Письмо для пропуска на территорию предприятия
Содержание
| Название | Образец письма-заявки от организации о допуске на объекты фгуп «уэв» |
| Тип | Документы |
filling-form.ru > Бланки > Документы
| Образец письма-заявки от организации о допуске на объекты ФГУП «УЭВ» Оформление на фирменном бланке |
| Организация = штамп организации, |
если нет, то внизу – на подписи – должна быть печать предприятия
А.В. Васильеву
О допуске на объекты ФГУП «УЭВ»
персонала ООО «ХХХХ»
Уважаемый Анатолий Владимирович!
Прошу Вас разрешить доступ сотрудников ООО «ХХХХ» на объекты ФГУП «УЭВ» (название объекта и его физический адрес) для проведения плановых (с 8:00 до 17:00) или аварийно – восстановительных работ по техническому обслуживанию и ремонту оборудования (или указывается другой вид работы). В период с «__»______.20__г. по «__»_______20__г. (не более 3 месяцев) в соответствии с Договором № 1111 от «__»_______20__г. (или иным письменным соглашением).
Прошу Вас также разрешить оформление пропусков на автомобильную и спец. технику задействованную в проводимых работах.
- Марка машины и гос.номер;
(Въезд транспорта на территории водонасосных станций 3-го подъема и подстанций – запрещен)
Приложение: Список сотрудников ООО «ХХХХ» на ___ листах.
Руководитель ООО «ХХХХ» __________________ /_____________________/
М.П.
Приложение
Список сотрудников ООО «ХХХХ для допуска
Письмо о допуске сотрудников на объект составляется в свободной форме. Однако оно должно соответствовать общепринятым нормам и стандартам. Этот документ необходим для получения разрешения на вход на закрытую территорию какой-либо организации.
Составные части письма
Начинается письмо с описания адресата в правом верхнем углу документа. Перечисляются должность, название организации, фамилия и инициалы. Чуть ниже расположены наименование документа, дата его написания. Если в организации принята такая система, то – номер. Впоследствии посредством его письмо регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.
Печать официальной бумаги лучше всего осуществлять на бланке организации. Если такой возможности нет, то в самом верху необходимо прописать все основные реквизиты организации отправителя. Это наименование, юридический адрес, ИНН, КПП, контактный телефон и прочая необходимая информация.
После обязательной для всех деловых писем шапки следует основная часть письма о допуске сотрудников на объект. В прикрепленном бланке она содержит:
- Обращение к адресату. Наиболее приемлемая форма – по имени и отчеству. Деловое письмо никогда не может быть безлико. Адресат наделяется определенными обязательствами. Если письмо направляется в организацию без конкретного адресата, то уменьшаются шансы на получение ответа.
- Ссылку на заключенный между организациями договор оказания услуг. Это может быть и другая форма договора между сторонами, но ссылка на нее должна быть. Также указываются сроки его заключения, номер. Если это возможно, то указываются его конкретные пункты, согласно которым сотрудники должны быть допущены на территорию.
- Информацию о том, в которые из помещений допускаются сотрудники. Если речь идет об общей проходной, то этот пункт из письма можно исключить.
- В течение какого срока допуск будет необходим.
- Для выполнения каких обязанностей сотрудники должны быть допущены на территорию.
- Обязательства нести ответственность за действия работников в соответствии с заключенным договором и действующим законодательством.
Иногда в письме имеется дополнительное упоминание о том, что сотрудники прошли определенную подготовку, инструктажи по технике безопасности на объекте. Здесь все будет зависеть от специфики предприятия.
Сотрудники
Что касается конкретного списка, то, если работников немного, допустимо их перечисление в самом тексте приказа. Но на практике часто встречается ситуация, когда список работников весьма обширен.
В последнем случае таблица с ФИО сотрудников, их должностями и другими данными публикуется отдельно. При этом после основного текста письма находится ссылка на прикрепленное приложение в виде этого списка.
Если это необходимо, то отдельным приложением размещается список транспортных средств, на которые необходимо оформить постоянные либо временные пропуска.
Допуск
Вообще, у письма предусмотрена свободная форма оформления, так как требования к допуску у разных организаций могут быть различны:
- Некоторые требуют пропуска только на транспортные средства. Тогда список сотрудников будет излишним.
- У некоторых предприятий своя специфика, предусматривающая особые условия к требованиям безопасности на производстве и охраны труда. Тогда пропускаемые работники обязаны пройти соответствующее обучение, инструктаж.
- Есть своя специфика допуска в выходные и праздничные дни, в нерабочее время.
Есть организации, у которых даже собственные сотрудники проходят на объект в нерабочее время по специальным спискам. Последние формируются руководителями подразделений и заверяются начальниками службы безопасности.
Если в компании работа идет посменно, то на пропусках делаются специальные пометки о сменности. Сотрудник одной смены не имеет права проходить в другую, если его нет в специально подготовленных и предоставляемых на КПП списках.
Исключения из правил
Ряд работников контролирующих служб пользуется привилегиями, не нуждается в предварительном оформлении документации, для того чтобы пройти на территорию организации. К ним относятся:
- Представители санитарно-эпидемиологических служб.
- Инспекторы труда, энергонадзора. Они пропускаются без предварительного предупреждения, если к их должностным обязанностям относится контроль выполнения в конкретной организации предписанных для выполнения правил.
- Сотрудники милиции и прокуратуры.
Все эти лица обязаны предъявлять соответствующие удостоверения. Подробнее о том, какие категории сотрудников могут быть допущены на объект без оформления пропусков, должно быть прописано в инструкции о контрольно-пропускном режиме, а также другом локальном нормативном акте организации. Последнее может именоваться как «Положение о пропускном и внутриобъектовом режиме» либо как-то иначе. В любом случае эта документация не должна противоречить Закону №2487-1 от 11 марта 1992 года.
Интересно, что вывоз земли, мусора и снега может производиться только через регистрацию на КПП. Никакой дополнительной документации на вывоз этих наименований не предусмотрено. Тогда как отходы производства типа опила следует оформлять как материальные ценности.
Нарушения
В случаях, когда на объект с введенной контрольно-пропускной системой пытаются проникнуть посторонние лица без предъявления пропусков, не значащиеся в списках, это считается нарушением контрольно-пропускного режима. Лица задерживаются и передаются работником службы безопасности организации. По каждому случаю отдельно дежурным по объекту составляется служебная записка.
Во избежание неприятных ситуаций руководителям сотрудничающих организаций рекомендуется заручиться поддержкой и ставить в известность контрагентов о том, что в течение конкретного промежутка времени их сотрудники должны находиться на охраняемой территории. Для этого и существует деловая переписка. В письме о допуске сотрудников на объект должен в приемлемой форме выражаться факт того, что пребывание сотрудников на территории необходимо для выполнения своих обязанностей.
На территории предприятия действует Пропускной режим – установленный порядок, направленный на исключение несанкционированного входа (выхода) людей, въезда (выезда) транспорта и перемещения товарно-материальных ценностей по территории завода и за его пределы.
Документом, дающим право входа (выхода) на территорию завода является пропуск, выдаваемый в бюро пропусков ОЭБиР.
Пропуска по срокам действия подразделяются на:
Представляет собой пластиковую карту с чипом, имеющим индивидуальный код и фотографию сотрудника. Выдается работнику при устройстве на работу и является внутренним документом, удостоверяющим личность.
Обратите внимание, данный тип пропуска выдается только на основе направления из отдела кадров нашего предприятия.
Временный пропуск
Выдается сотрудникам подрядных организаций, выполняющим работы на территории предприятия. Основанием для для выдачи служит служит служебная записка от руководителя соответствующего подразделения.
Разовый пропуск
Служит для однократного посещения территории завода при предъявлении посетителем документа, удостоверяющего личность. Проход посетителей на террриторию завода по разовым пропускам производится по следующему регламенту:
в дневное время (Пн-Пт 08:00-17:00)
Оформление осуществляет дежурный бюро пропусков ОЭБиР.
в вечернее время (Пн-Пт 17:00-08:00), а также в выходные и праздничные дни
Право оформления разовых пропусков на вход предоставляется работникам охранного предприятия на КПП№1, после согласования с диспетчером предприятия.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: Разовые пропуска выдаются строго по служебным запискам руководителей структурных подразделений или письмам организаций, осуществляющих свою деятельность на территории завода, с указанием даты, цели и места нахождения на объекте при наличии документа удостоверяющего личность (паспорта).
Разовый транспортный пропуск для разгрузки (погрузки) ТМЦ
Пропуск на въезд оформляется в бюро пропусков в будние дни 08:00-17:00 на основании:
- документа, удостоверяющего личность (паспорт)
- водительского удостоверения
- паспорта транспортного средства
- транспортной накладной на груз (для разгрузки ТМЦ)
При согласовании информации на въезд с представителем соответствующего отдела общества или сторонней организации.
В будние дни после 17:00, в выходные и праздничные дни по производственной необходимости оформляется служебная записка, письмо о въезде транспорта для разгрузки. Пропуск на въезд по служебной записке, письму оформляет сотрудник охранного предприятия на КПП№2
Режим работы Бюро пропусков:
телефон +7 (35362) 69-376
понедельник-четверг: с 08.00 ч. до 17.00 ч.
пятница: с 08.00 ч. до 15.45 ч.
перерыв на обед: с 13.00 ч. до 13.45 ч.
технологический перерыв: 09.40-10.00 ч., 15.00-15.10 ч., 16.00-16.10ч.
Выходной: суббота, воскресенье
Порядок входа (выхода) сотрудников и посетителей на территорию (с территории) завода.
Для входа (выхода) на охраняемую территорию завода используются оборудованные контрольно-пропускные пункты: КПП №1 (для прохода посетителей и сотрудников), КПП №2 (для въезда/выезда автотранспорта).
В целях антитеррористической защищенности завода при входе на территорию работники завода, подрядной организации или сторонней организации, находящейся на территории завода, посетители, после предложения охранника показать содержимое ручной клади, предоставляют вносимую ручную кладь и предметы к осмотру. Лица, отказавшиеся предоставить для осмотра вносимую ручную кладь и предметы, на территорию завода не допускаются.
Лица прибывшие в подразделения завода, пропускаются на территорию через КПП №1 при наличии паспорта, оформленного разового пропуска и сопровождающего представителя подразделения завода, в которое прибыл посетитель. При выходе посетитель сопровождается посетителем посещаемого подразделения до КПП №1.
При выходе с территории предприятия, подойдя к стационарному металлодетектору, работник, посетитель выкладывает из карманов все металлические предметы, в том числе сотовый телефон на стол, расположенный рядом с металлодетектором и после этого проходит через кабину металлодетектора. В случае срабатывания металлодетектора его проверяют ручным металлодетектором.