Расходы учредителя не являющегося сотрудником

Под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть в командировку можно отправить только работника организации. Это подтверждается и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. В нем сказано, что в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем.

Из вопроса следует, что учредитель в трудовых отношениях с организацией не состоит. Поэтому считать его поездку командировкой нельзя, и затраты учредителя на эту поездку командировочными расходами не являются. В такой ситуации получается, что учредитель поехал с сотрудником по собственной инициативе. А значит, все затраты, которые он понес на эту поездку, являются его личными расходами. Соответственно, компания не сможет учесть возмещение таких затрат в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Ведь в расходы включаются только обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные самой организацией (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Так как компания оплачивает за учредителя его собственные расходы, у него возникает доход, облагаемый НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ). Страховыми взносами сумму возмещения облагать не нужно, поскольку такая выплата осуществляется вне рамок трудовых отношений (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, далее — Закон № 212-ФЗ). Не будет она облагаться и взносами на травматизм (п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № ­125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).

Все расчеты с учредителем нужно отражать в бухгалтерском учете на счете 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами». Использовать для этих целей счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» нельзя. Ведь подотчетным лицом может быть только работник (п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России 12.10.2011 № 373-П).

Следовательно, если компания выдала учредителю деньги из кассы до поездки, вся полученная сумма является доходом учредителя (п. 1 ст. 210 НК РФ). Из нее компания, как налоговый агент, должна удержать НДФЛ по ставке 13% и уплатить его в бюджет (п. 1, 4, 6 ст. 226 НК РФ). Отчитываться по этой сумме после поездки учредитель не должен.

Вместе с сотрудником в командировку отправился учредитель организации, не состоящий в ее штате. По возвращении из поездки для возмещения понесенных расходов учредитель представил документы, из которых следует, что сумма его затрат на поездку составила 10 000 руб. Организация приняла решение возместить ему эти расходы.

В бухгалтерском учете такое возмещение будет отражаться следующими проводками:

Дебет 91 Кредит 76

— 10 000 руб. — задолженность компании по возмещению затрат учредителю;

Дебет 99 Кредит 68.3

— 2000 руб. (10 000 руб. х 20%) — сформировано постоянное налоговое обязательство (ПНО);

Дебет 76 Кредит 68.1

— 1300 руб. — из суммы возмещения затрат удержан НДФЛ;

Дебет 76 Кредит 50

— 8700 руб. — сумма возмещения затрат за минусом удержанного НДФЛ выдана на руки учредителю;

Дебет 68.1 Кредит 51

— 1300 руб. — удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Чтобы у организации была возможность учесть суммы возмещения затрат учредителя на поездку в расходах, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, а у учредителя эти суммы не облагались НДФЛ, с ним можно заключить срочный трудовой договор.

Согласно ст. 59 ТК РФ срочный трудовой договор может заключаться на время выполнения временных (до двух месяцев) работ. Трудовой договор, заключенный на время выполнения определенной работы, прекращается по завершении этой работы (ст. 79 ТК РФ). Конституционный суд РФ в Определении от 15.05.2007 № 378-О-П указал, что минимальную продолжительность срочного трудового до­говора законодательство не регламентирует. Таким образом, компания вправе заключить с учредителем срочный трудовой договор на выполнение работ по поиску потенциальных контрагентов в городе N и направить его туда в командировку.

В этом случае компания с полным правом учтет расходы на поездку учредителя как обычные командировочные расходы (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом суммы возмещения командировочных расходов не будут облагаться ни НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ, п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

По возвращении из командировки и предоставлении отчета с результатом работ срочный трудовой договор с учредителем будет завершен.

Обратите внимание, что во время действия трудового договора учредитель будет получать зарплату (средний заработок за время нахождения в командировке). Эти суммы будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Учредитель предоставил квитанцию от нотариуса, он не является сотрудником. Компания возместила ему понесенные расходы путем перечисления с расчетный счет. Куда подколоть квитанцию и нужно ли учредителю писать заявление на возмещение расходов понесенных?

Ответ

Компенсировать произведенные расходы учредителю можно только за счет чистой прибыли. Для использования чистой прибыли необходимо решение участников общества.

Квитанцию от нотариуса храните вместе с другими первичными документами.

Как использовать чистую прибыль

Чистую прибыль можно распределять только по решению собственников организации* (участников, акционеров). Это правило распространяется как на ООО, так и на акционерные общества (подп. 3 п. 2 ст. 67.1, п. 4 ст. 66 ГК РФ).

В ООО решение о распределении чистой прибыли оформляется протоколом общего собрания участников* (п. 1 ст. 28, п. 6 ст. 37 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ). Обязательных требований к протоколу общего собрания участников ООО в законодательстве нет. Но есть реквизиты, которые лучше указать. Это номер и дата протокола, место и дата проведения собрания, вопросы повестки дня, подписи участников.

Пример оформления протокола общего собрания участников ООО. Решение о расходовании чистой прибыли на выплату дивидендов

Уставом ООО «Торговая фирма "Гермес"» предусмотрено, что организация выплачивает дивиденды ежеквартально. По итогам I квартала 2014 года чистая прибыль «Гермеса» составила 50 000 руб. На общем собрании участников, которое состоялось 15 апреля 2014 года, было решено направить всю эту сумму на выплату дивидендов. Решение было принято единогласно. По результатам составлен протокол общего собрания участников.

В акционерном обществе оформляется протокол общего собрания акционеров. От протокола общего собрания участников ООО он отличается тем, что составляется в двух экземплярах и имеет обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 63 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ и пункте 4.29Положения, утвержденного приказом ФСФР России от 2 февраля 2012 г. № 12-6/пз-н.

В обществах, созданных единственным учредителем, протоколы общих собраний не оформляются (ст. 39 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ, п. 3 ст. 47 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ). Направления расходования чистой прибыли единственный учредитель определяет своим письменным решением.

Из статьи журнала «Учет.Налоги.Право», №29, август 2010

Расходы учредителей на создание компании можно компенсировать лишь за счет прибыли

«При создании компании наши учредители заплатили юристам за разработку устава, а также оплатили услуги нотариуса и госпошлину за регистрацию. После регистрации мы стали применять упрощенную систему налогообложения с объектом «доходы минус расходы». Может ли наша компания компенсировать учредителям их расходы, а сумму компенсации учесть при расчете налога. »

Из письма главного бухгалтера

Для учета в расходах затрат учредителей на создание компании нет оснований. Компания считается созданной со дня внесения записи о ней в Единый государственный реестр юридических лиц (п. 2 ст. 51 ГК РФ). И до этого момента не может нести каких-либорасходов. Госпошлину, юридические и нотариальные услуги, связанные с регистрацией,учредители оплачивают от своего имени и за свой счет. А значит, такие расходы нельзя учесть при расчете налога. Причем независимо от того, применяет компания «упрощенку» или платит налоги в рамках общей системы. Основание – статьи 252, 346.16 Налогового кодекса. Если же компания возмещает учредителям сумму этих расходов, то сделать это можно только за счет чистой прибыли.*

Учредитель (участник) вашей организации, не состоящий в ее штате, время от времени ездит в другие города по делам компании. А перед вами руководство поставило задачу оплачивать за счет фирмы его проезд, проживание, телефонные переговоры в поездке и т. п. (либо возместить ему потраченную на это сумму), а также выплачивать суточные.

Проблема в том, что это — не командировка, ведь в командировку можно отправить только работник Поэтому и расходы учредителя на такую поездку фирма не вправе учесть как командировочные. Нельзя также выдать ему деньги на эти расходы наличными под отчет: подотчетником тоже может быть только работни

Придайте нужную форму поездкам учредителей, и сможете спокойно списать расходы на них за счет фирмы

Если же оплатить затраты учредителя на такую «командировку» и выдать ему суточные на основании одного только распоряжения директора, то налоговики наверняка расценят это как оплату за счет фирмы его личных расходов, поэтому:

• потребуют удержать с этих сумм А если удержать налог невозможно (например, фирма оплатила билеты и проживание со своего расчетного счета и до конца года никаких выплат учредителю не будет), по окончании года — сдать на него справку с сообщением о невозможности удержать нало
• исключат эти суммы из налоговых расходов как переданные безвозмездн
• не согласятся с вычетом НДС по расходам на билеты, проживание, бензин и т. п.

Страховые взносы платить, правда, не придется, поскольку это выплата не по трудовому договор

Как оформить «командировочные» отношения с учредителем, чтобы и расходы списать в налоговом учете, и вычетом НДС воспользоваться, и НДФЛ с возмещаемых сумм не удерживать? Ведь, по сути, это расходы самой фирмы, а не учредителя.

СПОСОБ 1. Принимаем учредителя на работу на неполную ставку с символическим окладом

К примеру, советником директора на 0,1 ставки. Тогда расходы на его поездки — это обычные командировочные и суточные, а наличные на них можно спокойно выдавать под отчет.

При этом зарплата за полностью отработанный месяц не должна быть меньше МРОТ, закрепленного в региональном соглашени Так что если трудовой договор будет, к примеру, на ставки, то допустимо, чтобы зарплата советника была на уровне МРОТ. И по данным табеля он должен отработать не более месячного рабочего времени.

РАССКАЗЫВАЕМ РУКОВОДИТЕЛЮ

Если необходимо оформить разовую поездку учредителя, достаточно заключить с ним срочный трудовой договор. Основание его заключения — выполнение временных рабо

Налоги. НДФЛ и страховые взносы с минимальной зарплаты наверняка будут ощутимо меньше потерь на НДФЛ, НДС и налоге на прибыль с расходов на поездку, выплаты по которой учтены как личный доход учредителя. Однако придется сдавать отчетность по НДФЛ, взносам и сведения персонифицированного учета.

Оформление. В трудовом договоре укажите обязанности, соответствующие тем задачам, для решения которых учредитель ездит в командировки. Например, участие в переговорах, подготовка для директора аналитических заключений о целесообразности заключения сделки.

СПОСОБ 2. Заключаем с учредителем договор на каждую поездку

По такому договору учредитель должен сделать для вашей фирмы то, ради чего он, собственно, и отправляется в поездку (в отличие от предыдущего способа это будет уже не командировка). А фирма по договору обязана:

• возместить ему затраты на необходимую для выполнения его договорных обязанностей поездк На суммы возмещения не нужно начислять ни ни страховые взнос Саму эту сумму включите в налоговые расходы фирмы. Но для этого все возмещаемые расходы учредитель должен подтвердить первичными документам А вот НДС к вычету принять не получится, так как все эти документы будут выписаны на имя учредителя;
• сама заказать и оплатить билеты, проживание и все прочее, необходимое учредителю для выполнения им своих обязанностей по такому договору. Этот вариант предпочтительнее, поскольку позволит еще и без проблем поставить к вычету НДС, ведь все счета-фактуры и первичные документы будут составлены на имя фирмы. Но не исключено, что кое-что фирме не удастся заранее организовать и оплатить самой. Тогда укажите в договоре, что такие расходы фирма возмещает, а остальные оплачивает сама.

Подробнее о налогах при компенсации физлицам их затрат по гражданско-правовым договорам написано: 2011, № 13, с. 68

Оформление. В зависимости от задач учредителя в «командировке» с ним заключается:

• договор оказания услуг (например, договор на сбор и анализ необходимой вашей компании информации, поиск потенциальных контрагентов, согласование с ними условий договоров и т. п.);
• договор поручения. Заключается, если в ходе поездки учредителю нужно будет от имени организации подписать какие-то документы. Не забудьте оформить также доверенность на подписание документов.

СОВЕТ

Сформулировать в договоре обязанности учредителя, для выполнения которых он отправляется в поездку, лучше не абстрактно, а конкретно. Укажите, что именно ему нужно сделать и какого результата он должен достичь. Если в поездку вместе с ним отправляются еще и работники вашей компании, то, возможно, подойдет формулировка из служебного поручения этим работникам.

Налоги. Лучше установить в договоре совсем небольшое вознаграждение, которое ваша фирма должна выплатить учредителю. Заодно оно заменит суточные, которые фирма обычно оплачивает командированным работникам.

С вознаграждения придется начислить и страховые взносы (кроме взносов в зато все эти суммы можно включить в налоговые расходы.

Для выплаты вознаграждения и возмещения расходов понадобится документ, подтверждающий выполнение учредителем договора (например, его отчет либо подписанный им и фирмой акт).

Выдача наличных на поездку. Выдать их из кассы можно, но не под отчет, а как деньги, необходимые для выполнения гражданско-правового договора. В РКО укажите номер и дату этого договора.

Особая ситуация: поездка связана со сделкой, для заключения которой необходимо одобрение учредителя

В этом случае никаких договоров не понадобится. Речь идет о сделках, которые директор не вправе заключать сам, без одобрения общего собрания участников. Это:

• крупные сделки (то есть сделки с имуществом, стоимость которого составляет 25% и более от стоимости имущества вашей организаци

Независимо от цены не относятся к крупным сделки, которые фирма совершает в ходе своей обычной деятельности, в том числе приобретение сырья и материалов, реализация готовой продукции, получение кредитов для оплаты текущих операци

Если поездка организована ради сделки, которая возможна только с разрешения учредителей, расходы учесть проще

• сделки с заинтересованность
• любые другие сделки, которые указаны в уставе вашего ООО как требующие одобрени

И если «командировки» единственного учредителя связаны именно c такими сделками, то необходимость получать его одобрение и есть основание для оплаты расходов на поездки за счет фирмы. Тогда у налоговиков не будет повода усомниться в экономической оправданности таких затра Их можно учитывать при расчете налога на прибыль как:

• внереализационные расходы, перечень которых открыты
• расходы на управление в составе прочи

Так можно поступить и в том случае, если участников в вашем ООО или АО несколько, а в поездке был кто-то один из них. Но только при условии, что впоследствии на общем собрании, посвященном одобрению сделки, решение принималось на основе полученной в ходе поездки информации.

В случаях, когда такое общее собрание всех участников было проведено непосредственно в пункте назначения их поездки, расходы на нее можно списать в налоговом учете и по другой статье — как внереализационные расходы на проведение общих собрани

Поскольку это расходы самой фирмы, а не оплата личных расходов учредителя, то и НДС по ним можно принять к вычету. По той же причине не возникают ни НДФЛ, ни страховые взносы.

Первые два способа можно использовать и в других случаях, когда не состоящий в штате учредитель делает что-то нужное для компании, тратит на это свои деньги и потом претендует на их возмещение. Например, закупает что-то, необходимое в работе фирмы. Если при этом он будет выступать как работник-подотчетник либо как исполнитель по гражданско-правовому договору, вы сможете учесть подобные затраты как расходы организации.