Смена названия организации в трудовой книжке

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО "Сбербанк-АСТ". Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Организация меняла несколько раз наименование после увольнения работника. Бывшему сотруднику необходимо оформить дубликат трудовой книжки.
Какое наименование необходимо указать в разделе "Сведения о работе" трудовой книжки – современное наименование или старое наименование? Необходимо ли выдать справку о переименовании организации?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При оформлении дубликата трудовой книжки бывшего сотрудника в графе 3 раздела "Сведения о работе" необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу, далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении, а затем внести запись о переименовании юридического лица. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования организации.

Обоснование вывода:
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (п. 66 Трудового кодекса РФ, п. 2 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее – Правила)).
Выдача дубликата в связи с утратой трудовой книжки работником предусмотрена п. 31 Правил. В соответствии с этой нормой лицо, потерявшее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по месту последней работы. Сотрудник пишет заявление, в котором излагает просьбу о выдаче дубликата. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления работодатель обязан выдать работнику дубликат трудовой книжки.
Таким образом, независимо от того, когда именно была утрачена трудовая книжка, оформить дубликат трудовой книжки работодатель вправе только после обращения работника.
При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил в документ вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы сотрудника до поступления на данное предприятие, подтвержденном соответствующими документами, имеющимися в распоряжении работодателя (в том числе представленных сотрудником), сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы ее владельца. При заполнении дубликата трудовой книжки необходимо руководствоваться инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 (далее – Инструкция).
В подтверждение трудового стажа принимаются справки, выписки из приказов, личных дел, личных карточек, лицевых счетов работников, ведомостей на выдачу заработной платы и другие подтверждающие наличие трудового стажа документы. Стаж может быть подтвержден удостоверениями, характеристиками, письменными трудовыми договорами и соглашениями с отметками об их исполнении, трудовыми, послужными и формулярными списками, членскими книжками членов кооперативов и иными документами, содержащими сведения о периодах работы. В соответствии с п. 34 Правил при отсутствии указанных документов в качестве доказательства трудового стажа работника принимаются расчетные книжки (с отметками о выплате заработной платы) и членские билеты профсоюзов (с отметками об уплате членских взносов с заработной платы или стипендии).
Также для установления стажа трудовой деятельности, предшествующей выдаче дубликата, можно использовать сведения, содержащиеся у ПФР: справки о периоде уплаты страховых взносов, выписки из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма СЗИ-5) и пр. Представляемые документы должны быть подписаны руководителями предприятий, организаций (кадровых служб) и заверены оттиском печати.
Порядок оформления дубликата трудовой книжки в ситуации, когда с увольнения сотрудника прошло определённое время, за которое организация по какой-то причине меняла название, будет несколько отличаться от общего случая.
После указания на титульном листе сведений о работнике лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает указанный лист и проставляет печать организации (при упоминании о её наличии в учредительных документах). На титульном листе проставляется оттиск новой печати организации, так как в рассматриваемом случае организация изменила своё наименование, соответственно, поменялась её печать.
Сначала согласно п. 3.1 Инструкции в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии), которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования. Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер и далее по порядку вносятся все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении. И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании юридического лица в определенном порядке.
С этой целью в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки отдельной строкой делается запись: "(старое наименование организации – полностью) с такого-то числа переименовано в (новое название организации – полностью)". В качестве основания указываются документы о переименовании – протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности. Графы 1 и 2 при этом остаются пустыми.
Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации. Дополнительно можно выдать работнику справку с подтверждением периода работы и переименования организации.
Приведенный порядок оформления дубликата трудовой книжки в ситуации, когда с увольнения сотрудника прошло определённое время, за которое организация по какой-то причине меняла название, поддерживается и специалистами информационного портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ" (смотрите ответ на вопрос).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Каменщиков Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

12 января 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания "Гарант" и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС". Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО "НПП "ГАРАНТ-СЕРВИС", 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Запись в трудовую книгу должна выполняться в связи с трудоустройством работника или его увольнением. При этом любое изменение в статусе работника или организации в которой он работает также должно быть отображено в документе с учетом всех нюансов заполнения.

Причины изменения названия организации

Также название должно фигурировать в учредительных документах согласно ст. 54 ГК РФ. При этом в случае неверно или некорректно выбранного имени компании, приходится вносить правки и изменения.

Например, если предприятие наименовано точно также или ассоциируется с уже действующим в данном направлении предприятием.

Или же в процессе выбора названия допущены такие грубые ошибки как применение:

• наименований органов власти;
• названий организаций, которые постоянно на слуху – популярные, международные, являющиеся знаменитым брендом. Тут вы узнаете, как придумать название для своей фирмы и что нужно при этом учитывать;
• слова, противоречащие общепринятым нормам.

Как правильно внести запись о переименовании фирмы, в том числе в результате реорганизации вы узнаете в этом видео:

Важно: если организация субсидирована государственными органами, тогда она вправе в своем названии сделать ссылку на учредителя.

В любом случае защищать свое право на название в суде можно только после его регистрации вместе с Уставом в ЕГРЮЛ. Как получить выписку из ЕГРЮЛ – читайте в статье по ссылке.

Провести перерегистрацию ККТ при его наличии на основании приказа Минфина РФ № 94н от 2012 года.

Переименование фирмы и порядок внесения записи в трудовую книжку

Чтобы переименовать фирму после принятия решения советом директоров необходимо пройти специальную процедуру, в которую входят следующие этапы:

• принятие решения и внесение в связи с этим изменений в учредительские документы, например, в качестве приложения;
• заполнить регистрационную форму Р13001 с отражением изменений на листе А;
• заверение заполненной формы у нотариуса с целью удостоверения подписи директора, так как в данном случае заполнять заявление должен именно он;
• далее происходит оплата госпошлины в установленном размере согласно реквизитам регистрирующего отдела ФНС;
• подать пакет документов на регистрацию в ФНС;
• в итоге получить документ о смене названия.

Важно: изменение названия фирмы ни коим образом не влияет на условия труда работников и дополнения к трудовому договору не требуются, но, чтобы избежать проблем с органами, осуществляющими контроль подписание допсоглашения не будет лишним.

Пример записи в трудовой о переименовании фирмы.

Однако согласно п. 3.2 Инструкции запись о смене названия места труда должна вносится в трудовую книжку.

В связи с этим следует в графе № 3 «Сведения о работе» внести запись такого характера:

• Наименование организации такой-то от такого-то числа изменено в такое-то

В следующей графе необходимо указать реквизиты документа, ставшего основанием для изменений.

Важно: при этом внесение записи в трудовую книжку следует выполнять после фиксирования изменений в ЕГРЮЛ. Здесь вы узнаете, как правильно составить заявление на получение выписки из ЕГРЮЛ.

Документ как основание

В качестве основания может использоваться документ в зависимости от правовой формы организации или на основании каких документов было принято решение, например:

• в случае с акционерным обществом – это может быть протокол собрания с внесением соответствующей записи;
• также по организации может быть издан приказ об изменении названия, который и стане основанием.

Заключение

Что нужно сразу же сделать работодателю после переименования организации – смотрите тут:

Запись в трудовой книжке о переименовании организации – образец и порядок ее внесения рассмотрим в данной статье. Обязательно ли вносить запись о смене названия компании в трудовую книжку? Есть ли особенности при переименовании организаций с различной формой собственности? Ответы на эти и другие вопросы узнайте из материала далее.

В каких случаях происходит изменение наименования юридического лица?

Согласно п. 3 ст. 1473 ГК РФ каждая организации должна иметь название, которое указывается в уставных документах. Но иногда в ходе деятельности фирмы возникают ситуации, когда ей приходится изменять наименование. Причины для этого могут быть самыми разными:

• реорганизация с выделением нового юридического лица либо, наоборот, слияние двух предприятий;
• желание собственника поменять старое название компании на более звучное;
• изменение организационно-правовой формы собственности.

Независимо от причины изменения названия прежде всего необходимо внести изменения в ЕГРЮЛ и уставные документы — только после этого компания будет считаться переименованной.

Смена названия влечет за собой необходимость произвести соответствующие изменения в документах организации, в том числе и кадровых.

Основания для внесения изменений в трудовую книжку

Согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, в трудовой книжке каждого работника должно содержаться полное наименование организации и сокращенный вариант (при наличии). При этом нельзя внести только сокращенное наименование, не указывая полное.

Значит, после того как предприятие, где трудится сотрудник, изменило свое название, это нужно отразить в трудовой книжке.

Подробности о порядке заполнения трудовых книжек узнайте здесь.

Основанием для внесения изменений в трудовую книжку будет являться внутренний распорядительный документ о смене названия. Это может быть приказ, постановление, решение собрания учредителей и т. д.

Только после издания этого документа можно вносить новые записи в трудовую книжку.

Основные требования к внесению записей в трудовую книжку

При внесении изменений в трудовую книжку работника необходимо руководствоваться Инструкцией по заполнению трудовых книжек:

• Записи в трудовой книжке делаются только чернилами синего, фиолетового или черного цвета; использование других цветов недопустимо.
• Запись должна быть сделана разборчивым подчерком, без фактических и орфографических ошибок.
• Все числовые записи вносятся только арабскими цифрами.
• Все записи вносят полностью, сокращения недопустимы.
• Нельзя делать исправления в записях путем зачеркивания или заштриховывания ошибки, нельзя пользоваться корректором.

Все эти правила в равной степени будут относиться и к внесению изменений о наименовании организации.

Порядок внесения записи об изменении названия работодателя в трудовую книжку

Информация вносится в пустую строку, которая следует после последней записи, независимо от того, что это за запись (например, о приеме и увольнении с работы по внешнему совместительству).

Графы 1 и 2 трудовой книжки не заполняются.

В 3-ю графу трудовой книжки, там, где указываются сведения о работе, вносится запись о переименовании. В ней должны содержаться следующие сведения:

• старое наименование полностью;
• новое наименование полностью;
• дата переименования;
• причина переименования;

Пример записи в трудовой книжке о переименовании организации по желанию владельца:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» переименовано в общество с ограниченной ответственностью «Незабудка» с 01.06.2017 в связи с внесением изменений в уставные документы.

Пример внесения записи в трудовую книжку при реорганизации с выделением нового юридического лица:

Общество с ограниченной ответственностью «Ромашка» реорганизовано с выделением юридического лица в общество с ограниченной ответственностью «Незабудка» с 01.06.2017.

Пример внесения записи в трудовую книжку при смене организационно-правовой формы предприятия:

Открытое акционерное общество «Ромашка» переименовано в публичное акционерное общество «Ромашка» с 01.06.2017 в связи с внесением изменений в уставные документы организации.

В 4-й графе ставится основание для переименования, его наименование, дата и номер, например: приказ от 01.06.2017 № 58.

Порядок записи информации о внесении изменений в трудовую книжку при смене наименования организации регламентируется п. 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек и не зависит от формы собственности организации.

Нюансы внесения записи в трудовую книжку о переименовании организации

В зависимости от того, по какой причине произошла смена наименования работодателя, в некоторых случаях изменять записи надо будет не у всех сотрудников.

Произошла реорганизация, и предприятие «Ромашка» присоединило к себе предприятие «Незабудка». Соответственно, новое юридическое лицо будет теперь носить наименование «Ромашка». Изменения в трудовую книжку необходимо будет внести только работникам «Незабудки», вносить новые записи работникам «Ромашки» нет необходимости, поскольку наименование их работодателя не изменилось.

Указанный пример не стоит путать с ситуацией, когда одна организация ликвидируется, а ее работники принимаются в другую переводом. В этом случае не будет никаких записей об изменении. Работника нужно будет уволить из одного предприятия и принять в другое с указанием основания.

Часто допускаемые ошибки при внесении записи об изменении наименования компании

При внесении записи могут быть допущены следующие ошибки:

• Проставление в колонке 1 порядкового номера записи. Согласно Инструкции нумеруются только записи, содержащие сведения о работе: приеме, переводе, присвоении новой специальности и увольнении.
• Проставление в колонке 2 даты внесения записи или даты изменения названия организации — в данном случае дата переименования будет указана в колонке 3.
• Заверение внесенной записи печатью — печать организации ставится только при увольнении работника.

Данные ошибки не являются грубыми, и поэтому при их допущении исправлений не производится.

К грубым ошибкам, которые нужно исправить, относятся следующие:

• фактическая ошибка в наименовании старого или нового названия организации;
• ошибка в дате переименования организации;
• ошибка в записи об основании для внесения изменений.

Эти ошибки необходимо исправить сразу после их обнаружения.

Алгоритм исправления допущенных ошибок

Порядок исправления ошибок в записи о переименовании организации:

• Неправильная запись не зачеркивается, правильные данные вносятся ниже.
• В следующей незаполненной строке указывается: «В наименовании (записи) допущена ошибка».
• Затем делается правильная запись — полностью, даже если ошибка была допущена в реквизитах приказа.

Исправление не заверяют ни печатью, ни подписью.

Исправление можно вносить на любом этапе работы, даже если после записи, где была допущена ошибка, уже сделаны другие записи.

Итоги

При переименовании организации записи в трудовых книжках сотрудников необходимо делать в обязательном порядке. Изменения вносятся только после того, как новое название будет зафиксировано в уставных документах. Основанием для внесения записи в трудовую книжку служит внутренний приказ о переименовании и необходимости внесения изменений во внутренние документы. Изменения вносят в порядке, установленном Инструкцией по заполнению трудовых книжек.