Приказ об утверждении номенклатуры дел в доу

Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы. Рассмотрим, для чего нужен такой приказ и как он оформляется, в нашей статье.

Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков. Главными источниками, в которых закреплены данные сроки, являются:

• перечень типовых документов, введенный в оборот приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
• перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

Для выполнения данного требования закона фирмам необходимо организовать эффективный учет документооборота, предполагающий:

• классификацию документов по срокам хранения;
• эффективную индексацию документов — для мониторинга соблюдения соответствующих сроков.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников. Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Механизм ведения номенклатуры дел на предприятии следует утверждать отдельным приказом руководителя. Посредством него юридически закрепляется:

• собственно номенклатура дел фирмы (перечень категорий документов, используемых на предприятии);
• обязанности конкретных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Приказ об утверждении номенклатуры дел в ДОУ, школе и иных бюджетных организациях

Существует ряд НПА, довольно подробно регламентирующих ведение номенклатуры дел в бюджетных структурах, а именно:

• правила, утвержденные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива);
• письмо Минобразования РФ от 29.09.2000 № 711/28-16 (его действие распространяется на ДОУ);
• письмо Минобразования РФ от 20.12.2000 № 03-51/64 (устанавливает правила для школ).

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

В соответствии с п. 3.4.6 правил Росархива номенклатура дел организации утверждается посредством:

• оформления на общем бланке;
• визирования сотрудником, ответственным за ведение архива;
• одобрения экспертной комиссии;
• согласования с экспертно-проверочной комиссией;
• утверждения руководителем фирмы.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах. В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Где скачать образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

Итоги

Приказ, посредством которого в документооборот фирмы вводится номенклатура дел, издается с целью выполнения фирмой предусмотренной законом обязанности по обеспечению сохранности архивных документов. Соответствующий локальный акт подписывается руководством компании по завершении предшествующей процедуры по согласованию номенклатуры дел.

Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях:

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

• номер и дату создания приказа;
• наименование организации;
• сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
• список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Надежда Мальцева
Номенклатура дел в ДОУ

О номенклатуре дел

на 20—20__ учебный год

В целях правильного формирования дел МБДОУ детского сада №__ «___» г___, налаживания делопроизводства, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, а также в соответствии с ГК РФ (ст. 52, ТК РФ, Федеральным законом Российской Федерации от 29 декабря 2012 г. N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации", Приказом Министерства образования и науки Российской Федерации (Минобрнауки России) от 30 августа 2013 г. N 1014 г. Москва "Об утверждении Порядка организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам – образовательным программам дошкольного образования", письмом Минобразования РФ от 30.03.1994 № 212/19-12 «О пакете образцов документов ОУ», «Примерной инструкции по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации» от 06.05.2002, во исполнения письма Министерства образования РФ от 20.12.2000, № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях»,

п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить следующую номенклатуру дел по МБДОУ детскому саду №__ «___» г___:

Номенклатура дел МБДОУ детского сада №__ «___» г___

на 20—20__ учебный год

01 Организационная работа

Индекс Наименование Срок хранения Примечание

01 Организационно-правовое обеспечение ДОУ

01-01 Нормативно-правовые документы по деятельности ДОУ Постоянно До замены новыми

01-02 Устав ДОУ Постоянно До замены новым

01-03 Лицензия на право ведения образовательной деятельности Постоянно

01-04 Свидетельство о государственной аккредитации ДОУ Постоянно

01-05 Свидетельства о государственной регистрации права оперативного управления зданием и бессрочного пользования земельным участком Постоянно

01-06 Договор между ДОУ и Учредителем Постоянно До замены новыми

01-07 Свидетельство о регистрации в налоговом органе Постоянно

01-08 Правила внутреннего трудового распорядка 3 года

01-09 Коллективный трудовой договор Постоянно До замены новыми

01-10 Распорядительные документы вышестоящих организаций Постоянно До замены новыми

01-11 Журнал регистрации входящей документации 3 года

01-12 Журнал регистрации исходящей документации 3 года

01-13 Технический паспорт ДОУ Постоянно До замены новыми

01-14 Договора с родителями

02 Документационно – информационное обеспечение

02-01 Акты, справки проверок ДОУ вышестоящими организациями 5 лет

02-02 Статистические отчеты о деятельности ДОУ 5 лет

02-03 Акты, справки о деятельности учреждения 5 лет

02-04 Акты, заявления передачи и использования денежных средств и имущества, переданных в виде благотворительной помощи

02-05 Акты готовности ДОУ к новому учебному году 5 лет

02-06 Приемосдаточные акты при смене руководства Постоянно

03 Воспитательно-образовательная работа

03-01 Образовательная программа ДОУ 1 год

03-02 Программа развития ДОУ 5 лет

03-03 Годовой план работы ДОУ 3 года

03-04 Протоколы заседаний педагогического совета Не менее 5 лет

03-05 Протоколы заседаний родительских собраний 5 лет

03-06 Учебный план ДОУ 3 года

03-07 Расписание непосредственно образовательной деятельности 1 год

03-08 Диагностические карты, отражающие состояние педагогического процесса 5 лет

03-09 Диагностические карты на воспитанников До выпуска ребенка в школу

03-10 Материалы по обобщению педагогического опыта 5 лет

03-11 Материалы по аттестации педагогов Постоянно

03-12 Перспективные планы образовательной работы 1 год

03-13 Календарно-тематические планы До выпуска группы в школу

03-14 Планы кружковой работы 1 год

03-15 Материалы контрольной деятельности в ДОУ 3 года

04 Медицинское обслуживание

04-01 Медицинская карта ребенка (ф. № 026/у-2000) 10 лет

04-02 Карта профилактических прививок (ф. № 063/у) 5 лет

04-03 Журнал контроля санитарного состояния ДОУ (форма №3013/у) 1 год

04-04 Журнал осмотра на педикулез и кожныезаболевания 1 год

04-05 Журнал учета приема детей в ясли (ф. 122/у) 1 год

04-06 Журнал учета инфекционных заболеваний 1 год

04-07 Книга учета контактов с острыми инфекционными заболеваниями (ф. 061/у – карантинный журнал) 1 год

04-08 Санитарный журнал (ф. 308/у) 1 год

04-9 Журнал травматизма 1 год

04-10 Журнал учета детей, направленных в туберкулезный диспансер 1 год после выпуска детей из ДОУ

04-11 Журнал изолятора (ф. 125/у) 1 год

04-12 Журнал учета санпросветработы (ф. 0380/у) 1 год

04-13 Журнал контроля за физкультурными занятиями 1 год

04-14 Журнал учета острой заболеваемости 1 год

04-15 Журнал дегельминтизации 1 год

04-16 Журнал учета профпрививок 1 год

04-17 Журнал учета движения детей по группам здоровья Постоянно До выпуска детей в школу

04-18 Журнал учета искусственной «С»-витаминизациии пищи 1 год

04-19 Журнал «Здоровье» 1 год

04-20 Диспансерный журнал (ф. 030/у) 1 год

04-21 Журнал бракеража готовой кулинарной продукции 1 год

04-22 Тетрадь оценки питания 1год

05 Кадровый состав

05-01 Приказы заведующего по личному составу о приеме, увольнении и перемещении работников и смене фамилии 75 лет

05-02 Документы к приказам по личному составу 3 года

05-03 Приказы заведующего по основной деятельности 75 лет

05-04 Приказы заведующего по административной деятельности Постоянно

05-05 Личные дела работников ДОУ 75 лет

05-06 Личные карточки работников ДОУ

05-07 Трудовые книжки (подлинные) До востребования или 50 лет после ухода с работы

05-08 Книга учета движения трудовых книжек (и вкладышей в трудовые книжки) 50 лет

05-09 Журнал регистрации страховых свидетельств, ИНН 5 лет

05- 10 Книга учета личного состава работников ДОУ Постоянно

05-11 Книга движения детей ДОУ 10 лет

05-12 Книга учета будущих воспитанников

05-13 Журнал учета листов по временной нетрудоспособности 3 года

05-14 Должностные инструкции Постоянно До замены новыми

06 Финансово – хозяйственная деятельность

06-01 06.01 – 01 Технический паспорт ДОУ

06.01 – 02 Энергетический паспорт ДОУ

06.01 – 03 Землеустроительное дело

06.01 – 04 Проектно-сметная документация Постоянно До замены новым

06-02 Штатное расписание ДОУ 10 лет

06-03 Смета ДОУ 5 лет

06-04 Тарификационный список сотрудников ДОУ 75 лет

06-05 Договоры о материальной ответственности 5 лет после увольнения материально-ответственного лица

06-07 Инвентарные списки основных средств (ф. № ОС-13) 3 года

06-08 Книга складского учета материалов

06-09 Ведомость оперативного (количественного учета движения и быстроизнашивающихся предметов, находящихся в эксплуатации) 3 года

06-10 Журнал регистрации боя посуды (ф. №325) 3 года

06-11 Инвентаризационная опись (счислительная ведомость) 3года

06-12 Табель учета посещаемости детей (ф. №305 или ф. № 305-Т) 1 год

06-13 Табель учета использования рабочего времени 75 лет

06-14 Технические паспорта на приборы и оборудование Постоянно До списания

06-15 Накопительная ведомость по расходу продуктов питания 1 год

07 Охрана труда и техника безопасности в ДОУ

07-01 Положение о комиссии по охране труда 5 лет

07-02 Вводный инструктаж по охране труда Постоянно до замены новым

07-03 Инструктаж по охране труда на рабочем месте Постоянно до замены новым

07-04 Инструкции по охране труда и технике безопасности Постоянно до замены новыми

07-05 Соглашение по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 1 год

07-06 Планы организационно-технических мероприятий по улучшению условий охраны труда в ДОУ 1 год

07-07 Планы и программы обучения работников по охране труда 1 год

07-08 Планы мероприятий по предупреждению детского дорожно­транспортного травматизма 1 год

07-09 Протоколы заседаний комиссии по проверке знаний по ОТ работников ДОУ 3 года

07-10 Журнал административно ­общественного контроля по охране труда Постоянно

07-11 Журнал регистрации вводного инструктажа 45 лет

07-12 Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте 45 лет

07-13 Журнал учета инструктажей по охране труда 45 лет

07-14 Журнал выдачи инструкций по охране труда 45 лет

07-15 Акты о несчастном случае с воспитанником (форма Н 2) 45 лет

07-16 Акты о несчастном случае на производстве 45 лет

07-17 Журнал регистрации несчастных случаев с воспитанниками 45 лет

07-18 Журнал регистрации несчастных случаев на производстве 45 лет

07-19 Акты проверки выполнения соглашения по охране труда между администрацией и профсоюзным комитетом ДОУ 5 лет

Пожарная безопасность в ДОУ, ГО и ЧС

08-01 Инструкция о мерах противопожарной безопасности 5 лет

08-02 План противопожарных мероприятий Постоянно

08-03 План эвакуации Постоянно до замены новым

08-04 Приказ о противопожарном режиме в учреждении (4 раза) Постоянно до замены новыми

08-05 Приказ о создании добровольной пожарной дружины 1 год

08-06 Приказ о назначении ответственных лиц за пожарную безопасность 1 год

08-07 Инструкция о порядке действий персонала по обеспечению эвакуации в случае пожара 1 год

08-08 План проведения тренировки по эвакуации людей при пожаре 1 год

08-09 Журнал учета первичных средств пожаротушения 3 года Хранится у завхоза

08-10 Журнал регистрации противопожарного инструктажа Постоянно

08-11 Паспорт социально опасного объекта Постоянно

08-12 Списки детей по группам с адресами и телефонами родителей Постоянно до замены новыми

08-13 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми

08-14 Схемы оповещения сотрудников ДОУ Постоянно до замены новыми

08-15 Схема оповещения при возникновении чрезвычайной ситуации Постоянно до замены новыми

09 Делопроизводство и архив.

09-01 Номенклатура дел ДОУ Постоянно до замены новой

09-02 Договора о взаимоотношениях с организациями и учреждениями Постоянно до замены новыми

09-03 Локальные акты, регламентирующие деятельность органов самоуправления

09-03.01 Положение о педагогическом совете ДОУ

09-03.02 Положение об Общем собрании ДОУ

09-03.03 Положение о родительском собрании ДОУ

09-03.04 Положение о родительском комитете ДОУ

09-03.05 Положение о первичной организации профсоюза работников ДОУ 3 года

09-04 Локальные акты, регламентирующие вопросы организации образовательного процесса ДОУ

09-04 .01 Положение о комплектовании и отчислении детей в ДОУ

09-04 .02 Положение о выпускнике

09-04 .03 Положение о методическом кабинете

09-04 .04 Положение о самообразовании работников

09-04 .05 Положение о годовом планировании 1 год

Фотоотчет «Дел в яслях у нас немало…» Ребенок пришел в детский сад. Это целое событие в жизни ребенка, родителей, педагогов. Маленький человечек в незнакомом мире, где все новое.

Фотоотчет «Марафон добрых дел» Отчет о проделанной работе по акции «Марафон Добрых дел» Педагоги, воспитанники и родители МБДОУ – д/с комбинированного вида №2 «Родничок».

Марафон добрых дел Уважаемые коллеги! Я, Колесникова Алла Павловна, очень рада, что эту тему, про добрые дела подняли на сайте ”Министерства труда и социального.

Наука добрых дел Никто не будет спорить, как важно формировать у дошкольников устойчивую потребность в получении знаний, в проявлении добра, милосердия,.

Неделя добрых дел Добро, как Божья благодать, Спасеньем в жизни может стать, Друг, не жалей огня души, Дарить добро всегда спеши! С 20.04.-29.04. наш детский.

Неделя добрых дел — фотоотчет Добро, как Божья благодать, Спасеньем в жизни может стать, Друг, не жалей огня души, Дарить добро всегда спеши! С 20.04.-29.04. наш детский.

Педагогический проект «Мастерская добрых дел» Педагогический проект «Мастерская добрых дел» Тип проекта: долгосрочный социально-творческий детско-родительский Автор и руководитель.

Проектная деятельность «Эстафета добрых дел» Работая в "Центре помощи детям" я веду проект "Эстафета добрых дел" что это такое и в чем заключается. Цель моего проекта : формирование.

Статья «Лето добрых дел» Есть такие события, на которые, к сожалению, из-за суеты, рутины, проблем мы перестаём обращать внимание. Может быть, они покажутся банальными,.

Стенгазета «Полянка добрых дел» Стенгазета «Полянка добрых дел».Авторы: Лукичева Галина Николаевна, Ершова Светлана Анатольевна. В нашей группе проходил проект «Копилка.