Содержание
Служебная записка – наиболее распространенная форма общения между сотрудниками внутри предприятий и организаций. Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Служебную записку может писать абсолютно любой работник предприятия, столкнувшийся с какой-либо проблемой. Адресатом записки также может быть каждый сотрудник организации, в том числе руководитель, начальник подразделения или же рядовой работник, при условии, что решение озвученного в записке вопроса входит именно в его компетенцию.
Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.
Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета. В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).
Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора. Иногда руководители организаций требуют, чтобы служебные записки были написаны на фирменных бланках и обязательно заверялись подписями ответственных лиц. Обычно данный документ пишется в одном экземпляре, но при необходимости, можно сделать его копию.
Главное требование – в записке всегда должны содержаться сведения
Также в записке обязательно должна быть точно обозначена конкретная проблема и возможные пути ее решения.
Если служебную записку пишет рядовой сотрудник, то ее желательно заверить у руководителя подразделения, который таким образом свидетельствует о том, что с проблемой знаком и согласен с предлагаемыми вариантами по ее устранению.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Несмотря на то, что записка не имеет унифицированного образца, с точки зрения делопроизводства оформление вполне стандартно.
Служебная записка – официальный документ, принятый во внутреннем документообороте компании. Правильное ее составление важно для настраивания успешной коммуникации. Получатель должен ясно понимать, что отправитель желает ему сказать. Для этого в документе нужно указать следующие пункты:
Начинается записка «шапкой», в которой прописываются данные о лицах, участвующих в коммуникации, наименование организации. Нужно также прописать информацию в компании. В завершении записки требуется указать дату, подпись и ее расшифровку.
В последнее время практикуются служебные записки, которые отправляются через электронную почту. Однако классическим вариантом является письменное составление.
Можно сказать, что составление таких записок — способ коммуникации между работниками одного уровня. К примеру, они могут отправляться от руководителя отдела генеральному директору. Обычно руководитель отдела просит за своих сотрудников. Если рядовые сотрудники составляют записку, она будет считаться докладной. От правильного составления служебной записки зависит, будут ли приняты просьбы отправителя. Получатель должен хорошо понимать, что у него просят и почему. Нужно прописывать всю официальную информацию, но делать это кратко и емко.
Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; образец такой докладной может быть разным, в зависимости от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в написании записки возникает, если нужно получить реакцию на какие-либо экстраординарные события. Кроме того, в записке могут указываться рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении записки нужно следовать определенным правилам, о которых речь пойдет далее.
Написать служебку может любой сотрудник. Как правило, в ней всегда две части. В первой начальство уведомляют о каком-либо факте или происшествии, а во второй содержатся просьбы, предложения, любые иные обращения работника к вышестоящему коллеге.
Взяться за ручку стоит, если:
Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия. Таким образом, в некоторых случаях составление докладной является не правом, а обязанностью конкретного специалиста. Она подтверждает факт того, что сотрудник не бездействовал, а принял необходимые меры: информировал начальство и оперативно принял решения по проблеме.
Классификация обычно проводится по типу содержащейся в докладной информации:
Таким образом, видов докладных очень много, ведь в них может содержаться любая информация, касающаяся рабочих моментов. Форма служебной записки (образец показывает, как оформить шапку в соответствии с требованиями ГОСТа) не является жестко регулируемой и может меняться.
Компании имеют возможность вводить и использовать у себя множество различных форм письменного сообщения о каких-либо происшествиях или вопросах организационно-финансового характера, требующих вмешательства высшего руководства. Но унифицированных форм для служебных записок не установлено.
Что касается служебки, то это разновидность докладной. Как таковой бланк служебной записки тоже не утвержден, но он обязательно должен соответствовать требованиям ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». То есть в нем обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:
Обязательные требования определили, теперь рассмотрим пример, как пишется служебная записка.
Такой вид расположения реквизитов в документе называется угловым. Но их можно разместить на листе и иначе.
На картинке — продольное размещение реквизитов в служебной записке. И оба варианта будут правильными.
Но даже если в вашей компании принято оформлять документы совершенно иным способом, не переживайте, это тоже будет правильным, поскольку обязательной формы чиновники не предусмотрели.
Написание шапки служебной записки почти ни у кого не вызывает сложностей. Надо уточнить, в чей адрес будет направлен документ, его должность и фамилию, инициалы (можно полностью имя и отчество). Кроме того, обязательно указываем составителя, а если обращается группа работников, то надо перечислить их должности и Ф.И.О. Нужно заметить, что письменное обращение не всегда адресуется директору, она может быть направлена также лицу, в чьи должностные обязанности входит рассмотрение конкретного вопроса.
Первая фраза, которой обычно открывается служебная записка — «Довожу до вашего сведения…», — это самый распространенный вариант. Для работника это удобно тем, что он может сразу перейти к предмету своего сообщения, для руководителя — сокращением времени на изучение письма.
Сам текст должен быть кратким, по существу, с обязательным перечислением конкретных дат, времени, обстоятельств, сведений. Так начальству будет проще принять к сведению, проверить и отреагировать на обращение подчиненного.
Обязательно служебную записку нужно подписать, поставить дату составления, если есть приложения, указать их наличие и перечислить.
Информация в служебной записке может содержаться различная, у работников есть право сообщить руководству как о проблемах, возникающих в процессе деятельности, так и о достижениях конкретных специалистов.
Непосредственный начальник вполне может ходатайствовать перед вышестоящим руководителем об увеличении премиального вознаграждения.
Директору
ООО «Домострой»
Семину И.Г.
от начальника отдела продаж ООО «Домострой»
Настиной И.А.
Служебная записка
05.04.2019 № 4
г. Санкт-Петербург
Об увеличении премиального вознаграждения
Довожу до Вашего сведения, что продавец Карева Инна Игоревна перевыполнила план продаж в марте 2019 года более, чем в два раза. В связи с чем прошу увеличить ей премиальное вознаграждение.
Начальник отдела продаж Настина И.А.
Нередко служебку пишут в связи с нарушениями дисциплины.
В случае если у товарно-материальных ценностей окончился срок службы, они пришли в негодность, их списывают и утилизируют. Подробнее о том, как происходит списание ТМЦ, можно прочесть в статье «Как составить образец акта списания материальных ценностей». В пакете документов может быть и служебка на списание.
С помощью докладной сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.
Остается добавить, что любой документ должен составляться на стандартном листе формата А4. Если текст докладной большой и не помещается на одном листе, необходимо воспользоваться другим. Писать на обороте не рекомендуется, хотя допустимо. Если количество листов больше одного, все остальные должны быть пронумерованы. Кроме того, желательно скрепить все листы, чтобы они составляли общий документ.
Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Поэтому обязательно надо сказать пару слов об электронных служебных записках. Они, конечно, могут быть и уже существуют и правила их оформления практически не отличаются. Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя служебной записки, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.
Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны быть каким-то образом отделены от общей кучи писем, чтобы было понятно, где личные, а где служебные материалы. Уже существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции на служебные записки. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя – после принятия решений.
Если общей системы нет, то обращение, служебную записку можно написать на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь. Он обязан будет переслать письмо конечному адресату. Чтобы убедиться в доставке служебной записки, необходимо при отправке настроить уведомления о получении.
Служебная записка, как и любая документация, имеющая непосредственное отношение к деятельности предприятия или коммерческой организации, имеет свой срок хранения. В соответствии с таким ведомственным нормативным документом, как Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и коммерческих организаций, с указанием сроков их хранения (документ утвержден распорядительным актом Минкультуры России — приказом №558 от 25.08.2010) необходимо обеспечить хранение бланков по форме С3 не менее пяти лет в архиве организации или предприятия.
Срок хранения отдельных служебных записок может быть продлен, но только на основании решения и подтверждающего его приказа директора предприятия. Делается это в том случае, если признается необходимость в хранении конкретных служебных записок в течение более длительного срока (например, при длительном разбирательстве дела в судебных органах). Есть особенность по установлению срока хранения служебных записок, оформленных в электронном виде. Период их обеспечения их обязательной сохранности может быть установлен отдельным локальным нормативным актом компании: уставом или Положением о номенклатуре дел.
Служебная записка – кадровый документ, документирующий факты, которые требуют принятия отдельных руководящих решений. В статье – бланк и образцы документа, а также бесплатные справочники и полезные ссылки.
Без проблем оформлять кадровые бумаги помогут следующие ссылки:
Служебная записка это один из часто оформляемых кадровых документов. Однако типовой образец служебной записки законодательство не устанавливает. Это связано с большим разнообразием случаев, когда составляется служебная записка, что требует отражения в данном кадровом бланке очень разноплановой информации с использованием различной структуры. Кроме того, требования по обязательному составлению этого бланка нет в действующем законодательстве.
В то же время служебная записка это полезная форма как с точки зрения кадрового делопроизводства, так и для упорядочения принятия решений сотрудниками работодателя. Далее в статье читайте, как писать служебную записку и смотрите образец служебной записки для различных случаев.
Ознакомившись с образцом служебной записки, не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:
Это документ, который оформляет сотрудник, чтобы сообщить о нетиповом факте, возникшем в ходе текущей деятельности работодателя. Например, он составляется:
в процессе выполнения поручения, в том числе данного руководству структурным подразделением;
в ходе хозяйственно-административной деятельности;
при контроле исполнения распорядительных документов;
по вопросам соблюдения дисциплины труда и правил внутреннего распорядка;
при возникновении конфликта интересов;
по фактам выдачи, потери, замены пропусков или идентификационных карт;
по вопросам соблюдения противопожарной охраны;
при возникновении чрезвычайных ситуаций по охране зданий и помещений;
по фактам пожаров;
по фактам утраты имущества при его перевозке и т.д.
Типовой бланк служебной записки законодательно не установлен.
Законодательного требования обязательно документировать вышеперечисленные факты путем оформления служебной записки на сегодняшний день не установлено. Поэтому, если работодатель считает необходимым включить этот бланк в кадровый документооборот, данное решение оформляется письменно. Например, требование о составлении и образец служебной записки могут быть утверждены в составе соответствующего локального документа или просто приказом руководителя.
Обязательность составления служебных записок работодатель устанавливает самостоятельно.
В некоторых ситуациях удобнее, чтобы факты, требующие внимания руководства и принятия управленческих решений, были задокументированы письменно. Из служебной записки видно, кто ее составил и отвечает за достоверность изложенных в ней обстоятельств. Благодаря тому, что ситуация представлена в письменном виде, у составителя есть возможность подобрать наиболее точные формулировки и исключить искажение информации, двусмысленность или недосказанность. Данные факторы способствуют принятию верных решений, а это положительно сказывается на коммерческой деятельности фирмы.
Чтобы факт был принят к рассмотрению, необходимо правильно составить основной текст. Как писать служебную записку, законодательство не определяет. Главное – чтобы из текста было ясно:
в связи с чем составлен документ;
какие обстоятельства требуют внимания лица, которому адресован документ;
какие документы прилагаются в подтверждение изложенных фактов.
В любом случае, независимо от причины ее оформления служебная записка это документ, имеющий общие структурные элементы. Образец служебной записки, адресованной руководителю подразделения, включает следующие реквизиты:
дата его составления;
название фирмы – работодателя;
фамилию и инициалы сотрудника, составившего документ;
его должность, собственноручную подпись и расшифровку подписи;
указание на факт, на который обращает внимание автор документа;
детальное изложение произошедшего факта и всех сопутствующих ему обстоятельств;
опись прилагаемых подтверждающих документов.
Содержание документа зависит от того, в связи с каким фактом он составлен и кому адресован. Чаще всего служебную записку составляют в следующих случаях.
Пример документа в ситуации, когда сотрудник совершил дисциплинарный проступок, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):
По служебной записке пример написания в ситуации, когда сотрудник не исполняет свои должностные обязанности, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):
По служебной записке пример написания в ситуации, когда сотрудник потерял документы, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):
Ситуация, когда требование составлять служебные записки становится обязательным по решению работодателя, часто касается фактов, возникающих в связи с командировками. Дело в том, что в ходе командировки сотрудники тратят средства работодателя на проезд, на жилье в месте назначения, получают суточные и т.д. Все эти суммы работодатель включает в состав расходов при выполнении условий, установленных нормативными документами.
Но иногда возникают нестандартные ситуации, которые напрямую не закреплены в законодательстве – задержки по уважительным и неуважительным причинам, переносы и отмены авиарейсов, заболевания командированных сотрудников, потеря или неправильное оформление документов, подтверждающих расходы, и т.д. В такой ситуации, чтобы безопасно признать расходы, работодателю необходимо оформить дополнительные документы, среди которых незаменимым является служебная записка пример написания которой приведен ниже.
Пример оформления документа в ситуации, когда сотрудник едет в командировку на собственной автомашине, смотрите в окне ниже (документ можно скачать):
No related posts.