Регистрация заявлений работников обязательно

• Как регистрировать заявления
• Как составить реестр писем
• Как оформлять исходящую документацию

• как регистрируется документ
• Заявления, представляемые на государственную регистрацию

Журнал регистрации заявлений работников – применяется для учета заявлений, поданных работниками.

Пример заполнения основного раздела журнала:

Заявления работников охватывают сферу кадровых вопросов, такие как принятие на работу, предоставлении отпуска, переводе, увольнение и т.д. ТК РФ содержит многочисленные упоминания об этом документе, например: в статьях 80, 89, 122, 124, 126, 127, 128, 131, 229.1. ТК РФ и другие.

Личное заявление работника по кадровым вопросам (о приеме, переводе, увольнении и так далее) пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации или работодателя), текст, дата документа, личная подпись, расшифровка подписи.

Заявление подписывается автором и передается руководству для принятия решения. Решение руководства выражается резолюцией. Заявление с резолюцией служит основанием к изданию приказа по личному составу или другого документа (письма автору о принятии решения, приказа о проведении экспертизы, проверки и тому подобное).

Обязательными реквизитами заявления являются: наименование вида документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия, должность заявителя и структурное подразделение, в котором он работает, (иногда указывается адрес заявителя: индекс, адрес места жительства, телефон), текст, подпись.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Обратите внимание, что в соответствии с ст. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, для Личных дел (заявлений, автобиографии, копий приказов и выписки из них, копий личных документов, характеристик, листков по учету кадров, анкет, аттестационных листов и др.) работников установлен срок хранения 75 лет, а для аналогичных документов руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания, срок хранения – постоянно.

Контрольная пломба

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

ДОброе утро! Как поступить – сотрудник написал заявление на увольнение, непосредственный руководитель подписал, начальник отдела кадров подписал заявление, но на дату увольнения сотрудник не пришел увольняться. На следующий день сотрудник пришел и зарегистрировал старое заявление на увольнение, где дата увольнения уже прошла. На работу сотрудник не ходит, начал писать по инстанциям по поводу неправильного увольнения, как правильно поступить в этой ситуации. Первоначально регистрации заявления не было. Так сотрудник не пришел в этот день увольняться, забрал заявление. Только на следующий день вечером принес заявление вчерашней датой. Что говорит об этом судебная практика?

Ответ

Действующее законодательство не обязывает работодателя регистрировать заявления сотрудников на увольнение. Однако такая регистрация выгодна, прежде всего, самому работодателю. Она позволяет точно определить предполагаемую дату увольнения, поможет в случае отзыва сотрудником такого заявления и отстаивания своей позиции в контролирующих органах или суде, если впоследствии возникнет трудовой спор с сотрудником о правомерности его увольнения в тот или иной день.

Обязанность работника по сбору виз непосредственного руководителя сотрудника, начальника отдела кадров и др. действующим законодательством не предусмотрена. Если сотрудник подал заявление об увольнении представителю работодателя, независимо от того было ли оно зарегистрировано, то считается, что он уведомил работодателя о предстоящем увольнении. После этого заявление сотрудника не должно возвращаться ему на руки. По требованию сотрудника ему может быть передана копия такого заявления с визами непосредственного руководителя и начальника отдела кадров.

В связи с чем Вам следует пересмотреть порядок «движения» заявления об увольнении с тем, чтобы избежать подобных ситуаций.

Согласно ч. 1 ст. 80 ТК РФ работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

Из Вашего вопроса следует: «непосредственный руководитель сотрудника и начальник отдела кадров подписали заявление об увольнении… На дату увольнения сотрудник не пришел увольняться». При этом не ясно, каким образом была указана дата увольнения в заявлении и была ли она указана.

На практике возможны следующие ситуации.

1. Дата увольнения указана без учета минимального срока предупреждения.

Все о Заявлении на увольнение вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке.

Если работодатель согласен с датой увольнения, трудовой договор можно расторгнуть в день, указанный в заявлении. Если же работодатель не согласен с датой увольнения, то в общем случае сотруднику можно отказать в расторжении трудового договора в указанный им день и предложить возможную дату увольнения с учетом отработки, проставив на заявлении соответствующую визу. Исключением является ситуация, когда сотрудник имеет право уволиться без отработки. В этом случае работодатель обязан расторгнуть договор в обозначенный сотрудником срок.

Если сотрудник самовольно не выйдет на работу после желаемой даты увольнения, то это может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины. Как следствие, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарному взысканию, в том числе уволен за прогул.

Так или иначе, определять дату увольнения самостоятельно, в том числе увольнять сотрудника по истечении минимального срока предупреждения, неправомерно.

2. Дата увольнения указана с учетом минимального срока предупреждения.

В этой ситуации работодатель обязан расторгнуть трудовой договор строго в дату, указанную в заявлении. Увольнение как раньше даты, обозначенной в заявлении, так и позже ее без согласия сотрудника недопустимо. Исключением является ситуация, когда сотрудник указал нерабочий день. В этом случае днем увольнения будет ближайший следующий за ним рабочий день.

3. Если сотрудник написал заявление об увольнении без даты вовсе, то договор нужно расторгнуть по истечении минимального срока предупреждения.

Из Вашего вопроса можно сделать вывод, что сотрудник подал заявление представителю работодателя и против даты увольнения представитель работодателя не возражал или заявление было подано с учетом двухнедельного срока отработки.

При таких обстоятельствах, поскольку намерение сотрудника расторгнуть трудовой договор осталось (заявление об увольнении он не отзывал, перестал выходить на работу после даты увольнения), то Вам необходимо было расторгнуть трудовой договор с сотрудником в дату, указанную в его заявлении, если дата не указана – то по истечении двухнедельного срока предупреждения.

Поскольку Вы этого не сделали, при этом дата увольнения прошла, у сотрудника намерение расторгнуть трудовой договор осталось, попробуйте согласовать с сотрудником другую дату увольнения (например, 11.07.2016г.), предложив ему написать новое заявление.

Однако если сотрудник откажется от этого, то по нашему мнению, необходимо произвести увольнение в дату, указанную в заявлении или если дата не указана – по истечении двухнедельного срока предупреждения. Это связано с тем, что из содержания Вашего вопроса следует, что у сотрудника намерение расторгнуть трудовой договор осталось, продолжать трудовые отношения он не намерен.

В такой ситуации рекомендуем Вам составить акт о том, что завизированное заявление сотрудника об увольнении находилось у него на руках, на регистрацию было предоставлено несвоевременно, однако намерение расторгнуть трудовой договор осталось…

При этом в такой ситуации окончательный расчет с увольняемым работником будет произведен с задержкой, поэтому ему необходимо выплатить компенсацию за задержку зарплаты (ст. 236 ТК РФ).

Кроме того, работодатель также может быть привлечен к материальной и к административной ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ).

Примечание: Следует иметь ввиду, что в случае подачи работником заявления об увольнении по собственному желанию, согласие работодателя прекратить трудовой договор юридического значения не имеет (Апелляционное определение Волгоградского областного суда от 12.07.2013 по делу N 33-7664/2013, Определение Санкт-Петербургского городского суда от 22.10.2012 N 33-14896).

В соответствии с ч. 5 ст. 80 ТК РФ по истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Анализ указанной нормы, предусматривая право работника прекратить работу по истечении срока предупреждения об увольнении по инициативе работника и обязывая работодателя оформить состоявшееся прекращение трудовых отношений, носит гарантийный характер и не может рассматриваться как нарушающей конституционные права граждан (Апелляционное определение Иркутского областного суда от 26.09.2012 по делу N 33-7691/12).

Подробности в материалах Системы Кадры:

1. Вопрос из практики: Обязательно ли регистрировать заявления на увольнение

Нет, не обязательно, но желательно.

Действующее законодательство не обязывает работодателя регистрировать заявления сотрудников на увольнение. Однако такая регистрация выгодна прежде всего самому работодателю. Она позволяет точно определить предполагаемую дату увольнения, поможет в случае отзыва сотрудником такого заявления и отстаивания своей позиции в контролирующих органах или суде, если впоследствии возникнет трудовой спор с сотрудником о правомерности его увольнения в тот или иной день.

При этом работодателю не следует отказывать в приеме или регистрации заявлений на увольнение, поскольку сотрудники могут известить его и иным способом, например, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или телеграммой (п. 12 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221, п. 108–116 Требований, утвержденных приказом Мининформсвязи России от 11 сентября 2007 г. № 108).

С учетом изложенного работодателю можно рекомендовать регистрировать поступающие заявления сотрудников, в том числе и заявления на увольнение. Сделать это можно в специальных журналах учета, например, в журнале входящей корреспонденции.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

2. Вопрос из практики: Как поступить, если сотрудник подал заявление на увольнение по собственному желанию, а за несколько дней до увольнения пропал и не выходит на связь

Если сотрудник подал заявление на увольнение по собственному желанию, а за несколько дней до увольнения пропал, то работодатель вправе уволить сотрудника по собственному желанию и в период его отсутствия на работе (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). До истечения срока предупреждения об увольнении (по общему правилу в течение двух недель) сотрудник имеет право в любое время отозвать свое заявление (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). Поскольку отзыва заявления на день увольнения не поступало, то желание сотрудника уволиться сохраняется, и основания не исполнять его у работодателя отсутствуют. Таким образом, работодатель вправе оформить увольнение, при этом уведомив сотрудника о том, что трудовой договор с ним расторгнут, и предложив явиться за трудовой книжкой или дать разрешение выслать ее по почте (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Популярные вопросы

Более того, если в рассматриваемой ситуации не оформлять увольнение, есть риск, что сотрудник обратится с претензией о том, что работодатель не выполнил его просьбу: несвоевременно оформил увольнение и задержал выдачу трудовой книжки, чем помешал дальнейшему трудоустройству (абз. 4 ст. 234, ст. 236 ТК РФ). Несвоевременная выдача трудовой книжки и выдачу окончательного расчета может стать основанием для привлечения работодателя к административной и материальной ответственности (ст. 234, 236 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ)

Вместе с тем, перед тем как оформлять увольнение, рекомендуется предпринять все возможные меры поиска сотрудника и узнать причину его отсутствия. Указанные действия целесообразно зафиксировать.

С учетом изложенного, если сотрудник написал заявление об увольнении по собственному желанию и пропал, то следует оформить увольнение в срок, указанный в заявлении, а перед увольнением предпринять все возможные попытки по поиску сотрудника, задокументировав мероприятия по его поиску.

Если в процессе поиска работодатель выяснит, что сотрудник отсутствует без уважительных причин, то он вправе уволить такого сотрудника за прогул по подпункту «а» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ с соблюдением порядка, установленного в статье 193 Трудового кодекса РФ.

заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

3. Ответ:Споры при увольнении по собственному желанию

Работодатель уволил сотрудника, самостоятельно определив дату увольнения и не согласовав ее с сотрудником. В заявлении об увольнении у сотрудника указана другая дата

Увольняя сотрудника по собственному желанию, нужно исходить из того, что расторжение трудового договора возможно в дату, указанную в заявлении сотрудника, или в день, согласованный сторонами. Устанавливать дату увольнения по своему усмотрению, когда она прямо указана сотрудником, работодатель не вправе. Это объясняется тем, что именно сотрудник является инициатором увольнения и, как следствие, именно он определяет желаемую дату расторжения договора (ст. 80 ТК РФ).

На практике возможны следующие ситуации.

1. Дата увольнения указана без учета минимального срока предупреждения.

Если работодатель согласен с датой увольнения, трудовой договор можно расторгнуть в день, указанный в заявлении. Если же работодатель не согласен с датой увольнения, то в общем случае сотруднику можно отказать в расторжении трудового договора в указанный им день и предложить возможную дату увольнения с учетом отработки, проставив на заявлении соответствующую визу. Исключением является ситуация, когда сотрудник имеет право уволиться без отработки. В этом случае работодатель обязан расторгнуть договор в обозначенный сотрудником срок.

Если сотрудник самовольно не выйдет на работу после желаемой даты увольнения, то это может быть расценено как нарушение трудовой дисциплины. Как следствие, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарному взысканию, в том числе уволен за прогул.

Так или иначе, определять дату увольнения самостоятельно, в том числе увольнять сотрудника по истечении минимального срока предупреждения, неправомерно.

2. Дата увольнения указана с учетом минимального срока предупреждения.

В этой ситуации работодатель обязан расторгнуть трудовой договор строго в дату, указанную в заявлении. Увольнение как раньше даты, обозначенной в заявлении, так и позже ее без согласия сотрудника недопустимо. Исключением является ситуация, когда сотрудник указал нерабочий день. В этом случае днем увольнения будет ближайший следующий за ним рабочий день.

Если сотрудник написал заявление об увольнении без даты вовсе, то договор нужно расторгнуть по истечении минимального срока предупреждения.

Правомерность позиции подтверждают:

С уважением и пожеланием комфортной работы, Алла Хрипушина,