Положение о претензионной работе в водоканале

Статьи по теме

Претензионная работа – это процесс урегулирования конфликта между компанией и третьими лицами до того, как придется подавать иск. Как организовать такую работу в компании и какие документы издать.

Содержание статьи:

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

В претензионно-исковую работу входит досудебный этап

Претензионная работа – это часть претензионно-исковой работы, которую ведет юридический отдел компании для защиты ее интересов. Претензионная работа включает в себя:

• выявление нарушений со стороны контрагента
• разработку документов, которые нужно направить контрагенту перед началом судебного этапа;
• направление документов контрагенту;
• отслеживание реакции контрагента на поступившее от компании обращение;
• работу с претензиями, которые приходят от контрагентов компании, и направление отзывов на поступившие обращения. В частности, это может быть работа с претензиями клиентов. Клиентом может быть как юридические лица, так и граждане, в зависимости от рода деятельности компании и специфики бизнеса.

Поручите работу с претензиями профессионалам

Претензионная работа в организации направлена на то, чтобы урегулировать конфликты с другими организациями, убирать причины разногласий и предотвращать необходимость судебного разбирательства. Если в компании нет своего юридического отдела или штатного юриста, претензионная работа ведется сотрудниками других подразделений, например, менеджерами или делопроизводителями. Но чтобы избежать проблем на этапе претензионной работы или судебного разбирательства, лучше поручить работу с претензиями юристу.

Претензия, которая испугает контрагента. 17 готовых образцов

Претензионно-исковая работа на предприятии нужна для защиты его интересов

В целом претензионно-исковая работа – это процесс, который нужен для того, чтобы защитить материальные интересы компании. Когда компании не платят или не исполняют другие обязательства по сделке, необходимо начать претензионно-исковую работу в отношении контрагента-нарушителя.

Если сама компания допустила нарушение и получила претензию от бизнес-партнера, нужно выяснить, почему нарушение произошло, и принять меры, чтобы его ликвидировать. Если по условиям договора за нарушение нужно выплатить штраф или неустойку, компания на досудебной стадии урегулирует конфликт. Сроки на урегулирование указывают в договоре, если этого не сделали, стороны должны разрешить конфликт в течение 30 дней с момента направления претензии.

Не всегда удается снять разногласия на стадии претензионной работы. Контрагент не соглашается с претензией, или сама компания возражает против требований контрагента. Тогда наступает следующий этап претензионно-исковой работы на предприятии: подготовка обращения в суд. По правилам АПК РФ для многих типов споров существует обязательный порядок досудебного разрешения (ч. 5 ст. 4 АПК РФ). Если компания не выполнит эти требования, суд не примет иск. Необходимо подтвердить, что компания предприняла усилия по разрешению конфликта до того, как обратилась за судебной защитой.

42 полезных документа для юриста компании

В претензионную работу юриста входит подготовка доказательств

Чтобы подтвердить, что компания выполнила требования закона, понадобится представить суду претензию и ответ не нее, доказательства отправки – почтовые квитанции, опись вложения и т. п. Возможно, потребуется электронная переписка или другие документы.

Подготовить необходимые доказательства – часть того, в чем заключается претензионная работа юриста. Нужно выполнять процедуру, а также своевременно и надлежащим образом обеспечивать доказательства, которые позволят компании отстоять свою позицию в суде. На этапе подготовки иска и для ведения процесса многие компании приглашают юридических консультантов, но обеспечения доказательств – задача юриста, который состоит в штате компании.

Положение о претензионно-исковой работе необходимо для организации рабочего процесса

Для организации претензионной работы юриста или сотрудника, которому ее поручили, в компании издают положение о претензионно-исковой работе. Это локальный акт, в котором прописывают порядок претензионной работы. Здесь нужно изложить задачи сотрудников, цели претензионно-исковой работы, механизм работы с претензиями.

Положение о претензионно-исковой работе в организации — что это и зачем нужно

Согласно положениям ст. 8 ТК РФ, работодатель вправе разрабатывать локальные нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения, если их содержание не противоречит нормам действующего российского законодательства. Оптимизация же претензионной работы, безусловно, требует создания специального регламента, регулирующего не только деятельность сотрудников юридического отдела организации, но и порядок их взаимодействия с остальным коллективом по вопросам, связанным с урегулированием спорных договорных отношений с контрагентами.

Бланк положения о порядке

ведения претензионно-исковой

работы

При этом стоит сразу отметить, что в сфере малого бизнеса разработка отдельного положения о претензионной работе — явление редкое. Более того, здесь даже отдельной должности юриста или специалиста по претензионной деятельности обычно нет. Организации же среднего бизнес-звена все чаще предпочитают разрабатывать отдельный регламент для ведения такой работы, а в крупных организациях формируются целые юридические отделы, деятельность которых регулируется в том числе и такими актами. Главное назначение положения такого рода — регламентирование порядка выставления законных требований по обязательствам к контрагентам и реагирование на поступившие от последних претензии.

Данный акт при условии правильной его разработки:

1. Оптимизирует порядок ведения претензионно-исковой деятельности.
2. Способствует сохранению и укреплению деловой репутации организации.
3. Повышает качество договорной работы на предприятии.
4. Снижает временные затраты на выставление претензий и реагирование на них.
5. Оптимизирует взаимодействие специалистов-юристов и работников других секторов по вопросам, связанным с урегулирование спорных договорных отношений.
6. Снижает издержки, вызванные неисполнением контрагентами их обязательств по сделкам.
7. Способствует правильной оценке рисков в исковой работе.
8. Обеспечивает сохранение информации о контрагенте, регламентируя порядок и сроки хранения претензий.

Структура положения

Структура положения о претензионной работе разрабатывается в организации самостоятельно, но представляется правильным включать в акт разделы, описывающие:

• общие положения;
• порядок ведения работы по выставлению претензий;
• порядок и сроки хранения документации;
• порядок и сроки реагирования на проступающие претензии;
• исковую работу и действия в ходе исполнительного производства;
• взаимодействие работников юридической службы с работниками других отделов в ходе претензионной работы;
• ответственность за нарушение порядка ведения претензионной работы.

Как правовой акт положение должно коррелировать с остальными регламентами, действующими на предприятии. Особенно это касается организаций, связанных с поставками и закупками продуктов питания краткосрочного хранения или хрупких товаров, т. к. в этом случае разрабатываются отдельные регламенты по приемке и хранению поставленных товаров.

Примерное содержание положения

Отметим сразу, что на содержание положения о претензионной работе во многом влияют особенности деятельности самой организации. Например, для предприятий, работа которых связана с поставками или заказами товаров, большое значение имеет быстрое выставление претензии по факту обнаружения брака или повреждения товара при приемке, что не может не находить своего отражения в регламенте. Мы же рассмотрим наиболее общий вариант документа.

Общие положения

В разделе, содержащем общую информацию, обычно указываются:

• лица, на которых возложена обязанность по ведению претензионной работы на предприятии и контролю за ней;
• цели и задачи, поставленные перед работниками юридического (претензионного) отдела.

Обязанность по осуществлению претензионно-исковой деятельности, как правило, возлагается на специалиста по претензионно-исковой работе или разделяется между работниками юридической службы организации. Контроль за выполнением работниками их обязанностей возлагается на главу юридического отдела. Если же такая служба на предприятии не была создана, то контроль осуществляется непосредственно руководителем организации либо лицом, на которое возложены соответствующие полномочия.

Кроме того, в этом же разделе обозначаются цели и задачи, поставленные перед работниками юридической (претензионной) службы:

1. Защита имущественных и неимущественных прав и интересов организации.
2. Минимизация убытков, связанных с неисполнением обязательств контрагентами.
3. Оценка рисков исковой работы.
4. Защита деловой репутации организации.
5. Повышение качества договорной работы на предприятии путем учета ее недостатков, повлекших неисполнение контрагентами обязательств.
6. Устранение причин неисполнения договорных обязательств.
7. Повышение качества взаимодействия работников всех служб в ходе претензионной работы.
8. Повышение эффективности исполнительного производства.

Работа по выставлению претензий

В работе по выставлению претензий необходимо учитывать риски и затраты на нее. Таким образом, раздел о работе по исходящим претензиям должен включать информацию:

1. Об обязательных случаях выставления претензий и минимальной сумме ущерба, причиненного неисполнением обязательств, при которой необходимо их выдвижение. Эта сумма определяется организациями индивидуально, исходя из затрат на ведение претензионной работы.
2. О сроке выставления претензии. Обычно 30 дней после нарушения обязательств контрагентов достаточно, однако иногда, например если речь идет о скоропортящейся продукции или товарах ответственного хранения, его стоит сократить до нескольких дней, согласуя при этом с регламентом приемки.
3. О порядке отправки претензии и их учета. Целесообразно отправлять документы курьерской доставкой или почтой с уведомлением и описанием вложения. В организации необходимо вести журнал регистрации исходящей корреспонденции. Эти меры позволят сохранить доказательства проведения досудебного урегулирования хозяйственного спора, что особенно важно в связи с изменением норм ч. 5 ст. 4 АПК РФ (теперь досудебное урегулирование обязательно для подавляющего большинства хозяйственных споров).
4. О порядке приглашения экспертов. Если установление каких-либо обстоятельств по спорному делу требует привлечения экспертов, на юриста может быть возложена обязанность по их привлечению с указанием квалификации специалистов и срока обращения к ним. Такие действия могут быть оправданны, если речь идет об установлении причин порчи дорогостоящего товара, обосновании изменения предстоящих расходов и т. п.
5. О порядке и сроках хранения претензий. Представляется правильным хранить архив претензий в течение как минимум года с момента прекращения спора. В зависимости от сути спорных обязательств, хранение претензий может предусматривать как свободный доступ всех сотрудников юридического отдела, так и ограничения с учетом требований, предъявляемых к хранению коммерческой тайны или иной охраняемой информации.

Отдельно стоит упомянуть примерный бланк претензии. Он разрабатывается в организации самостоятельно с учетом особенностей деятельности, но в любом случае стоит соблюдать правила делового оборота, согласно которым документ должен содержать реквизиты организации, сведения о договоре, из которого происходят нарушенные обязательства, суть нарушения и само требование об их исполнении.

Работа по реагированию на претензии

Этот раздел объединяет сведения о следующих моментах:

1. Максимальном сроке реагирования на претензию. Обычно он составляет 30 дней — этого вполне достаточно для оценки законности требований и анализа прилагаемых документов.
2. Порядке проверки поступившей от контрагента документации и лицах, ответственных за ее проверку. Например, если организация осуществляет поставки продукции, требующей холодного хранения, возможны запросы в транспортную компанию о температуре в рефрижераторе во время транспортировки. Здесь же стоит указать сроки, в которые должны быть сделаны необходимые запросы.
3. Перечне необходимой для рассмотрения претензии документации, которую должен приложить контрагент. Как минимум это:

• письменная претензия;
• материалы, подтверждающие нарушение обязательств (накладные, результаты фото- или видеосъемки, акты приемки товара, акты о браке и т. д.).

В этот же раздел стоит включить описание бланка ответа на претензии контрагентов. Нормативные акты не содержат жесткой формы такого документа, потому он в каждой организации разрабатывается самостоятельно.

Исковая работа и деятельность в ходе исполнительного производства

Составляя этот раздел, нет необходимости дублировать нормы ГК и АПК, которыми по большей части регулируется исковая работа. Содержание его не может противоречить нормам действующего законодательства, но может дополнительно регулировать трудовые отношения внутри организации, устанавливая собственные сроки и порядок ведения исковой работы. Таким образом, достаточно будет ограничиться сведениями:

• об обязательствах, по которым необходимо начинать исковое производство, с учетом рисков и расходов на такую деятельность;
• сроке передачи дела для искового производства (АПК и ГК содержат указание на максимальные сроки исковой давности, но регламент может установить уменьшенные сроки для обращения в суд);
• лицах, уполномоченных принимать решение о заключении мирового соглашения от имени организации;
• лицах, контролирующих исковую работу организации (как правило, это глава юридической службы, руководитель предприятия либо сотрудник, которому даны такие полномочия);
• порядке и сроке хранения исковой документации в организации (обычно он идентичен сроку хранению претензий, однако в случае судебного урегулирования спора представляется правильным увеличить срок хранения);
• мерах контроля за исполнением удовлетворенных исковых требований к организации.

Представительство интересов организации и взаимодействие сотрудников в ходе претензионной работы

По общему правилу интересы организации представляет руководитель или лицо, им уполномоченное. Руководитель вправе издавать письменные приказы о передаче подписи. В регламенте стоит указывать список лиц, имеющих право:

• подписи под претензионными документами и представления интересов организации на стадии досудебного урегулирования спора;
• подписи под исковыми документами и представления интересы организации в суде;
• доступа к архиву претензионной и исковой документации;
• представления интересов организации в ходе исполнения решений суда и контроля их исполнения.

Для ускорения работы желательно указывать:

• срок передачи дела работникам претензионного отдела специалистами других служб организации;
• право специалиста претензионного отдела давать распоряжения работникам других служб о предоставлении всей необходимой информации;
• срок предоставления работниками других служб необходимой информации о спорном договоре по запросу сотрудника юридического отдела;
• обязанность специалистов по претензионной работе проводить анализ причин, повлекших неисполнение обязательств, и давать рекомендации для оптимизации договорной работы в дальнейшем.

Ответственность за нарушение положения о претензионной работе

Являясь локальным нормативно-правовым актом, положение регулирует порядок исполнения должностных обязанностей сотрудниками организации. В связи с этим нарушение его норм вполне может стать причиной наложения на виновного дисциплинарного взыскания в порядке ст. 192 и 193 ТК РФ как за неисполнение или ненадлежащее исполнение сотрудником своих трудовых обязанностей. Представляется правильным прописывать такое условие в положении. Причем ответственность за неисполнение норм регламента претензионной работы возлагается не только на работников юридического отдела или специалиста по претензионной работе — она касается всех сотрудников, которые оказались в нее вовлечены (например, в связи с обязанностью передавать документацию по неисполненным обязательствам для претензионной работы, своевременно отвечать на запросы юридического отдела и т. д.).

Таким образом, разработка положения о претензионной работе не только способствует решению задач, поставленных перед работниками юридических отделов, но и положительно сказывается на взаимодействии последних с остальными работниками. Примерный образец положения о порядке ведения претензионной работы можно скачать на нашем сайте.

Еще больше материалов по теме в рубрике: "Работа".

(наименование организации, адрес местонахождения, ОГРН, ИНН)

Приказ N ___ от "___"______ ____ г.

о порядке ведения претензионно-исковой

работы в "____________________"

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок организации и ведения претензионно-исковой работы в _____________________ (далее по тексту – "Организация").

1.2. Настоящее Положение разработано с учетом требований действующего законодательства Российской Федерации.

1.3. Настоящее Положение обязательно к исполнению всеми структурными подразделениями Организации.

1.4. Претензионно-исковая работа должна обеспечивать:

1.4.1. Экономические интересы Организации путем снижения и предупреждения непроизводительных расходов.

1.4.2. Защиту и восстановление имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов Организации.

1.4.3. Анализ причин, вызывающих неисполнение договорных обязательств Организацией и ее контрагентами.

1.5. Претензией является заявленное другому лицу в письменной форме требование о восстановлении нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов Организации, основанных на законодательстве Российской Федерации или договоре.

1.6. Иском является направленное органу, уполномоченному разрешать соответствующие споры в соответствии с их подведомственностью и подсудностью, письменное заявление Организации об оспаривании или восстановлении в принудительном порядке нарушенных имущественных и неимущественных прав и охраняемых законом интересов, основанных на законодательстве Российской Федерации или договоре.

1.7. Претензионно-исковая работа осуществляется в два этапа:

1.7.1. Претензионный (досудебный) этап урегулирования спора.

1.7.2. Исковое производство (судебный порядок рассмотрения спора).

2. Субъекты претензионно-исковой работы

2.1. Организацию и ведение претензионно-исковой работы осуществляет юридический отдел Организации.

2.2. Руководитель юридического отдела обязан направлять и координировать претензионно-исковую работу структурных подразделений Организации.

2.3. Структурные подразделения Организации, осуществляющие контроль за выполнением договорных обязательств и заинтересованные в исполнении обязательств, обязаны отслеживать сроки исполнения обязательств контрагентами и, при установлении фактов их нарушения, обязаны не позднее _____ (__________) дней с момента установления факта нарушения информировать об этом юридический отдел в письменной форме и предоставить все необходимые документы для предъявления претензий.

2.4. Юридический отдел обязан оформить претензию, а при необходимости и иск, если соответствующими структурными подразделениями ему переданы все необходимые документы, достоверно свидетельствующие о нарушениях и обоснованности предъявляемых претензий и исков.

2.5. Юридический отдел представляет руководителю Организации ежеквартальный отчет о претензионно-исковой работе в Организации с анализом причин неисполнения Организацией и ее контрагентами договорно-правовых обязательств.

3. Порядок предъявления и рассмотрения претензий и исков

3.1. Основанием для предъявления претензий являются нарушения предусмотренных законодательством Российской Федерации или договором (контрактом) обязательств, за которые установлена ответственность контрагента.

3.2. Организация и ведение претензионной работы включает в себя:

3.2.1. Получение от структурных подразделений документов, необходимых для предъявления претензий, в том числе по дебиторской задолженности.

3.2.2. Проверка наличия права на предъявление претензий и полноты материалов для их обоснования.

3.2.3. Составление проекта претензий и представление на подпись руководителю Организации.

3.2.4. Учет и регистрация предъявленных и поступивших претензий.

3.2.5. Проверка законности предъявленной претензии и ее обоснованности (наличие необходимых доказательств, правильность расчета взыскиваемой суммы и т. д.).

3.2.6. Запрос недостающих документов по полученным претензиям.

3.2.7. Рассмотрение претензий от контрагентов.

3.2.8. Направление претензий структурным подразделениям, с деятельностью которых связана данная претензия, для проверки расчетов и представление всех документов, необходимых для разрешения претензий.

3.2.9. Составление проекта ответа на претензию и представление на подпись руководителю Организации.

3.2.10. Анализ и обобщение практики рассмотрения претензий, внесение предложений руководителю Организации об ответственности конкретных лиц и структурных подразделений, допустивших нарушения хозяйственных обязательств перед контрагентами.

3.2.11. Осуществление методического руководства претензионной работой, если она осуществляется другими подразделениями.

3.3. Основанием для предъявления исков является отказ контрагента от удовлетворения требования, содержащегося в претензии, в добровольном порядке, а также неполучения ответа на претензию в течение установленного в ней и соответствующем договоре срока. В случаях, если законодательством Российской Федерации и договором с контрагентом не предусмотрен претензионный порядок урегулирования спора, иск может быть предъявлен сразу в суд при выявлении соответствующих нарушений.

3.4. Организация и ведение исковой работы включают в себя:

3.4.1. Регистрация и учет исковых заявлений.

3.4.2. Подготовка соответствующих документов для предъявления иска или возражения по иску.

3.4.3. Составление исковых заявлений.

3.4.4. Подготовка отзыва (письма) на предъявление Организации искового заявления.

3.4.5. Участие в рассмотрении дел в судах общей юрисдикции и арбитражных судах.

3.4.6. Контроль за своевременным получением решений, определений и других судебных документов, внесение при необходимости руководству Организации предложений по их исполнению или обжалованию.

3.4.7. Анализ и обобщение данных о качестве поступающих претензий и исков, сумме исков, причин непроизводительных расходов и других недостатков в работе Организации.

3.4.8. Внесение руководству Организации предложений об устранении недостатков в производственной деятельности, выявленных при рассмотрении исковых заявлений.

3.4.9. Принятие мер к возмещению причиненного Организации ущерба (убытков).

3.5. Организация предъявляет и рассматривает претензии и иски, передает иски на разрешение судебных органов, возражает против исков, обеспечивает защиту своих прав и охраняемых законом интересов в судах в соответствии с подведомственностью и подсудностью споров согласно процессуальному законодательству Российской Федерации.

3.6. Право подписания претензий и исков от имени Организации имеют: руководитель Организации, ______________________________ либо уполномоченные доверенностью лица.

4. Ответственность субъектов претензионно-исковой работы

4.1. Юридический отдел несет ответственность за организацию и ведение претензионно-исковой работы в Организации.

4.2. Руководители структурных подразделений несут персональную дисциплинарную и материальную ответственность в порядке, предусмотренном действующим законодательством Российской Федерации, за несвоевременное сообщение в юридический отдел сведений о нарушении контрагентами договорных обязательств или другими лицами действующего законодательства Российской Федерации, причиняющем ущерб интересам Организации, а также за несвоевременное предоставление в юридический отдел документации для ведения претензионно-исковой работы.

4.3. В случае установления при рассмотрении предъявленных контрагентами претензий и исков вины должностных лиц и работников Организации в нарушении договорных обязательств или действующего законодательства Российской Федерации руководитель Организации вправе затребовать соответствующие объяснения от виновных лиц для привлечения их к дисциплинарной и материальной ответственности.

5. Учет и хранение претензий и исков

5.1. Исходящие и входящие претензии и иски помимо регистрации в канцелярии Организации и ее структурных подразделениях регистрируются в специальных журналах в юридическом отделе Организации.

5.2. Копии исходящих и подлинники входящих претензий и исков хранятся в юридическом отделе Организации.

6. Заключительные положения

6.1. Настоящее Положение утверждается приказом руководителя Организации и вступает в силу с момента его утверждения.

6.2. Решение о внесении изменений или дополнений в настоящее Положение принимается руководителем Организации по согласованию с ______________________.

С данным Положением ознакомлен(а) _______________/_______________/