Учет рабочего времени сотрудников установить

• 
• 
• 

Данная система учета времени позволяет контролировать рабочее время Ваших сотрудников по бесконтактным картам с минимальными вложениями. Для начала работы необходимо просто подключить считыватель к компьютеру и установить программу. Данное решение не требует монтажа и особых навыков работы с компьютером.

Учет рабочего времени по бесконтактным картам

Решение №1 для учета и контроля рабочего времени Ваших сотрудников по бесконтактным картам. Надежность системы проверена десятками клиентов, расположенных на территории России и СНГ. Наше решение является самым доступным.

Простота установки и настройки программы

TimeControl Office Lite позволяет в минимальные сроки организовать учет рабочего времени сотрудников в Вашем офисе. Для это необходимо просто установить программу на компьютер и подключить USB устройство считывания бесконтактных карт. В комплект включены 30 бесконтактных карт, что позволяет начать работу сразу после установки системы.

Легкость работы с системой

Благодаря дружелюбному интерфейсу и подробной документации, работа с системой доступна любому пользователю ПК. При этом, гибкая система настроек и прав доступа позволяет ограничить возможности того или иного сотрудника по работе с программой.

Широкий спектр функциональных возможностей системы

Функционал системы TimeControl позволяет решить любую задачу учета и контроля рабочего времени. Ниже перечислены основные возможности системы:

Ведение графика работ сотрудников. Учет больничных, командировок, отпусков, отгулов и т.д. Гибкий график работ. Учет обеденного перерыва (фиксированного, плавающего, адаптивного).

Мгновенная регистрация и мониторинг опозданий, ранних уходов, прогулов. Контроль сотрудников на пропускных пунктах организации.

Возможность добавления собственных событий. Регистрации местных командировок и отгулов. Учет задач и поручений.

Расчет заработной платы (премий, удержаний) на основе заданного графика работ и фактически отработанного времени. Почасовая тарификация. Учет опозданий, прогулов, ранних уходов при расчете заработной платы.

Использование временных пропусков и учет посетителей организации. Поминутная тарификация в модуле "Антикафе".

Более 60 отчетов, покрывающих весь спектр учета рабочего времени сотрудников. В том числе, унифицированный табель Т-13 и Т-12.

Импорт справочников из DBF, XLS, XML, TXT. Экспорт данных в XLS и PDF. Интеграция с 1С 7.7 и 1С 8.1, 8.2, 8.3. Возможность импорта сотрудников, подразделений, должностей из 1C. Экспорт табеля учете рабочего времени в 1С.

Положение об учете рабочего времени

Положение фиксирует в организации распределение времени труда для каждого работника и учитывает как рабочие, так и выходные дни. Также в нем отражаются выявляемые нарушения, за которые работника привлекают к ответственности дисциплинарного характера.

Составлением табеля, в котором будет отражаться режим и учет рабочего времени, занимается назначенное руководителем лицо — табельщик. Он несет ответственность за соблюдение требований к оформлению табеля и достоверность фиксируемых в нем данных.

В обязанности табельщика входит следующее:

• разработка графиков сотрудников;
• фиксирование прихода на работу и ухода;
• соблюдение сотрудниками определенного работодателем регламента и нормо-часов;
• проверка документов, которые предоставляет работник в качестве уважительной причины своего отсутствия (больничный, повестка в суд и т. д.);
• сообщение работодателю о нарушениях трудовой дисциплины, допущенных сотрудниками.

С Положением, в котором фиксируется учет рабочего времени, табельщик должен быть ознакомлен под подпись. В противном случае будет считаться, что его не ознакомили с возложенными на него обязанностями. См. ниже образец (скачать документ можно в конце статьи).

Виды учета

Существуют два вида учета использования времени труда: сплошной и метод отклонений. Сплошной метод еще называют поденный. Методом отклонения также называют еженедельный учет. Оба вида используются для оптимизации работы в организации в зависимости от ее специфики.

Поденный учет используется в организациях с одинаковой продолжительностью смен. Использование такого вида табелей помогает фиксировать отработанные работником часы и избежать переработок отдельными сотрудниками.

Кроме того, такой способ позволяет учесть права и интересы сотрудников льготной группы, которым устанавливается индивидуальная продолжительность рабочего дня, согласно статье 94 ТК РФ (несовершеннолетние до 16 и до 18 лет, инвалиды, спортсмены, педагоги и так далее).

Еженедельный учет применяется в отношении работников с гибким графиком, у которых разная продолжительность работы каждый день по итогам недели составляет норму. Такой способ используется при особой специфике работы организации или по договоренности с работником.

Суммированный учет времени труда

Порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается ст. 104 ТК РФ в тех случаях, когда ни один из других способов не может применяться (например, при круглосуточном, посменном режимах или при скользящем графике).

Основаниями для его применения является право складывать отработанные в разное время часы для соблюдения нормы выработки, но за более длительный период. Главным условием суммирования работы является выполнение по итогам подсчета часов нормы труда.

Часто такую форму применяют при скользящем рабочем графике. Локальными актами организации устанавливается период, в рамках которого контролируются часы работы сотрудников, который, несмотря на различные временные рамки занятости, в совокупности даст усредненную сорокачасовую норму.

Суммированный учет рабочего времени: примеры расчета

Оклад сотрудника: 20 000 рублей.

Для определения почасовой ставки необходимо размер оклада умножить на число месяцев в году и разделить на количество рабочих часов в году: 20 000 × 12 / 1973 = 121, 64 рублей (почасовая ставка).

Определение размера заработной платы будет рассчитываться, исходя из количества отработанных часов, умноженного на почасовую ставку.

Методы осуществления контроля

Любая система учета рабочего времени будет успешно применяться при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор способа контроля зависит от специфики деятельности организации, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Существуют две основные системы учета рабочего времени – ручная и автоматизированная.

Любая система учета рабочего времени будет успешно работать при правильном выборе методов контроля со стороны работодателя. Выбор системы контроля зависит от специфики деятельности предприятия, дисциплинированности сотрудников, корпоративной этики, финансовой позиции организации и соотношения доходов и затрат.

Наиболее применяемыми методами учета рабочего времени являются следующие: пропускной режим (турникеты, журнал), контроль за посещаемостью со стороны непосредственных руководителей, возложение обязанности на самих работников (составление отчета о проделанной за день работе), использование видеокамер и специального программного обеспечения. Автоматизированные методы возлагаются на сотрудников IT отдела.

Табель

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне, как и при нормированном, должен производиться путем заполнения табеля. Он заполняется вручную табельщиком (при большом штате сотрудников — в электронном виде). Записи вносятся ежедневно.

После заполнения табель передается для ознакомления руководителю, а затем расчетной группе для начисления заработной платы согласно отработанной норме. Чаще всего записи для сохранности создаются и в бумажном, и в электронном видах.

Выглядит табель так:

Подробно о заполнении табеля можно посмотреть здесь.

Автоматизированный учет использования рабочего времени

Существуют разнообразные системы учета рабочего времени:

1. Биометрические системы.
2. Компьютерные программы.
3. GPS.

С помощью биометрической системы (отпечатки пальцев) руководитель получает доступ к информации о времени прихода-ухода сотрудников на рабочее место. Кроме того, она не позволит посторонним попасть в здание или помещение. Такие системы широко используют компании, озабоченные сохранением секретности данных: например, банки, некоторые производственные предприятия, разработчики программного обеспечения и другие.

Для тех руководителей, которые хотят знать не только о времени прихода и ухода сотрудника, но и о том, чем именно на рабочем месте занимается специалист, разработаны онлайн-системы, отслеживающие рабочие процессы. Такую онлайн-систему устанавливают на ПО персонала. Она будет собирать информацию о всех действиях сотрудников за компьютером: кто опаздывает или покидает работу раньше положенного, отсутствует на рабочем месте, какими программами и приложениями пользуется, какие интернет-сайты посещает и какие действия совершает в сети.

Если надо вести учет рабочего времени мобильных сотрудников, которые не имеют постоянного рабочего места в офисе, например, водители, или курьеры, то используют GPS-систему. В кабину водителя будет интегрировано и настроено специальное оборудование и ПО, позволяющие осуществлять GPS-мониторинг и составлять необходимые отчеты.

Если работник передвигается не на автомобиле, а пешком и на общественном транспорте (так обычно работают курьеры, мерчандайзеры, торговые представители) — для учета рабочего времени используются трекеры или приложения, установленные на мобильном телефоне сотрудника.

Ответственность работодателя

В связи с тем, что учет рабочего времени на 2019 год, как и на предыдущие годы, является обязанностью организации, а не правом, отвечающие за его ведение могут быть привлечены к ответственности административного типа за несоответствие заполненных данных действительности.

Статьей 5.27 КоАП РФ определено, что организация, нарушающая трудовые нормы, может быть привлечена к ответственности в виде штрафа на сумму 50 000 рублей. Повторные нарушения наказываются жестче.

Работу по учету времени труда сотрудников является важной и сложной задачей, позволяющей оптимизировать работу организации, улучшить дисциплину и повысить доходы, поэтому работодатели также строго следят за выполнением табельщиком своих обязанностей.

Каждая организация должна грамотно вести контроль времени труда сотрудников, так как от этого зависит их заработная плата и успешная работа самого предприятия.

Учет рабочего времени сотрудников остро необходим на любом предприятии:ранее приемлемые способы контроля в виде журналов прихода и ухода на работу потеряли актуальность. Сейчас все больше растут спрос на установку биометрических терминалов, и других систем управления доступом ,позволяющих фиксировать рабочее время. Такие методы считаются наиболее эффективными и достоверными решениями для управления рабочей дисциплиной сотрудников.

Как работает система учета времени(схема подключения)

Практика применения таких высокотехнологических устройств показывает, что предприятие может повысить результативность управления персоналом, сократить оплату неиспользуемого рабочего времени и улучшить трудовую дисциплину.

Учет рабочего времени сотрудников: особенности и тонкости процесса

Учет рабочего времени сотрудника на основе биометрических характеристик позволит выяснить с максимальной достоверностью, как обстоят дела с опозданиями и соблюдением дисциплины на работе, выполнением требований администрации.

Это существенная экономия для офисов, учреждений, любых компаний, где важно оплачивать работу сотрудников только за реальное и полезное время пребывания на рабочих местах. Оплата труда персонала выполняется согласно табелям рабочего времени.

Рационально приобретать устройства, представляющие собой учет рабочего времени на дверь. Биометрические терминалы располагают в точке регистрации сотрудников. Тем самым облегчается учет рабочего времени персонала: в утренние часы сотрудники проходят в офис мимо терминала. В вечернее время сотрудники также проходят мимо терминала, который на основе биометрических данных четко фиксирует время пребывания на рабочих местах всех служащих.

Целесообразно заниматься такой высокотехнологичной организацией учета времени при помощи дверных терминалов только тогда, когда в помещении работают не больше полутора десятков сотрудников.

При другом количестве работников погрешность может быть больше. При росте числа персонала любая система учета превращается в надежную и современную систему контроля доступа. На основе сохраненных данных происходит учет рабочего времени работника: все события посещаемости накапливает автономная память устройства. На предприятии или в офисе, оборудованном такой системой доступа, специалисты устанавливают особое программное обеспечение, служащее для формирования отчетной информации. Далее происходит формирование табелей рабочего времени, содержащих все опоздания, неявки, перерывы, ранние уходы с работы, общее рабочее время, прогулы и переработки.

Руководитель может всегда ознакомиться с доступной для него информацией даже с помощью мобильного телефона или ноутбука. Отчеты можно выгрузить в любой удобный по формату текстовый файл, а также при необходимости интегрировать с принятыми на предприятии бухгалтерскими программами.

Преимущества установки терминалов

Неоспоримые преимущества современных электронных систем, которые позволяют фиксировать приход и уход работников, отражаются в удобстве использования, высокой функциональности и доступной стоимости.

Автоматизация выполняет учет рабочего времени без использования рукописных журналов контроля. Бухгалтер либо сотрудник, отвечающий за учет времени, в конце отчетного периода сможет быстро и легко создать максимально точный табель рабочего времени. Хорошо продуманная интеграция с 1С позволяет проводить учет в любой выбранной программе.

Предприятие, желающее оптимизировать затраты на основе контроля рабочего времени, закупает терминалы и заказывает профессиональную установку оборудования в офисах и других помещениях. Одновременно с установкой руководители доносят до работников, что теперь заработную плату будут начислять за фактически отработанное время.

Небольшие габариты техники способствуют быстрой установке контрольного оборудования и его наладке.

Система учета времени обладает легкостью внедрения, поскольку комплект поставки уже содержит все необходимое для формирования отчетов и удобной работы с ПО.

Мощная система отчетов позволяет создавать любые типы отчетных документов: они могут быть сформированы по каждому сотруднику в отдельности, по выбранному диапазону времени.

Электронный учет рабочего времени может помочь в усилении контроля за удаленными филиалами предприятия. Независимо от местонахождения офиса руководитель может получать достоверные данные о том, как работает предприятие, как относятся к обязанностям сотрудники. Использование сетевых технологий обеспечивает контроль за удаленными терминалами, которые установлены в других городах.

Терминал учета времени обладает также свойством контролировать доступ в офисные помещения с возможностью управления турникетами либо электронной системой замков.