Приходный кассовый ордер от физического лица

Что это такое

Приходный кассовый ордер (ПКО) – это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждом поступлении наличных денег в кассу. ПКО формируется в одном экземпляре работником бухгалтерии и подписывается главным бухгалтером (лицом его заменяющим).

Квитанция к ПКО подписывается главным бухгалтером и кассиром, заверяется печатью кассира и выдается на руки лицу, сдавшему деньги, при этом сам ордер остается в кассе. Печать ставится только на квитанции. Ставить половину печати на приходном кассовом ордере, а половину на квитанции (как делали раньше) не нужно.

Обратите внимание, начиная с 1 июня 2014 года, действует упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины, согласно которому индивидуальные предприниматели больше не обязаны оформлять кассовые документы (ПКО, РКО и кассовую книгу).

Бланк ПКО (форма КО-1)

Приходный кассовый ордер (форма КО-1), действующий в 2019 году:

Как заполнить ПКО

Инструкция по заполнению бланка приходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер ПКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата поступления денег в кассу в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2017). ПКО должен быть оформлен в день поступления денег в кассу, поэтому дата поступления денег и день формирования ордера совпадают.

В графе «Дебет» указывается номер бухгалтерского счета по дебету, которого приходуются наличные денежные средства (как правило, это счет 50 – «касса»).

Далее указывается код структурного подразделения организации, оформляющего ПКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета источника поступления денег в соответствии планом счетов бухучета:

• 51 – поступление денег с расчетного счета;
• 62 – поступление денег от покупателей и заказчиков;
• 71 – возврат денег от подотчётных лиц;
• 73-2 – возмещение ущерба (от работников);
• 75-1 – внесения денег от учредителей в уставной капитал;
• 90-1 – поступление розничной выручки.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма поступивших в кассу денежных средств.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, как правило, некоммерческими организациями в случае поступления денежных средств в порядке целевого финансирования.

В строке «Принято от» указывается ФИО физического лица или наименование организации, от которого(ой) принимаются денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание поступления денег, например: «Внесены деньги в качестве вклада в уставной капитал» или «Оплата по договору от 05.02.2017 № 10» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, поступившая в кассу. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «В том числе» пишется ставка и сумма (цифрами) НДС. Если налог на добавленную стоимость не предусмотрен, ставится прочерк или делается запись «Без НДС».

В строке «Приложение» указываются реквизиты прилагаемых первичных документов (если они имеются).

В квитанции дублируются данные из приходного кассового ордера.

Обратите внимание, в приходном кассовом ордере запрещено делать исправления.

Образцы заполнения ПКО в 2019 году

Ниже представлены образцы заполнения бланка приходного кассового ордера в 2019 году:

Поступление денег в хозяйственном субъекте может осуществляться двумя способами — безналично на расчетный счет и наличными в кассу. Документальное оформление регулируется указаниями ЦБ РФ, согласно которым в последнем случае надо составлять приходный кассовый ордер. Органы статистики для него разработали стандартную форму.

В каком случае применяется приходный ордер

Приходный кассовый ордер это документ, который выписывается бухгалтером или иным специалистом при поступлении денег в кассу.

Действует стандартная его форма, но предприятия в соответствии со спецификой своей деятельности могут ее перестраивать.

Законодательство устанавливает, что приходный кассовый ордер компании и предприниматели должны оформлять каждый раз когда осуществляется оприходование денег в кассу.

К таким ситуациям относится:

• Оформление поступления наличной выручки от покупателей и заказчиков. Приходный ордер нужно выписывать даже тогда, когда осуществляется прием налички по БСО. В этом случае он составляется на общую сумму выручки либо за день, либо за смену.
• Когда осуществляется возврат неиспользованных подотчетным лицом ранее полученных сумм.
• При поступлении денег в кассу с расчетного счета для финансирования хозяйственных расходов, а также для выплаты зарплаты.
• Возврат ранее предоставленных по договору займа средств.
• Платежи учредителей по взносам в уставный капитал.
• Возвраты ошибочно выплаченных сумм зарплат, возмещения материального вреда и т. д.
• В других установленных законодательством случаях.

Порядок применения приходника

ЦБ РФ утвердил для субъектов бизнеса единый порядок ведения операций по кассе. Согласно ему все приходные кассовые операции должны оформляться при помощи приходного ордера (ПКО). Документ может быть сформирован как вручную, так и при помощи программного обеспечения, например, программы 1С.

Выписывая данный документ, кассир или иное ответственное лицо, не должно допускать в нем ошибок при оформлении. Так как исправления в ПКО не допускаются. Если вдруг ошибка все же будет обнаружена, документ следует заново оформить.

Выписывать кассовые ордера на приход может кассир, бухгалтер, главный или старший бухгалтер, а также руководитель. Кроме этого, для оформления документов могут привлекаться сторонние специалисты. При этом нужно помнить, что подписывать документы они не имеют права.

Составленный документ направляется в кассу специалисту, который проверяет его правильность оформления, а потом осуществляет регистрацию в журнале.

Проверив все обязательные реквизиты, кассир принимает наличные деньги, количество которых должно соответствовать указанной в документе сумме. Если поступление является доходом, то сумму надо пробить по ККА. Деньги могут передавать в кассу по реестру или квитанции. В этом случае они идут в качестве приложения к пко и должны указываться в нем.

Рассмотрим назначение граф ввода приходного кассового ордера для физических лиц:

Плательщик – указывается плательщик, который выбирается из справочника физических лиц..

Номер документа – указывается номер выписываемого приходного кассового ордера.

При нажатии клавиши F2 или кнопки
на экране номер будет сформирован автоматически. Автонумерация документов производится по возрастанию числовой части номера документа.

Дата составления – дата выписки приходного кассового ордера.

Код структурного подразделения – указывается код подразделения плательщика (заполняется при необходимости).

Дебет – указывается счёт дебета (например 50/1).

Корр. счёт, субсч. – указывается счёт кредита (счёт физического лица). Подставляется автоматически при выборе плательщика.

Сумма, руб. коп.- указывается сумма операции.

Счёт реализации – указывается счёт реализации. Заполняется только при оформлении операций связанных с оплатой и реализацией товаров. В остальных случаях (например, оформление возврата неиспользованных подотчётных сумм) поле не заполняется.

Счёт НДС – указывается счёт НДС. Заполняется только при оформлении операций, связанных с НДС.

Принято от – заполняется автоматически при выборе плательщика из справочника физических лиц.

Основание – указывается основание платежа. Заполняется вручную или из справочника оснований.

Приложение – заполняется при необходимости.

После заполнения граф бланка Вам следует пересчитать документ. Для этого нажмите кнопку на панели инструментов или клавишу F9 или комбинацию клавиш Ctrl+Enter. Если в настройках приходного кассового ордера задано формирование проводок, то после расчета бланка появится окно "Новая хозяйственная операция":

После этого сформируется печатная форма приходного кассового ордера для физических лиц.

После этого Вы можете распечатать полученный приходный кассовый ордер, нажав кнопку "Печать" или "Предварительный просмотр печати" .

Настройка приходного кассового ордера для физических лиц.

Для вызова диалога настроек бланка, необходимо нажать кнопку
на панели инструментов или клавишу F4 на клавиатуре.

Выбор настройки для изменения осуществляется клавишами ^ и v на клавиатуре или при помощи мыши. При использовании клавиатуры, необходимо установить курсор на нужную строку и нажать клавишу Enter. При использовании мыши – навести указатель на строку и дважды нажать левую кнопку мыши.

После этого будет выведено окно для выбора одного из доступных значений настройки.

Настройки бланка «Приходный кассовый ордер для физических лиц»

НДС – устанавливает как будет учитываться НДС.

Налог с продаж – устанавливает как будет учитываться налог с продаж.

Ставка НДС определяется – определяет как будет проставляться ставка НДС

Ставка НП определяется – определяет как будет проставляться ставка НП.

Нулевой НСП прописью – устанавливает, будет или нет печататься нулевой НСП

Проводки по реализации – устанавливает, будут или нет формироваться проводки по реализации-

Проводки – устанавливает, будут или нет формироваться проводки.