Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Где хранится документация предприятий непосредственно после их ликвидаций и как долго их необходимо хранить после ликвидации ООО? Часть 8 ст. 10 ФЗ 23 22.10.2004 N ФЗ-125 «Об архивном деле РФ» указывает, все документы юрлица из-за ликвидации направляются для хранения архивным организациям.

Содержание

Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации

Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят:

1. обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть:
2. личные дела;
3. сведения о времени работы;
4. зарплатные ведомости и т. д.
5. обращения руководства, учредителей фирмы из-за её ликвидации с целью получения сведений о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами:
6. бухгалтерская первичная документация;
7. акты выполнения работ;
8. приемо-передаточные акты и т. д.;
9. договора;
10. соглашения и т. д.
11. запросы, поступающие от проверяющих органов, касаются:
12. бухгалтерской отчетности;
13. оформленных первичных документов.

Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы

Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются:

• ликвидаторская комиссия;
• конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы;
• учредители.

Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение.

Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред. от 28.12.2017 г.) «Об архивном деле в РФ».

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации

Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее:

• Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году.
• Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками. Документы располагают в порядке хронологии, затем их нумеруют. Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя;
• Создать нумерацию папок дел;
• Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц;
• На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию.

Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.

Далее, дела помещаются в коробку архивного предприятия и после ликвидации передаются в обработку архиву.

Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией.

Послеликвидационная передача документов в архив

Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как:

1. виды услуг и их оплата;
2. хранение и сроки;
3. право на использование;
4. состав документации и т. д.

Внимание! После того как прошла ликвидация предприятия сдача данных заверяется приемо-передаточным актом. Архивная организация обязана выдать справку, которая предъявляется госорганам по запросу.

Сведения по срокам на хранение и разделы документации для хранения

Списочный состав и сведения о сроках хранения всей документации объяснены в «Перечне архивных типовых управленческих документов», который работает с 2011 г. Документы, передаваемые архиву после ликвидации, могут иметь неодинаковые сроки хранения.

Вечное хранение

• все отчётные финансовые документы;
• фирменные документы принятия, утверждение бух. отчетов;
• акты по передаче права;
• учетные книги дохода и расхода у частных предпринимателей;
• свидетельства, выдаваемые при постановке на учет и др.

В государственных архивах нуждаются в хранении документация с вечным сроком хранения и документация кадров предприятий после их ликвидации.

Документы, относящиеся к категории длительного хранения (от 45 л)

Есть специальные документы, которым обеспечивают хранение от 45 до свыше 70 лет. Это документы, которые укажут на факты поступлений и увольнений с работы, переводы и т. д., оставшиеся после ликвидации.

• документы по штатам с отражением оклада;
• личные дела, личные карточки сотрудников;
• трудовые срочные договоры;
• набели, наряды;
• лицевые счета работников и т. д.

Документы, относящиеся к категориям временного хранения

После ликвидации предприятия данные документы продолжают оставаться в силе. Время их хранения составляет 5-10 лет. К ним относятся:

• соглашения с юридическими лицами;
• договора по государственным закупкам;
• административно-хозяйственные приказы;
• командировочные и отпускные приказы.

Документы с временным промежутком хранения хранятся в частной архивной фирме. Вознаграждение за хранение возлагается на фирму и после ее ликвидации.

Надо знать! Передача документов архиву должна производиться ликвидационной комиссией на основании соглашения, подписанного представителями обеих сторон.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Не весь объем документов после ликвидации фирмы подлежат обязательному хранению. В случае ликвидации предприятия уничтожаются документы с истекшим сроком хранения. При уничтожении документов необходимо составить акт. Вот некоторые способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения после ликвидации фирмы:

Сжигание

Сжигают обычно секретные документы. При этом важно выбрать правильное место для сжигания.

Шредирование

Это разрезание бумаг на мелкие полосы или кусочки в специальном устройстве – шредере

Выездное уничтожение

Значительный объем бумаг уничтожают специальные компании. Бумаги отправляют в промышленный шредер, который находится в грузовом автомобиле. При таком способе уничтожения уровень безопасности значительно выше, чем у предыдущих.

Юридические основания порядков сохранения после ликвидации ООО или ИП регламентирует Закон о бухгалтерском учете N 129 от 21 ноября 1996 г.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. п. 2, 3 ст. 62 ГК РФ все операции относительно ликвидации предприятия выполняет комиссия по ликвидации. Эта комиссия выбирается собственниками в процессе принятия окончательного соглашения о ликвидации фирмы. Следовательно, именно она обеспечивает передачу бумажных носителей на хранение и именно на ней лежит ответственность за исполнение этой операции.

Важно! Лица, нарушающие процесс укомплектовки, хранения, передачи бумажных материалов, предназначенных для хранения в архиве, привлекаются к административной ответственности.

Юридические и должностные лица, которые нарушили закон об архивном деле, несут за это ответственность, установленную законом. При несоблюдении законов о хранении документации организаций из-за ликвидации предусматривается ответственность в соответствии со статьями 13.20, 13.25 КоАП РФ.

Следовательно, хранение документов организации происходит в архивных организациях. Компания после ликвидации обязана сделать все мероприятия по передаче бумажных данных в архив с соблюдением положенных законом мер. Организация должна обеспечить архивное хранение бумаг в обозначенном порядке после своей ликвидации.

Заказать консультацию

© 2014-2019 «БАУМ-LEX» Ликвидация юридических лиц

Москва, ул. Бакунинская 69с1, БЦ Александрия, оф. 15б

Режим работы: пн-пт с 9.00 до 18.00, сб-вс выходные

Документы пока бумажные. Наверное, в недалеком будущем их заменят электронные. Документы нужно хранить, но не все руководители знают, где и сколько времени, и что с ними происходит после ликвидации юридического лица. Этим вопросам и посвящена данная статья.

Сроки хранения различных документов установлены несколькими правовыми актами.

Документы по личному составу

• трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

Все эти документы хранятся не менее 50 лет со дня их создания, если они созданы после 2003 года. Для более ранних документов этот срок 75 лет.

Такой значительный срок хранения связан с необходимостью подтверждения трудового стажа и расчета размера пенсии работников при достижении ими соответствующего возраста.

Типовые управленческие документы

Например, доверенности, выданные сотрудникам или филиалам, представительствам организации, должны храниться 5 лет.

Столько же должны храниться таможенные декларации.

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков и другого имущества в пользование, распоряжение, аренду от юридических и физических лиц должны храниться постоянно.

Перечень содержит 1003 позиции по типам документов и для каждого свой срок хранения.

Мне кажется, сотрудник, отвечающий за делопроизводство в компании, а иногда это сам директор, должен хоть один раз в этот Перечень заглянуть.

Для акционерных обществ

Например, реестры акционеров, выписки из них и списки аффилированных лиц, годовые отчеты общества должны храниться постоянно.

Бухгалтерские документы

• первичные учетные документы;
• регистры бухгалтерского учета;
• бухгалтерская (финансовая) отчетность;
• аудиторские заключения;
• документы учетной политики;
• стандарты экономического субъекта (приказы, распоряжения, внутренние инструкции, правила документа оборота, правила трудового распорядка и т.д.);
• документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета;
• средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи;

Все эти документы предприятие должно хранить не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Однако Налоговый Кодекс (подп. 8 п.1 ст.23 НК) предписывает в течение 4 лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату налогов.

В очередной раз мы сталкиваемся с несоответствием норм НК и Закона.

Попробуем разобраться, сколько же лет все-таки нужно хранить бухгалтерские документы. Законодательство РФ о налогах и сборах состоит из НК и принятых в соответствии с ним федеральных законов о налогах (ст. 1 НК). Из этого следует, что нормы законов должны применяться в части, в которой они не противоречат Кодексу.

Следовательно, бухгалтерские документы нужно хранить 4, а не 5 лет.

В письме Минфина от 23 марта 2016 г. N 03-02-08/16273 говорится, что такой срок хранения документов корреспондирует периоду, за который может быть проведена выездная налоговая проверка (ст. 89 НК). Кроме того, ФНС считает, что документы, образующиеся в деятельности организации, в том числе, первичные учетные документы, могут храниться не только на бумажных носителях, но и в виде электронных документов.

Юридическое лицо ликвидируется, а документы нет

Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим, если ликвидация осуществляется в форме банкротства.

Получается, что документы бухгалтерского учета должен хранить у себя ликвидатор (или управляющий) в течение 4 лет после исключения общества из реестра за свой счет. Совершенно очевидно, что практически все ликвидаторы частных коммерческих предприятий этого требования не соблюдают, и после ликвидации бухгалтерские документы уничтожаются.

За неправильное хранение (утерю) – штраф

Налагать штраф за это нарушение могут должностные лица органов, осуществляющих контроль за соблюдением законодательства об архивном деле (п. 59 ст. 28.3 КоАП).

С 2002 по 2014 год действовал Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 (отменен Приказом Минкультуры России от 03.06.2014 N 976), в соответствии с которым этим правом наделялись руководители структурных подразделений Федеральной архивной службы России, их заместители.

С 1 сентября 2013 года вступили в силу поправки к ст. 23.74 КоАП, согласно которым Банк России теперь рассматривает административные дела о неисполнении правил хранения документов АО (ч. 1 ст. 13.25) и страховой компанией (ч. 3 ст. 13.25). Орган, рассматривающий такие дела в отношении ООО (ч. 2 ст. 13.25), законом не установлен.

Поэтому в судебной практике не встречается ни одного дела о привлечении ООО к ответственности за неисполнение правил хранения документов, в то время как по АО и страховым компаниям такая практика есть, хотя и небольшая.

У этого правонарушения есть срок давности. Если с момента утери документов прошло более одного года, постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено (ч. 1 ст. 4.5 КоАП). Если регулятор нарушает данное правило, суды однозначно занимают сторону общества.

Нет документов, нет дела?

Но у этой проблемы есть другие аспекты.

Первичные бухгалтерские документы необходимо представить в налоговый орган при проведении выездной налоговой проверки. Если предприятие не сохранило документы, проверяющие доначисляют налоги на основании подп. 7 п. 1 ст. 31 и п. 7 ст. 166 НК расчетным методом. Расчет производится на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике, а также данных об иных аналогичных налогоплательщиках.

Существует мнение, что если документы утеряны в результате кражи или пожара (наводнения и т.п.), то налоговая служба не праве начислить недоимку, а общество и его должностные лица освобождаются от налоговой ответственности.

Это не совсем верно.

Получения справок МВД, МЧС недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов.

Нередки случаи, когда у налогоплательщика нет никаких доказательств того, что он пытался восстановить документы. В любом случае, ФНС применит расчетный метод при проведении налоговой проверки, а суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге, компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.

Интерес к документам юридического лица проявляют также правоохранительные органы. Они могут проводить документальные проверки, а с момента внесения изменений в УПК РФ (Федеральным законом от 22.10.2014 N 308-ФЗ), по результатам проверки, проведенной ГЭБПК, Следственный комитет может возбудить уголовное дело по ст. 199 УК (уклонение от уплаты налогов организации).

Отсутствие документов серьезно затрудняет работу оперативников и следователей, так как без документов невозможно провести экспертизу и установить конкретную величину неуплаченных налогов. Но это не лишает правоохранителей возможности расследовать преступление, если оно было.

skolko_hranit_dokumenty_posle_likv > Похожие публикации

Если документы после ликвидации ООО (общества с ограниченной ответственностью) уничтожаются, это является нарушением закона. В зависимости от вида документации, срока ее оформления, многие бумаги и их цифровые аналоги должны храниться от 3 до 75 лет. Данные нормативы часто нарушаются, либо по незнанию основ делопроизводства, либо из-за уверенности, что наказания за уничтожение документов нет. Судебная практика за подобные правонарушения действительно пока не сформирована, однако риск открыть серию подобных дел существует.

Что делать с документами после ликвидации общества

Закон предписывает передавать документацию ликвидируемой организации в муниципальный или государственный архив (23-я статья закона об архивном деле № 125-ФЗ от 22.10.2004, п.10). Это требование касается следующих документов:

составляющих Архивный фонд РФ (6-я статья закона № 125-ФЗ);

с не истекшим сроком хранения;

по личному составу компании.

Сдать в архив документы после ликвидации общества можно, когда между ним и ликвидатором (ликвидационной комиссией, конкурсным управляющим, самим ООО, если оно ликвидируется добровольно) заключен соответствующий договор. Также документы могут быть переданы правопреемнику почившего ООО, или вышестоящему подразделению – п. 9.7 и п. 9.7.1 Основных Правил работы архивов организаций. Например, если ликвидируется «дочка», ее документы передаются в головной офис.

Если ни правопреемника, ни вышестоящей организации нет, документы по личному составу, касающиеся бывших работников ООО, заберет специализированный или государственный архив (п. 9.7.2 Основных Правил). Где будут храниться учредительные документы после ликвидации общества и иные бумаги, связанные с его деятельностью, в этом случае будет решать конкурсный управляющий или ликвидационная комиссия, при добровольной ликвидации – кто-то из сотрудников или участников ООО. В частности, может быть составлен акт о передаче их на хранение бывшему участнику общества. Документы с истекшим сроком хранения подлежат уничтожению, что также фиксируется в соответствующем акте и решении.

Расходы по передаче документации в архив, ее подготовке и оформлению, несет ликвидируемое общество. Документы, хранящиеся меньше 10-ти лет, архив может не принять, поэтому альтернативным вариантом является их передача в специализированную частную компанию.

Сроки хранения документов после ликвидации ООО

Основные сроки хранения документации предприятий (различных форм собственности) указаны в приказе Министерства культуры № 558 от 25.08.2010. Перечислить все его позиции невозможно, так как их больше 1000. В частности, в отношении хранения документов установлены такие сроки:

коллективные договоры, информационные материалы по забастовочному движению, предложения по улучшению техники безопасности хранятся постоянно;

путевые листы, договоры по автострахованию, отчеты об остатках и поступлении товаров, таможенные декларации хранятся 5 лет;

документы соискателей, не принятых на работу в организацию (рекомендации, автобиографии и т.д.), письма о переводе сотрудников хранятся 3 года.

Сколько должен сохраняться конкретный документ, на основе вышеуказанного Приказа Минкульта, определяет специалист. Что касается документов по личному составу (штатных расписаний, личных карточек сотрудников, приказов об увольнении и приеме на работу, т.д.), период их хранения установлен законом об архивном деле № 125-ФЗ – ст. 22.1. Он зависит от времени составления данной документации:

если до 2003 года – срок хранения 75 лет;

если позже – срок хранения 50 лет.

В законе о бухучете (ФЗ № 402 от 06.12.2011, 29-я статья) указан срок хранения различных бухгалтерских документов. Он составляет не менее пяти лет – либо с отчетного года, либо с года, когда ими воспользовались для составления финансовой отчетности последний раз.

Санкции для нарушителей

Если хранение документов после ликвидации ООО осуществляется ненадлежащим образом, это является правонарушением. За его совершение ответственность предусмотрена двумя статьями КоАП РФ (Кодекса об административных правонарушениях) – ст. 13.20 и ст. 13.25 (п.2). Однако с их применением есть сложности, что позволяет массово нарушать установленные законом требования к сохранности документов.

В частности, ст. 13.25 грозит юридическим лицам, нарушившим срок и порядок хранения документов, штрафом в размере 200 000 – 300 000 рублей. Но применить его к ликвидированной компании, бывшее руководство которой, например, выкинуло или сожгло бумаги, не удастся. Для должностных лиц штраф небольшой, он составляет 2 000 – 5 000 рублей. Но и эту санкцию можно вменить только в течение года со дня совершения правонарушения (КоАП, ст.4.5).

“>