Паспортный стол в управляющей компании закон

Об организации работы паспортного стола

Организация отдела «паспортного стола» в

Управляющая организация (далее управляющая организация – УК), заключив договор управления МКД с собственниками, берёт на себя обязательства по выполнению указанных в нём работ и услуг (ч. 2 ст. 162 ЖК РФ). В связи с чем, выдача справок и выписок, регистрационный учёт собственников помещений в МКД относится к категории услуг, предоставляемых УК. УК собирает, обрабатывает, систематизирует и хранит информацию о потребителях, фактически проживающих в жилых помещениях МКД, находящихся в управлении.

Согласно п. 2 ч. 8 ст. 8 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» сведения, касающиеся прав и установленных законодательством РФ обязанностей граждан, предоставляются бесплатно.

Справки и выписки, выдаваемые УК в отношении регистрационного учёта граждан, содержат информацию о собственниках, составе их семей, иждивенцах, зарегистрированных в жилищном фонде. Эта информация непосредственно затрагивает права и установленные законодательством РФ обязанности собственников, обратившихся за её получением в УК. Данные справки и выписки предоставляются бесплатно.

Услуги «Паспортного стола» управляющая компания закладывает в тариф на содержание и ремонт общего имущества.

Деятельность паспортного отдела при управляющей организации регламентируется следующими Федеральными Законами и НПА:

Федеральный Закон 5242-1-ФЗ от 01.01.2001 (в редакции от 01.01.2001) «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации»; Постановление Правительства (в редакции от 01.01.2001) «Об утверждении Правил регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учёта по меступребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня лиц, ответственных за приём и передачу в органы регистрационного учета документов для регистрации и снятия с регистрационного учёта граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации»; Постановление Правительства «О внесении изменений в Правила регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учёта по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации»; ч. 2 ст. 162 ЖК РФ; Федеральный Закон от 01.01.2001 (ред. От 23.07.2013) «О персональных данных».

Паспортный стол – отдел в структуре УК. Возглавляет стол старший паспортист, который в определённые дни и часы принимает собственников, выдаёт по запросам справки (по установленной форме и в установленном порядке), регистрирует, готовит сведения для полиции, ФМС.

Паспортный стол имеет двойное подчинение. В организационной части, в формировании и выдаче справочных материалов, отдел подчиняется УК. В части, связанной непосредственно с учетом граждан, а так же подготовке документов, удостоверяющих личность, УФМС.

Паспортный стол реализует следующие функции:

ведение картотеки поквартирных карточек; ведение картотеки личных карточек; ведение истории по выданным документам, удостоверяющим личность и фамилиям; ведение истории по проживающим в данной квартире; ведение истории по “владельцам” карточки; учет временного выбытия граждан; подготовка документов для регистрации граждан по месту жительства и по месту пребывания; подготовка документов для замены или выдачи гражданам паспортов; подготовка документов для снятия с регистрации граждан; выдача различных справок для граждан; создание документов для военкоматов;

· выдача информации по запросам городских структур.

В организации существует должностная инструкция, которая определяет, как основные требования к старшему паспортисту, так и его права, обязанности, ответственность.

Старший паспортист непосредственно подчиняется директору . Подчиненность определяется организационной структурой организации.

Общие требования, которые предъявляются к старшему паспортисту в управляющей компании:

знание законодательства в части актов, инструкций, положений, других нормативных документов, правил регистрации, учета граждан; паспортист обязан знать делопроизводство, стандарты документации организационной, и распорядительной, унифицированную систему обращения этой документации (Это очень важно); паспортист обязан знать, как должна контролироваться подготовка справочных материалов; организацию труда; обратите внимание, что специалист должен уметь работать с компьютером; обязательное знание ТК; правил внутреннего распорядка; правил охраны труда, а так же пожарной безопасности.

Требования к образованию относятся к компетенции руководства УК.

Наличие специального образования не является обязательным условием при приеме на работу на должность паспортиста. То же относится и стажу работы в данной должности.

Основные обязанности, возлагаемые на старшего паспортиста

проверка всех документов, включая паспорта, которые сдаются на регистрацию; учет граждан должен осуществляться только в установленном законом порядке; справки должны составляться только по установленной форме и в установленном порядке; паспортист должен вести паспортный учет, используя компьютер; использовать в своей работе картотеку в бумажном и электронном виде; должны быть приняты меры для сохранения картотеки, ее достоверности; постоянно должна проводиться сверка данных, содержащихся в картотеке; паспортист обязан контролировать паспортный режим; отчетность должна вестись в установленном порядке.

Помимо вышеизложенных на старшего паспортиста могут быть возложены и другие обязанности в управляющей компании, связанные учетом граждан по месту жительства.

Старший паспортист, как и любой служащий, имеет право на все социальные гарантии, предусмотренные законодательством.

Помимо этого он вправе:

предлагать изменения, улучшения, ведущие к совершенствованию своей деятельности; при исполнении своих обязанностей он может требовать от руководства содействия; может затребовать любые документы, любую информацию ему необходимую; повышать квалификацию.

Старший паспортист может требовать соблюдения всех прав, предоставленных ему ТК, Конституцией.

Старший паспортист несет ответственность за ненадлежащее исполнение или полное неисполнение своих обязанностей в пределах, которые устанавливаются должностными инструкциями и действующим законодательством, в частности ТК.

Особенности работы паспортиста в УК

Паспортист по роду своей деятельности является посредником между гражданами и УФМС. Он получает документы от граждан и передает их в территориальное УФМС. Надо отметить, что основной особенностью работы паспортиста является высокий уровень ответственности перед каждой из сторон.

Старшим паспортистом может быть любой человек, который знаком с основами документоведения, правилами учета граждан и оформлением справочного материала, а так же законодательства и работы с компьютерной техникой.

Возраст, соответствующее образование, стаж работы в данной должности играют хоть и первоочередную роль, но не являются обязательным требованием к человеку, претендующему на должность паспортиста.

Управляющая компания помимо обеспечения населения на вверенном ей участке коммунальными услугами также обязана регулировать вопросы, связанные с регистрацией жителей, выдачей им документов и справок, принятием на учет и снятием с него. Работник, который занимается оформлением и обработкой различных видов личных документов граждан, называется паспортист.

Рассмотрим в статье, кто может быть принят на такую должность в штат ЖКХ, каковы права и обязанности такого работника и особенности составления должностной инструкции.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18 . Это быстро и бесплатно !

Паспортный стол в УК

Паспортный стол — отдел в управляющих компаниях, который ни чем не отличается от традиционных, обслуживающих население, проживающих в домах без УК. Начальник такого отдела лично занимается подбором персонала, в том числе – и на должность паспортиста. Если УК обслуживает достаточно большой участок и, соответственно, объем работы с документами предстоит немалый, начальник отдела нанимает заместителя, который помогает контролировать выполнение работ паспортистом.

Паспортный стол при оформлении и выдаче документов руководствуется ФЗ-5242-1 (ред. от 03.04.17) «О праве граждан РФ на свободу передвижения».

Основные положения

В общих положениях содержится информация о том, какой гражданин может быть принят на должность паспортиста, а именно:

• имеющий общее среднее образование и прошедший подготовку по специальной программе;
• кандидат на должность должен знать соответствующие нормативно-правовые акты, законы, а также должностную инструкцию, и действовать согласно данным документам;
• паспортист должен знать делопроизводство и стандарты, согласно которым производится оформление и выдача документов населению;
• перед приемом на работу паспортиста ознакомляют с внутренними правилами и основами охраны труда на рабочем месте.

Требования к образованию паспортиста и опыту работы в схожих организациях прописываются начальником управления в должностной инструкции. Обычно требования к опыту работы не выдвигаются, как и к наличию специального правового образования. Большая часть работы паспортиста не требует глобальных знаний в сфере делопроизводства, достаточно знания общих положений.

Принятие на работу и увольнение паспортиста выполняется приказом председателя правления УК или непосредственно начальником отдела. Также в общих положениях зафиксирована информация о том, кто должен исполнять обязанности данного работника в период его болезни или отпуска (обычно этим занимается заместитель начальника паспортного отдела).

Кроме того, в общих положениях описано, где находится рабочее место паспортиста и каков график его работы, связанной с приемом населения.

Обязанности

К обязанностям паспортиста относят:

1. оформление документов для получения или восстановления паспортов, а также замены в связи с изменением фамилии;
2. контроль наличия пакета документов, поступающих от жильца при заселении и снятии с учета;
3. систематизация документов в паспортном отделе, обеспечение их сохранности;
4. оформление документов для военнообязанных и допризывников;
5. предоставление жильцам необходимых справок при условии соблюдения законов РФ и должностной инструкции;
6. ведение учета имеющихся документов при помощи компьютерной техники.

Права

Человек, работающий на данной должности, имеет право:

• на ознакомление с решениями руководства и принятыми планами-графиками работ, касающихся деятельности паспортного отдела УК за данный или предстоящий календарный период;
• на выдвижение идей, касающихся методов усовершенствования, автоматизации и повышения производительности труда паспортиста;
• требовать от начальника отдела свободного доступа к информации, документам и ресурсам, которые необходимы для эффективного исполнения служебных обязанностей;
• на социальные гарантии и возможность повышения квалификации на общих основаниях.

Ответственность

Как и все паспортист в управляющей компании несет следующие виды ответственности за совершаемые действия:

• материальную – за порчу предоставленных для исполнения служебных обязанностей материалов, инструментов и механизмов;
• административную – за ненадлежащее исполнение служебных обязанностей (прогул работы, опоздание) при отсутствии важных причин;
• гражданскую или уголовную – за правонарушения, осуществленные в процессе работы, которые повлекли за собой серьезные последствия или нанесли материальный ущерб жильцу УК.

Особенности работы

Работа паспортиста в УК не имеет существенных отличий от аналогичной работы в ГУВМ МВД РФ, помимо того, что зачастую на одного сотрудника приходится повышенная нагрузка из-за большого числа жителей, обслуживаемых УК.

Кроме того, отчет о проделанной работе за определенный период составляется паспортистом в двух экземплярах – непосредственно для ГУВМ и для руководства УК.

Должностная инструкция и порядок ее составления

В должностной инструкции паспортиста содержится информация об основных правах, обязанностях и ответственности, которая возлагается на сотрудника. Все пункты подробно описаны в разделах этой статьи. Составляется должностная инструкция руководителем структурного подразделения (начальником паспортного стола), подписывается в юридическом отделе (свидетельство того, что ни один пункт инструкции не противоречит законам РФ и ТК РФ).

При каждом ее изменении сотрудник подтверждает, что был с изменениями ознакомлен, своей подписью в документе. Таким образом, должность паспортиста в УК практически ничем не отличается от такой же должности в ГУВМ. Строгие требования к кандидатам на данное место не выдвигаются, достаточно знания действующего законодательства и основ делопроизводства.

Опыт работы как обязательное требование может быть внесен в должностную инструкцию начальником отдела «паспортного стола», но обычно в этом нет необходимости. Вся информация о том, чем должен заниматься сотрудник в рамках рабочей деятельности, также содержится в соответствующем разделе должностной инструкции («Должностные обязанности паспортиста»), которой он обязан следовать при исполнении служебных обязанностей.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-18 (Москва)
+7 (812) 425-63-64 (Санкт-Петербург)

Статьи по теме

В этом материале содержатся советы для управляющих компаний, которые занимаются регистрационным учетом граждан. В числе прочих мы рассмотрим вопросы о том, зачем нужно вести такой учет, и как собранные в рамках него сведения передаются при появлении новой УК.

Регистрационный учет граждан по месту жительства и месту пребывания – обязательство организации, управляющей домом. Функции УК здесь определяются Правилами регистрации. Паспортный учет неразрывно связан с основной работой управляющей компании по обслуживанию домов. Разработанные ФМС формы № 9 и № 10 входят в число документов, относящихся к управлению МКД. При смене УО также нужно передавать данные о регистрированных гражданах.

Для правильной организации регистрационного учета и исключения проблем при смене УК нужно разобраться со следующими вопросами:

• для чего ведется учет проживающих людей;
• кто занимается этими вопросами;
• какую документацию следует передавать, если меняется УО.

Значение регистрационного учета

Скачайте полезные документы:

Паспортный учет российских граждан имеет уведомительный характер. Он отражает, когда человек прибывает на место жительства или пребывания, сколько он там находится и когда убывает.

Не пропустите подборку материалов по теме:

Сняться с регистрационного учета по месту жительства гражданин может разными способами. В зависимости от этого различаются. управляющей МКД организации в лице паспортиста или иного работника, который отвечает.

УО, ТСЖ, ЖК и ЖСК обязаны передать документы регистрационного учета граждан, если: .

Обязанность уведомить орган регистрационного учета о том, что в жилом помещении проживает гражданин без регистрации, лежит на. или нанимателе помещения. Это предусматривает пункт 35 Правил № 713.

Регистрационный учет реализуется для того, чтобы гражданин мог реализовывать свои права и свободы, а также исполнять имеющиеся у него обязанности. Это предусматривается в законе № 5242-1 от 25 июня 1993 года, а также в Правилах регистрации, утвержденных ПП № 713 от 17 июля 1995 года. Указанные нормативные акты обязывают граждан регистрироваться по месту жительства и пребывания.

Местом пребывания называется место, где человек живет временно. Это может быть, к примеру, гостиница, больница или квартира, не считающаяся местом жительства. Здесь гражданин должен зарегистрироваться в течение 90 дней с момента прибытия.

Местом жительства называется место для постоянного или преимущественного проживания. Гражданин здесь может быть как владельцем, так и нанимателем. Кроме многоэтажных и частных домов местом жительства может считаться служебное жилье, общежитие, маневренный фонд и так далее.

Пример

Нужно ли обращаться в органы регистрационного учета родственникам, которые живут в квартире больше 3 месяцев, если у них уже есть регистрация в этом городе, но по другому адресу?

Если у человека есть регистрация по месту жительства в том же регионе, то ему не нужно вставать на учет по месту пребывания. С Москвой и МО, Санкт-Петербургом и ЛО это правило действует в отношении обоих субъектов. Так прописано в статье 5 закона № 5242-1.

Кто занимается ведением регистрационного учета

В соответствии с пунктом 2 Правил регистрации постановкой граждан на учет и снятием с него занимаются территориальные подразделения ФМС. Ответственность за прием и передачу документации в орган регистрационного учета может возлагаться на:

• должностных лиц органов власти на разных уровнях, контролирующих пользование жилфондом;
• владельцев жилья, самостоятельно управляющих им;
• уполномоченных лиц в управляющих компаниях;
• уполномоченных лиц в МФЦ, оказывающих госуслуги.

Если данными вопросами занимается УК, то она ведет документацию двух типов (форм):

• карточка регистрации – №9;
• поквартирная карточка – № 10.

Обе эти формы утверждаются приказом ФМС № 288 от 11 сентября 2012 года. Хранить указанные карточки должны лица, ответственные за перенаправление бумаг в органы регистрационного учета по месту жительства.

Может ли человек сам пойти в ФМС, чтобы зарегистрироваться или сняться с учета? Эксперты справочной системы «Управление МКД» отвечают на этот вопрос в спец-материале.

Какая документация регистрационного учета передается, когда меняется УК

Особенности ведения учета жильцов, передачи технической документации на здание и прочих связанных с управлением им бумаг определяются в разделе 5 Правил управления, утвержденных ПП № 416 от 15 мая 2013 года.

Перечень технических документов устанавливается в пункте 20 Правилах содержания, утвержденных ПП № 491 от 13 августа 2006 года.

Список технических документов приводится также в пунктах 24-26 Правил содержания. Бумаг, относящихся к регистрационному учету, в названном перечне нет. В то же время в нем содержатся списки владельцев и нанимателей квартир в МКД. Они составляются с соблюдением требований закона о защите персональных данных. Такое правило прописано в пункте 26 Правил содержания (подпункт д(1)).

Если проанализировать все перечисленные выше нормативные акты и учесть положения пункта 27 Правил содержания, то получается, что за управляющей компанией закрепляется обязательство по ведению паспортного учета жильцов, если именно она отвечает за прием бумаг и их передачу в орган регистрационного учета. УО должна поддерживать актуальную информацию в карточках, которые заводятся по формам № 9 и № 10. Она же занимается хранением этих документов. Указанные карточки входят в пакет документации, связанной с управлением домом.