Служебная записка о неиспользованных отпусках

По общему правилу работники уходят в отпуск в соответствии с графиком отпусков. Однако иногда отпуск может быть перенесен.

Служебная записка на перенос отпуска: для чего нужна

Служебная записка на перенос отпуска может служить основанием для изменения договоренности между работником и работодателем по поводу начала и продолжительности отпуска, закрепленных в графике отпусков. При этом важно понимать, что когда служебная записка – это просьба работника об изменениях, она не гарантирует того, что работодатель согласится на перенос отпуска (за исключением определенных случаев).

Причины переноса отпуска

Основанием для переноса отпуска могут послужить разные причины, например:

• временная нетрудоспособность работника. Причем если работник заболел во время отпуска и не воспользовался своим правом на его продление, то перенос отпуска – обязанность работодателя (ст. 124 ТК РФ). А если, к примеру, работник хочет перенести отпуск, так как он заболел до ухода в него, из-за чего ему пришлось отменить запланированное путешествие, работодатель вправе отказать в таком переносе;
• работник был предупрежден о времени начала отпуска (запланированного по графику) позднее чем за 2 недели до его начала или же получил отпускные позднее установленного срока (ст. 124, 136 ТК РФ). В этом случае перенос отпуска также является обязанностью работодателя;
• производственная необходимость;
• личные обстоятельства работника.

Кто пишет служебную записку на перенос отпуска

В зависимости от причины, в связи с которой предполагается перенос отпуска, записку пишет, как правило, либо сам работник, либо его непосредственный начальник.

Записка передается для согласования руководителю организации.

Кстати, если служебную записку о переносе отпуска пишет работник, то перед тем, как отдать эту служебку руководителю, имеет смысл получить на ней визу своего непосредственного начальника.

Служебная записка на перенос отпуска: образец

Законом не регламентируется форма служебной записки на перенос отпуска, поэтому она пишется в произвольной форме. В служебной записке обязательно нужно указать, по какой причине работник/его начальник просит о переносе отпуска.

Служебная записка на перенос отпуска может выглядеть так.

Справка о неиспользованных отпусках

от начальника отдела кадров

СПРАВКА О НЕИСПОЛЬЗОВАННЫХ ДНЯХ ОТПУСКА

Настоящим сообщаю о неиспользованных днях отпуска с момента начала работы по 10.11.2010 г. включительно

Не использовано дней

123+18

В соответствие со статьями 116, 119 Трудового кодекса Российской Федерации, работникам с ненормированным рабочим днем устанавливаются дополнительные дни отпуска не менее 3 в расчетный период.

В соответствие со статьей 126 Трудового кодекса Российской Федерации, часть отпуска, превышающая 28 календарных дней в учетном периоде может быть заменена денежной компенсацией. Таким образом, за 18 календарных дней Вы можете получить компенсацию.

В соответствие со статьей 124 ТК РФ не допускается непредоставление отпуска два года подряд.

В соответствие со статьей 125 ТК РФ отпуск может делиться на части, а также при согласии работника может быть осуществлен отзыв из отпуска с предоставлением других дней отдыха в текущем периоде, либо присоединена к следующему отпуску.

В соответствие с частью 9 статьи 136 ТК РФ оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала.

В соответствие с частью 2 статьи 127 ТК РФ при увольнении работнику по его заявлению, если работодатель согласится, а так же, если увольнение не за виновные действия, может быть предоставлен отпуск за все периоды с последующим увольнением.

В Трудовом кодексе РФ нет запрещающих статей по предоставлению отпуска по заявлению работника за все неиспользованные периоды.

При этом, производится начисление и оплата отпускных в полном объеме и в установленные сроки.

В соответствие со статьей 137 ТК РФ предусмотрены удержания из заработной платы только по определенным основаниям. Это возможно только в случае, если работник не оспаривает данный факт.

Таким образом, выплаченные отпускные без согласия работника не могут быть удержаны за счет заработной платы.

На основании правил ТК РФ каждый сотрудник имеет право на отпуск, который предоставляется ему ежегодно. Подать заявление на компенсацию неиспользованного отпуска разрешено при наличии у работника неиспользованных дней отдыха в размере более 28 дней. Также право на денежную компенсацию за отпуск работники имеют при увольнении с предприятия.

Когда можно писать

В ст.115 ТК РФ установлено, что основной отпуск у служащих не может быть менее 28 дней. Кроме него, сотруднику также могут предоставлять дополнительные дни отпуска (к примеру, за вредные условия труда, ненормированный рабочий день).

Написать заявление с просьбой заменить отпуск (основной либо дополнительный) компенсацией в денежном эквиваленте можно в том случае, если ваш ежегодный отпуск составляет более 28 дней. Тогда часть отпуска свыше этого периода может компенсироваться деньгами.

Строго запрещено заменять деньгами 28 дней основного отпуска. Если руководитель допустит такое нарушение, его могут оштрафовать на сумму от 30 до 50 тыс. рублей. А за второе подобное нарушение штраф устанавливается в размере от 50 до 70 тыс. рублей.

Если на предприятии нет средств для компенсации дней отпуска деньгами, сотруднику могут отказать в этом. В таком случае сотрудник обязуется отгулять все дни отпуска. Обжалование такого решения в суд или инспекцию по труду не имеет смысла.

В ч.3 вышеуказанной статьи установлены некоторые категории лиц, которые не могут получить деньги вместо дней отдыха, даже если они имеют право на отпуск более 28 дней:

• Граждане до 18 лет;
• Беременные сотрудницы;
• Работники, которые трудятся в опасных или вредных условиях (запрет установлен только на компенсацию дополнительных отпусков).

В федеральных законах установлены дополнительные ограничения на предоставление компенсаций за дни отпуска для таких отраслей:

• Органов нарконтроля;
• Таможенной службы;
• Иных госструктур (если это установлено специальным законом).

Существуют особенности и для сотрудников МВД. Они могут писать заявление о получении компенсации за отпуск за те дни, которые идут свыше 30 дней основного отпуска.

Компенсация за прошлые года

Бывают ситуации, когда у сотрудника накапливаются отпуска за несколько прошлых лет, либо же отпуск за прошлый год переносится на следующий год. По правилам ч.2 ст.126 заменить деньгами можно только ту часть отпуска за прошлые годы, которая свыше 28 дней за каждый ежегодный отпуск.

Для лучшего понимания приведем пример: у сотрудника есть неиспользованные дни отдыха за 2015 год в размере 32 дней и 32 отпуска в 2016 году. По закону ему должны оформить отпуск на 64 дней, а только за 8 дней (4 дня за прошлый и 4 дня за текущий год) он может взять компенсацию. Оформление отпуска на 28 дней и выплата компенсации за 36 дней неиспользованных дней отдыха не разрешается.

При увольнении

В случае прекращения работы на предприятии действует другое правило, установленное в ст.127 ТК РФ. При уходе с компании служащему должны выдать денежную компенсацию за все «накопленные» отпуска за период его работы. Другой вариант – работник может взять все периоды неиспользованных отпусков с дальнейшим увольнением (при условии, что уход с работы не связан с виновными действиями работника). Последним днем работы будет считаться дата увольнения.

Проведение выплаты возмещения за неиспользованные дни отдыха, а также зарплаты, премии и т.д. в обязательном порядке проводятся в день увольнения, иначе это считается нарушением. При этом писать заявление о предоставлении компенсации за отпуск не нужно, так как перечислить деньги за неиспользованные дни отпуска – это прямая обязанность руководства фирмы и дополнительного заявления от сотрудника не требуется. Руководитель в таком случае не может отказать в данной выплате или ссылаться на отсутствие денег на предприятии.

Как написать

Заявление на получение денежной выплаты вместо отпуска, свыше 28 дней следует оформлять на стандартном листе А4. Можно составить его от руки или напечатать на ПК, однако в конце документа обязательно ставится подпись заявителя. Утвержденной формы данного заявления не принято, но во многих компаниях устанавливается свой шаблон или образец заявления.

Структура заявления на замену отпуска деньгами должна выглядеть следующим образом:

1. «Шапка» — название компании, должность и ФИО руководителя, должность и ФИО сотрудника, который подает заявление;
2. Посередине документа указываете «Заявление»;
3. В основной части документа излагается ваша просьба о замене дней отпуска в таком-то количестве денежными средствами;
4. Дата составления документа и подпись.

Образец

Образец документа может выглядеть так:

Грибову Николаю Семеновичу

менеджера по продажам

Сахарова Степана Аркадьевича

Прошу Вас заменить денежной компенсацией отпуск за 2015 год в количестве 8 календарных дней. Согласно ст. 126 Трудового Кодекса.

20.10.2016 подпись Сахаров С. А.

Сроки выплаты компенсации

В случае одобрения заявления о замене части отпуска деньгами, руководитель проставляет соответствующую визу. На основании этого издается приказ о проведении выплат компенсации за отпуск. Сроки перечисления компенсации в законе не регламентированы. Но на практике денежная компенсация за отпуск чаще всего выплачивается со следующей зарплатой.

При увольнении работников строк выплаты компенсации за отпуск четко регламентирован – это день увольнения. При нарушении сроков выплаты директор несет ответственность по ст.236 ТК РФ. В частности, за каждый день задержки руководство обязано оплатить сотруднику компенсацию за отпуск с процентами.