Справка 2 ндфл представитель налогового агента

Одной из форм отчетности организаций и ИП-работодателей о выплаченных суммах дохода своим сотрудникам является справка 2-НДФЛ. Этот же документ они обязаны выдавать работникам по их требованию.

Что такое справка 2-НДФЛ?

Любой доход физических лиц подлежит налогообложению в соответствии с российским налоговым законодательством. Подтвердить размер выплаченных сумм и удержанных с них НДФЛ можно при помощи справки, оформленной на бланке установленной формы – 2-НДФЛ (КНД 1151078).

Новая форма бланка 2-НДФЛ 2019 года

Новая форма бланка утверждена Приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@, который применяется с 2019 года.

Разделяются на два вида:

• Приложение 1 – для налоговой инспекции – скачать;
• Приложение 5 – для выдачи работникам – скачать.

Как правильно ее заполнить – образец заполнения для работника

Справка состоит из 5 разделов, в каждом из которых содержится необходимая информация.

Разберем заполнение формы по шагам:

Начинается оформление с указания года, за который справка выдается, и даты выдачи.

Раздел 1 содержит сведения о налоговом агенте, осуществившем в указанном налогом периоде выплаты в пользу работника.

• код по ОКТМО, который можно найти на официальном сайте ФНС;
• телефон для контактов;
• ИНН организации или ИП;
• КПП для организаций (ИП его не указывают);
• наименование налогового агента в сокращенном виде в соответствии с уставными документами (ИП указывает свои ФИО).

Раздел 2 отражает информацию о физическом лице, которому оформляется справка о доходах.

1. ИНН гражданина в соответствии с выданным ему свидетельством;
2. Фамилия, имя и отчество полностью без сокращений;
3. Статус плательщика налога:

• 1 – резидент РФ;
• 2 – нерезидент РФ;
• 3 – специалист высокой квалификации, не являющийся резидентом РФ;
• 4 – нерезидент РФ, являющийся участником программы по переселению в страну зарубежных соотечественников;
• 5 – нерезидент РФ, получивший статус беженца;
• 6 – иностранец, работающий на территории страны по патенту.

1. Дата рождения;
2. Код страны гражданства (проставляется в соответствии с ОКСМ, для россиян – 643);
3. Код удостоверяющего личность документа:

• 21 – российский паспорт;
• 10 – иностранный паспорт.

1. Серия и номер удостоверения личности.

Раздел 3 заполняется в табличном виде, где содержатся данные о полученном доходе с разбивкой по кодам и месяцам, а также код и сумма необлагаемого налогом вычета. Принцип заполнения подчиняется хронологии. В форме указывается ставка налога, по которой исчисляется расчет НДФЛ с указанного дохода – 13%.

Приведем самые распространенные из них:

Доходы
Код	Расшифровка
2000	Заработная плата
2002	Суммы премиальных выплат
2012	Отпускные выплаты
2300	Оплата по листкам временной нетрудоспособности
4800	Иные доходы

Ознакомиться со всеми кодами доходов можете здесь.

Пример. Ежемесячная начисленная заработная плата работнику составляет 32500 руб. Размер премии составляет 5200 руб. Очередной отпуск был в июне, за него начислено 30260 руб. В справке 2-НДФЛ сотрудника будут содержаться коды выплат 2000 (зарплата), 2002 (премия), 2012 (отпуск).

В раздел 4 вынесены коды и суммы стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые предоставляются работнику по месту работы.

Самые распространенные коды вычетов:

Вычеты
Код	Расшифровка
501	Вычет с суммы подарка (предоставляется не более 4000 рублей в год)
503	Вычет из сумм материальной помощи, но не более 4000 рублей в год

Ознакомиться со всеми кодами вычетов можете здесь.

Все коды и расшифровка доходов и вычетов представлены в Приказе ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@ – скачать.doc.

Например, стандартный вычет для сотрудника на троих несовершеннолетних детей (до 18 лет) в 2018 году предоставлен по кодам 126, 127, 128. Он действовал до октября, пока доход не достиг лимита, установленного в размер 350 тысяч рублей. Раздел 4 справки 2-НДФЛ содержит суммы вычетов за 2018 год: на первого и второго ребенка по 12600 рублей (1400 руб. × 9 месяцев), на третьего – 27000 рублей (3000 руб. × 9 месяцев).

Разделе 5. Итоговые показатели суммы дохода суммируются и заносятся в таблицу. Далее определяется налоговая база и заносятся сведения о налоге:

• ОСД – исчисленная сумма за весь период;
• НБ – удержанная из дохода (НБ = ОСД – вычеты);
• сумма перечисленного НДФЛ в бюджет (∑ = НБ – 13%).

Если в течение указанного периода имели место случаи излишне удержанной суммы налога или не удержанной, то эти данные заносятся в соответствующие графы таблицы.

Справка подписывается представителем налогового агента. Обычно это работник бухгалтерии, который ее составил. Допускается подписание самим руководителем. В соответствующем поле прописывается ФИО представителя и его личная подпись.

Как заполнить справку, если доходы работника облагались по разным ставкам?

Если в течение налогового периода присутствовали доходы, которые облагаются разными ставками НДФЛ (13, 15, 30 и 35%), то разделы 3-5 заполняются отдельно по каждой из них. Поскольку все сведения должны быть отражены в одной справке, то они могут не поместиться в одином листе. В этом случае данные переносятся на второй лист, где:

• в заголовке будет содержаться номер страницы;

• 1-2 разделы не заполняется;
• 3-5 разделы заполняются аналогично первому листу с обязательным подписанием каждой из листов формы.

Для чего она нужна?

Справки по своим работникам обязаны представлять в налоговый орган все организации и ИП, которые осуществляют выплаты в их пользу и удержание налога. В отношении своих доходов предприниматели справки не представляют.

Сотрудники также вправе запросить справку 2-НДФЛ у работодателя для целей подтверждения своих доходов в следующих случаях:

• представления декларации в налоговый орган для получения налогового вычета;
• подачи документов для оформления визы для посещения государства, где установлен визовый порядок въезда;
• предоставления в банк для одобрения запрашиваемой суммы кредита;
• для органов опеки и попечительства при усыновлении ребенка;
• подачи пакета документов для получения льгот и т.д.

Выдача справки о доходах по форме 2-НДФЛ является обязанностью работодателя при увольнении сотрудника по любой причине. В остальных случаях она подготавливается на основании личного заявления работника в трехдневный срок. Причем такой период установлен не налоговым законодательством, а Трудовым кодексом в статье 62.

За какой период выдается?

В целях налогообложения доходов физических лиц налоговым периодом по НДФЛ признается календарный год (ст. 216 НК). Но сотрудник вправе обратиться к работодателю с просьбой выдать информацию за любой необходимый ему период и работодатель обязан ее выдать. Отказ же будет признан неправомерным.

Срок сдачи 2-НДФЛ

В налоговый орган справки представляются только один раз в год в установленные сроки:

• не позднее 1 апреля года, следующего за годом выплаты доходов и исчисления с них налога (1 апреля 2020 года);
• не позднее 1 марта следующего за отчетным года, когда налог не был удержан (2 марта 2020 года, т.к. 1 число месяца выпало на выходной день).

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

8 (499) 938-43-05
Москва и МО

8 (800) 350-32-83
Регионы России

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Справки 2-НДФЛ может подписывать как руководитель организации, так и любой уполномоченный представитель организации, действующий на основании доверенности. Таким уполномоченным представителем может являться, в частности, главный бухгалтер.

Сведения по форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" (далее — Справка) утверждены приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@. Этим же документом утвержден Порядок заполнения Справки.

Справка ежегодно (не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом) представляется налоговыми агентами (в частности, организациями) в налоговый орган по месту своего учета (п. 2 ст. 230 НК РФ).

Кроме того, налоговые агенты выдают Справки физическим лицам по их письменным заявлениям (п. 3 ст. 230 НК РФ, ст. 62 ТК РФ).

Согласно разделу I Порядка заполнения Справки Заполненная форма Справки подписывается на каждой странице в поле "Налоговый агент". При этом анализ поля "Налоговый агент" формы Справки показывает, что подпись в данном поле может проставить как налоговый агент, так и его уполномоченный представитель.

Сведения о документе, подтверждающем полномочия представителя налогового агента, отражаются в соответствующем поле Справки.

В силу п. 2 ст. 24 НК РФ в общем случае налоговые агенты имеют те же права, что и налогоплательщики. Соответственно (п. 1 ст. 26, п. 1 ст. 27 НК РФ) они вправе участвовать в отношениях, регулируемых законодательством о налогах и сборах через законного или уполномоченного представителя (если иное не предусмотрено НК РФ).

Уполномоченный представитель налогоплательщика (налогового агента) — организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством РФ, если иное не предусмотрено НК РФ (п. 4 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, п. 4 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 N 57). Согласно п. 4 ст. 185.1 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Смотрите дополнительно письма Минфина России от 25.04.2017 N 03-02-08/24718, от 08.04.2016 N 03-02-08/20028.

Как следует из писем ФНС России от 26.06.2013 N ЕД-4-3/11569@, Минфина России от 25.09.2012 N 03-02-07/1-227, в случае невозможности подписания документов директором участие в налоговых отношениях возможно только на основании доверенности (приказа для этого недостаточно).

В отношении Справок подобные выводы содержатся в письме Минфина России от 25.07.2008 N 03-04-06-01/230*(1), где сказано, что в случае подписания документов уполномоченным представителем организации к ним должна прилагаться копия надлежащим образом оформленной доверенности, согласно которой представитель уполномочен на подписание от имени представляемого соответствующих документов. При этом в соответствующих строках документа "для подписи" вместо указания представляемого указываются данные уполномоченного представителя, документ подписывается представителем и заверяется его печатью.

Таким образом, Справка может быть подписана как руководителем организации, так и любым уполномоченным представителем организации, действующим на основании доверенности (в том числе главным бухгалтером).

Согласно п. 1 ст. 185.1 ГК РФ нотариального удостоверения требует доверенность:

— на совершение сделок, требующих нотариальной формы;

— на подачу заявлений о государственной регистрации прав или сделок;

— на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами, за исключением случаев, предусмотренных законом.

Во всех остальных случаях*(2), включая и рассматриваемую ситуацию, достаточно простой доверенности.

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор Овчинникова Светлана

Информационное правовое обеспечение ГАРАНТ

Многоканальный телефон: (347) 292-44-44

*(1) С данным письмом можно ознакомиться в сети Интернет.

*(2) Если только законодательством прямо не установлено иное.

Лицу, которому нужно подтвердить свои доходы, требуется получить справку 2-НДФЛ. В этом документе отражают данные о поступлениях денежного характера в пользу работника. В справке указывают сумму НДФЛ, который был удержан работодателем с финансовых вознаграждений работнику.

Заполнение формы допускается только ответственным лицом. Часто возникает вопрос о том, кто имеет право подписи 2-НДФЛ в 2018 году. В этой статье вы найдете ответ.

Право подписи в справке 2-НДФЛ

В 2018 году справку 2-НДФЛ могут подписывать уполномоченные руководителем организации или ИП лица по заранее составленной доверенности.

Кто подписывает 2-НДФЛ

Лицо, которое ставит свою подпись в справке, должно указывать не только свою фамилию (инициалы), но и занимаемую должность.

В связи с тем, что справка 2-НДФЛ – это налоговый, а не бухгалтерский документ, его может подписывать не только руководитель, но и уполномоченное им лицо (при наличии оформленной доверенности). Реквизиты доверенности, на основании которой уполномоченное лицо имеет право подписи справки, нужно указать в конце формы 2-НДФЛ.

Доверенность имеет юридическую силу, когда она подписана руководителем организации или уполномоченным лицом (в соответствии с законодательством/ уставом фирмы). Если в доверенности не обозначен какой-либо конкретный срок действия подписи, то ее, как правило, применяют на протяжении одного года для визирования справки 2-НДФЛ.

Кто вправе подписывать 2-НДФЛ в 2018 году

Что касается правил заполнения справки 2-НДФЛ в 2018 году, то в них говорится о том, что официальное право подписи в этом документе имеют:

• налоговый агент;
• уполномоченный представитель.

Важная информация!

Обратите внимание, что в зависимости от того, кто подписывает справку 2-НДФЛ, в документе указывают соответствующий цифровой код:

• «1» — для подписи, которую ставит сам налоговый агент;
• «2» — для подписи, которую ставит уполномоченный представитель.

Нередко возникает вопрос о том, кто должен визировать справку для директора. Здесь порядок такой же, как и в случае с подписанием справки о доходах для работника. То есть, подписать 2-НДФЛ может как руководитель организации, так и уполномоченное на это действие лицо.

В завершении добавим, что раньше, для заверения справки 2-НДФЛ, обязательно необходимо было поставить печать (в виде круглого штампа). В 2018 году данная норма не действует и в бланке, на котором оформляется справка, место для круглой печати отсутствует.

При желании можно поставить оттиск на документе, если организация или ИП используют ее в своей деятельности. Это не будет считаться нарушением.

С новым бланком справки 2-НДФЛ, который актуален в 2018 году, вы можете ознакомиться здесь. Разместить сюда картинку и бланк документа в экселе.

Тоже может быть полезно:

Информация полезна? Расскажите друзьям и коллегам

Комментарии

Нажимая на кнопку "Отправить" вы подтверждаете, что ваш комментарий не содержит персональных данных в любой их комбинации

Вопросы и ответы в комментариях даются пользователями сайта и не носят характера юридической консультации. Если вам необходима юридическая консультация, рекомендуем получить ее, задав вопрос по телефонам, указанным выше, или через эту форму

Разъяснения по заполнению справок о доходах формы 2-НДФЛ нового образца*
Признаки недействительности
Справки
Комментарии
I. Несоответствие предоставленной Справки законодательно утвержденной форме
Некорректная форма Справки
Применяется с 08.12.2015г.
Обращаем внимание, что новой формой справки 2-НДФЛ не
предусмотрены поля для отражения должности лица,
подписавшего документ, и печати организации. При этом
заполнение данных реквизитов со стороны работодателя
допустимо (не признается ошибкой).
II. Некорректное оформление Справки
Неверно оформлена Справка, размещенная
на 2-х страницах
В соответствии с Рекомендациями ФНС установлены следующие
правила:
В случае если Справка размещена на 2-х и более страницах:
1) на каждой странице вверху Справки должны быть указаны:
— номер страницы Справки (допускается отсутствие номера на
первой странице);
— фраза «Справка о доходах физического лица за ____ год N ______
от __.__.__" (год, номер и дата)».
2) поле «налоговый агент» должно быть заполнено на каждой
странице Справки.
Заполненная форма Справки подписывается на каждой странице в
поле «Налоговый агент».
*Приказ ФНС России от 30.10.2015 № ММВ-7-11/

Признаки недействительности
Справки
Комментарии
Нарушение нумерации разделов Справки
В случае если какие-либо разделы (пункты) Справки не
заполняются, то и наименования этих разделов (пунктов) могут не
печататься. При этом нумерация разделов не должна быть
изменена.
Например, допускается незаполнение или отсутствие в Справке
раздела 4.

У кого право подписи на 2-НДФЛ

При отсутствии данного раздела, следующий за ним
раздел должен сохранить свой порядковый номер (№5).
Неверно оформлена Справка о доходах,
облагаемых по разным налоговым ставкам
Налоговыми агентами составляется единая справка о доходах,
облагаемых по разным налоговым ставкам.
Если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение
налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам, то
разделы 3 и 5 заполняются отдельно для каждой из ставок
налога.
В заголовке раздела 5 НЕ предусмотрено отражение ставки
налога.
Неверное отражение периодов доходов
клиента в Справке
Справка предоставляется за период, необходимый для расчета
среднемесячного дохода, предшествующий дате обращения в
Банк, с учетом следующего:
— если справка по форме 2-НДФЛ датирована первыми числами
месяца (до 15 числа месяца включительно), то она может не
содержать сведений о доходе физического лица за предыдущий
месяц.

Признаки недействительности
Справки
Комментарии
III. Некорректное заполнение / отсутствие реквизитов / показателей Справки
1. Общие реквизиты
Некорректно указана / не указана дата выдачи
Справки
Данный реквизит является обязательным для заполнения.
2. Данные физического лица
Несоответствие адреса места жительства
физического лица
В поле «Адрес места жительства в Российской Федерации»
должен быть указан адрес места жительства
налогоплательщика в соответствии:
— с документом, удостоверяющим личность;
Или
— со свидетельством/справкой о регистрации по месту
пребывания/иного документа, подтверждающего адрес места
жительства;
Или
— с заявлением-анкетой.
3. Реквизиты работодателя
Отсутствие ИНН
Данный реквизит является обязательным для заполнения.
Отсутствие КПП по работодателю –
юридическому лицу
Данный реквизит является обязательным для заполнения по
работодателям – юридическим лицам. По работодателям –
индивидуальным предпринимателям КПП не указывается.

Признаки недействительности
Справки
Комментарии
Не указан номер телефона организацииработодателя
Данный реквизит является обязательным для заполнения, за
исключением Справок, выданных войсковыми частями.
Некорректно указан ОКТМО или вместо
ОКТМО указан ОКПО / ОКАТО
В поле «Код по ОКТМО» указывается код муниципального
образования, на территории которого находится организация или
обособленное подразделение организации.
Код ОКТМО может иметь 8 или 11 знакомест. При указании
восьмизначного кода свободные знакоместа справа не подлежат
заполнению дополнительными символами. Например,
«12445698».
Индивидуальные предприниматели, нотариусы, занимающиеся
частной практикой, адвокаты, учредившие адвокатские кабинеты,
и другие лица, занимающиеся частной практикой и признаваемые
налоговыми агентами, указывают код по ОКТМО по месту
жительства.
4. Печать работодателя
Отсутствие печати работодателя –
юридического лица
Данный реквизит НЕ является обязательным.
IV. Заполнение поля «Налоговый агент», проставление печати и подписи
Отсутствие в справке подписи, ФИО,
должности лица, подписавшего справку
Справка должна содержать подпись и ФИО (фамилия и имя
указываются полностью, отчество — при наличии) лица,
подписавшего справку. При отсутствии одного из реквизитов,
справка не принимается Банком к рассмотрению.
Допускается также указание должности лица, подписавшего
справку (не является обязательным реквизитом).

Признаки недействительности
Справки
Комментарии
Печать работодателя (полностью / частично
закрывает подпись лица, подписавшего
Справку)
При наличии печати в Справке — допускается частичное наложение
печати на подпись уполномоченного лица при условии
возможности идентификации подписи и информации в печати.
Справка подписана не тем лицом,
должность которого указана на Справке
Рядом с ФИО имеется символ «/» («слэш»), при этом отсутствует
указание на ФИО лица, фактически подписавшего Справку.
Отсутствие признака лица, представившего
Справку (цифра «1» или «2»)
Данный реквизит является обязательным для заполнения.
В поле «Налоговый агент» указывается признак лица,
представившего Справку, — цифра «1» или «2».
«1» — если Справку предоставляет налоговый агент.
«2» — если Справку предоставляет уполномоченный
представитель.
Информация о документе,
подтверждающем полномочия
представителя, не заполнена / заполнена
некорректно
Поле «Наименование документа, подтверждающего полномочия
представителя» обязательно для заполнения, если в поле
«Налоговый агент» проставлена цифра «2».
Если в поле «Налоговый агент» указана цифра «2», при этом не
заполнено поле «Наименование документа, подтверждающего
полномочия представителя», то Справка не принимается Банком к
рассмотрению, необходима ее замена.