Приказ о проведении кадрового аудита образец

Закрытое акционерное общество "Цветы России" (ООО "Цветы России")

ПРИКАЗ N 5

О проведении аудита кадровой документации

В целях оптимизации работы с кадровой документацией, определением ее соответствия требованиям законодательства о труде и на основании заключенного договора на проведение аудита с ООО "Бест Консалт"

1. Произвести 15 – 17 августа 2012 г. аудит кадровой документации в отделе кадров ЗАО "Цветы России".

2. Сформировать рабочую группу в составе:

– руководитель группы – начальник отдела кадров Давыдов А.М.;

– заместитель руководителя группы – ведущий инспектор по кадрам Сазонова И.Г.;

инспектор по кадрам Морозова Д.И.;

инспектор по кадрам Розанова Н.В.;

делопроизводитель Муромова Я.В.

3. Утвердить график проведения аудита (приложение N 1).

4. Назначить ответственным за проведение аудита кадровой документации заместителя генерального директора по общим вопросам Мишина Г.С.

5. Назначить лицом, уполномоченным взаимодействовать с консалтинговой компанией ООО "Бест Консалт" по вопросу проведения аудита кадровой документации, начальника отдела кадров Давыдова А.М.

6. Начальнику канцелярии Кругловой М.С. выдавать по запросу руководителя рабочей группы Давыдова А.М. документы по личному составу для проведения аудита в соответствии с инструкцией по делопроизводству ЗАО "Цветы России" согласно утвержденному графику проведения аудита.

7. Обязать членов рабочей группы выдавать документы, содержащие персональные данные работников, с соблюдением правил, установленных положением о порядке работы с персональными данными работников ЗАО "Цветы России".

Статьи по теме

Узнайте, как провести кадровый аудит самостоятельно. Практические советы по организации проверок, образец приказа о проведении внутреннего аудита и пошаговую инструкцию для аудитора вы найдете в статье.

Скачайте полезный документ

Для чего нужен аудит кадровой документации

Понятие аудита в кадровой работе, как и в бухгалтерском деле, сводится к проверке документации, хранящейся в отделе кадров и архиве компании. Если все документы в идеальном состоянии, работодатель может спокойно готовиться к инспекторским проверкам и не бояться штрафов за некорректное оформление трудовых книжек и приказов, незаполненные учетные журналы или отсутствие обязательных нормативных актов.

Тщательный аудит кадровых документов — процедура не самая простая и быстрая, но необходимая. Только так можно выявить слабые места в работе с персоналом, потенциально способные стать причиной трудового спора или вызвать нарекания со стороны ГИТ.

Какой бывает проверка

• Полной. Охватывает весь объем кадровой документации и позволяет составить общее представление о том, как в компании ведется кадровый учет.
• Выборочной. Охватывает отдельные аспекты делопроизводства.

Полный аудит кадровой службы предполагает три вида работ:

• Экспертиза имеющихся документов.
• Проверка на наличие полного комплекта документов, предусмотренного законом.
• Проверка сегментов повышенного риска.

Традиционно к сегментам повышенного риска относится все, что связано с оформлением большого объема документов, получением разрешений, особым вниманием органов государственного контроля. Например, трудовые отношения с иностранцами и подростками, оплата сверхурочного труда, привлечение к работе в выходные и праздники, договоры о полной материальной ответственности, права женщин и лиц с семейными обязанностями. Особое внимание уделяется трудовым книжкам, соглашениям и договорам.

Как часто следует проводить кадровый аудит организации

Проводите аудит по мере необходимости. Идеальный вариант для крупного или среднего предприятия — регулярные, не привязанные к внешним событиям плановые проверки состояния и наличия кадровых документов. Частоту мероприятий определяйте с учетом объективных показателей: объема документации, подлежащей аудиту, численности персонала и других нюансов производственной деятельности. Но иногда проведение кадрового аудита — необходимая мера.

Обязательно проводите кадровый аудит:

• при смене должностного лица, отвечающего за кадровое делопроизводство;
• после конфликтного увольнения, если бывший сотрудник грозит судом;
• при массовом сокращении персонала;
• перед плановой проверкой ГИТ;
• при смене генерального директора или собственника компании.

Не принимайте дела без тщательного аудита, поступая на ответственную должность в отделе кадров. Если нет возможности оформить прием-передачу дел совместными усилиями с предшественником, ранее отвечавшим за кадровое делопроизводство, прислушайтесь к советам опытного кадровика: эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет, с чего начать работу с документами, чтобы не отвечать за ошибки бывших кадровиков

Учтите, что для качественной проверки всех документов даже в небольшой организации потребуется от 7 до 14 рабочих дней, а для выборочного аудита — минимум 3–7 рабочих дней. Не пытайтесь провести аудит в рекордно сжатые сроки: излишняя спешка чревата ошибками, невнимательным отношением к делу и погрешностями в отчетах.

Как провести кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция

Аудит бывает внешним и внутренним. Для проведения внешнего аудита приглашают сторонних специалистов — независимых аудиторов или сотрудников аудиторских компаний. В этом случае все, что требуется от работодателя — предоставить аудиторам и консультантам доступ к документам и оплатить их услуги. Результаты профессиональной экспертизы позволяют объективно оценить качество ведения кадрового учета в организации.

Небольшим предприятиям проще и выгоднее проводить кадровый аудит своими силами. Если объем работы большой и проверки проводятся часто, можно создать штатную должность аудитора или подразделение внутреннего контроля. Лица, ответственные за проведение разовых мероприятий, назначаются приказом руководителя из числа сотрудников кадровой или юридической службы.

Кадровый аудит поможет не только подготовиться к проверке ГИТ и встретить инспектора во всеоружии, но и оценить эффективность службы персонала в целом, поскольку делопроизводство — один из важнейших аспектов ее работы. Подробнее о методах, целях и инструментах такой оценки расскажет эксперт «Системы Кадры».

Как провести кадровый аудит: 5 шагов

Шаг 1. Определите основные задачи. Это могут быть как отдельные направления кадрового делопроизводства или документы по конкретным работникам, так и в целом работа с персоналом. Обычно кадровый аудит начинают с проверки локальных нормативных актов, которые обязательно должны быть у работодателя.

Шаг 2. Издайте приказ о проведении кадрового аудита. Укажите цели проверки и учредите специальную комиссию. Поручайте аудит только сотрудникам, хорошо знающим трудовое законодательство, например, юристу компании, главному бухгалтеру или ведущему специалисту отдела кадров. Обязательно обозначьте срок, к которому комиссия должна отчитаться о результатах проведенных мероприятий.

Образец приказа о проведении аудита: срок предоставления отчета

Шаг 3. Определите перечень документов, подлежащих проверке. Если тема аудита обозначена приказом, подготовьте все документы, имеющие отношение к делу.

Шаг 4. Проведите проверку и сверку каждого документа. Важно убедиться не только в наличии документов, но и в полном их соответствии требованиям трудового законодательства. Сначала найдите все отраженные в перечне документы, а затем проверьте их содержание и качество оформления.

Составьте таблицу с тремя графами:

• «Документ отсутствует»,
• «Документ в наличии, но требует изменения»,
• «Документ в наличии и полностью соответствует законодательству».

Затем, проверяя документы из списка, распределяйте их по таблице, чтобы при обработке результатов четко понимать, чего не хватает и что нуждается в доработке.

Шаг 5. Оформите результаты проверки. Составьте письменный отчет или экспертное заключение, заверенное всеми членами комиссии. Отчет должен не только отражать текущее состояние кадрового делопроизводства, но и содержать практические рекомендации по исправлению ситуации, если в этом есть необходимость. Указывайте конкретные способы устранения нарушений.

Отчет о проведении аудита (фрагмент): рекомендации по устранению нарушений

В комментариях к отчету стоит указать нормативные акты, требования которых следует принять во внимание при работе над ошибками, и кратко описать существующие риски. По результатам аудита кадровая служба восстанавливает документы и вносит в них необходимые изменения, чтобы устранить все нарушения до возникновения спорных ситуаций.

Чем чаще и тщательнее в организации проводится кадровый аудит, тем ниже риск штрафа при очередной проверке ГИТ, конфликта с работником или проигранной судебной тяжбы. Работодатель сам решает, будет он проводить аудит своими силами или привлечет квалифицированных исполнителей со стороны. По результатам мероприятий проводится работа над ошибками: недостающие документы разработайте, в некорректно оформленные внесите изменения.

Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

О мероприятиях по результатам проведени я кадрового аудита

В связи с выявленными комиссией по проведению кадрового аудита нарушениями требований действующего законодательства РФ при ведении кадровой документации отделом кадров ООО "Бета"

1. Провести следующие мероприятия по результатам проведения кадрового аудита :
1.1. Разработать проект Положения о работе с персональными данными и представить его на утверждение генеральному директору ООО "Бета".
Срок исполнения – 15 сентября 2012 г.
Ответственный – начальник отдела кадров Васильева Е.В.
1.2. Заключить трудовые договоры с внешними совместителями – работниками отдела продаж.
Срок исполнения – 20 августа 2012 г.
Ответственный – начальник отдела кадров Васильева Е.В.
1.3. Оформить приказы о временном переводе на другую работу работников отдела продаж.
Срок исполнения – 20 августа 2012 г.
Ответственный – начальник отдела кадров Васильева Е.В.
1.4. Закупить металлические шкафы (сейфы) для хранения трудовых книжек работников и вкладышей в них и обеспечить их установку в отделе кадров. Обеспечить надлежащее хранение трудовых книжек работников и вкладышей в них в металлических шкафах (сейфах).
Срок исполнения – 1 сентября 2012 г.
Ответственные – начальник АХО Борисов Р.Л., начальник отдела кадров Васильева Е.В.

2. Указать начальнику отдела кадров Васильевой Е.В. на необходимость надлежащей организ ации работ ы по ведению кадровой документации ООО "Бета" . Предупредить начальника отдела кадров Васильеву Е.В., что в случае выявления в последующем нарушений требований действующего законодательства РФ при ведении кадровой документации к ней будут применены меры дисциплинарного взыскания.

3. Контроль за исполнением настоящего П риказа возложить на директора по персоналу Семенову В.В.

Основание: Отчет о результатах проведения кадрового аудита № 1 от 14.08.2012

Генеральный директор _________________________ А.И. Петров