Уничтожение персональных данных это действия

Уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных. Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Уничтожение персональных данных — 8) уничтожение персональных данных действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители… … Официальная терминология

УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — согласно Федеральному закону «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152 ФЗ, – действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных или в результате которых… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение,… … Википедия

Обработка персональных данных — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Обработка персональных данных — 3) обработка персональных данных любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию … Официальная терминология

Обработка персональных данных — (Personal data processing) — действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание,… … Экономико-математический словарь

ОБРАБОТКА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ — согласно Федеральному закону «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152 ФЗ, – действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в… … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

обработка персональных данных — Действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных… … Справочник технического переводчика

Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке, в информационных системах персональных данных (выписка) — Терминология Базовая модель угроз безопасности персональных данных при их обработке, в информационных системах персональных данных (выписка): Автоматизированная система система, состоящая из персонала и комплекса средств автоматизации его… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

Ошибка 1. За обработку персональных данных отвечает кадровик

Назначьте компетентного сотрудника. Ответственному предстоит организовать обработку данных в масштабе организации. Кроме того, он должен напрямую подчиняться гендиректору (ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 152-ФЗ, далее – Закон № 152-ФЗ). Поэтому в большинстве случаев назначить кадровика будет ошибкой. Это допустимо только в маленькой компании.

Назначать ответственным генерального директора чиновники Роскомнадзора не рекомендуют, так как вряд ли он будет непосредственно организовывать обработку персданных. Скорее всего, негласно перепоручит эти функции кому-то из подчиненных, что может привести к штрафу или путанице.

Наделите ответственного полномочиями. Предоставьте сотруднику информацию о том, какие персональные данные и какими способами обрабатывают в компании (ч. 3 ст. 22 Закона № 152-ФЗ). Дайте ему право контролировать обработку персданных. О назначении ответственного издайте приказ в произвольной форме. Подробно его полномочия пропишите в трудовом договоре или должностной инструкции (образец ниже).

Ошибка 2. Документы с персональными данными хранят на столах или стеллажах

Организуйте доступ работников к персональным данным. Утвердите приказом перечень лиц, которых допустили к обработке персональных данных. Это сотрудники, которые работают с личными данными работников, клиентов, абонентов и т. д. В приказе укажите, к каким данным имеет доступ конкретный работник (образец ниже).

В должностные инструкции или трудовые договоры сотрудников, допущенных к работе с личными данными, включите информацию о том, что они обрабатывают эти данные без использования средств автоматизации (образец ниже). Также укажите, какие категории персданных обрабатывают и какими правилами руководствуются. Как вариант, эти сведения пропишите в ЛНА и ознакомьте работников с ним под подпись. Если Роскомнадзор обнаружит, что сотрудников не проинформировали, то сочтет это нарушением.

Получите у сотрудников, которых допустили к обработке персональных данных, обязательство о неразглашении (образец ниже). Только в этом случае вы сможете привлечь работника к ответственности за утечку личных данных.

Ошибка 3. В компании хранят личные данные, которые нужно было уничтожить

Если персданные работника больше не нужны компании, информацию и ее носители уничтожают в 30-дневный срок (ч. 4 ст. 21 Закона № 152-ФЗ). Однако закон или договор часто устанавливает другой период хранения. Для документов по личному составу сроки хранения смотрите в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Например, приказы о приеме и увольнении хранят 75 (50) лет. Поэтому, даже если работник уволился, документы нужно хранить в организации в течение установленного срока.

Создайте комиссию по уничтожению персданных. В ее состав входят председатель и как минимум еще два сотрудника. Также включайте в комиссию работника, ответственного за обработку документов, которые планируете уничтожить. Комиссия составляет перечень документов для уничтожения с учетом сроков их хранения.

Важные выводы

1. Назначьте ответственным за обработку персданных директора по персоналу, IT-директора или другого компетентного сотрудника, который напрямую подчиняется гендиректору.

2. Документы с персональными данными храните в сейфах, запираемых шкафах или помещениях. Перечень таких мест закрепите в приказе.

3. Уничтожьте персданные, которые больше не нужны. Но предварительно проверьте, что истекли сроки хранения.

Статьи по теме

При использовании персональных данных уничтожение персональных данных осуществляют в указанных законом случаях. Читайте в статье об основаниях, сроках и порядке уничтожения.

Внимание! Вы находитесь на профессиональном сайте со специализированным юридическим контентом. Для чтения статьи может потребоваться регистрация.

Если компания обрабатывает персональные данные своих работников и клиентов, она относится к операторам таких данных. Закон устанаваливает ряд обязанностей оператора в отношении:

• сбора данных,
• использования,
• хранения,
• защиты и т. д

В обязанности операторов персональных данных уничтожение персональных данных входит наряду с соблюдением правил сбора, обработки и хранения.

42 полезных документа для юриста компании

Для уничтожения персональных данных есть четыре основания

Уничтожение персональных данных — это действия, в результате которых сведения указанного характера перестают быть доступны и их невозможно восстановить (п. 8 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Нередко при уничтожении персональных данных уничтожение данных происходит вместе с документом, которых их содержал. В законе есть прямое указание, что при необходимости компания ликвидирует материальные носители, которые содержали указанные сведения.

Когда появляется причина, по которой персональные данные подлежат уничтожению, компания должна выполнить установленные законом обязательства в надлежащем порядке и в срок. Основания, в соответствии с которыми компания обязана ликвидировтаь данные, указаны в ст. 20 и ст. 21 закона № 152-ФЗ.

Когда компания решает вопрос об уничтожении персональных данных, уничтожение производят в четырех случаях:

1. Владелец данных потребовал их ликвидировать (ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 закона № 152-ФЗ). Например, обнаружил их неполноту, недостоверность или узнал, что компания не вправе использовать его данные.
2. Компания выявила, что данные обрабатываются неправомерно (ч. 3 ст. 21 закона № 152-ФЗ). Например, когда ее сотрудник запросил у клиента информацию, которая не соответствует целям обработки.
3. Компания достигла цели, для которой собирала и использовала данные (ч. 4 ст. 21 закона № 152-ФЗ). Например, с клиентом компании расторгают договор.
4. Владелец данных отозвал согласие на обработку информации о себе (ч. 5 ст. 21 закона № 152-ФЗ). Например, увольняется работник, который предоставлял компании персональные сведения.

Для случаев ч. 4 и 5 ст. 21 закона № 152-ФЗ есть два исключения, при которых уничтожение персональных данных можно не проводить:

1. Если иное условие присутствуе в договоре между компанией и субъектом данных.
2. Если компания на законных основаниях вправе обрабатывать данные без согласия субъекта.

Компании нужно соблюдать порядок уничтожения персональных данных

Процедура уничтожения документов, содержащих персональные данные, не зависит от причины ликвидации информации. В порядок уничтожения персональных данных входит:

1. Формирование комиссии по ликвидации данных. Комиссию создают на основании приказа руководителя компании. Как правило, в комиссии участвуют сам руководитель, начальник кадровой службы, секретарь организации, а также главный бухгалтер. По необходимости компания привлекает в комиссию других сотрудников, например, руководителя отдела по работе с клиентами. Приказ составляют в свободной форме. В документе перечисляют, что именно в ходит в функции комисии (определить, какие персональные данные подлежат уничтожению и т. п.)
2. Непосредственное уничтожение соответствующей информации без возможности восстановления.
3. Издание акта уничтожения персональных данных. Документ также утверждает руководитель компании. Акт составляют в свободной форме.

Срок уничтожения персональных данных зависит от причины уничтожения

Когда появляется основание ликвидировать информацию, необходимо соблюдать сроки уничтожения персональных данных. Они зависят от основания ликвидации:

1. Если субъект данных потребовал уничтожить их, компания обязана сделать это в течение семи рабочих дней с момента поступления соответствующего заявления (ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 закона № 152-ФЗ).
2. Если компания самостоятельно выявила нарушения в использовании информации, срок уничтожения персональных данных — 10 рабочих дней с момента обнаружения (ч. 3 ст. 21 закона № 152-ФЗ).
3. Когда компания достигает цели обработки данных, потребности в такой информации больше не возникает. В этом случае уничтожить данные нужно в течение 30 дней с даты, когда цель использования данных была достигута (ч. 4 ст. 21 закона № 152-ФЗ).
4. Если владелец данных отказался от дальнейшей обработки и отозвал согласие, компании нужно ликвидировать информацию о нем в течение 30 дней с даты отзыва согласия, если для целей обработки сохранять данные больше не нужно (ч. 5 ст. 21 Закона о персональных данных).

Если при необходимости ликвидировать персональные данные уничтожение персональных данных не осуществят, компания понесет ответственность в соответствии с положениями закона № 152-ФЗ и ст. 13.11 КоАП РФ.