Письмо в центр занятости о вакансиях образец

Для возмещения имеющихся вакантных должностей организации и предприниматели могут обратиться к услугам Службы занятости, отправив соответствующий письменный запрос. В статье разберем, как подать сведения о вакансиях в Службу занятости, как правильно составить запрос и каков срок его подачи в ЦЗН.

Поиск сотрудников через Службу занятости

Как правило, организации и предприниматели с работниками заполняют имеющиеся вакансии самостоятельно, путем поиска сотрудников на специальных сайтах, либо с помощью рекрутеров. Отобрав несколько кандидатов, работодатель проводит собеседование, анкетирование, тестирование и прочие операции, необходимые для определения уровня квалификации работника, его профессиональных и личных качеств. По итогам отбора работодатель принимает на работу кандидата, который, по его мнению, наиболее соответствует имеющейся вакансии.

Однако, нередки ситуации, когда работодатель не может заполнить имеющие вакансии самостоятельно. Причин тому может быть несколько:

• работодатель ищет сотрудников с узким профилем, специфическими знаниями и опытом;
• на предприятии открыто много вакансии в связи с запуском нового направления деятельности (к примеру, на производственном комбинате открыто много вакансий в связи с запуском новой производственной линии);
• организации постоянно требуются сотрудники в связи с «текучкой» кадров.

Для поиска сотрудников и замещения имеющихся вакансий работодатель может обратиться в Службу занятости. На основании письменного запроса орган ЦЗН:

• подбирает кандидатов на замещение вакантной должности из числа безработных, которые находятся на учете в ЦЗН. При отборе кандидатов сотрудник ЦЗН руководствуется требованиями к образованию, опыту, профессиональной квалификации, указанной в запросе работодателя;
• направляет кандидатов на собеседование к работодателю. После отбора кандидатов, которые наиболее соответствуют имеющейся вакансии, ЦЗН выдает безработным гражданам направление на собеседование с работодателем.

По итогам собеседования работодатель принимает решение о приеме кандидатов на работу либо отказывает им в трудоустройстве. В случае если вакансия не замещена и работодатель подтверждает ее актуальность, ЦЗН продолжает отбирать и направлять предприятию наиболее подходящих кандидатов из числа безработных.

Сведения о вакансиях в Службу занятости

Работодатель информирует Службу занятости об имеющихся вакансиях путем подачи письменного уведомления, которое оформляется на бланке установленного образца. Об особенностях составления и подачи документа подробно расскажем ниже.

Сведения о вакансиях в Службу занятости

Бланк документа

Для информирования ЦЗН об открытых вакансиях предприятия работодатель используется бланк «Сведения о потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей)», утвержденный приказом Минтруда и соцзащиты №125н от 26.02.2015 года.

Форма документа состоит из одного листа (2 страницы). На первой странице работодатель отражает информацию о себе (данные об организации/ИП, местонахождение, контакты). На обратной странице размещаются сведения о вакантных должностях (перечень вакансий и требования к кандидатам).

Как заполнить

Сведения о вакансиях, предоставляемые в ЦЗН, заполняются сотрудником отдела кадров, ответственного за замещение вакантных должностей. Если речь идет о небольшой фирме либо ИП, то форма может быть заполнена непосредственно руководителем организации или предпринимателем.

Порядок заполнения Сведений о вакансиях для ЦЗН рассмотрим ниже в таблице:

№ п/п

Как заполнить

Информация о работодателе

На лицевой стороне отчета работодатель указывает:

• наименование юрлица/ФИО ИП;
• юридический адрес организации/адрес прописки ИП;
• адрес фактического местонахождения работодателя;
• адрес рабочего места с описанием проезда общественным транспортом;
• ФИО, должность, контактный телефон представителя организации, с который отвечает за наем сотрудников на вакантную должность;
• организационно-правовая форма юрлица, форма собственности (частная/государственная/муниципальная);
• код ВЭД, которую ведет организация/ИП;
• общая численность сотрудников предприятия/ИП;
• социальные гарантии, предоставляемые сотрудникам (путевки в санаторий, медицинское обслуживание, бесплатное питание, т.п.).

Данные о вакансиях

На обратной стороне отчета организация/ИП отражает данные о вакансии путем заполнения соответствующих граф таблицы:

• наименование вакантной должности;
• количество открытых вакансий на одну должность;
• характер работы (постоянная/временная, по совместительству, сезонная, надомная, т.п.);
• уровень зарплаты;
• режим работы (стандартный рабочий день, режим сокращенного дня, вахтовый метод работы, т.п.);
• требования к кандидатам (образование, квалификация, опыт работы, иные пожелания);
• перечень дополнительных гарантий сотрудникам.

После заполнения необходимых полей ответственный представитель работодателя подписывает уведомление-запрос и ставит на документе печать организации.

Образец

Рассмотрим пример заполнения Сведений о вакансиях для Службы занятости.

Представим, что в связи с открытием нового представительства ООО «Финанс Консалтинг» требуются:

• финансовые консультанты – 5 человек;
• начальник отдела консультирования и анализа.

В связи с необходимостью заполнения вакантных должностей, сотрудник отдела кадров ООО «Финанс Консалтинг» подал в Службу занятости уведомление в виде Сведений о вакантных должностях, заполненное в следующем порядке:

Сведения о потребности в работниках, наличии свободных рабочих мест (вакантных должностей)

Наименование юридического лица/ф.и.о. индивидуального предпринимателя/физического лица (нужное подчеркнуть) Общество с ограниченной ответственностью «Финанс Консалтинг» (ООО «Финанс Консалтинг»)

Адрес места нахождения г. Тула, ул. Ленина, д. 15

Адрес фактического места нахождения г. Тула, ул. Ленина, д. 15

Номер контактного телефона +7 (4872) 42-3484

Фамилия, имя, отчество представителя работодателя Никитин Петр Андреевич

Проезд (вид транспорта, название остановки) Остановка общественного транспорта – «Садовый проспект». Маршруты троллейбуса №2, №8, трамвая №4

Организационно-правовая форма юридического лица Общество с ограниченной ответственностью

Форма собственности: государственная, муниципальная, частная (нужное подчеркнуть)

Численность работников 152 человека

Вид экономической деятельности (по ОКВЭД) 63.99.1 Деятельность по оказанию консультационных и информационных услуг

Социальные гарантии работникам: медицинское обслуживание, санаторно-курортное обеспечение, обеспечение детскими дошкольными учреждениями, условия для приема пищи во время перерыва (нужное подчеркнуть)

Иные условия возможность питания в столовой организации со скидкой 80%.

Наименова­ние должности	Квалифи­кация	Необхо­димое количество работников	Характер работы	Зарплата	Режим работы			Профессио­нально-квали­фикационные требования	Дополни­тельные пожелания к кандидатуре	Предо­ставление дополни­тельных социаль­ных гарантий работнику	Прием по результа­там конкурса на замещение вакансии
					нормальная продолжительность рабочего времени, ненормированный рабочий день, т.п.	начало работы	окон­чание работы
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Финансовый консультант отдела консультирования и анализа	–	5	Постоянная	15.600 руб.	Нормальная продолжительность рабочего дня	9-00	18-00	Образование – высшее экономическое (бакалавр, специалист, магистр)	–	–	Да
Начальник отдела консультирования и анализа	–	1	Постоянная	32.800 руб.	Нормальная продолжительность рабочего дня	9-00	18-00	Образование – высшее экономическое (бакалавр, специалист, магистр). Опыт работы на руководящей должности не менее 3-х лет	–	–	Да

Работодатель (его представитель) Шукшина Начальник отдела кадров Шукшина В.Д.

Когда подавать в ЦЗН

Работодатели, которые нуждаются в услугах ЦЗН для замещения имеющихся вакансий, подают Сведения о потребности в работниках в территориальный орган Службы занятости по месту регистрации организации либо месту жительства ИП.

Четкий срок подачи Сведений о вакансиях законом не установлен, в связи с чем работодатели подают запрос-уведомления в сроки, установленные территориальный органом Службы занятости, но не чаще 1 раза в месяц.

Образец отчета в центр занятости о вакансиях

Что такое “вакансия”?

Такого понятия в трудовом законодательстве не существует. Под этим термином принято понимать должность, по которой с человеком можно заключить бессрочный контракт.

А вот должность, занятая трудящимся, находящимся в отпуске или временно переведенным на другую работу, вакантным местом не считается. Ведь за гражданином сохраняется его рабочее место.

Кто должен подавать отчеты в центр занятости 2019?

Если в штатном расписании предприятия есть свободные рабочие места, независимо от того, требуются на них сейчас сотрудники или нет, сведения о них нужно ежемесячно сообщать в центр занятости населения (ЦЗН). Указание на это имеется в п. 3 ст. 25 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 “О занятости населения в РФ”.

Отчет занятость о вакансиях должны направлять в ЦЗН государственные учреждения, частные организации и ИП – исключений из этого правила нет.

Более того, в некоторых регионах работодатели обязаны ежемесячно информировать ЦЗН не только о существующих вакансиях, но и об их отсутствии. Например, такая обязанность прописана в п. 2.2 Порядка, утв. постановлением главы администрации Краснодарского края от 18 марта 2004 г. № 258.

Если же региональным законодательством подобных требований не предусмотрено, то сообщать об отсутствии вакансий не нужно.

Помимо этого, согласно вышеназванному Закону, работодатели обязаны направлять в ЦЗН информацию:

• о предстоящих сокращениях (уведомить нужно за два месяца, в случае массового сокращения – за три мес.);
• о введении неполного рабочего времени (уведомить нужно в течение трех рабочих дней);
• о количестве трудящихся инвалидов и молодых специалистов (информация подается в отдел квотирования).

Срок подачи информации

Единая дата подачи сведений не установлена. Ее можно уточнить в региональном отделении службы занятости. Чаще всего, работодатели предоставляют сведения по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц, не позднее 28-го числа текущего месяца.

Форма отчета

Сведения об актуальных вакансиях подаются по форме, утвержденной приказом Минтруда России от 26.02.15 г. № 125н в Приложении № 11. Однако в некоторых регионах может быть установлена своя форма.

Отчет по вакансиям должен содержать сведения о:

• существующих вакантных местах;
• требованиях к соискателям;
• размере зарплаты;
• режиме, характере работы.

Ориентируясь на указанную в отчете информацию, центр занятости направит в компанию подходящего кандидата. Если он успешно пройдет собеседование, работодатель может заключить с ним трудовой договор. В этом случае наниматель должен будет в течение пяти рабочих дней предоставить в ЦЗН направление, которое принес соискатель, указав в нем дату приема на работу.

Ответственность за непредоставление информации

Согласно ст. 19.7 КоАП РФ, за непредставление информации о вакантных местах, а в отдельных регионах и об их отсутствии, либо за представление сведений с нарушением срока работодатели несут административную ответственность:

• для должностных лиц штраф составит от 300 до 500 руб.,
• для юридических лиц – от 3000 до 5000 руб.

Среди множества видов отчетности работодатели частенько забывают об обязанности информировать центр занятости населения (ЦЗН) о вакансиях, массовом сокращении штата, занятости инвалидов и пр. Давайте разберемся, какие сведения организация должна представлять в ЦЗН, в какие сроки и чем грозит игнорирование этого требования.

Основной документ, который регулирует отношения работодателей с ЦЗН, — это Федеральный закон от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения РФ» (в ред. от 03.07.2018). В соответствии с п. 2 и 3 ст. 25 работодатели обязаны сообщать в центр занятости населения следующее:

— данные о наличии свободных рабочих мест и вакантных должностей;

— информацию о выполнении квоты для приема на работу инвалидов;

— сведения о применении процедур о несостоятельности (банкротстве);

— сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также о приостановке производства;

— сведения о принятии решения о ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации.

Зачем это нужно? Ведь во времена интернет-технологий предприятия могут сами искать себе сотрудников, объявлять о банкротстве у себя на сайте и пр., не прибегая к услугам ЦЗН. Требования ФЗ № 1032-1 призваны поддержать государственную политику в области занятости населения, которая способствует трудоустройству граждан, предупреждению массовой и сокращению длительной безработицы, поддерживает предпринимательскую инициативу и мн. др.

Отчет о вакантных местах. Точного определения, что такое вакансия, в трудовом законодательстве нет. Традиционно под этим термином подразумевается наличие незанятого рабочего места или должности, на которую может быть принят новый работник. Не важно, новая ли это штатная единица или вы ищете замену уволенному человеку. При этом должности, которые освободились из-за того, что сотрудник ушел в декрет или временно переведен на другую работу, вакантными не считаются. Сообщать о них в центр занятости не нужно.

Формируйте отчет о вакансиях в программе Контур.Персонал

А если речь идет о постоянном наборе сотрудников? Когда в организации «текучка» или работодатель хочет усилить состав отдела высококлассным специалистом? По таким вакансиям тоже нужно представлять сведения и следить за их своевременным обновлением.

Иногда бывает так, что в штатном расписании есть свободная единица, а потребности в таком сотруднике в настоящее время нет. Рекомендуем либо декларировать эти должности как вакантные, либо приводить внутренние документы в соответствие с актуальным состоянием штата.

На профильных форумах частенько возникает вопрос: а надо ли подавать нулевой отчет о вакансиях? Исходя из формулировки закона, сведения об отсутствии свободных рабочих мест подавать не нужно. Но работодатель должен уведомить ЦЗН о закрытии вакансии, если нашел сотрудника.

Важно! Сведения о свободных рабочих местах не должны ограничивать права или устанавливать преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения и других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников.

Единой даты для сдачи статистической отчетности нет. Единственное требование — не реже одного раза в месяц. Каждый регион вправе самостоятельно утвердить крайний срок подачи сведений. Его можно узнать в региональном отделении центра занятости населения.

Шаблон отчета «Сведения о потребности в работниках, наличии вакантных мест» опубликован в приложении № 11 к Приказу Минтруда России от 26.02.2015 № 125н. При этом регионы могут дорабатывать его по своему усмотрению. Актуальную форму можно запросить в своем отделении ЦЗН.

По указанным работодателем в отчете критериям ЦЗН подбирает соискателей и направляет их в организацию. Принимая в штат соискателя, работодатель в пятидневный срок возвращает его направление в ЦЗН с указанием дня оформления на работу. В случае отказа в трудоустройстве работодатель делает в направлении ЦЗН отметку о дне явки, причине отказа и возвращает направление соискателю.

Сведения о выполнении квоты для приема на работу инвалидов. Такие сведения работодатель должен сообщать в ЦЗН, если на предприятие распространяется требование ст. 21 Федерального закона от 24.11.1995 № 181 «О социальной защите инвалидов». Если в штате больше 100 человек, устанавливается квота для трудоустройства инвалидов — от 2 до 4 % от среднесписочной численности. Дополнительно к этому регионы могут нормативным актом определить квоту не более 3 % для организаций со штатом от 35 до 100 человек.

Игнорировать квоты и отказывать инвалидам в трудоустройстве обходится дорого — штраф от 5 000 до 10 000 рублей для должностных лиц. Статья 5.42 КоАП РФ расценивает это как нарушение прав людей с ограниченными физическими возможностями.

Сведения о работающих инвалидах представляются ежемесячно. Единой утвержденной формы нет, региональные центры занятости устанавливают ее самостоятельно. Обычно в ней содержится информация о самой организации, общем количестве сотрудников, установленной квоте и фактически созданных рабочих местах. При необходимости в ней же можно указать вакансии, доступные инвалидам.

Сведения о применении процедур о несостоятельности. О применении процедуры банкротства работодатель обязан информировать службу занятости ежемесячно. И если сначала к работодателю применяется процедура наблюдения, о ней следует сообщить сразу. Если ее действие распространяется и на следующий месяц, об этом тоже требуется сообщить в ЦЗН. Сведения представляются в произвольной форме, если иное не утверждено региональным нормативным актом.

Сведения о введении режима неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели, а также при приостановке производства. Когда работодатель меняет организационные или технологические условия труда (производственные изменения, реорганизация компании и др.), зачастую это ведет к корректировке условий трудового договора по инициативе работодателя. ТК РФ допускает такой вариант, главное, чтобы не менялась трудовая функция сотрудника.

Однако серьезные изменения могут повлечь за собой массовое увольнение работников. В целях сохранения рабочих мест работодатель имеет право вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.

После того как решение принято, работодатель обязан в письменной форме сообщить об этом в ЦЗН в течение трех рабочих дней. Унифицированная форма для такого сообщения не установлена, но может быть определена, например, региональными нормативными актами. В противном случае информация подается в произвольной форме. Отчет должен содержать данные о количестве простаивающих работников или тех, кому установлено неполное рабочее время, а также время, на которое работодатель установил такой режим.

Сведения о принятии решения о ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации. Организация обязана уведомить службу занятости о сокращении штата за два месяца, а о предстоящем массовом увольнении — за три месяца (п. 2 ст. 25 Закона № 1032-1). Форма этого отчета установлена Постановлением Правительства РФ от 05.02.1993 № 99. Она содержит сведения о каждом из сотрудников, подлежащих увольнению:

• полные ФИО;
• образование;
• профессия или специальность;
• квалификация;
• средняя заработная плата.

При этом у регионов есть право дорабатывать отчетную форму по своему усмотрению.

Информация о штрафах. Непредставление, неполное или несвоевременное представление сведений в ЦЗН по любому из отчетов влечет административную ответственность. Должностные лица должны будут выплатить штраф от 300 до 500 рублей; юридические лица — от 3 000 до 5 000 рублей (ст. 19.7 КоАП РФ).

Вместо заключения. Не стоит забывать, что в отношении службы занятости у работодателей есть не только обязанности. Сотрудничество с региональным ЦЗН может быть полезно. Самое очевидное — это, конечно, подбор персонала согласно обозначенным требованиям. А кроме того, любая организация вправе запрашивать у органов службы занятости информацию о положении на рынке труда. Сделать это можно в любой удобной форме: по электронной почте или через МФЦ государственных и муниципальных услуг совершенно бесплатно.