Служебная записка об отзыве из отпуска образец

Нередко происходят ситуации, при которых необходимость приостановить отпуск работника — единственная возможность сохранения работоспособности компании. Чтобы отозвать сотрудника из очередного отпуска, необходимо составить несколько документов. Первым в списке является служебная записка об отзыве из отпуска. В ней обозначается производственная необходимость временной отмены отдыха сотрудника.

Кто занимается оформлением служебки?

Оформлением служебки должен заниматься руководитель отдела или подразделения, в котором работает вызываемый. Иными словами, вызвать работника может только тот, кто принял его на работу.

Оформить записку в отсутствие непосредственного руководителя может исполняющий его обязанности.

Важно учитывать, что есть четыре типа работников, вызов которых незаконен, даже при условии их собственной инициативы:

Как правильно написать?

В период производственной необходимости непосредственный руководитель принимает решение вызвать работника из отпуска и составляет служебку. В документе указывается обоснование причин для такой меры.

Согласие работника — необходимое условие для вызова из отпуска, об этом гласит ст. 125 ТК РФ. При отсутствии такого согласия заставить сотрудника выйти на работу нельзя, равно как и незаконным будет применение к нему каких-либо взысканий. Поэтому необходимо заручиться письменно заверенным согласием.

Оно может быть дано на уведомлении или в отдельном документе.

Пример оформления

Для понимания приведен пример ситуации и образец служебной записки об отзыве из отпуска работника. В ООО «АВАНАРТ» заболел мерчендайзер Н. Ю. Габрансян. Мерчендайзер А.С. Мурзин, который может заменить его, находится в очередном отпуске с 12.06.2019 г.

Отпуск составляет 7 календарных дней. Руководителю отдела по работе с сетями нужно согласие директора организации на отзыв сотрудника из регулярного отпуска.

Чтобы отозвать мерчендайзера А.С. Мурзина из отпуска, руководителю отдела по работе с сетями Н.И. Куц нужно положительное решение директора ООО «АВАНАРТ», для этого необходимо:

• составить служебку об отзыве из отпуска по правилам заполнения;
• передать записку для оформления решения и подписи директору.

Директору ООО «АВАНАРТ»

Не возражаю.
HR службе оформить
необходимые документы.

Солоян 18.06.2019 г.

Служебная записка

об отзыве из отпуска

По причине болезни мерчендайзера Н. Ю. Габрансяна, прошу отозвать из отпуска мерчендайзера А. С. Мурзина с 19 июня 2019 г.

Руководитель отдела по работе с сетями Куц. И. И.

Причины для отзыва в законе не регламентированы, поэтому их можно определять и формулировать в зависимости от ситуации.

После оформления служебной записки

Когда руководитель компании принял положительное решение об отзыве, надо проинформировать об этом сотрудника.

• разъяснение сотруднику причин и сообщение даты отзыва;
• предложение способов предоставления нереализованной части отдыха;
• ознакомление работника с правом отказа от выхода;
• указание вариантов возврата излишних отпускных.

В законе нет требования о необходимости составления такого документа, но во избежание неприятных ситуаций во время проверок, лучше его составить. Также это позволит сократить документооборот, поскольку сотрудник может заверить свое решение в соответствующей строке этой бумаги.

В случае положительного решения работника нужно издать соответствующий приказ. Он составляется в свободной форме директором организации и заверяется подписями об ознакомлении всех участников процесса вызова сотрудника на работу.

После составления приказа ответственным лицом вносятся соответствующие коррективы в отпускной график, HR-службой пересчитываются отпускные, налоговые взносы и страховые отчисления.

Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва +7 (499) 288-73-46 , Санкт-Петербург +7 (812) 317-70-86 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже.

Случается, что сотрудник, находящийся в ежегодном оплачиваемом отпуске, срочно понадобился на работе. Такая необходимость может возникнуть по разным причинам. Например, если в организации проводится выездная проверка государственной инспекции труда, в течение которой кадровику нужно быть на рабочем месте, или инвентаризация, на которой обязательно должен присутствовать материально ответственный работник. Как правильно отозвать сотрудника из отпуска по производственной необходимости?

Служебная записка

Совет

Составляйте служебные, докладные записки, чтобы зафиксировать возникающие проблемы и ознакомить с ними вышестоящее руководство

Для чего нужен документ

Чтобы начать процедуру отзыва из отпуска, как правило, начальник подразделения, в котором трудится отпускник, подает служебную записку руководителю компании. Тот ее визирует и в резолюции дает указание отделу кадров подготовить необходимые документы.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Внимание!

Если вы принудительно отзовете сотрудника из отпуска и он пожалуется в государственную инспекцию труда, организацию могут оштрафовать на сумму до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)

Описание текущей производственной ситуации, просьба отозвать сотрудника из отпуска, желаемая дата его выхода на работу, объяснение причин, почему это необходимо, подпись руководителя подразделения и день составления служебной записки.

Многие руководители подразделений подают служебную записку об отзыве из отпуска, не выяснив у отпускника, согласен ли он досрочно выйти на работу. Предварительный разговор поможет сэкономить время, если окажется, что сотрудник не готов прервать отдых.

Уведомление об отзыве из отпуска

Совет

В законе не сказано, по каким причинам работодатель может отозвать сотрудника из отпуска. Таким образом, основания для отзыва вы вправе определять самостоятельно

Для чего нужен документ

После того как работодатель примет решение об отзыве сотрудника из отпуска, он должен сообщить ему об этом, направив соответствующее уведомление.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, должность, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, которому вручается уведомление, номер и дата составления документа, просьба выйти из отпуска досрочно, причины, требующие присутствия сотрудника в офисе, период, на который такой отзыв необходим, подпись и расшифровка руководителя организации.

Внимание!

Не допускается отзыв из отпуска даже при наличии их согласия сотрудников в возрасте до 18 лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и опасными условиями труда (ч. третья ст. 125 ТК РФ)

Часто в уведомлении об отзыве работодатели ограничиваются краткой формулировкой: «в связи с производственной необходимостью». Чтобы убедить сотрудника выйти из отпуска досрочно, укажите конкретную причину, почему необходимо его присутствие в офисе.

Письменное согласие работника на досрочный выход из отпуска

Совет

Договоритесь с сотрудником, что он вернет излишне выплаченную сумму отпускных в кассу, либо с его согласия (по его заявлению) оформите сумму за неиспользованные дни отпуска в счет аванса или будущего отдыха

Для чего нужен документ

Отзыв из отпуска допускается лишь с письменного согласия сотрудника (ч. вторая ст. 125 ТК РФ), которое обычно оформляется в день его выхода на работу.

В каком виде составляется

В виде отдельного заявления в произвольной письменной форме либо собственноручной отметки работника на экземпляре уведомления об отзыве из отпуска.

Что обязательно должно быть в документе

Должность, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, его согласие прервать отпуск, даты, когда он желает использовать оставшуюся часть отпуска, подпись работника и дата.

Внимание!

Компания не вправе удержать излишне выплаченные отпускные по своей инициативе (ст. 137 ТК РФ)

Многие работодатели считают отказ сотрудника от досрочного выхода на работу нарушением трудовой дисциплины. Это не так. Никаких взысканий в этом случае применять нельзя (п. 37 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2).

Приказ об отзыве из отпуска

Совет

По соглашению с сотрудником вы можете делить часть ежегодного отпуска, превышающую 14 календарных дней, на периоды любой продолжительности (ч. первая ст. 125 ТК РФ)

Для чего нужен документ

Получив от сотрудника согласие об отзыве из отпуска, руководитель должен издать соответствующий приказ к моменту его выхода на работу. На основании этого документа бухгалтер начислит заработную плату с учетом выплаченных отпускных.

В каком виде составляется

В произвольной письменной форме.

Что обязательно должно быть в документе

Наименование работодателя, номер и дата составления, фамилия, инициалы имени и отчества сотрудника, который отзывается из отпуска, причина и дата досрочного выхода на работу, порядок перерасчета выплаченных отпускных, время предоставления неиспользованной части отпуска, подписи и их расшифровка руководителя организации и работника.

Внимание!

При отзыве сотрудника из отпуска нужно обязательно отразить эту информацию в графике отпусков

Многие работодатели полагают, что если сотрудника вызывают из отпуска на неполный день, то дополнительный отдых полагается лишь за отработанные часы. В этой ситуации за работником сохраняется полный день отпуска.

Личная карточка

Совет

Вносите в личную карточку работника сведения об отпуске после его возвращения. Тогда вам не придется зачеркивать даты и количество дней, если период отдыха изменится

Для чего нужен документ

Все виды отпусков, которые использовал работник, а также сведения об отзыве из отпуска фиксируются в его личной карточке.

В каком виде составляется

По унифицированной форме № Т-2 либо иному образцу, утвержденному в организации.

Что обязательно должно быть в документе

Вид отпуска, его период в календарных днях, даты его начала и окончания, реквизиты приказа, на основании которого он предоставлен.

Внимание!

Нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (ч. первая ст. 120 ТК РФ)

Многие работодатели рассматривают дни работы в отпуске как сверхурочный труд. Эти дни оплачивают как обычно в соответствии с действующей в вашей организации системой оплаты труда.

Ситуации бывают разные. И может случиться так, что вашей компании срочно понадобится работник, который находится в ежегодном оплачиваемом отпуске. Тогда работодателю ничего не остается, как вызвать его на работу.

Отзыв из отпуска по ТК РФ возможен только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Если он несмотря на все ваши уговоры отказывается занять свое рабочее место до окончания отпуска, заставить его сделать это нельзя. Если же работник согласен выйти на работу, то неиспользованная часть отпуска по выбору работника должна быть предоставлена ему:

• или в течение текущего рабочего года в любое удобное для него время;
• или присоединена к отпуску за следующий рабочий год (ст. 125 ТК РФ).

Кого нельзя отозвать из отпуска

Есть несколько категорий работников, в отношении которых вызов из отпуска неприменим ни при каких обстоятельствах. К ним относятся:

• работники в возрасте до 18 лет;
• беременные женщины;
• работники, занятые на работах с вредными и/или опасными условиями труда (ст. 125 ТК РФ).

Кстати, лиц, совмещающих работу и учебу, нельзя вызвать из дополнительного учебного отпуска.

Далее речь пойдет о том, как отозвать работника из отпуска.

Как оформить отзыв из отпуска

Отзыв из отпуска по производственной необходимости должен быть соответствующим образом оформлен документально.

С чего начать? Поскольку работник вправе отказаться от досрочного выхода из отпуска, представляется логичным, если работодатель прежде всего заручится согласием сотрудника на прерывание его отпуска. Предложение работнику выйти на работу составляется в произвольной форме. Например, оно может выглядеть так.

Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп»

В связи с производственной необходимостью и болезнью главного инженера проекта Селезнева А.П. просим Вас дать согласие на отзыв из ежегодного оплачиваемого отпуска с 24 мая 2016 года.

В соответствии со ст. 125 ТК РФ неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска будет предоставлена Вам в любое удобное для Вас время в текущем рабочем году либо может быть присоединена к отпуску за следующий рабочий год по Вашему желанию.

Генеральный директор (подпись) Переверзев О.Н.

Прямо на таком предложении работник может указать, что согласен выйти с определенной даты на работу и когда он хочет воспользоваться оставшейся частью отпуска. Либо может быть оформлен отдельный документ в произвольной форме.>

Согласие на отзыв из отпуска (образец)

Согласие на отзыв из отпуска

Я, Сафронов Сергей Александрович, согласен прервать отпуск и приступить к работе 24 мая 2016 года. На основании ст. 125 ТК РФ прошу предоставить мне неиспользованную часть отпуска в количестве 6 календарных дней с 25 июля 2016 года.

23 мая 2016 года (подпись) Сафронов С.А.

Приказ об отзыве из отпуска

После того, как согласие на отзыв работника из отпуска получено, необходимо оформить приказ также в произвольной форме. В нем нужно указать причину отзыва, дату выхода отпускника на работу, а также период, когда работнику будет предоставлена неиспользованная часть отпуска. С этим приказом работник должен быть ознакомлен под роспись.

Образец приказа об отзыве работника из отпуска

Общество с ограниченной ответственностью «Калейдоскоп»

г. Москва 23.05.2016

об отзыве из отпуска

В связи с болезнью главного инженера проекта Селезнева А.П.

1. Отозвать ведущего инженера Сафронова С.А. из ежегодного оплачиваемого отпуска с 24 мая 2016 г.
2. Предоставить Сафронову С.А. неиспользованную часть отпуска в количестве 6 календарных дней с 25 по 30 июля 2016 года.
3. Начальнику отдела кадров Петровой Н.А. внести изменения в график отпусков на 2016 г.

Основание: согласие Сафронова С.А. на отзыв из отпуска от 23.05.2016 г.

Генеральный директор (подпись) Переверзев О.Н.

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров (дата, подпись) Петрова Н.А.

Ведущий инженер (дата, подпись) Сафронов С.А.

Отзыв из отпуска в кадровых документах

Как уже понятно из текста приказа, при отзыве работника из отпуска по производственной необходимости сотрудник кадровой службы или бухгалтер должен внести изменения в график отпусков. Это можно сделать так. В строке, где указан прерываемый отпуск работника:

• в графе 10 «Примечание» отметить, что определенное количество дней отпуска переносятся на другой период;
• в графе 8 «Основание (документ)» указать приказ об отзыве из отпуска, его номер и дату;
• в графе 9 «Дата предполагаемого отпуска» отразить даты, на которые переносится неиспользованная часть отпуска.

В табеле учета рабочего времени дни, когда работник находился в отпуске, отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09». А дни, когда сотрудник уже работал (после отзыва), — буквенным кодом «Я» или цифровым кодом «01».

Факт отзыва из отпуска также должен быть отражен и в личной карточке работника – форме № Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). В графе 4 раздела VIII карточки нужно указать количество дней, которые сотрудник фактически отгулял в отпуске. При этом в графе 7 «Основание» должны быть указаны реквизиты приказов об отпуске работника и об отзыве из отпуска.

Перерасчет отпускных

При отзыве из отпуска работник какую-то часть отпуска не отгуляет. А отпускные ему были начислены как раз за все дни предполагаемого отпуска в соответствии с графиком отпусков и выплачены еще до его начала – не позднее чем за 3 дня, как того требует ТК РФ (ст. 136 ТК РФ). Соответственно, при отзыве из отпуска без перерасчета отпускных не обойтись. Ведь при предоставлении впоследствии неиспользованной части отпуска работнику нужно будет рассчитать его отпускные исходя из другого расчетного периода (ст. 139 ТК РФ).

Сделать перерасчет достаточно просто. Нужно умножить сумму среднего заработка, исходя из которой были начислены первоначальные отпускные, на число дней неиспользованного отпуска. Эту сумму нужно будет удержать у работника.