Срок хранения графика отпусков в организации

Статьи по теме

Сроки хранение графика отпусков регламентированы законодательством. Узнайте, сколько нужно хранить график в 2019 году.

Какой установлен срок хранения графика отпусков в организации в 2018 году

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018 году установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива (далее — Перечень). Данный перечень утвержден приказом Министерства культуры России под № 558 от 25 августа 2010 года.

В 2018 году срок хранения графика не изменяется и составляет 1 год с момента окончания его срока действия (календарного года, на который составлен график).

Как рассчитать срок хранения графика отпусков

• За две недели до нового года бланк заполняют и утверждают.
• С первого января нового календарного года документ вступает в силу, срок его действия продолжается до 31 декабря текущего года.
• С первого января следующего года заполненный старый бланк перестает действовать, с этой даты отсчитывают 12-месячный или годовой срок его хранения.

Сколько хранить график отпусков в организации «Янтарь»

1. До 16 декабря 2017 года график составили и утвердили.
2. Вступил в действие документ первого января 2018 года.
3. Окончание срока действия будет 31 декабря 2018 года.
4. С первого января 2019 года начинается срок хранения, который истечет 1 января 2020 года.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно оформить сотрудникам отпуск, что учитывать при заполнении бланка отпусков на 2019 год. В статье рассмотрено, каким способом подготовить необходимые документы, даны ответы на практические вопросы, возникающие у кадровиков при подготовке таких документов.

Для чего производится хранение графика отпусков

Сколько хранится график отпусков установлено Перечнем. Но для какой цели хранить такой документ, если срок действия его уже истек по окончанию календарного года?

Таблица. Цель хранения бланка отпусков

Когда придется обращаться к графику отпусков прошлого года

Как можно решить спорные вопросы с помощью графика отпусков

При наличии ошибок в приказах о предоставлении очередного отдыха, проведении начислений отпускных и так далее.

Позволит уточнить все данные по отпускам сотрудников. Служит в качестве дополнительных источников информации.

При возникновении спорных ситуаций в коллективе, когда сотрудники не могут договориться между собой об определенной очередности ежегодного отдыха, сезонности, о необходимости разделять период отдыха.

В этом случае бланк прошлого года позволит наглядно увидеть картину отдыха прошлого года.

При необходимости быстро получить общую картину по предыдущим периодам отдыха прошлого года, не собирая соответствующие данные в приказах. Отследить разницу между тем, когда отдых был запланирован и фактически предоставлен.

При составлении нового графика ежегодного отдыха на следующий год.

Наличие старого бланка за прошлый год позволит быстро спрогнозировать предпочтения сотрудников.

При необходимости использовать старый бланк в качестве образца при составлении графика отдыха на следующий год.

Старый документ позволит соблюдать очередность, предотвратить совпадение отдыха, чтобы это не привело к сбою в работе.

Как и где хранится график отпусков

Сколько хранить графики отпусков указано в Перечне? Для хранения, таких документов оборудуют шкафы, сейфы или хранилища. Такие рекомендации приведены в правилах, которые утверждены приказом Министерства культуры России под № 526 от 31.03.2015 года.

Коммерческие организации должны хранить кадровые документы в запирающихся шкафах, чтобы обеспечить защиту от пыли, света, выгорания. Так как срок хранения графика отпусков относительно небольшой, передавать такой документ для архивного хранения нет необходимости.

Эксперт «Системы Кадры» расскажет о правилах и сроках хранения документов в кадровой службе , об ответственности за допущенные нарушения. В статье вы найдете ответы на вопросы из практики, которые часто возникают у кадровиков при хранении документации.

Каким способом проводится уничтожение графика отпусков

Мы рассмотрели, сколько хранят график отпусков. По истечению календарного года документ подлежит хранению в течение одного года. Но просто выбросить его нельзя.

Бланки подлежат уничтожению, как и остальные кадровые документы, у которых истек срок годности. Стандартный способ уничтожения — измельчение вручную или разрезание на шредере. При уничтожении документа необходимо составить акт. Если одновременно уничтожают и другие кадровые документы, срок действия которых истек, составляют опись всех документов и акт. Читайте на сайте о порядке уничтожения документов с истекшим сроком хранения.

Хранение графика отпусков, сроки хранения в 2018-2019 годах установлены пунктом 692 Перечня типовых управленческих документов архива. Документ хранят в течение одного года после окончания срока его действия. Уничтожают стандартным способом с помощью измельчения вручную или на шредере.

Срок хранения графика отпусков в организации — важный временной показатель, от учета которого зависит эффективность делопроизводства и надлежащая организация трудовой деятельности. О том, каким образом и сколько хранятся графики отпусков в организации, подробно изложено в настоящей статье.

Сколько хранится график отпусков?

Скачать форму графика отпусков

Документация, связанная с организацией работы трудового коллектива предприятия, является обязательной для хранения. Срок хранения графика отпусков закреплен в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Согласно п. 693 Перечня график отпусков хранится в организации на протяжении 1 года после окончания своего действия. Исходя из положений абз. 3 п. 1.4 Перечня, за дату начала исчисления сроков хранения документов на бумажных и электронных носителях принято принимать 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

Таким образом, график отпусков на 2017 год можно будет уничтожить не ранее 01.01.2019.

Зачем необходимо хранить график отпусков за прошлый год?

По истечении срока действия график отпусков за прошедший период юридической силы более не имеет. Однако в ряде случаев информация, отраженная в данном документе, может стать отличным подспорьем при возникновении нештатных ситуаций: споров между сотрудником и работодателей, ошибок при составлении приказов о предоставлении отпусков, просчетов при начислении выплат, связанных с санаторно-курортным лечением и пр.

Кроме этого, при значительной численности персонала при составлении графика отпусков на следующий календарный год у работников могут возникать разногласия по очередности их предоставления. В этой связи устаревший график поможет получить объективную картину по времени отдыхаза прошлый период, а также проанализировать разницу между спланированными и фактически использованными отпусками.

К тому же наличие прошлогоднего графика предоставляет возможность ответственным лицам осуществлять будущее прогнозирование пожеланий сотрудников и планирование трудовой деятельности компании.

Особенности и условия хранения графика отпусков

График отпусков предприятия не предусматривает особых условий хранения, однако важно помнить о надлежащей защите персональных данных работников, что закреплено в главе 14 ТК РФ и законе «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ.

В этой связи важно акцентировать внимание на закрытости доступа и обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении всего периода его хранения. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, закреплена в ст. 90 ТК РФ.

Способы хранения графика отпусков

Надлежащее хранение графика отпусков может быть реализовано следующими способами:

• в металлических ящиках, сейфах или шкафах, а также в любом мебельном шкафу, закрывающемся на ключ, наряду с прочей кадровой документацией;
• на полках шкафов в помещениях с ограниченным доступом третьих лиц.

Для хранения графиков отпусков целесообразнее всего завести отдельную папку и размещать документацию по отдельным файлам в хронологическом порядке. Не исключен вариант размещения графика за прошедший год в папках с документами аналогичного срока хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Скачать форму приказа

Документы с истекшим сроком хранения подлежат обязательному уничтожению. В противном случае персональные данные сотрудников предприятия могут стать доступны посторонним лицам, а обеспечение надлежащих условий хранения может потребовать излишних расходов, связанных с увеличением мест размещения.

Устаревшая документация утилизируется несколькими способами:

• уничтожение на шредере;
• разрезание (измельчение) вручную;
• сжигание.

В конце текущего года начальник кадровой службы или другой ответственный сотрудник составляет опись документов, подлежащих уничтожению. В начале календарного года и по мере необходимости руководитель издает приказ о создании (в случае отсутствия таковой) или назначении состава комиссии по уничтожению документации на предприятии. Эта комиссия в рамках своей деятельности вне зависимости от выбранного способа уничтожения составляет акт об уничтожении, который подписывается всеми ее членами и утверждается руководителем организации.

В таком акте указывается как минимум следующая информация:

• наименование документа, подлежащего уничтожению;
• срок его хранения;
• способ уничтожения.

Соблюдение установленных правил и сроков хранения графика отпусков позволяет работодателю избежать вероятных споров с сотрудниками относительно правомерности очередности ежегодного отдыха, а также оптимизировать процедуру планирования отпусков на следующий год.

Сроки хранения графика отпусков в организации представляют собой промежуток времени, в течение которого график отпусков может находиться в делопроизводстве работодателя и не может быть уничтожен. Для того чтобы не нарушать законные нормы, работодатель должен знать требуемые сроки хранения графика отпусков.

Срок хранения

График отпусков – это обязательный кадровый документ, который должны составлять все работодатели. В нем содержится график, согласно которому сотрудники предприятия будут уходить отдыхать на следующий календарный год. График отпусков должен быть утвержден работодателем при учете мнения профсоюза как минимум за две недели до начала года, на который он составляется (согласно ст. 123 Трудового кодекса). Так, график отпусков на 2020 год нужно составить до 17 декабря 2019 года.

Данная статья рассказывает о типовых способах решения вопроса, но каждый случай уникальный. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

• Москва: +7 (499) 110-33-98 .
• Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74 .

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Документация, которая связана с работой трудового коллектива, подлежит обязательному хранению в течение определенного срока. Данный вопрос урегулирован на законодательном уровне. Для определения сроков хранения графика отпусков работодателю следует руководствоваться «Перечнем типовых управленческих архивных документов…», утвержденным Минкультуры в 2010 году под №558.

Вместе с тем работодатель вправе хранить график отпусков и дольше, и это не будет являться нарушением.

Согласно п. 19 Перечня №558, сроки хранения графика отпусков, если они являются приложением к приказу, несколько отличаются. Такие документы должны храниться в течение 75 лет. Документация о дисциплинарных наказаниях, ежегодных днях отдыха, учебных отпусках подлежит хранению в течение 5 лет.

Для чего следует хранить график отпусков

График отпусков утрачивает свою актуальность после завершения календарного года, на который он был утвержден. Но хранить данный документ необходимо по следующим причинам:

1. Для того чтобы составить на его основании новый график отпусков на следующий год.
2. На случай обнаружения ошибок при утверждении приказов о предоставлении сотрудникам отпуска.
3. При возникновении конфликта между работником и работодателем по вопросу предоставления отдыха, в том числе при уходе сотрудника в самовольный отпуск вопреки графику.
4. Для исправления ошибок бухгалтерии, которая неверно произвела расчет отпускных.
5. На случай плановой и внеплановой проверки контролирующими инстанциями.
6. Для анализа статистических данных о запланированных и фактически использованных отпусках.
7. Для устранения разногласий относительно очередности предоставления отпусков при существенной численности персонала.

Место хранения

График отпусков не предусматривает каких-либо специальных условий хранения. Но работодатель не должен забывать о положениях ФЗ-152 «О персональных данных» от 2006 года. В связи с этим работодатель должен обеспечить надлежащую защиту персональных данных сотрудников, которые содержатся в графике отпусков и избежать их утечки.

Работодателю важно акцентировать внимание на обеспечении сохранности графика отпусков на протяжении периода хранения. Ответственность за нарушение указанного правила наступает на основании ст. 90 Трудового кодекса.

Для обеспечения сохранности графика отпусков работодатель может хранить их в металлических ящиках, шкафах и сейфах, а также в мебельном шкафу, который закрывается на ключ. Помимо графика отпусков, здесь можно хранить другие кадровые документы.

Также график отпусков допускается хранить на полках шкафов с ограниченным доступом в указанное помещение третьих лиц.

В целях хранения графиков отпусков желательно завести отдельную папку, в которой будет собрана вся отпускная документация в хронологическом порядке или же иные документы с аналогичным сроком хранения.

Порядок уничтожения графика отпусков

Документы, у которых истек срок хранения по закону, должны быть в обязательном порядке уничтожены. В противном случае сведения, которые в них содержатся, могут стать доступными посторонним, а обеспечение нужных условий хранения может потребовать дополнительных расходов для обеспечения растущих мест хранения документов.

Устаревшая документация подлежит уничтожению на шредере, ручному разрезанию или сжиганию.

В акте прописывается такая информация, как наименование уничтожаемого документа, сроки его хранения и способ уничтожения. Он составляется с учетом «Основных правил работы архивов организаций..», утвержденных Росархивом в 2002 году.

За несоблюдение действующего порядка хранения документов должностное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ.

Таким образом, работодателю следует соблюдать установленные правила хранения графика отпусков. Это позволяет ему избежать привлечения к административной ответственности, спорных ситуаций с сотрудниками и оптимизировать процедуру планирования отдыха персонала на следующий год. Порядок и сроки хранения действующего графика отпусков установлены в п. 692 Перечня типовых управленческих документов на 2018-2019 годы. Срок хранения графика составляет один год, после чего его нельзя просто выбросить: документ должен быть уничтожен в установленном порядке вручную или на шредере.

Дорогие читатели, каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему, звоните по телефонам:

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

“>