Содержание
Приемка товаров на складе или в магазине может регулироваться инструкциями, определяющими порядок приемки товаров по качеству и по количеству. Правила приемки товаров снижают риск недостачи при приемке и при дальнейшей инвентаризации. Организацию приемки товара упростит этот материал.
О чем вы узнаете:
Правила приемки товаров народного потребления (промтоваров), продуктов, техники и другой продукции, которую вы складируете и продаете, обширны и могут показаться сложными. Однако хорошая организация приемки товаров экономит ваши деньги. Поэтому приемка товаров в магазине и на складе требует вашего особого внимания.
Между заключением контракта с поставщиком и приемкой товаров в магазине или на складе скрывается еще комплекс дополнительных операций, без которых приемка товара не состоится. В первую очередь, нужно согласовать с поставщиками правила классификации груза и маркировки грузовых мест, разделение обязанностей между его и вашими сотрудниками, сроки приемки товаров, способы урегулирования претензий.
Автоматизировать работу с поставщиками можно в программе Бизнес.Ру. В сервисе вы можете работать с документами, выгружать накладные, вести учет товаров, проводить оприходование, списание, перемещение, инвентаризацию и многое другое. Оценить возможности программы Бизнес.Ру можно бесплатно>>>
Принцип приемки товаров в магазин не зафиксирован в законе о торговле (и вообще – нигде).
Несколько десятилетий прием продукции регулировался двумя инструкциями, вступившим в силу еще в 60-х годах при СССР:
В настоящее время они сами по себе не имеют юридической силы. Главным документом является договор, который магазин заключает с оптовиком или дилером на поставку товаров.
Практика сложилась таким образом, что в договорах часто ссылаются именно на инструкции СССР, споры решаются именно с опорой на эти нормативные акты.
Заниматься приемкой товара может только тот сотрудник магазина, который имеет статус материально-ответственного лица. Тогда он наделен правом ставить печать и расписываться в накладных документах.
Если материально-ответственный работник заболел, можно наделить правом приемки товара другого сотрудника, выписав доверенность по форме М-2 (на получение материальных ценностей).
Приемка товара регулируется специальным договором, где есть вся информация о принимаемой продукции.
Договор приемки товаров обычно содержит такие данные:
Оформлять приемку товаров принято, используя специальные бланки документов: от ТОРГ-1 до ТОРГ-14. Например, акт о приемке товаров оформляется по бланку ТОРГ-1.
Спланируйте поставку так, чтобы она не создала вам неудобств. Например, лучше не планировать передачу товара поставщиком на период инвентаризации, поскольку возможности для приемки товаров во время инвентаризации ограничены.
Далее нужно убедиться, что ваши сотрудники, ответственные за приемку, знают о контракте и его основных характеристиках:
Проще говоря, если вам нужна нормальная приемка заказанного вами товара, обеспечьте готовность склада. В этом поможет программа автоматизации от Бизнес.Ру.
Вы или ваша служба закупок своевременно вносите в нее информацию о заключенном контракте на поставку. Сотрудники склада проводят приемку по четкому алгоритму, имея все необходимые данные для контроля. По результатам приемки статус товара в программе меняется – если все в порядке, он может по плану поступать в продажу, а если нужны корректировки, их тоже можно запланировать и отследить. Попробовать возможности программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>
С перевозчиками, как и с поставщиками, нужно согласовать место, время и способ передачи товара, ответственных с обеих сторон, комплект необходимых документов и порядок решения спорных вопросов. Сопровождение ваших товаров в пути будет нелишним.
Нужно проконтролировать фактические сроки отправки груза и его прохождение через известные вам пункты, в том числе перевалочные, а также через границу и таможню.
По прибытии товара еще до его фактической приемки нужно проверить сохранность груза. Процедура начинается с проверки транспортного средства. Если вагон, фура, контейнеры и т.п. должны быть опломбированы – проверьте наличие и сохранность пломб.
Также посмотрите на состояние транспортного средства, нет ли на нем повреждений. Затем убедитесь, что не повреждена ни маркировка груза, ни тара. После этого сверьте наименование товара и другую информацию из транспортной маркировки с документацией на груз.
Если никаких повреждений на этой стадии не обнаружено, переходите к следующему этапу предварительной проверки. Убедитесь, что соблюдены оговоренные сроки поставки.
Проверьте, в каких условиях транспортировали груз – правильно ли он уложен, не нарушен ли температурный режим, обеспечивался ли ваш товар льдом, если это было необходимо, и так далее. Затем произведите осмотр груза. Если перевозчик отказывает вам в пересчете или проверке веса товара, обязательно отметьте это в документах приемки товара.
Перед приемкой товара нужно заранее освободить место для организации приемки, наметить и зарезервировать места на складе под прибывший товар. Кроме того, нужно выделить технические средства для погрузки-разгрузки, подготовить сканеры штрихкодов, составить необходимые документы, спланировать работу сотрудников.
Машина с товаром въезжает на склад, направляется к заранее определенному месту разгрузки и проходит визуальную проверку, как описано выше. После того как машина открыта и погрузочно-разгрузочное оборудование подано, начинается разгрузка с визуальным контролем каждой грузовой единицы.
Товар проходит предварительную приемку по числу грузовых мест (тарных мест). Дальше оформляются необходимые документы, ваши сотрудники отдают пакет документации представителям поставщика или перевозчика. Затем статус товара меняется в базе данных программы автоматизации – груз считается полученным. После этого происходит окончательная приемка, и товар готовится к хранению.
При предварительной приемке товар пересчитывают и проверяют упаковку на вид. При окончательной приемке грузовые места вскрываются, и проводится приемка товаров по количеству и по качеству.
При приемке товаров по количеству фактическая «численность» товаров сверяется с указанной в упаковочных листах, накладных, счетах. Допускается сплошная и выборочная проверка, в ходе которой вскрываются грузовые места – заводские или сформированные поставщиком либо перевозчиком упаковки с товаром.
Сплошная приемка по количеству – это вскрытие всех упаковок подряд для пересчета или перевеса товаров. При выборочной приемке по количеству упаковки, которые вскрывают ваши сотрудники, определяются случайным образом. Сколько тарных мест проверять – решать вам. Обычно это зависит от надежности поставщика. Иногда условия такой выборочной проверки включаются в договор поставки.
При приемке товаров по качеству проверяется комплектность товара, его состояние и маркировка на нем. Упаковка товара вскрывается, и ваши сотрудники определяют, насколько качественный товар приехал на склад. Для проверки по качеству по умолчанию установлены определенные сроки:
Особые сроки приемки товара по качеству можно также прописать в договоре поставки.
Подробнее о правилах приемки продовольственных товаров читайте здесь>>>
Как упростить и снизить ошибки при приемке товаров в магазине и на складе? Некоторые принципы приемки товаров можно автоматизировать.
Как организована приемка товаров у 80% магазинов?
Магазины, чтобы упростить процесс приемки товаров, организовывают электронный документооборот: тогда разбирательства будут значительно проще, и можно вносить исправления в документы в электронном виде.
Если на склад торговой точки приезжает много машин, магазин заключает с поставщиками особый договор. В него вносится информация о максимальном пороге расхождений, например 3% ошибок. Это делается, чтобы не задерживать другие машины при разгрузке, а также упростить работу приемщиков.
Для упрощения приемки товаров рекомендуется перейти на специальные товароучетные программы. Для небольших магазинов идеальным решением будет сервис учета и работы с документами Бизнес.Ру.
Магазин покупает сканер штриховых кодов, и все штрих-коды товаров, которые продает магазин, заносятся в систему.
При поступлении товаров приемщику необходимо просканировать продукцию, которую только что привез водитель, а затем выгрузить накладную. Если есть расхождения, сервис Бизнес.Ру это покажет.
Процесс приемки товаров является стержневым для всех бизнес-процессов магазина. Если возникнут какие-либо расхождения, не будет замечена и не решена проблема недостачи или излишек, то это грозит большими сложностями при учете продукции в дальнейшем.
Во время поступления самой частой ошибкой является недостача. Причиной может быть:
Если недостача произошла из-за расхождений по качеству или количеству, то необходимо заполнить акт по форме ТОРГ-2 (для российской продукции) и по ТОРГ-3 (для зарубежной).
Когда при приемке товаров обнаружили излишек, есть несколько вариантов действий:
Выбранный путь необходимо согласовать с оптовиком или дилером. Либо договориться заранее – алгоритм действий, если найден излишек при приемке товара, надо описать в договоре поставки.
Подробнее о правилах возврата товара поставщику читайте здесь>>>
Пересортица – это недостача одного вида продукции и излишек другого. В этом случае надо оформлять документ по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3 – если вы торгуете импортом), а также написать претензию руководству оптовой компании.
Также, как в случае с излишком, магазин может как не принимать груз, так и принять его. Возможна также частичная приемка товара.
Например, машина хлебозавода привезла в магазин 20 булочек с шоколадной начинкой и 10 булочек без начинки, когда заказ и счет был выставлен на 15 булочек с шоколадом и 15 – без всего.
В этом случае можно:
Автоматизировать работы по оприходованию, инвентаризации, списанию, перемещению и комплектации товаров можно в программе Бизнес.Ру. Она позволяет вести полноценный складской, торговый и финансовый учет, ускоряет выписку документов и обеспечивает сохранность данных. Попробовать возможности программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас>>>
В случае повреждений вагона, фуры, контейнера, в которых приехал груз, а также в случае отсутствия или нарушения пломбы вам придется провести сплошную проверку товара по количеству и по качеству. Затем составляется акт, на основании которого вы сможете предъявить претензии перевозчику или поставщику. Актируется также:
Если груз приехал на машине (в том числе фурой), допустимо сделать отметки в товарно-транспортной накладной вместо составления акта.
Данные о недостаче или об излишках при приемке товара вносятся в акт. В случае с недостачей товара при приемке этот документ станет основанием для ваших претензий поставщику.
Если недостача обнаружилась в невскрытой заводской упаковке (некомплект), вы предъявляете претензию не только поставщику, но и производителю.
Не зная производителя или его адреса, вы направляете два экземпляра акта поставщику, который уже будет разбираться с производителем. Об излишках вам тоже нужно сообщить поставщику – хотя, возможно, и не захочется.
Если вы установите, что недостача при приемке образовалась из-за чьих-то злонамеренных действий, обязательно сообщите об этом в правоохранительные органы. Порядок здесь такой же, как при обнаружении недостачи в результате инвентаризации. Иначе вы, как минимум, не сможете признать ущерб в налоговом учете.
Полноценная автоматизация магазина, онлайн-касса 54-ФЗ
Дата публикации: 15.12.2016 2016-12-15
Статья просмотрена: 2822 раза
Анашенко И. К. Положение о приемке товаров по количеству и качеству // Молодой ученый. 2016. №28. С. 619-622. URL https://moluch.ru/archive/132/36354/ (дата обращения: 01.09.2019).
В Гражданском кодексе можно увидеть, что обязанность лица, которое осуществляет покупку ограничивается необходимостью проверить товар на соответствие количеству и качеству в порядке, установленном законом, иными правовыми актами, договором или обычаями делового оборота, что указано в пункте 2 ст. 513 ГК РФ. [1] Как указано в Постановлении Пленума ВАС, отсутствие последовательных правил по приемке продукции не может освобождать поставщика от ответственности при нарушении им условий договора. [2] Но, как указано в Постановление ФАС Северо-Кавказского округа, если при приемке товара не было заявлено каких-либо претензий, то поставщик считается добросовестно исполнившим свою обязанность перед поставщиком. [3]
Документы, которые регламентируют порядок приемки товаров по количеству и качеству имеют рекомендательный характер и необязательны к исполнению. К таким документам относится «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» [4] и «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству [5] (далее-Инструкции), они были утверждены Постановлением Госарбитража СССР в 1965 и 1966 годах. Таким образом, для сохранности продукции и товаров при поставках и обеспечения условий для своевременной и правильной их приемки, лучшим вариантом для организации будет разработка положения о приемке по количеству и качеству.
Согласно Единой государственной системе делопроизводства к положению следует относить правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения. [6] Положение о приемке по количеству и качеству может содержать такие структурные элементы как «Общие положения», «Сроки приемки товаров по количеству и качеству», «Особенности приемки товаров по количеству», «Особенности приемки товаров по качеству».
Раздел «Общие положения» описывает общие положения, которые регулируют действие положения на предприятии по регулированию условий поставки товаров по количеству и качеству. Так же можно указать на определение товара, а именно, что товаром следует считать тот товар, который указан в спецификации, которая приложена к заключенному договору. В этой главе следует указать о сторонах, на которые распространяется данный нормативно-правовой акт, а именно фирму, под которую разрабатывается положения, а также юридические лица, и можно указать про нераспространённость положения на товары, приобретенные для личного, семейного потребления. Как показывает судебная практика, к целям, не связанными с личным использованием товаров, можно отнести приобретение оргтехники в организацию. Однако, если, например, офисная мебель или материалы для ремонтных работ будут приобретаться у розничного продавца, то эти отношения будут регулироваться нормами о розничной купли- продаже (пункт 5 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки»). [2]
Составляя раздел «Сроки приемки товаров по количеству и качеству» можно обратить внимание Инструкции, утверждённые Постановлением Госарбитража СССР 1965 и 1966 годах. Согласно ним, товар считается принятым своевременно, если приемка осуществлена в установленные сроки. Согласно п. 14 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 22.10.1997 № 18, инструкция может применяться только в случае, если это оговорено и установлено в договоре. Если стороны диспозитивно укажут, что в случае неоговоренных условий необходимо пользоваться Инструкцией, то получиться слишком жесткий механизм с «подводными камнями». Наилучшим образом будет взять некоторые условия из Инструкции и включить их в договор. [2]
Рассмотрим ситуацию в аспекте сроков по количеству. Согласно Инструкциям, существует несколько вариантов приемки в зависимости от наличия тары. В случае, если тара открытая, поврежденная или ее вовсе нет, то принято осуществлять приемку в момент получения продукции, либо в момент вскрытия контейнеров. В случае, если тара исправная, то по весу брутто или количеству мест приемка осуществляется в момент получения; по весу нетто и количеству товарных единиц так же в момент получения, но не позднее 10 дней (не скоропортящаяся продукция), не позднее 24 часов (скоропортящаяся продукция). Особый порядок установлен для районов крайнего севера. [7]
Рассмотрим ситуацию в аспекте сроков по и по качеству. Инструкции устанавливают, что приемку должны осуществлять на складе получателя, если договором не установлено иное. Приемка может быть иногородней и одногородней. При иногородней поставки приемка должна быть произведена не позднее 20 дней, но если товар скоропортящийся, то не позднее 24 часов. При одногородней поставке, приемка должна быть закончена не позднее 10 дней, со скоропортящейся продукцией аналогично иногородней. Особый порядок установлен для районов крайнего севера. Машины, оборудование проверяются при вскрытии тары, но не позднее гарантийных сроков. [8] Как показывает судебная практика, если стороны не согласовали сроки поставки, то применяется порядок и статьи 508 ГК РФ. [1] Если порядок невозможно определить, то поставка осуществляется в разумные сроки на основании статьи 314 ГК РФ.
Далее рассматриваются пункты «Особенности приемки товаров по количеству» и «Особенности приемки товаров по качеству». Если отсутствует порядок приемки, то это не освобождает недобросовестного поставщика от нарушения договора по критериям количества и качества. В данном случае покупатель предоставляет в арбитражный суд доказательства нарушений условий договора со стороны поставщика (пункт 14 Постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 N 18). [2] Желательно заключить с работником, который принимает товар, договор об материальной ответственности. Минтруд России Постановлением от 31.12.02 N 85 установил перечень профессий, с которыми работодатель может заключить такой договор. При приемке товара проверяют в первую очередь сопроводительные документы, их полноту. Прием товара по количеству заключается в определении фактического содержания товаров документарному. Если приемка осуществляется по качеству, то проверку осуществляется на качество и комплектность. В положении следует указать, что при разгрузке необходимо проверить количество: при необходимости взвесить, подсчитать штучные товары. При проверке качества необходимо произвести внешний осмотр, найти явные дефекты, посмотреть наличие необходимых маркировок. Можно произвести углубленное изучения качества для обнаружения скрытых дефектов или выборочно произвести проверку качества. Приемка осуществляется с использованием документов, которые были утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций». [9]
Приемка товара по количеству может производится путем: пересчёта (при приёмке штучного товара); перевеса (при приёмке весового товара); проверки соответствия сопроводительной документации и маркировки товара без осуществления вскрытия упаковки. Приемка товара по качеству может производится путём: выборочной проверки качества; проверки соответствия сопроводительной документации и маркировки товара без осуществления вскрытия упаковки. Приемка может приостанавливаться в следующих случаях: при обнаружении несоответствия качества, количества, комплектности, маркировки поступившего товара, тары или упаковки: требованиям ГОСТов, регламентов, иных стандартов, техническим условиям и иным требованиям, предусмотренным для данного вида товара законодательством РФ; требованиям договора поставки; данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих количество и качество товара; при обнаружении некорректно оформленных документов, предусмотренных договором поставки. Например, Арбитражным судом краснодарского края было установлено, что поставленные ответчиком светильники и крепления не соответствовали условиям контракта, параметры несоответствия были указаны в акте приемки продукции. Суд решил удовлетворить требование истца взыскать неустойку по контракту в размере 56 491 руб. [10]
При работе с поставщиками желательно прописать требования по качеству. К ним можно отнести: соответствие санитарным, техническим нормам и иным требованиям законодательства; на товаре должна быть маркировка, которая должна соответствовать требованиям таможенного союза, сопровождаться документами, которые подтверждают качество, безопасность, легальность производства, происхождение товара. [11] Например, в Арбитражном суде города Санкт-Петербурга и Ленинградской области общество с ограниченной ответственностью обратилось к Федеральному государственному унитарному предприятию с требованием о взыскании 1 524 367,69 рублей задолженности по договору поставки. Истец выявившей несоответствие товара обусловленным требованиям, в частности, по маркировке требует взыскать указанную сумму, так как на основании статьи 309 ГК РФ, обязательства должны исполняться надлежащим образом. Суд удовлетворил требования истца. [12]
Также в положении следует предусмотреть вопрос представительства при приемке товаров. Приемка может быть осуществлена с участием представителей продавца. При выявлении недостачи представителю высылается уведомление, которое содержит наименование товара, количество недостающего товара, основные недостатки, время совместной приемки. При приемке товара представителем необходимо предусмотреть за последним обязанность иметь удостоверение или доверенность. В удостоверении указываются дата выдачи, ФИО, наименование покупателя, товар для приемки. При приемке товаров должны быть использованы средства измерения, чтобы избежать искажения результатов. [13]
Таким образом, приемка товаров — это установление точного количества поступившего товара и его соответствия данным сопроводительных документов. Положением определяется общий порядок и правила приемки товаров по количеству и качеству, а также условия, необходимые для проведения объективной и достоверной приемки товаров.При разработке положения следует внимательно регламентировать все действия организации и контрагентов для гармоничного взаимодействия при осуществлении процедуры приемки товара по количеству и качеству.
Согласно положениям абз. 2 п. 2 ст. 513 ГК РФ, обязательным этапом процедуры приемки товаров потребителем является проведение проверки их качества и количества. Порядок проведения такой проверки может быть регламентирован положениями заключенного договора поставки, а при их отсутствии — положениями действующего законодательства и существующими обычаями делового оборота.
Целями проведения процедуры при этом являются:
Единых и обязательных для применения правил приемки товара действующим законодательством не предусмотрено. Базовыми документами, на основании которых осуществляется взаимодействие между поставщиком и потребителем в ходе процедуры приема-передачи товара, являются инструкции по приемке товара:
Однако руководствоваться этими документами вовсе не обязательно: постановление Пленума ВАС от 22.10.1997 № 18 указывает на то, что их положения могут применяться тогда, когда это предусмотрено заключенным между продавцом и покупателем договором поставки. При этом данные инструкции могут быть использованы при определении порядка качественной и количественной оценки товаров в ходе их приемки в качестве существующего обычая делового оборота. Такая точка зрения изложена, в частности, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 23.01.2014 № А41-20012/2012.
Проверка товара на его соответствие качественным и количественным характеристикам, установленным положениями заключенного договора, может осуществляться:
В ходе проведения проверки представители принимающей стороны могут одновременно оценивать как качество, так и количество товара. В общем случае порядок проведения мероприятия имеет следующий вид:
Согласно положениям ст. 469 ГК РФ, условие о качестве товара может быть установлено заключенным между поставщиком и покупателем договором. В том случае, если такого указания в договоре нет, стороны должны руководствоваться правилом о том, что передаваемый товар должен быть пригоден для использования в тех целях, в которых обычно применяются товары такого рода (п. 2 ст. 469 ГК РФ).
Однако иногда на практике становится довольно сложно определить, в каких случаях фактические качественные характеристики товара отвечают заявленным, а в каких — не соответствуют им. Если поставщик соглашается с тем, что поставленный им товар действительно является некачественным, проблем не возникает — стороны приходят к соглашению о замене товара или возврате денег самостоятельно. Если же поставщик отрицает тот факт, что качество поставленного товара не соответствует заданным критериям, к спору стоит привлечь эксперта. Такая точка зрения изложена в постановлении АС ВВО № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13 от 08.07.2015.
Чтобы проверка товара на его соответствие установленным качественным требованиям была объективной, важно соблюсти сроки ее проведения. Они регламентированы упомянутой выше инструкцией приемки по качеству и до сих пор применяются на практике при взаимодействии поставщиков и потребителей товара.
При этом сроки находятся в прямой зависимости от вида поставляемого продукта и удаленности потребителя от поставщика (исчисляться они начинают с момента поступления товара на склад получателя):
Особые сроки установлены для товаров, поставляемых в труднодоступные местности и районы Крайнего Севера:
Предполагается, что товар, поставленный, но не осмотренный приобретателем в течение указанного времени, может изменить свои качественные характеристики и, как следствие, перестать отвечать предъявляемым к нему требованиям.
Отсутствие в договоре условия о количестве передаваемого товара, в соответствии с п. 2 ст. 465 ГК РФ, влечет за собой признание его незаключенным. Это значит, что любой договор поставки, вне зависимости от вида передаваемого товара, должен устанавливать точное количество, соответствие которого объему фактической поставки и должен проверить покупатель.
Процедура проверки товара на соответствие фактического объема поставки заявленному в документах, может включать следующие стадии:
В том случае, если партия товара небольшая, ее стоит проверить полностью. Если же продукция поставляется в больших количествах (например, доставка осуществляется контейнерами, вагонами или автофургонами), стороны могут прийти к соглашению о проведении выборочной проверки, в ходе которой производится выборка отдельных позиций, подлежащих подсчету. Полученный в итоге результат распространяется на всю партию.
Чтобы избежать ошибок в ходе проведения приемки и минимизировать вероятность возникновения конфликтов с поставщиком, результаты проведенного осмотра товара стоит фиксировать документально. Для этого можно использовать следующие документы:
Однако законодатель не вменяет получателю товара обязанности по заполнению этих форм — документы можно составить и самостоятельно, руководствуясь сложившимися на предприятии правилами документооборота.
Если поставленный товар имеет надлежащее качество и его количество соответствует значению, заявленному в договоре поставки, необходимо подготовить акт приема-передачи.
В акте при этом должны присутствовать:
Подробнее о правилах составления такого акта можете прочитать, перейдя по ссылке.
Если принимающая сторона выявила недостатки в товаре, она должна составить соответствующий акт, указав в нем сведения о принятых изделиях и выявленных в них недостатках. В нем стоит указать:
Итак, действующее российское законодательство не устанавливает точных правил приемки товара на основании их качественных и количественных характеристик. Однако Пленум ВАС РФ предлагает сторонам договора поставки использовать инструкции, разработанные и утвержденные еще в СССР. Несмотря на то что с момента их публикации прошло более 50 лет, они остаются актуальными и сегодня, поэтому их можно использовать как поставщикам, так и покупателям.
No related posts.