Удостоверение подписи нотариусом на заявление

Нотариальное заверение подписи на том или ином документе – важный аспект деятельности юридического лица, в ходе которой необходимо периодически подготавливать различные документы для кредитных учреждений, (карточки с образцами печатей и подписей, бланки и т.д.). Заверение подписей на документах требуется и физическим лицам – при передаче документов для поступления в ВУЗ, к сделкам, в случае отсутствия зарегистрированного брака, и т.д. Нотариальное заверение требуется и для переводчика, который осуществлял перевод документа с иностранного языка на государственный и наоборот. Согласно ст.80 «Основ законодательства РФ о нотариате», свидетельствуя подлинность подписи, нотариус удостоверяет, что она сделана определенным лицом, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе.

Перед тем, как осуществить свидетельствование подлинности подписи, нотариус обязан установить личность гражданина, проверить правоспособность юридического лица и полномочия его представителя (если возникла необходимость заверения подписи его официального представителя). Для этого нотариус проверяет удостоверяющие личность документы физического лица, и документы, подтверждающие правоспособность юридического лица и полномочия его представителя.

Необходимые документы

Для нотариального заверения подписей заявитель должен предоставить нотариусу определенный пакет документов.

• паспорт гражданина;
• оригинал свидетельства ИНН;
• оригинал свидетельства ОГРНИП;
• выписку из ЕГРИП;
• при наличии штатного бухгалтера – приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также иных лиц, в случае если их подписи нужно заверить в нотариальном порядке.

Юридические лица предоставляют:

• паспорта учредителей (участников) и иных должностных лиц, подписи которых требуется заверить в нотариальном порядке;
• оригинал Устава организации;
• решение учредителей или Учредительный договор (договор о создании);
• оригинал свидетельства ОГРН;
• оригинал свидетельства ИНН;
• выписку из ЕГРЮЛ (не более 30 дней);
• решение или протокол, свидетельствующие о назначении на должность исполнительного органа (директора) организации;
• приказ о вступлении в должность исполнительного органа (директора);
• приказ о назначении главного бухгалтера или иных лиц, чьи росписи также требуется заверить в нотариальном порядке;
• при заверении подписи представителя какой-либо управляющей организации – аналогичные документы от управляющей организации вместе с договором управления.

Стоимость заверения подписи

Свидетельствование подлинности подписи на заявлениях о регистрации юридического лица

Свидетельствование подлинности подписи бывает необходимо и физическим, и юридическим лицам в самых разных ситуациях. Засвидетельствовать подлинность подписи можно практически на любом подписываемом документе. Свидетельствование подлинности подписи на документах необходимо, если требуется официально подтвердить, что документ подписан определённым лицом, как в случаях, прямо предусмотренных законом, так и в иных случаях. В частности, распространено свидетельствование подлинности подписи в ситуации, когда подписант не может лично подтвердить получателю документа его подписание (при отправке заявления или иного документа по почте, с доверенным лицом и др.).

Для физических лиц эта услуга актуальна, в частности, в случае, когда дело касается заявлений по наследственным делам (о принятии наследства, отказе от него и других), пересылаемых по почте или иным способом передаваемых нотариусу без личной явки заявителя, при подписании учредителем юридического лица заявления о регистрации юридического лица при создании (если учредитель не намерен лично представить данное заявление в органы ФНС России) и в ряде других случаев.

Для юридических лиц необходимость свидетельствования подлинности подписи является неотъемлемым этапом деятельности. Так, подлинность подписи свидетельствуется на заявлениях и уведомлениях в ФНС России в связи с регистрацией юридических лиц (в том числе изменений в сведения о юридическом лице, в его учредительных документах и др.), на банковских карточках (если их не заверяет сам банк) и т. д.

В соответствии с требованиями статей 42 и 43 Основ нотариус, прежде чем засвидетельствовать подлинность подписи, обязан установить личность гражданина, чья подпись свидетельствуется, и проверить полномочия представителя, если за совершением этого действия обратился представитель физического или юридического лица. В этих целях нотариус проверяет документы, удостоверяющие личность гражданина (чаще всего это паспорт; удостоверяющие личность документы представляются только в подлиннике), а также документы, удостоверяющие полномочия представителя физического или юридического лица.

Документы, необходимые для свидетельствования подлинности подписей:

Для гражданина (физического лица):

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Для представителя физического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· документ о полномочиях представителя: свидетельство о рождении несовершеннолетнего ребёнка до 14 лет — для его родителей; документ о назначении опеки — для опекунов; доверенность или иная сделка, содержащая в себе доверенность, — в большинстве остальных случаев.

Для представителя российского юридического лица:

· паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

· основной учредительный документ (обычно устав) организации — оригинал, копия, заверенная налоговым органом, либо копия, засвидетельствованная нотариально;

· выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). Её может также получить и сам нотариус, если в момент обращения к нему работает сервис ФНС России по предоставлению электронных выписок из ЕГРЮЛ;

· протокол, решение или иной документ (в соответствии с положениями устава о назначении на должность единоличного исполнительного органа организации);

· приказ о назначении на должность главного бухгалтера, а также других должностных лиц, подписи которых необходимо засвидетельствовать в нотариальном порядке;

· в случае свидетельствования подлинности подписи представителя управляющей организации — аналогичные документы управляющей организации и договор об управлении.

В случае, если свидетельствуется подлинность подписи представителя иностранного юридического лица, нотариус проверяет полномочия представителя, исходя из той системы подтверждения полномочий, которая принята в соответствующем государстве. В числе подтверждающих документов могут быть различного рода выписки из торговых, коммерческих и прочих реестров; свидетельства, выдаваемые компетентными органами, протоколы заседаний органов юридических лиц, доверенности, договоры и др.

Свидетельствуя подлинность подписи, нотариус не удостоверяет факты, изложенные в документе, и законность его содержания, а только подтверждает, что подпись сделана определённым физическим лицом.

уполномоченное государством должностное лицо, имеющее право совершать нотариальные действия от имени Российской Федерации в интересах российских граждан и организаций (юридических лиц). действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. письменное полномочие, предоставляемое одним лицом другому лицу, на совершение сделки с третьим лицом соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Многие документы не будут иметь юридической силы, если не заверить подпись у нотариуса. Процедура эта актуальна как для юридических лиц, так и для граждан. И в этом случае подписанту важно лично присутствовать у нотариуса. Ни представитель, ни близкий родственник не могут сделать это без него. Нотариус проверяет добровольность волеизъявления лица, его правоустанавливающие документы, после чего ставит печать и пишет текст, в котором подтверждает подлинность подписи.

В каких случаях необходимо заверение подлинности подписи?

По общему правилу участники гражданско-правовых отношений сами решают, когда и при каких обстоятельствах заверять подпись. Уместно это делать, если лицо не имеет возможности присутствовать лично при использовании какого-либо документа. Закон, руководствуясь такой логикой, определяет несколько случаев обязательного заверения подписи:

• п. 1 ст. 9 ФЗ «О регистрации юридических лиц» требует заверять подпись на заявлении в регистрирующий орган;
• ст. ст. 26, 33, 50 ФЗ «Об актах гражданского состояния» закрепляют, что если лицо не может самостоятельно явиться в ЗАГС, его представитель имеет право подать нотариально заверенное заявление;
• при переводе документов необходимо заверять подпись переводчика;
• п. 3 ст. 160 ГК РФ закрепляет обязательное удостоверение подписи лица, завизировавшего документ вместо гражданина, который в силу физиологических особенностей не может расписываться.

В отдельных нормативно-правовых актах содержатся и другие случаи, когда следует заверять подпись.

На каких документах подпись можно засвидетельствовать?

Правилами ст. 80 «Основ законодательства РФ о нотариате» определено, что засвидетельствовать подпись можно на любых документах кроме тех, которые удостоверяют сделки. Это вытекает из понятия и самой сущности сделки, как юридического факта добровольного свидетельствования соглашения с условиями и правилами, содержащимися в документе. Из этого правила есть несколько исключений, когда для физического лица все-таки необходимо обратиться к нотариусу:

• подпись на заявлении об отмене доверенности, в случае, если эта информация будет опубликована в официальных изданиях, где размещаются сведения о банкротстве;
• подпись на заявлении об открытии наследства, или отказе от него, в случаях, когда лицо лично не может явиться в нотариальную контору;
• подпись участника общества на заявлении о добровольном отказе от права на преимущественный выкуп доли.

Нотариус не имеет права заверять подпись на документах, которые противоречат законодательству РФ.

Может ли нотариус отказать в заверении подписи?

Положения ст. 48 «Основ законодательства РФ о нотариате» оставляют нотариусу право отказать в заверении подписи. При этом он обязан в письменном виде выдать мотивированное постановление, в котором подробно должны быть описаны причины.

Чаще всего основанием отказа становится то, что подпись хотят засвидетельствовать без присутствия подписанта. Сделать это нотариус не имеет права, и даже не будет писать объяснение. В остальных случаях проблем, как правило, не возникает.

Сколько стоит заверение?

Следует отметить, что минимальная стандартная стоимость услуги закреплена в ст. 22.1 «Основ законодательства РФ о нотариате» и составляет 100 руб. для граждан и 200 – для юридического лица. Но на практике цена может доходить до 500 рублей. Это не является нарушением, поскольку нотариусы в праве самостоятельно устанавливать тарифы на свои услуги.

Что делать, если нотариус отказался?

В случае отказа у лица сохраняется право обратиться к другому нотариусу и заверить подпись у него, либо обжаловать постановление, если в нем нет отсылок к конкретным законам, запрещающим осуществление нотариальных действий.

Чтобы оспорить действия нотариуса в суде, заинтересованное лицо в течение 10 дней с момента отказа должно подать иск. Дело рассматривается в особом порядке, и если требования истца признаются законными, нотариус обязан удостоверить подпись. Но, как правило, такое на практике происходит крайне редко.

Также можно обратиться в нотариальную палату или территориальный орган Минюста РФ. Если в ходе разбирательства будет установлено, что нотариус отказал необоснованно, его привлекут к дисциплинарной ответственности.

Постановление об отказе является доказательством того, что к нотариусу обращались, и он отказал. Без этого документа жаловаться не имеет смысла, поскольку доказать факт обращения будет нечем.

Какие документы необходимы для заверения подписи гражданину и юрлицу?

Основным документом гражданина является его паспорт. В большинстве случаев нотариус не попросит чего-то другого. Если удостоверение подписи связано с имуществом, потребуются документы, подтверждающие право собственности на него.

Для индивидуальных предпринимателей пакет должен быть больше:

• паспорт;
• идентификационный код;
• свидетельство ОГРНИП;
• выписка из ЕГРИП.

Если заверяется подпись наемных работников нужно приложить оригинал приказа об их трудоустройстве.

Пакет для юридических лиц:

• паспорта всех учредителей;
• паспорт лица, подпись которого нужно заверить;
• устав;
• решение о создании или учредительный договор;
• свидетельство ОГРН;
• идентификационный код;
• выписка из ЕГРЮЛ, полученная не «старше» 30 дней;
• решение о назначении директора;
• приказ о назначении главного бухгалтера;
• приказы о назначении других лиц, если заверяются их подписи.

Предоставление неполного пакета документов станет причиной для отказа, поэтому к вопросу подготовки нужно подходить ответственно, чтобы не тратить время и сделать все с первого раза.

Обращаясь к нотариусу для заверения подписи, нужно понимать, что факты, изложенные в документе, не удостоверяются. И об этом нотариус делает соответствующую запись.

И не может быть засвидетельствована подпись на том документе, в котором утвержден юридически значимый факт, если его удостоверение входит в компетенцию исключительно госоргана (дата рождения, смерти, и т. д.).