Стандарт по разработке должностных инструкций

Должностная инструкция является локальным актом организации. Поэтому в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, как любой локальный акт, содержащий нормы трудового права, она должна быть принята работодателем в соответствии с законами и иными нормативными актами, коллективным договором, соглашениями. В ряде случаев при составлении должностной инструкции необходимо учитывать мнение представительного органа работников либо согласовывать с ним ее принятие.

Следует обратить внимание, что локальные нормативные акты, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями либо принятые без соблюдения предусмотренного Трудовым кодексом порядка учета мнения представительного органа работников, являются недействительными. Соблюдение вышеуказанных правил при составлении должностных инструкций, прежде всего, призвано обеспечить защиту прав работника в организации.

О содержании должностной инструкции в законодательстве упоминается лишь косвенно, в постановлении Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N9 "Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих" говорится, что "квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности". Таким образом, наиболее важными в должностной инструкции являются положения о должностных обязанностях, правах и ответственности работника.

Работодатель по собственному усмотрению также может предусмотреть в должностной инструкции и другие разделы. Так, например, в п. 6 Положения "О порядке разработки и утверждения должностной инструкции сотрудника, федерального государственного служащего, работника по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ" утвержденного Приказом Госнаркоконтроля РФ от 25 ноября 2003 г. N 235, сказано, что должностная инструкция состоит из разделов: общие положения (место должности, непосредственная подчиненность, наличие и состав подчиненных порядок замещения); должностные обязанности; права; ответственность; общие требования (указывается объем необходимых знаний и навыков) и квалификационные требования (указываются требования, предъявляемые к образованию, стажу и опыту работы).

Как уже было сказано, в соответствии с постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. N9, основой для разработки должностных инструкций служат квалификационные характеристики. В этом же постановлении раскрывается понятие "квалификационных характеристик" – "Квалификационные характеристики каждой должности состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации".

Раздел "Должностные обязанности" квалификационных характеристик содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел "Должен знать" содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

Раздел "Требования к квалификации" определяет уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы".

Для правильного и полного перечисления прав и обязанностей работников следует обращаться к Единым тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих (ЕТКС) и к Справочнику должностей руководителей специалистов и служащих.

Что касается формы должностной инструкции, то в данном случае можно применять Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст). Требования, установленные в данном документе, впредь до вступления в силу соответствующих технических регламентов подлежит обязательному исполнению только в части, обеспечивающей достижение целей законодательства Российской Федерации о техническом регулировании.

Также отметим, должностная инструкция должна быть утверждена руководителем организации, а работник должен с ней лично ознакомиться и оставить отметку об этом (ст.68 Трудового кодекса).

Введенный профессиональный стандарт не отменяет действие ЕТКС и ЕКС. Если же между этими документами возникают противоречия, то необходимо использовать именно профессиональный стандарт.

Поэтому очень важно понять, как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту, чтобы ни у проверяющих органов и у самого сотрудника не возникало никаких вопросов.

Навигация по статье

Что такое профессиональные стандарты?

Статья 195.1 ТК РФ трактует термин «квалификация работника» как определенный профессиональный уровень, необходимые навыки, умения и даже опыт, которые должны присутствовать у человека, занимающего определенную должность.

Профессиональный стандарт – это квалификационные характеристики. Для работодателя этот документ является основой для установления требований не только по квалификации, но и по выполняемым трудовым функциям, с учетом специфики определенного предприятия.

Для нашей страны понятие «профессиональный стандарт» не является новинкой. Впервые об этом был поднят вопрос еще в 1997 году. Тогда термин впервые появился в нормативном документе от 26.02.1997 года № 222, утвержденном Правительством страны. Это была Программа социальных реформ в РФ, предусмотренная на 1996-2000 годы. Именно тогда профильные ведомства и министерства начали разработку профессиональных стандартов по своим отраслям экономики. За все эти годы внедрено множество стандартов.

Чтобы ознакомиться с уже существующими профессиональными стандартами, необходимо обратиться к ресурсу profstandart.rosmintrud.ru, принадлежащему Министерству труда, где выложены все актуальные стандарты на текущую дату.

Если же для определенной категории работников не предусмотрено профстандартов и инструкция является локальным документом, все же рекомендуется использовать профстандарт в качестве источника для определения требований и квалификационного уровня работника.

В каких случаях обязательно нужно составлять должностную инструкцию в соответствии с профессиональными стандартами?

Для ответа на этот вопрос необходимо обратиться к статье 195.3 ТК. Положениями этой статьи предусмотрено обязательное применение профстандарта в следующих случаях:

• если на законодательном уровне предусмотрены квалификационные требования к определенной должности;
• предусматриваются льготы или/и компенсации;
• есть определенные ограничения, предусмотренные ТК или профильными
  законодательными актами (ч. 2 ст. 57 ТК).

В остальных случаях профессиональные стандарты носят рекомендательный характер.

Несколько примеров должностей, к которым выдвигаются квалификационные требования:

1. Работники педагогической сферы. Требования прописаны в ст. 46 ФЗ № 273 и в ст. 331 ТК.
2. Главные бухгалтеры в страховых и управляющих компаниях, негосударственных пенсионных фондах, на предприятиях, занимающихся торговлей ценными бумагами, внебюджетные фонды и так далее. Полный перечень и требования придерживаться профстандарта при составлении должностной инструкции прописан в ч. 4 ст. 7 ФЗ-402 и в Профессиональном стандарте «Бухгалтер», утвержденный приказом Минтруда за № 103н от 21.02.2019 года.
3. Должностные лица, участвующие в процессе госзакупок. Требования по квалификации отражены в ФЗ-44, в статьях 38 и 39. Профстандарты утверждены для профессии «Специалист в сфере закупок» (приказ № 625н от 10.09.2015 года, утвержденный Министерством труда) и «Эксперт в сфере закупок» (приказ Минтруда № 626н от 10.09.2015 года).
4. Аналогичные требования выдвигаются к профессии врач (ФЗ-323 от 11.03.2010 года, ст. 73), для персонала и экипажа судов на атомных реакторах (приказ Минприроды от 11.03.2010 года № 67) и прочих профессий.

Структура инструкции по профстандарту

Следует понимать, что профессиональный стандарт не является должностной инструкцией. Это всего лишь документ, позволяющий правильно описать профессиональную деятельность, но никоим образом не стандартизирует должностные обязанности.

Стандарты не предусматривают систему оплаты труда, для этого работодатель должен опираться на установленные внутри компании локальные документы.

Работодатель вправе опираться при ранжировании оплаты труда в зависимости от квалификации и других показателей на Приказ Минтруда от 12.04.2013 года № 148н, устанавливающий градацию должностей и профессий.

На уровне законодательства не предусмотрено унифицированной формы должностной инструкции. Однако опираясь на распространенную практику, можно выделить следующие обязательные разделы:

• общие положения;
• функциональные обязанности;
• права;
• ответственность;
• заключительные положения.

В самом начале документа вверху ставится отметка о его утверждении руководителем предприятия.

В первом разделе прописываются сведения о том, каким образом происходит назначение на должность, подчиненность. Указываются предъявляемые требования к опыту, уровень образования, необходимые навыки и знания, которые потребуются для выполнения должностных обязанностей.

Информацию о наименовании должности и код ОКЗ берется из профстандарта из графы «Группа занятий». Название должности из графы «Возможные наименования должностей».

В разделе «Функциональные обязанности» фиксируются типовые действия, которые предписываются определенной профессии, а также развернутые характеристики, присущие ей.

Раздел «Права» посвящается правам, которые доступны на должности. Прописываются возможные связи с другими подразделениями и сотрудниками. Права, выражающиеся в получении доступа к определенным данными и документам, которые аккумулируются в других подразделениях.

В четвертом разделе фиксируется ответственность, предусмотренная на уровне законодательства и локальными документами предприятия.

В заключительном разделе прописываются общие положения, которые не вошли в остальные разделы.

В самом конце работник, для которого написана инструкция, ставит свою подпись.

Пошаговая инструкция по разработке документа

Как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту? Начать придется с подготовительного этапа, состоящего из следующих шагов:

1. формирование рабочей группы, которая займется анализом профстандартов и внедрением новых инструкций на предприятии;
2. утверждение состава рабочей группы руководителем предприятия, путем издания распорядительного документа;
3. анализ группой существующего штатного расписания;
4. определение необходимости внедрения стандартов для конкретных должностей;
5. анализ ЕТКС, ЕКС и профессиональных стандартов;
6. при необходимости составление плана-графика проведения аттестации и направления сотрудников на дополнительное обучение, если они нуждаются в нем;
7. анализ существующих должностных инструкций, локальных документов на соответствие профессиональным стандартам, определение необходимости внесения изменений в них или издания новых;
8. анализ существующей системы оплата труда и определение необходимости ее
9. корректировки;
10. издание новых должностных инструкций или внесение изменений.

В целом получается, что пойти путем простого издания новых инструкций не получится. Придется провести ряд мероприятий, которые позволят говорить о том, что на предприятии действуют действительно должностные инструкции, соответствующие стандартам.

Процедура составления должностной инструкции состоит из следующих шагов:

• подготовка шаблона для каждой отдельной профессии;
• подача документа руководителю отдела, структурного подразделения;
• создание инструкции;
• подача документа на согласование с руководителем предприятия;
• издание и утверждение документа;
• ознакомление под подпись с работником.

Отдел персонала должен иметь у себя профессиональные стандарты, на случай, если работник захочет с ними ознакомиться. В процессе внедрения стандартов на предприятии может потребоваться корректировка оплаты труда и штатного расписания.

Если окажется, что какой-то сотрудник не имеет подходящего профильного образования или специализации, то для подтверждения его навыков и умений может быть проведена аттестация, которая подтвердить соответствие требованиям, выдвигаемых профстандартами.

При оформлении инструкции рекомендуется придерживаться правил ГОСТ Р 7.0.97-2016. В документе устанавливаются общие требования к оформлению распорядительных документов.

Как обновить документ с учетом профстандартов?

Именно процедура внесения изменений чаще всего ставит работодателя в тупик. На самом деле все предельно просто. Если в должностную инструкцию необходимо внести поправки технического характера, то согласования с сотрудником не требуется.

В случаях, когда изменения в должностной инструкции повлекут за собой изменение трудовых функций или существенных условий труда, то в одностороннем порядке их нельзя внести. Согласно требованиям статей 57, 60 и 72 ТК, недопустимо, чтобы работодатель требовал выполнения функций, которые не закреплены трудовым договором за сотрудником.

Инструкция, являющаяся неотъемлемым дополнением к трудовому контракту, то работнику придется предложить ознакомиться с новым текстом и подписать его. Если никаких возражений нет, то подписывается дополнительное соглашение в виде новой инструкции или дополнений (изменений) к ней.

Если же дополнения коснутся изменений в технологическом или организационном процессе, то придется сотрудника предупредить о вносимых изменениях за 2 месяца. Если работник возражает, то ему придется предложить другую вакантную должность, но если она его не устроит, то придется уволить.

Подобным образом следует действовать, если должностная инструкция, документ, утвержденный на локальном уровне. Издается новая инструкция, с ней знакомят сотрудника под подпись и выдают ему на руки второй экземпляр. Если же он не согласен, то его предупреждают о предстоящих изменениях за 2 месяца, в случае отказа предлагают новую должность, но если он не согласен, то увольняют.

Если изменения касаются лишь названия должности, без изменений в функциональных обязанностях, то об этом информируют работника за 2 месяца до дня вступления в силу изменений. По истечении этого срока издается приказ, с которым знакомят работника, вносятся изменения в кадровую документацию, штатное расписание и трудовую книжку.

Намного сложнее обстоят дела, когда оказывается, что у работника нет необходимого стажа, опыта или образования, и он не соответствует профессиональному стандарту. Уволить такого человека нельзя, но и согласно требованиям статьи 195.3 ТК, если он будет продолжать трудиться, то работодатель будет нарушать требования законодательства. Если работник ценен для предприятия, то его можно переобучить. Хотя на практике, на это идут немногие работодатели.

Последствия изменений

На самом деле, приведение инструкций в соответствии с профессиональными стандартами не должно являться самоцелью.

Главная цель документа под названием «должностная инструкция» — эффективное управление персоналом и определение четкого круга обязанностей каждого сотрудника. Если документ составлен не корректно, то требовать соблюдения обязательств перед предприятием от работника не стоит.

Следует также помнить, что несоблюдение требований ст. 57 (относительно обязательных требований, предъявляемых к трудовому договору) и 195.3 (о порядке применения профстандартов) ТК РФ могут стать причиной наложение административных санкций на работодателя в виде штрафов, которые предусмотрены статьей 5.27 КоАП.

В свете этого не рекомендуется подходить формально к вопросу, как составить должностную инструкцию по профессиональному стандарту, тем более что в ближайшем будущем, правительство полностью планирует заменить стандартами все квалификационные справочники.

Смотрите видео в котором подробно разбирается вопрос приведения должностной инструкции в соответствии профстандартам:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5

Требования к содержанию и оформлению Положений о структурных подразделениях, службах, должностных и производственных инструкций

Вводится в действие с « …. » …..

Организационно-технические мероприятия по подготовке к применению стандарта утверждены приказом № … от …

1. Назначение и область применения

1.1. Настоящий стандарт устанавливает порядок разработки, согласования, утверждения, регистрации и хранения положений о структурных подразделениях, службах, должностных и производственных инструкций, а также требования к содержанию и оформлению этих документов в организациях ХХХХ (далее по тексту Группа).

1.2. Требования данного стандарта являются обязательными для исполнения всеми организациями Группы.

1.3. Введен впервые.

1.4. Периодичность пересмотра – по мере необходимости, но не реже 1 раз в 3 года.

1.5. Ответственность за разработку, пересмотр и актуализацию данного СТО несет директор по управлению персоналом ХХХХ.

2. Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

– Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) (принят постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 367)

– Словарь терминов, применяемых в организациях ХХХХ.

– Словарь по экономике и финансам – www. glossary. ru.

– Служба тематических словарей – www. glossary. ru.

3. Термины, определения и сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями и сокращения:

3.1. должностная инструкция: Организационно-распорядительный документ, в котором определяется место каждого работника в системе управления предприятия, его основные функции, обязанности, права и ответственность при осуществлении деятельности в определенной должности (Словарь терминов, применяемых в организациях ХХХХ).

3.2. производственная инструкция: Документ, регламентирующий обязанности и полномочия рабочего в рамках производственной деятельности (Словарь терминов, применяемых в организациях группы компаний Nitol Solar).

3.3. положение о структурном подразделении: Организационно правовой документ, определяющий основные задачи структурного подразделения, его функции, взаимосвязь с другими подразделениями (Словарь терминов, применяемых в организациях ХХХХ).

3.4. положение: Нормативный акт, рассчитанный на длительное действие, устанавливающий права, обязанности, формы, порядок деятельности, ответственность государственных организаций и их должностных лиц (Словарь по экономике и финансам – www. glossary. ru).

3.5. структурное подразделение: Официально выделенный орган управления частью организации с самостоятельными функциями, задачами и ответственностью за выполнение возложенных на него задач (Словарь терминов, применяемых в организациях ХХХХ).

Примечание – К структурным подразделениям могут относиться: службы, управления, отделы, сектора, цеха, лаборатории, и др. подразделения.

3.6. задачи: Координированная и систематизированная серия элементов работы, используемых для достижения результатов (Служба тематических словарей – www. glossary. ru).

3.7. цели: Чётко описанное желательное состояние, которого необходимо достигнуть в результате деятельности (Словарь терминов, применяемых в организациях ХХХХ).

3.8. компетенции: Единство знаний, профессионального опыта, способностей действовать и навыков поведения индивида, определяемых целью, заданностью ситуации и должностью (Словарь по экономике и финансам – www. glossary. ru).

3.9. СТО: Стандарт организации.

4. Основные положения

4.1. Положения о структурном подразделении, службе разрабатываются с целью:

– описания структуры подразделения;

– четкого разграничения функций между подразделениями;

– достижения стратегических целей и задач организаций Группы;

– регулирования отношений между структурными подразделениями и установления механизма реализации функций отдельных структурных подразделений в системе управления ХХХХ;

– определения компетенции структурного подразделения;

– регулирования и установления ответственности должностных лиц структурного подразделения за нарушение требований действующей системы менеджмента качества, интегрированной системы менеджмента.

4.2. Целью разработки должностной или производственной инструкции является:

– создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;

– установление меры ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора;

– обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении, при увольнении сотрудников в период испытательного срока, при наложении на него дисциплинарного взыскания и при разрешении трудовых споров;

– рациональное разделение труда с учетом уровня квалификации сотрудников;

– исключения дублирования функции;

– укрепление дисциплины в организациях Группы.

5. Требования, предъявляемые к разработке и содержанию Положения о структурном подразделении, службе

Положение о структурном подразделении, службе (приложение А) должно содержать следующие элементы:

– титульный лист (обязательными реквизитами титульного листа является логотип организации, наименование организации, дата регистрации, регистрационный номер Положения, гриф утверждения, дата введения, срок действия, а также заголовок Положения, который располагается на расстоянии, одного интервала, относительно грифа утверждения и выделяется 14 размером шрифта, наименование положения отвечает на вопрос «О ЧЁМ?»);

– общие положения (располагается на расстоянии, двух интервалов, относительно заголовка Положения);

– основные цели и задачи;

– основные функции подразделения;

– взаимоотношения с другими подразделениями и организациями;

– лист согласования (который располагается на расстоянии двух интервалов, относительно окончания раздела структура управления);

– лист ознакомления (приложение Б).

5.1. Общие положения

В данном разделе указываются:

– наименование структурного подразделения (необходимо указать полное и точное наименование структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой организации);

– статус (самостоятельное структурное подразделение, либо структурная часть самостоятельного подразделения);

– подчиненность структурного подразделения (если структурное подразделение входит в состав другого структурного подразделения, то указывается полное название вышестоящего подразделения);

– перечень правовых актов, регулирующих деятельность подразделения (необходимо перечислить все правовые акты, которые регулируют и регламентируют деятельность структурного подразделения при решении задач и во взаимоотношениях с другими подразделениями, в том числе и Положение о структурном подразделении

5.2. Основные цели и задачи

В данном разделе указывается основная цель, ради которой создано данное подразделение. Цель должна быть сформулирована кратко, и указывать на конечный результат деятельности подразделения, отражать все, что является главным назначением данного подразделения (цели подразделения формулируются, используя существительные).

Пример – Целью деятельности АТУ является обеспечение полного объема потребностей организации в различных перевозках с наименьшими затратами.

После определения цели деятельности структурного подразделения необходимо определить перечень задач, относящихся к компетенции данного структурного подразделения. Под задачей понимается определенный вид деятельности структурного подразделения, обеспечивающей выполнение поставленной перед подразделением цели.

Задачи должны быть сформулированы конкретно и корректно, так, чтобы исключить различные толкования их смысла (задачи подразделения формулируются, используя существительные).

Пример – Поддержание автотранспорта в надлежащем техническом состоянии и обеспечение бесперебойной работы технологических отделов.

5.3. Основные функции подразделения

Для исполнения задачи необходимо определить и исполнить некоторую совокупность функций.

Содержание этого раздела должно отражать перечень основных функций структурного подразделения, которые обеспечивают выполнение задач и достижение целей структурного подразделения. Функции формулируются, используя глагольную форму (Например: разрабатывает, представляет, ведет).

Основные требования к описанию функций подразделения:

5.3.1. Полнота охвата всех видов деятельности подразделения. Все направления и виды деятельности структурного подразделения должны быть изложены в виде функций подразделения.

5.3.2. Исключение дублирования. При определении и изложении функций структурного подразделения должно быть исключено исполнение одних и тех же функций несколькими подразделениями.

5.3.3. Функции структурного подразделения должны обеспечивать достижение обозначенной цели и реализацию поставленных задач с наименьшими затратами.

5.4. Взаимоотношения с другими подразделениями и организациями

В данном разделе регламентируются информационные и материальные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им; указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие в соответствии с установленными функциями.

Взаимоотношения с другими подразделениями в Положениях о структурных подразделениях оформляются в виде таблицы (в соответствии с приложением В). В первой колонке «Наименование подразделения поставщика» указываются подразделения (поставщиков), из которых поступают основные документы при взаимодействии с этими подразделениями. Во второй колонке «Вход» указываются сами документы, которые поступают из указанных ранее подразделений (поставщиков) для выполнения определенных функций. В колонке «Функция подразделения» перечисляются действия, которые осуществляет структурное подразделение с указанными ранее входящими документами. Количество функций перечисленных в настоящей таблице, должно соответствовать количеству этих функций отраженных в разделе «Основные функции» разрабатываемого Положения. Следующая колонка «Выход» включает в себя документы, полученные после указанных ранее действий в колонке «Функции подразделения», и эти документы далее поступают в подразделения (потребителей), которые отражаются в последней колонке «Наименование подразделения потребителя».