Сколько хранятся документы по заработной плате
Содержание
По основной деятельности
Присланные для сведения – до минования надобности
По личному составу
О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках – 5 лет
по административно-хозяйственным вопросам
При отсутствии годовых – постоянно
При отсутствии квартальных – постоянно
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы;
приложения, пояснительные записки к ним
Аналитические документы (таблицы, записки, доклады)
к годовым балансам и отчетам
Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов
Документы (протоколы, акты, заключения)
о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов
Квартальные – 5 лет
Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах
5 лет после снятия с учета
Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию
(пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)
При отсутствии годовых -постоянно
При отсутствии квартальных – 5 лет
Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения)
о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней.
Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов
Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка)
об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам
Документы о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним
При отсутствии годовых -постоянно
Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка)
о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе,
в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
Бухгалтерские учетные регистры
(главная книга, журналы-ордера разработочные таблицы и др.)
При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
Первичные документы и приложения к ним,
зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.).
Документы о приеме выполненных работ (акты, справки)
При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах
между организациями
Переписка о финансово-хозяйственной деятельности
(об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)
Переписка о выдаче и возврате ссуд
Документы (справки, акты, обязательства, переписка)
о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях
Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения)
о переоценке основных фондов, определении износа основных средств,
оценке стоимости имущества организации
Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене,
приеме-передаче векселей
Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные),
договоры имущественного страхования, с аудиторами (аудиторскими фирмами)
5 лет после истечения срока действия договора (соглашения).
Договоры о материальной ответственности
5 лет после увольнения материально-ответственного лица
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, ведомости)
об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений,
товарно-материальных ценностей
При условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения
Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности
Лицевые счета работников
Положения о премировании работников
Эти документы хранятся пять лет после замены новыми
Документы (сводные, расчетные, расчетно-платежные ведомости)
на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат;
доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности)
Срок хранения 5 лет при условии завершения ревизии (проверки).
В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения.
При отсутствии лицевых счетов эти документы (кроме доверенностей) хранятся 75 лет
Переписка о выплате заработной платы.
Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов.
Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий.
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности
Документы (заявления, решения, справки, переписка)
об оплате учебных отпусков
Статьи по теме
Для бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов разные сроки хранения. Если у вас не окажется запрошенных ИФНС документов, инспекторы доначислят налоги с пенями и выпишут штраф.
Полный доступ на месяц! – Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".
Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).
Внимание! Бесплатно скачать таблицу сроков хранения документов в 2019 году вы можете по ссылке:
Работайте с кадровыми документами легко и удобно в программе БухСофт. Она подходит для организаций и ИП. Программа автоматически сформирует и выведет на печать всю необходимую кадровую документацию. Также она включает автоматическое формирование отчетности по НДФЛ и страховым взносам. Попробуйте бесплатно:
Сроки хранения документов
Сроки хранения бухгалтерских и налоговых документов, порядок их уничтожения и ответственность за нарушение хранения и уничтожения закреплены законодательно. Основные правила прописаны в НК РФ, приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 и двух федеральных законах. Это законы от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Их лучше не нарушать. По этой ссылке дан перечень самых важных документов, которые должны быть в любой компании >>>.
Таблица. Сроки хранения документов в 2019 году
Документ
Сколько хранить
Бухгалтерские документы
Документы по покупкам и реализации
(договор, счет, акт, товарная накладная ТОРГ-12, УПД, доверенность, акт сверки)
5 лет
Документы по банку
(выписки, платежные поручения, чековая книжка)
5 лет
(кассовая книга, авансовый отчет, ПКО, квитанция к РКО)
Инвентарная карточка ОС
5 лет после выбытия ОС
5 лет
Приказы по основной деятельности
До закрытия компании
Регистр бухгалтерского учета (оборотка по счету, ОСВ, главная книга)
5 лет
Бухгалтерская отчетность
(баланс, отчет о финансовых результатах, отчет об изменениях капитала, о движении денежных средств и другие формы) и отчеты МСФО
До закрытия компании
До закрытия компании
Документы по налогам
Регистры налогового учета
5 лет
Налоговая отчетность
(налоговая декларация, расчет по авансам, расчет по страховым взносам, справки 2-НДФЛ с реестром, расчет 6-НДФЛ и другие отчеты в ИФНС)
Квитанция об отправке налоговой отчетности в электронном виде
Опись вложения и уведомление о получении при отправке документа в ИФНС по почте
4 года
Книги покупок и продаж с доп листами
4 года
Книга учета доходов и расходов КУДиР на УСН
До закрытия компании
Акт сверки с ИФНС
Документ об убытке и сумме уменьшения базы по налогу
в течение срока уменьшения налоговой базы на суммы ранее полученных убытков
Документы по страховым взносам
Платежки на перечисление взносов
6 лет
Квартальный – 5 лет с даты принятия отчета в фонд социального страхования
Годовой – до закрытия компании
6 лет
Ежегодная персотчетность в ПФР (СЗВ-СТАЖ, ОДВ-1 и квитанция об их отправке в ПФР)
До закрытия компании
Документ об отправке отчета в фонд (квитанция о получении отчета в электронном виде, опись вложения и уведомление о получении при отправке документа по почте)
Хранить вместе с отчетом
Кадровые документы
Оригинал документа сотрудника (трудовая книжка)
До востребования работником (но не более 50 лет, а если сотрудник оформлен до 2003г, то не более 75 лет)
Личная карточка и копии документов работника*
– 50 лет, по сотруднику оформленному с 2003 года и позже;
– 75 лет, по сотруднику, оформленному до 2003 года.
Трудовой договор и дополнения к нему
Приказы по кадрам
Табель учета рабочего времени
Больничный лист и расчет по нему
5 лет
График отпусков работников
1 год после использования
До закрытия компании
* Для хранения копий документов работника лучше иметь письменное согласие этого работника на обработку его персональных данных. Это поможет избежать споров с контролерами и штрафа.
Вы используете электронный документооборот? Обеспечить сохранность электронных документов вам нужно по тем же срокам. Ведь сроки сохранности для документов, подписанных ЭЦП и документов, составленных на бумаге – едины. Об этом сотрудники Минфина России писали в информационном письме № ПЗ-13/2015. Читайте подробнее о хранении и проверке электронных документов.
Что делать если истек срок хранения документов?
Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.
Штраф за отсутствие документов
За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.
Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).
Любая организация, ведущая какую-либо экономическую деятельность, в обязательном порядке должна вести кадровый учет работников и ежемесячно оформлять соответствующие документы по начислению заработной платы и других выплат. К таким выплатам могут относиться разнообразные командировочные и суточные, отпускные и больничные выплаты, взносы в страховые, пенсионные и налоговые фонды, окладная и премиальная части заработной платы. Вести учет такой документации необходимо с первого дня создания организации и до момента прекращения деятельности.
Учет документации
В соответствии с нормами законодательства Российской Федерации, такие документы могут иметь различный срок хранения в архиве. Соблюдать срок хранения документов по заработной плате чрезвычайно важно, так как такие бумаги могут потребоваться в различных ситуациях. Например, при вычислении положенного работнику объема ежемесячных пенсионных выплат, различных льгот, компенсаций и других социальных выплат. Организации должны самостоятельно обеспечивать должный учет и хранение всей производимой документации, как установлено в перечне типовых управленческих документов. Несоблюдение правил и сроков хранения грозит юридическим лицам существенными штрафами.
Сроки хранения
Если перейти к конкретным срокам хранения документации по заработной плате и прочим выплатам, то они могут составлять от 50 до 75 лет. В течение 75 лет организации должны хранить следующие документы:
• лицевые счета работников;
• документы на выдачу заработной платы, гонораров и пособий;
• документы на все другие выплаты работникам.
Изменения в архивном деле
В 2016 году президент Российской Федерации подписал указ о важных изменениях в архивном деле, положения которого коснулись и сроков хранения документов по заработной плате. После вступления закона в силу, все архивные документы по денежным выплатам личному составу организаций, сформированные после 2003 года, подлежат хранению в течение 50 лет. То есть, вышеуказанные сроки хранения зарплатной документации на протяжении 75 лет действуют только для архивных дел, сформированных до 2003 года. Также важно отметить, что в связи с этими законодательными изменениями, срок хранения документов теперь отсчитывается не с момента увольнения сотрудника из организации, а с момента создания дела на этого работника. Весь массив архивных документов по заработным платам при сдаче на хранение теперь следует делить на две части: на документы, сдаваемые на 75 лет, и документы, сдаваемые на 50 лет.