Сколько хранятся документы в архиве института | Загранник

Сколько хранятся документы в архиве института

Зачем нужно определять сроки хранения документов

Деятельность любого общеобразовательного учреждения сопровождается огромным количеством документов. Определение срока хранения документов имеет большое значение для применения этих документов в дальнейшем.

С целью систематизации и обеспечения необходимого срока хранения документов общеобразовательного учреждения составляется номенклатура дел, которая ежегодно корректируется. Сроки хранения документов указываются в номенклатуре дел в соответствии с нормативными документами.

Чтобы обеспечить надлежащее хранение документов долговременного и постоянного срока хранения необходимо передавать их в архив учреждения. Как создать архив общеобразовательного учреждения – это тема для отдельной статьи.

Как составить индивидуальную номенклатуру дел

Что такое номенклатура дел и как её составить можно прочитать в моей статье “Составление индивидуальной номенклатуры дел” (перейти по ссылке http://festival.1september.ru/articles/634971/). С целью актуализации информации написано продолжение статьи.

Какой документ определяет срок хранения документов

Сроки хранения документов ранее определялись в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000, с изменениями от 27.10.2003). Этот документ утратил силу.

В настоящее время сроки хранения документов определяются в соответствии с Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (в ред. от 04.02.2015) “Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” (Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) (далее по тексту – Перечень) ‹Приложение6›.

В статью 22.1 федерального закона “Об архивном деле в Российской Федерации” от 22.10.2003 № 125-ФЗ (ред. от 02.03.2016) внесены изменения в части сроков хранения документов по личному составу (имеются исключения) ‹Приложение4›:

  • созданные до 2003 года хранятся не менее 75 лет со дня создания;
  • созданные, начиная с 2003 года, хранятся не менее 50 лет со дня создания.

В Перечень также планируется внести поправки, поэтому при определении сроков хранения документов необходимо учитывать последние изменения.

Как работать с Перечнем

“Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения” – многостраничный документ (сначала в форме таблицы расположен Перечень, затем Указатель вида документов). Для эффективной работы в данном документе выставлены гиперссылки.

Для определения сроков хранения документов при составлении номенклатуры дел организации необходимо:

— по Указателю вида документа определить номер статьи Перечня;

— по номеру статьи Перечня определить срок хранения документов;

— срок хранения документов с указанием статьи Перечня и примечанием внести в номенклатуру дел.

Пример определения сроков хранения документов

Например, необходимо определить срок хранения Положения об оплате труда. В п.1.5 раздела Общие положения Перечня ‹Приложение6› переходим на Указатель вида документов (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке указатель). В Указателе вида документов по алфавиту находим вид документа Положения, выбираем подвид – об оплате труда и премировании работников, затем по указанному номеру статьи 411 переходим в Перечень (одновременно нажать клавишу Ctrl и щелкнуть мышью по гиперссылке 411). В статье 411 Перечня выбираем подпункт а) по месту разработки и/или утверждения, далее указанный срок хранения документа Пост. ‹**› вносим в 4-й столбец номенклатуры дел, а также указываем ссылку на статью ст. 411 а. Если в статье есть примечание, то его вносим в 5-й столбец номенклатуры дел. Аналогично определяем сроки хранения других документов.

Читать дальше  Юридическая консультация при покупке квартиры

Фрагмент номенклатуры дел общеобразовательного учреждения представлен в ‹Приложение1›:.

Ответственность за сохранность документов

В соответствии со статьей 13.20 КоАП Российской Федерации за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрено административное наказание в виде предупреждения или наложения административного штрафа:

  • на граждан – в размере от 100 до 300 рублей;
  • на должностных лиц – от 300 до 500 рублей.

Подводя итог статьи, можно сделать вывод о том, что в целях соблюдения архивного законодательства необходимо в общеобразовательном учреждении организовать работу по сохранению документов надлежащим образом.

Необходимые нормативные документы

Список нормативных документов, которые помогут при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов общеобразовательного учреждения, представлен в сводной таблице ‹Приложение2›.

P/S: Имею краткосрочное повышение квалификации по темам “Документационное обеспечение организации” (ИРО Иркутской области, 72 ч., 2010 г.), “Документационное обеспечение управления” (Институт повышения квалификации ФГБОУ ВПО “БГУЭП” г. Иркутск, 72 ч., 2015 г.), а также практический опыт работы по данному направлению.

учебных журналов, отчетов по практике, сводных ведомостей в архиве колледжа.

Инструкция о порядке учета, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

Инструкция № 2 от 21.04.2011 г.

1 Общие положения

1.1 Настоящая Инструкция разработана на основании Федерального закона от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", норм действующего законодательства Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления, типового перечня документов с указанием сроков хранения, нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархив) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

1.2 Настоящая инструкция определяет порядок учёта, хранения, выдачи, списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ в ОГУ.

2 Порядок учёта и хранения курсовых и дипломных проектов (работ)

2.1 Курсовые проекты (работы) хранятся на кафедрах в течение одного года, после чего списываются по акту и уничтожаются в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции.

2.2 Курсовые проекты (работы) принимаются на хранение лицом, ответственным за делопроизводство кафедры, от преподавателя, ведущего учебную дисциплину, или руководителя проекта (работы) в двухнедельный срок после защиты.

Курсовые проекты (работы), переданные преподавателем или руководителем проекта (работы) для хранения на кафедре, регистрируются в журнале регистрации контрольных и курсовых работ.

2.3 Курсовые проекты (работы) хранятся в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу, сейфе и т. д., которые закрываются на ключ.

2.4 Выпускные квалификационные работы после защиты хранятся в архиве университета в течение пяти лет, после чего уничтожаются по акту в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции. Выпускные квалификационные работы, отмеченные первыми премиями на конкурсах и имеющие перспективу их внедрения в производство, хранятся постоянно.

Читать дальше  Справка о болезни для студента задним числом

2.5 Выпускные квалификационные работы передаются в архив лицом, ответственным за делопроизводство, по акту приема-передачи в течение месяца после их защиты.

2.6 Хранение графической части выпускных квалификационных работ архитектурно-строительного факультета творческих специальностей допускается в электронном виде.

Выпускные квалификационные работы и их графическая часть после защиты принимаются заведующим соответствующей кафедры в электронном виде на дисках формата CD или DVD. Диски регистрируются в журнале учета электронных документов. Электронные носители информации (диски) должны находиться в индивидуальных упаковках, быть подписаны и пронумерованы согласно регистрации в журнале.

Хранение электронных носителей производится в недоступном для посторонних лиц месте: в шкафу, сейфе и т. д., которые закрываются на ключ. Ответственное лицо — заведующий кафедрой.

По истечении срока хранения электронные носители информации уничтожаются в порядке, установленном разделом 4 настоящей Инструкции.

Графическая часть выпускных квалификационных работ, отмеченная первыми премиями на конкурсах и имеющая перспективу внедрения, хранится на кафедре на материальном носителе.

3 Порядок выдачи курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

3.1 Курсовые проекты (работы) выдаются:

для использования студентами на основании заявления студента с визой руководителя его проекта (работы) и с разрешения заведующего кафедрой;

для использования работниками ОГУ — преподавателями на основании служебной записки с разрешения заведующего кафедрой;

во временное пользование сторонним организациям на основании письма руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и разрешения проректора по учебной работе.

3.2 Курсовые проекты (работы) выдаются на сроки, не превышающие один месяц. По согласованию с заведующим кафедрой срок выдачи для сторонних организаций может быть увеличен.

3.3 Выпускные квалификационные работы выдаются:

для использования студентами на основании служебной записки с визой заведующего кафедрой и с разрешения проректора по учебной работе;

для использования преподавателями и работниками с визой заведующего кафедрой и разрешения проректора по учебной работе;

во временное пользование для сторонних организаций на основании письма-запроса руководителя организации по согласованию с заведующим кафедрой и с разрешения ректора или проректора по учебной работе.

3.4 Выпускные квалификационные работы выдаются на срок до трёх месяцев для использования студентами, работниками университета.

3.5 Выдача выпускных квалификационных работ во временное пользование сторонним организациям оформляется актом на срок до трёх месяцев. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых остаётся в архиве университета, другой выдается получателю. Акт подписывается ректором университета или проректором по учебной работе и руководителем организации-получателя, подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

4 Порядок списания и уничтожения курсовых проектов (работ) и выпускных квалификационных работ

4.1 Курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

4.2 Для организации проведения работы по экспертизе ценности документов (выделения на уничтожение) в университете созданы экспертная комиссия университета (ЭК университета) и экспертная комиссия структурного подразделения (ЭКсп). Экспертные комиссии осуществляют свою деятельность в соответствии с Положением "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д, введенным в действие приказом ОГУ от 28.01.2010 г. № 30.

Читать дальше  Пересадка головы человека 2017 чем закончилась

Списание курсовых проектов (работ) производится по акту установленного образца (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д), который согласуется на заседании экспертной комиссией структурного подразделения.

Списание выпускных квалификационных работ производится по акту, согласованному на заседании экспертной комиссией университета.

Заседания экспертных комиссий протоколируются (см. Положение "Об экспертных комиссиях" от 13.01.2010 г. № 02-Д).

4.3 Курсовые проекты (работы) и выпускные квалификационные работы, выделенные к уничтожению, расшиваются, освобождаются от металлических предметов (скребок, скоб), перемешиваются и сдаются в хозяйственный отдел университета. На акте "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" ставится виза работника, принявшего документы. Переработанный материал сдается в приемный пункт макулатуры, передача оформляется приемно-сдаточной накладной, в которой указывается дата передачи и вес бумажной макулатуры. Приемо-сдаточные накладные хранятся в управлении бухгалтерского учета и отчетности университета.

4.4 Погрузка и вывоз переработанного материала в приемный пункт макулатуры организуется работниками хозяйственного отдела.

4.5 Срок хранения документов/информации в электронном виде аналогичен сроку хранения таких же документов (информации) на бумажном носителе. После истечения срока хранения диски подлежат уничтожению. Уничтожение CD и DVD дисков осуществляется в соответствии с положением "О порядке хранения и уничтожения носителей персональных данных" и оформляется актом (приложение).

4.6 Списание выпускных квалификационных работ, хранящихся на электронных носителях, производится по акту установленного образца, согласованному на заседании экспертной комиссией университета. Уничтожение происходит в присутствии представителя архива и осуществляется путем переламывания информационного носителя (диска) и вывоза остатков в качестве бытового мусора.

5.1 Ответственность за надлежащее хранение и своевременное списание выпускных квалификационных работ, находящихся в архиве университета, несет заведующий архивом.

5.2 Ответственность за надлежащее хранение и своевременное списание курсовых проектов (работ), находящихся на кафедре, несет заведующий кафедрой.

Смотря какие именно документы.

Например, бухгалтерские должны храниться не менее пяти лет. Даже если обучение ведётся на бюджетной основе, всё равно, определённое количество переводов финансовых средств имеет место.

Кроме того, на каждого студента, как известно, заводится личное дело. Для отчисленных в промежутке с первого по третий курсы срок хранения личных дел составляет пятнадцать лет, для всех прочих студентов, а также для аспирантов – 75 лет. Именно в этих делах откладываются документы о поступлении, окончании, отчислении, переводе, перерыве в обучении по состоянию здоровья, награждениях и наказаниях.

Дипломные работы хранятся в течение пяти лет.

Курсовые и рефераты специальному хранению не подлежат. Однако, их не выбрасывают чаще всего, а используют как черновики для распечатки важных документов. Или как беловики для распечатки неважных, для каких-то записей вручную и т.д. Экономия бумаги.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector