Сколько хранится диплом в архиве университета
Диплом в университете не хранится. Вы имели в виду дипломную работу наверное. Выпускные квалификационные работы после защиты хранятся в архиве университета в течение пяти лет, после чего уничтожаются по акту.
Доброго времени суток! Дипломы хранятся в деканате либо на кафедре, в личном деле. Через 25 лет сдаются в архив. Дипломные работы хранятся не более 5 лет.
Копия диплома храниться в Университете бессрочно. И потерявший свой диплом имеет право на его восстановление, для чего он должен туда обратиться.
Я слышала что диплом в архиве хранится 2 года по новому законодательству.
Все дипломы, которые не забрали из вуза его учащиеся, хранятся в архиве университета. Поэтому смело идите в вуз и забирайте диплом. Но для этого напишите заявление в свободной форме на имя ректора вуза: там расскажите, в каком году и по какой специальности вы окончили вуз, почему не смогли забрать диплом вовремя, а в конце заявления попросите выдать его вам.
Инструкция о порядке учета, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ
Инструкция № 2 от 21.04.2011 г.
1 Общие положения
1.1 Настоящая Инструкция разработана на основании Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", норм действующего законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, типового перечня документов с указанием сроков хранения, нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархив) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.
1.2 Настоящая инструкция определяет порядок учёта, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ в ОГУ.
2 Порядок учёта и хранения курсовых и дипломных проектов (работ)
2.1 Курсовые проекты (работы) хранятся на кафедрах в течение одного года, после чего списываются по акту и уничтожаются в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции.
2.2 Курсовые проекты (работы) принимаются на хранение лицом, ответственным за делопроизводство кафедры, от преподавателя, ведущего учебную дисциплину, или руководителя проекта (работы) в двухнедельный срок после защиты.
Курсовые проекты (работы), переданные преподавателем или руководителем проекта (работы) для хранения на кафедре, регистрируются в журнале регистрации контрольных и курсовых работ.
2.3 Курсовые проекты (работы) хранятся в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу, сейфе и т. д., которые закрываются на ключ.
2.4 Выпускные квалификационные работы после защиты хранятся в архиве университета в течение пяти лет, после чего уничтожаются по акту в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции. Выпускные квалификационные работы, отмеченные первыми премиями на конкурсах и имеющие перспективу их внедрения в производство, хранятся постоянно.
2.5 Выпускные квалификационные работы передаются в архив лицом, ответственным за делопроизводство, по акту приема-передачи в течение месяца после их защиты.
2.6 Хранение графической части выпускных квалификационных работ архитектурно-строительного факультета творческих специальностей допускается в электронном виде.
Выпускные квалификационные работы и их графическая часть после защиты принимаются заведующим соответствующей кафедры в электронном виде на дисках формата CD или DVD. Диски регистрируются в журнале учета электронных документов. Электронные носители информации (диски) должны находиться в индивидуальных упаковках, быть подписаны и пронумерованы согласно регистрации в журнале.
Хранение электронных носителей производится в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу, сейфе и т. д., которые закрываются на ключ. Ответственное лицо — заведующий кафедрой.
По истечении срока хранения электронные носители информации уничтожаются в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции.
Графическая часть выпускных квалификационных работ, отмеченная первыми премиями на конкурсах и имеющая перспективу внедрения, хранится на кафедре на материальном носителе.
3 Порядок выдачи курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ
3.1 Курсовые проекты (работы) выдаются:
- для использования студентами на основании заявления студента с визой руководителя его проекта (работы) и с разрешения заведующего кафедрой;
- для использования работниками ОГУ — преподавателями на основании служебной записки с разрешения заведующего кафедрой;
- во временное пользование сторонним организациям на основании письма руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и разрешения проректора по учебной работе.
3.2 Курсовые проекты (работы) выдаются на сроки, не превышающие один месяц. По согласованию с заведующим кафедрой срок выдачи для сторонних организаций может быть увеличен.
3.3 Выпускные квалификационные работы выдаются:
- для использования студентами на основании служебной записки с визой заведующего кафедрой и с разрешения проректора по учебной работе;
- для использования преподавателями и работниками с визой заведующего кафедрой и разрешения проректора по учебной работе;
- во временное пользование для сторонних организаций на основании письма-запроса руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и с разрешения ректора или проректора по учебной работе.
3.4 Выпускные квалификационные работы выдаются на срок до трёх месяцев для использования студентами, работниками университета.
3.5 Выдача выпускных квалификационных работ во временное пользование сторонним организациям оформляется актом на срок до трёх месяцев. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся в архиве университета, другой выдается получателю. Акт подписывается ректором университета или проректором по учебной работе и руководителем организации-получателя, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.
4 Порядок списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ
4.1 Курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
4.2 Для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (выделения на уничтожение) в университете созданы экспертная комиссия университета (ЭК университета) и экспертная комиссия структурного подразделения (ЭКсп). Экспертные комиссии осуществляют свою деятельность в соответствии с Положением "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д, введенным в действие приказом ОГУ от 28.01.2010 г. № 30.
Списание курсовых проектов (работ) производится по акту установленного образца (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д), который согласуется на заседании экспертной комиссией структурного подразделения.
Списание выпускных квалификационных работ производится по акту, согласованному на заседании экспертной комиссией университета.
Заседания экспертных комиссий протоколируются (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д).
4.3 Курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы, выделенные к уничтожению, расшиваются, освобождаются от металлических предметов (скребок, скоб), перемешиваются и сдаются в хозяйственный отдел университета. На акте "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" ставится виза работника, принявшего документы. Переработанный материал сдается в приемный пункт макулатуры, передача оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи и вес бумажной макулатуры. Приемо-сдаточные накладные хранятся в управлении бухгалтерского учета и отчетности университета.
4.4 Погрузка и вывоз переработанного материала в приемный пункт макулатуры организуется работниками хозяйственного отдела.
4.5 Срок хранения документов/информации в электронном виде аналогичен сроку хранения таких же документов (информации) на бумажном носителе. После истечения срока хранения диски подлежат уничтожению. Уничтожение CD и DVD дисков осуществляется в соответствии с положением "О порядке хранения и уничтожения носителей персональных данных" и оформляется актом (приложение).
4.6 Списание выпускных квалификационных работ, хранящихся на электронных носителях, производится по акту установленного образца, согласованному на заседании экспертной комиссией университета. Уничтожение происходит в присутствии представителя архива и осуществляется путем переламывания информационного носителя (диска) и вывоза остатков в качестве бытового мусора.
5.1 Ответственность за надлежащее хранение и своевременное списание выпускных квалификационных работ, находящихся в архиве университета, несет заведующий архивом.
5.2 Ответственность за надлежащее хранение и своевременное списание курсовых проектов (работ), находящихся на кафедре, несет заведующий кафедрой.
Частное профессиональное образовательное учреждение
«Череповецкий торгово-экономический колледж»
на совете руководства
Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ
1.1. Настоящий Порядок разработан на основании Федерального закона от 01.01.2001 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), типового перечня документов с указанием сроков хранения, в соответствии с номенклатурой дел Частного профессионального образовательного учреждения «Череповецкий торгово-экономический колледж» (далее – колледж).
1.2. Настоящий порядок определяет правила учёта, хранения, выдачи и передачу в архив курсовых работ и выпускных квалификационных работ в колледже.
2. Порядок учёта и хранения курсовых работ
2.1. Руководитель курсовой работы в двухнедельный срок после защиты сдает по ведомости курсовые работы методисту учебного отдела на хранение.
2.2. Курсовые работы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации контрольных и курсовых работ.
2.3. Курсовые работы хранятся в учебном отделе в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу.
2.4. По окончании учебного года курсовые работы передаются по акту на хранение в архив колледжа (Приложение 1).
2.5. Курсовые работы хранятся в архиве колледжа в течение одного года, после чего списываются по акту и уничтожаются в порядке, установленном соответствующим нормативным локальным актом колледжа. Курсовые работы, занявшие призовые места на конкурсе хранятся в течение 5 лет, о чем производится запись на титульном листе работы.
3. Порядок учёта и хранения выпускных квалификационных работ
3.1. Секретарь государственной экзаменационной комиссии в однодневный срок после защиты сдает выпускные квалификационные (далее – дипломные) работы методисту учебного отдела.
2.1. Дипломные работы должны быть зарегистрированы в журнале регистрации контрольных, курсовых и дипломных работ.
2.2. По окончании учебного года дипломные работы передаются по акту на хранение в архив колледжа.
2.3. Дипломные работы хранятся в архиве колледжа в течение пяти лет, после чего списываются и уничтожаются по акту в порядке, установленном пунктом 4 настоящего Порядка. Дипломные работы, занявшие призовые места на конкурсе и имеющие перспективу их внедрения, хранятся постоянно, о чем производится запись на титульном листе работы.
3. Порядок выдачи курсовых и дипломных работ
3.1. Курсовые работы выдаются:
– для использования студентами на основании заявления студента с визой зам. директора по учебно-производственной работе;
– для использования преподавателями на основании служебной записки преподавателя с визой зам. директора по учебно-производственной работе.
3.2. Курсовые работы выдаются на сроки, не превышающие один месяц.
3.3. Дипломные работы выдаются:
– для использования выпускниками на основании заявления выпускника с визой зам. директора по учебно-производственной работе;
– для использования преподавателями на основании служебной записки преподавателя с визой зам. директора по учебно-производственной работе.
3.4. Дипломные работы выдаются на сроки, не превышающие один месяц.
4. Порядок передачи курсовых работ и выпускных квалификационных работ в архив
4.1. Курсовые и дипломные работы по окончании учебного года подлежат передаче в архив колледжа.
4.2. Передача курсовых и дипломных работ производится по акту установленного образца.
4.3. Передачу курсовых и дипломных работ производят зам. директора по учебно-производственной работе и методист учебного отдела на основании соответствующего приказа директора колледжа.
5.1. Ответственность за надлежащее хранение курсовых работ в учебном отделе несет методист.
6. Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив письменных работ
6.1. Порядок учёта, хранения, выдачи и передачи в архив домашних контрольных работ, отчетов по учебной практике, производственной – по профилю специальности и преддипломной практике такой же, как и по курсовым работам настоящего Порядка.
6.2. Срок хранения домашних контрольных работ, отчетов по учебной практике, производственной – по профилю специальности и преддипломной практике – один год.
7. Заключительные положения
7.1. Настоящий Порядок вступает в силу с момента его утверждения и действует до замены новым.
7.2. Изменения и дополнения настоящего Порядка оформляются приказом директора колледжа.
Директор ЧПОУ «ЧТЭК»
на передачу курсовых и контрольных работ, отчетов по учебной и производственной практикам, дипломных работ студентов ЧПОУ «ЧТЭК»
Комиссия в составе ФИО и должность, назначенная приказом директора колледжа номер приказа и дата, составили настоящий акт на передачу письменных работ студентов в архив колледжа: