Содержание
Приказ о предоставлении права подписи директора – это документ, официально позволяющий уполномоченному сотруднику визировать официальные бумаги вместо руководителя. Любое предприятие, будь то холдинг с тысячами сотрудников или индивидуальный предприниматель со штатом в 5 человек, ежедневно сталкивается с обилием входящей и исходящей документации, которая должна быть оформлена и подписана в соответствии с законодательными актами.
Не только руководитель предприятия, но и другие его служащие подписывают бумаги, каждый в пределах своих обязанностей. Так, сотрудники бухгалтерии подписывают счета и акты сверок, юристы – договоры и претензии, сотрудники отдела кадров – распоряжения, касающиеся персонала, трудовые книжки и т. д.
На больших предприятиях руководитель физически неспособен лично подписывать всю документацию. Предоставление права подписи на документах (приказ в этом случае должен быть оформлен по всем правилам) поможет «разгрузить» директора и делегировать часть полномочий ответственному лицу.
Помимо этого, подобный документ необходим:
Первичной документацией или «первичкой» считаются документы налогового и бухучета:
На практике приказ о предоставлении права подписи чаще всего издается именно для документов вышеперечисленного вида, их оборот на предприятиях самый большой. Первичные документы должны оформляться без ошибок и обязательно визироваться подписью ответственного должностного лица или директора предприятия.
Сотрудник, наделенный правом подписи первичной документации, выбирается по такому принципу: кто чаще всего сталкивается с «первичкой», тот ее и должен подписывать. Вполне рациональное правило. Первичную документацию, при наличии приказа о предоставлении права подписи, могут визировать:
Более конкретная информация о том, кто и что имеет право визировать, указывается в соответствующем приказе. Важно также понимать разницу между правом первой и второй подписи. Первая – прерогатива руководителя компании. Чтобы предоставить возможность другим сотрудникам подписывать бумаги, директор издает приказ о предоставлении права первой подписи. Вторая подпись предоставляется, как правило, главному бухгалтеру предприятия или его заместителю. Подобные понятия введены из-за того, что часть документов, например, банковские, имеет право подписывать только первое лицо, а некоторые, менее важные, второе лицо предприятия. Обязанности, как и образцы подписей, фиксируются при регистрации предприятия.
Приказ о предоставлении права подписи может составить любой сотрудник, в чью должностную инструкцию входит работа с распорядительными документами. Это может быть юрист предприятия, специалист по кадрам или секретарь руководителя – зависит от масштаба компании. После составления документ передается на ознакомление и подпись руководителю. Без последней документ не имеет силы. Лица, наделенные правом визировать документы, определяются директором.
Унифицированного бланка для написания приказа о делегировании права подписи на данный момент нет. Документ может быть составлен в произвольной форме либо по образцу, принятому на предприятии. Однако документ обязательно должен содержать:
Основная часть раскрывает суть распоряжения руководства. Необходимо перечислить всех сотрудников, наделенных возможностью визировать документы вместо директора. Указываются должности, Ф. И. О., а также перечень документов, разрешенных к подписанию тому или иному работнику. Приказ может относиться как к одному лицу, так и к группе сотрудников предприятия. Длительность действия приказа зависит от конкретной ситуации: он может быть бессрочным или иметь ограниченный период действия, например, на время отпуска директора.
Если документы нужно подписывать вне территории предприятия, например, на партнерском складе, в банке и т. д., либо документы приходится подписывать человеку, который не числится в штате компании, то лучше вместо приказа о предоставлении права подписи (образец ниже) использовать доверенность.
ООО «ВЕКТОР» Адрес: г. Москва, ул. Строителей, д.5
Приказ №5 от 01.02.2019 г.
Из-за увеличения объема продаж и роста количества первичной документации приказываю:
Образец подписи Ивановой И. И. _______ Образец подписи Сидорова С. С. ________
Директор ООО «ВЕКТОР» Петров П. П. ________
Из-за отсутствия унифицированной формы подход к составлению приказов может быть любым. Не имеет значения, как составлен документ – от руки или на компьютере, в обоих случаях он будет иметь законную силу при наличии подписи директора. Для написания можно использовать листы форматов А5 или А4, фирменные бланки компании. Достаточно иметь один экземпляр документа. Печать предприятия ставится по выбору составителя, поскольку приказ о передаче права подписи – документ внутреннего документооборота предприятия.
Итак, приказ о предоставлении права подписи составлен, оформлен, подписан и издан. Должностные лица, упомянутые в приказе, после ознакомления с ним должны подтвердить этот факт собственной подписью.
На протяжении периода своего действия документ должен храниться с остальными распорядительными бумагами предприятия. По окончании срока действия бумага передается в архив, где хранится не менее трех лет перед уничтожением.
Для отмены права подписи раньше указанного в документе срока необходимо издать новый, отменяющий приказ. В нем должна содержаться информации о том, какой приказ (номер, дата составления) и по какой причине отменяется. Уполномоченное лицо обязательно должно быть ознакомлено с документом, после чего ставит свою подпись в специально предусмотренной на документе графе либо на отдельном листе ознакомления.
Статья 9 Федерального закона "О бухучете" от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает, что каждый факт хозяйственной жизни организации должен быть оформлен первичным учетным документом (договор, накладная, счет, расходно-кассовый ордер, акт и т.п.). При этом Минфин России, комментируя положения этого закона в Информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012, высказал мнение о том, что каждый руководитель обязан утвердить перечень лиц, наделенных полномочиями подписывать такую документацию.
В действующем законодательстве отсутствует норма, императивно устанавливающая способ наделения сотрудников такими полномочиями, поэтому в этом вопросе следует ориентироваться на сложившиеся обычаи документооборота, согласно которым полномочие подписи может быть передано:
Принцип разграничения этих двух подходов в том, что действие распоряжения распространяется только на сотрудников организации, в то время как доверенность – на любых лиц, указанных в бумаге. Составление этих документов регламентировано разными источниками права — в первом случае это Трудовой Кодекс РФ , а во втором — Гражданский .
Выбор между двумя нормативными источниками зависит от целей, которые преследует руководитель: если предполагается, что нужно будет подписывать внутрикорпоративную документацию, то оптимальное решение — издать приказ. Если же планируется подписывать и передавать бумаги за пределы компании (например, сопроводительные письма к отгрузке товара либо счета-фактуры), то предпочтительнее выбрать доверенность. В целях безопасности и охраны коммерческой тайны многие опасаются передавать такие серьезные полномочия третьим лицам, не являющимся сотрудниками компании, поэтому практика с приказами является наиболее распространенной. Однако в случаях, если руководитель намерен поручить сотруднику ряд мелких задач и не готов наделять его правом подписи в глобальном смысле, то он также может оформить на него доверенность.
Тем не менее, в обоих актах необходимо указать:
Также в обоих случаях руководителю фирмы следует удостоверить образец подписи уполномоченного лица, которая должна быть проставлена в отдельной графе бланка.
Руководитель может предоставить возможность подписания главному бухгалтеру, своему заместителю или другому сотруднику, исполняющему обязанности руководителя по составлению налоговых, финансовых и юридических бумаг. Приказ на право подписи первичных документов может быть оформлен в свободной форме, поскольку действующее законодательство не устанавливает унифицированного бланка. Тем не менее, согласно сложившейся практике документооборота, в бланке следует указать:
По такому же принципу можно передать возможность подписания не только первичных, но и финансовых документов. Однако подобные операции влекут за собой повышенную ответственность сотрудника, поскольку могут нанести серьезный урон организации. Необходимо, чтобы сотрудник имел достаточную квалификацию и чтобы новые полномочия соответствовали его должностной инструкции.
Приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Главный бухгалтер и руководитель организации каждый день в своей работе сталкиваются с тем, что им необходимо подписывать большое количество различных документов: договора поставки, первичную документацию, трудовые договора или другие финансовые документы. Но что делать, если сотрудник заболел, ушел в отпуск или находится в длительной командировке? Образец приказа о праве подписи первичных документов с примером заполнения в данной статье решит такую проблему.
В соответствии с законодательными актами Российской Федерации существует понятие первой и второй подписи. Первая подпись всегда принадлежит руководителю организации, право второй подписи — финансовому директору или главному бухгалтеру фирмы. Ситуация усложняется, если первая и вторая подписи принадлежат одному и тому же человеку, когда руководитель возложил на себя обязанности бухгалтера, что часто происходит на маленьких предприятиях.
Причины, по которым руководитель может делегировать полномочия и издать приказ о праве подписи первичных документов:
Оформление документов без подписи первых лиц организации невозможно. В таких случаях или при других обстоятельствах издается приказ о праве подписи первичных документов с указанием полного перечня лиц, имеющих право ставить свою подпись за руководителя компании или главного бухгалтера.
Право первой подписи не может быть передано главному бухгалтеру или иному лицу, которому принадлежит право второй подписи на финансовых и иных документах.
Передать право подписи финансовых или других документов можно только сотруднику организации, а, так как в организации может меняться штатная расстановка, целесообразно составлять приказ ежегодно.
Стоит отметить, что данный приказ не распространяется на банковские документы, например, чековую книжку, так как право подписи ограничено кругом лиц, указанным в банковской карточке образцов подписей организации, и не может передаваться другим лицам.
Скачать приказ о праве подписи первичных документов (образец)
Приказ о праве подписи составляется на принятом для приказов официальном бланке организации.
Обязательными пунктами приказа являются:
Если у руководителя организации есть опасения, что сотрудники могут нанести фирме вред и подписать «что-то не то», составляется перечень документов. В обычной финансово-хозяйственной деятельности организации целесообразно передать право подписи за руководителя и главного бухгалтера для следующего ряда документов:
Существует распространенное заблуждение, что не стоит создавать никаких приказов, легче заказать штамп и ставить везде факсимиле, но факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки.
При оформлении документов бухгалтерского и налогового учета организации необходимы «живые» подписи руководителя и главного бухгалтера. Налоговые службы РФ отрицательно относятся к первичным документам, в которых вместо подписи проставлен штамп "факсимиле". При оформлении счета-фактуры налоговые органы вообще отрицают возможность факсимильной подписи. Если вы хотите избежать разногласий с проверяющими налоговой службы, не стоит подписывать документы факсимильной подписью.
No related posts.