ ):
– взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;
– взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.
——————————–
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования".
Федеральный закон от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

Данный вывод подтверждается материалами судебной практики (например, Постановление ФАС ВСО от 20.06.2014 N А33-11367/2013).
Дополним, что в соответствии с ч. 3 ст. 5.27 КоАП РФ уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, влечет административную ответственность: штраф для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб., а для организаций – от 50 000 до 100 000 руб.

Выплата отпускных

Иногда бухгалтер ошибочно полагает, что при выплате сотруднику отпускных ему в общем порядке выдается расчетный лист. Это не так, и вот почему.
Расчетный лист выдается в случае выплаты зарплаты (ст. 136 ТК РФ). Отпускные не являются выплатой дохода за выполнение трудовых обязанностей, поскольку в соответствии со ст. ст. 106 и 107 ТК РФ отпуск – это время, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей.
Аналогичный подход следует применять в отношении иных выплат, которые не относятся к оплате труда (материальной помощи, суточных и др.).

Ответственность за невыдачу расчетных листов

Невыдача расчетного листа фактически представляет собой нарушение трудового законодательства, которое влечет ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ: предупреждение или наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 1000 до 5000 руб., на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 руб.
Некоторые специалисты ошибочно полагают, что ответственности за невыдачу расчетного листа можно избежать, например, предусмотрев во внутренних документах организации выдачу бухгалтерией расчетных листов в начале каждого месяца. В таком случае достаточно часто работники сами систематически не приходят за расчетными листами, а работодатель считает, что, несмотря на это, никаких нарушений с его стороны зафиксировано быть не может.
Вместе с тем в законодательстве не сказано, что расчетные листы выдаются только по требованию работников. Поэтому работодатель обязан выдать сотруднику расчетный лист независимо от поступления от него соответствующей просьбы.
Подчеркнем, что расчетный лист должен представлять собой именно письменный документ в бумажной форме. Направление расчетного листа по электронной почте не соответствует требованиям действующего законодательства. Такой вывод можно сделать на основании материалов арбитражной практики (Апелляционное определение Тюменского областного суда от 30.07.2012 по делу N 33-3246/2012).

Расчетный листок: форма, сроки, ответственность

Работодатели обязаны уведомлять сотрудников о начисленной зарплате с помощью расчетных листков. В данной статье расскажем, как оформить документ и в каком виде можно его представить работнику. Также поговорим об ответственности за невыдачу зарплатных квитков.

Расчетный листок — право или обязанность?

Несмотря на то что некоторые компании считают расчетные листки ненужной бумажкой, законодательство все-таки обязывает работодателей выдавать их своим работникам.

Данная норма содержится в ч. 1 ст. 136 ТК РФ и гласит, что работодатель должен письменно уведомлять работников:

• о составе заработной платы (оклад, сверхурочные, работа в праздничные дни и т. п.);
• о размерах других выплат (компенсаций, отпускных, больничных и т. п.);
• о размерах удержаний и основаниях;
• об итоговой сумме, которая причитается работнику.

Зарплатные листки надлежит выдавать не только основным работникам, но и совместителям, дистанционным сотрудникам и т. д. Не влияет на представление расчетных листков и способ выдачи зарплаты — документ о начисленной оплате нужно вручить как сотрудникам, получающим деньги в кассе, так и сотрудникам, которые получают заработок на банковскую карту (письмо Роструда от 18.03.2010 № 739-6-1). Порядок выдачи следует закрепить в локальном нормативном акте.

Форма расчетного листка

В настоящее время не существует унифицированной формы зарплатного квитка. Форму необходимо разработать непосредственно работодателю с учетом норм законодательства и утвердить приказом по предприятию.

Как уже сказано выше, в расчетном листке нужно указать сумму выплат за работу по видам начислений, а также указать все удержанные суммы (НДФЛ, алименты, займы и т. п.).

На практике бухгалтеры часто используют форму квитка, которая есть в учетной программе. Это вполне допустимо, главное, чтобы форма содержала необходимые реквизиты. И обязательно такую форму нужно утвердить, в противном случае трудовая инспекция может привлечь работодателя к административной ответственности.

Есть и судебные дела, которые подтверждают, что форма квитка должна быть утверждена предприятием (Постановление ВС РФ от 23.12.2010 № 75-АД10-3).

В расчетном листке необязательно ставить подпись лица, составившего документ. Печатью заверять квиток тоже нет необходимости.

Срок выдачи зарплатных квитков

Согласно ТК РФ, заработная плата выплачивается минимум два раза в месяц. Однако расчетный листок следует выдавать при окончательном расчете (письмо Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1). То есть при выплате аванса квиток не выдается. Объяснить это можно и тем, что на момент выплаты зарплаты многие показатели еще не известны, например НДФЛ.

Не нужно выдавать квиток раньше срока при выплате отпускных.

А вот если человек увольняется, с ним нужно произвести окончательный расчет и выдать квиток со всеми начислениями и удержаниями.

Ответственность работодателя и порядок представления расчетных листков

В первую очередь нужно всегда помнить о том, что в расчетном квитке содержатся личные данные работника, которые нельзя разглашать (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). Значит, квиток должен попадать в руки конкретного работника, чтобы не было утечки информации.

Чаще всего квиточки выдает бухгалтер-расчетчик, который в силу своей работы знает обо всех начислениях работников. Работодатель должен под роспись ознакомить всех уполномоченных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, с положением о конфиденциальности персональных данных (ст. 86, ст. 88 ТК РФ).

За нарушение законодательства о персональных данных виновному лицу грозит ответственность вплоть до уголовной (ст. 90 ТК РФ). Также возможны штрафные санкции ( ст. 13.11 КоАП РФ):

для граждан — от 300 до 500 рублей;

для должностных лиц — от 500 до 1000 рублей;

для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Для многих привычнее бумажная форма расчетного листка. Но в век современных технологий некоторые работодатели высылают зарплатные квитки на личную либо корпоративную электронную почту сотрудника. Правомерны ли такие действия — на этот вопрос нет однозначного ответа. С одной стороны, Трудовой кодекс требует от работодателя выдавать расчетные листки исключительно в письменной форме ( ст. 136 ТК РФ). С другой стороны, есть судебные решения, согласно которым пересылка расчетных листков по e-mail не запрещена законодательством.

Четко определена возможность получения квитков в электронном виде только для дистанционных работников ( ст. 312.1 ТК РФ).

Если работодатель решит осуществлять выдачу расчетных листков всем сотрудникам путем направления на электронную почту, это положение нужно закрепить в локальном акте и ознакомить с ним сотрудника. Если вы не хотите лишних споров с трудовой инспекцией, лучше выдавать листки на бумажном носителе.

Также не будет лишним завести журнал выдачи расчетных листков, где работники будут ставить подпись об их получении. Такой журнал обезопасит компанию в случае судебных разбирательств с работниками. Помимо журнала, в форме квитка можно предусмотреть отрывную часть, где будет ставится подпись о получении (аналогично доверенности). Способ о подтверждении факта выдачи расчетных листков работодатель вправе выбрать самостоятельно.

Если работодатель не будет выдавать расчетные листки, он нарушит трудовое законодательство. За такие нарушения его ждет штраф от 30 000 до 50 000 рублей. Должностные лица могут заплатить штраф в размере от 1 000 до 5 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). За повторное нарушение штрафы будут выше.

Статьи по теме

Бумажные расчетные листки можно не заполнять. Письмом № 14-1/ООГ-1560 Минтруд разрешил выдавать работникам электронные листки. Например, по почте и скайпу. Таким образом, теперь работодатель вправе не выдавать расчетный листок на бумаге. В статье есть бланк и образец листка.

Как правильно выдавать расчетные листки в 2019 году

Минтруд в письме сказал, что закон не запрещает выдавать расчетные листки в электронном виде. Но чтобы применять такой способ, бухгалтерия должна выпустить ряд документов. Расскажем обо всем по порядку.

Трудовой кодекс обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

1. о составных частях заработной платы и других начислениях;
2. размере и основаниях удержаний из зарплаты;
3. сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате — расчетный листок. Если бухгалтер не выдает работникам листки при выплате зарплаты, трудовая инспекция начислит компании штраф до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 ТК РФ).

Трудовой кодекс не определяет, каким способом передать документ работнику. Вы вправе его распечатать на бумаге или направить в электронном виде. Второй способ экономит время. Вам не надо распечатывать, приглашать в бухгалтерию работников и выдавать каждому документ.

Расчетный листок в электронном виде можно:

1. отправить по электронной почте;
2. открыть в специальной программе;
3. выложить в личном кабинете или на личной странице работника в Интернете.

Заполнить листок бесплатно онлайн вы можете в нашей программе Упрощенка 24/7. Она позволяет вести налоговый и бухгалтерский учет и готовит первичные документы и отчетность в один клик. Кстати, программа сама заполняет документ и отправляет их работникам на электронную почту и СМС. Возьмите пробный доступ к программе на 365 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Как направить расчетный лист по электронной почте

Компания вправе установить, что работники будут получать листки по электронной почте. Этот способ пропишите в том локальном нормативном акте, который утвердил форму. Так рекомендует Роструд в письме от 27.12.2016 № ПГ/36563-6-1.

Порядок извещения нужно закрепить в одном из документов:

• в трудовом договоре;
• коллективном договоре;
• локальном нормативном акте работодателя.

Формулировка в договоре может быть такая:

«Работодатель в день выплаты зарплаты за вторую половину месяца высылает на корпоративный адрес электронный почту работника листов по форме, который установлен в приложении X к настоящим Правилам».

Бланк и образец

Ниже приводим бланк и образец заполнения листка. Эту форму можно отправлять по электронной почте. Также вы можете отправлять по электронной почте выписку из бухгалтерских программ по зарплате, например, из 1С.

Образец расчетного листка

Новые штрафы за невыдачу расчетных листков

Ранее были установлены штрафы за расчетные листки. Новые штрафы смотрите в таблице.

Нарушение, норма закона

Наказание для…

Бухгалтеров

Предпринимателей

Компаний

— Невыдача расчетных листков;

(ч. 1-2 ст. 5.27 КоАП РФ)

Первое нарушение

штраф от 1000 до 5000 руб.

штраф от 1000 до 5000 руб.

штраф от 30 000 до 50 000 руб.

Повторное нарушение*

штраф от 10 000 до 20 000 руб. или дисквалификация на 1-3 года

штраф от 10 000 до 20 000 руб.

штраф от 50 000 до 70 000 руб.

*Повторное нарушение — невыплата зарплаты в течение года со дня вступления в силу постановления о первом штрафе.

Полезный документ: таблица штрафов за задержку зарплаты

Сколько лет хранить расчетный лист

Как таковые расчетные листки работодатель хранить не обязан. Однако ведите журнал выдачи листков, который трудовики могут потребовать при проверке. Ведь как еще доказать им, что листки выдавались работникам?

Информация о работниках отражается на лицевых счетах, их надо хранить 75 лет.

Статьи для бухгалтера про заработную плату

Эти статьи вы можете прочитать под пробным доступом. Варианты оформления постоянной подписки смотрите здесь.