Что делать если покупатель не подписывает упд
Просим Вас дать разъяснения по вопросам применения Обществом с 2014 года при расчетах с Покупателями за поставку газа универсального передаточного документа (УПД), составленного в соответствии с Приложением N 1 к письму ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ вместо счета-фактуры и накладной.
1. Каковы риски Общества в случае не возврата УПД Покупателем и в целях исчисления НДС и налога на прибыль?
2. В какие сроки необходимо составить и направить УПД Покупателю: в момент отгрузки (как первичный документ) или не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки (как счет-фактуру)?
3. В связи с разными правилами внесения корректировок в счета-фактуры и товарные накладные как осуществлять исправление и корректировку отгрузки при использовании УПД?
4. Нужно ли Продавцу и Покупателю заверять УПД печатью?
1. ФНС России своим Письмом от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе формы счета-фактуры" предложила к применению форму универсального передаточного документа (далее – УПД) на основе формы счета-фактуры.
По мнению ФНС России, такое объединение при соблюдении требований Закона N 402-ФЗ*(1) и главы 21 НК РФ не может лишить хозяйствующего субъекта ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС и возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления налога на прибыль организаций (и других налогов).
Поэтому заполнение всех реквизитов УПД, установленных в качестве обязательных для первичных документов ст. 9 Закона N 402-ФЗ и для счетов-фактур ст. 169 НК РФ, позволяет использовать его одновременно в целях исчисления налога на прибыль и расчетов с бюджетом по НДС (статус документа "1"*(2)).
При этом, как известно, нормами п. 6 ст. 169 НК РФ предусмотрено, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Что касается первичного учетного документа, используемого для оформления операции по реализации, то он заверяется подписями лиц, совершивших сделку и ответственных за ее оформление, со стороны обоих контрагентов. В связи с этим, при применении УПД возникает необходимость его подписания со стороны покупателей Общества.
Не возврат контрагентом подписанного УПД, по нашему мнению, влечет последствия, которые аналогичны последствиям не возврата товарной накладной. Данный вывод следует из того факта, что у организации имеется возможность составить и подписать со своей стороны дубликат УПД, который в любой момент может быть использован надлежащим образом в качестве счета-фактуры.
Поэтому отсутствие у Общества подписанного покупателем УПД говорит об отсутствии надлежаще оформленного первичного документа (накладной). В рассматриваемом случае с точки зрения налоговых последствий для Общества, формирование данного документа связано с возникновением налоговых обязательств по налогу на прибыль и исчислению НДС, в связи с чем, попытка признать нереальными факты получения дохода от реализации органами налогового контроля маловероятна*(3).
2. Относительно сроков, в которые должен оформляться универсальный передаточный документ, следует выполнять требования главы 21 НК РФ и Закона N 402-ФЗ. Так, счет-фактура при реализации товаров (работ, услуг) выставляется не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг) (п. 3 ст. 168 НК РФ). Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания (п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Следовательно, считаем, что у Общества имеется возможность составлять УПД при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него и выполнять указанные выше требования законодательства.
Однако, информативно обратим Ваше внимание на разъяснения ФНС России, содержащиеся в Приложении N 3 к Письму от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, согласно которым они признают возможным указывать дату составления документа календарно ранее даты отгрузки. При этом, исходя из содержания разъяснений, такое заполнение служба признает соответствующим нормам Закона N 402-ФЗ.
Так, в письме отмечается, что строка 1 для УПД со статусом "1" должна быть заполнена в соответствии Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 "О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость", в которой как раз и проставляется дата составления документа.
При этом предлагаемая форма УПД содержит еще две строки с реквизитами дат – строку 11 (дата отгрузки) и строку 16 (дата получения).
По мнению службы, в строке 11 указывается дата совершения факта хозяйственной жизни (реальная дата отгрузки товара). Кроме того, в разъяснениях приведен пример: документ может быть оформлен 11 июня 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке 11 указывается дата "12.06.2013". В общем случае*(4) значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).
То есть, видно, что ФНС России полагает возможным составление УПД ранее даты отгрузки.
Что касается строки 16, то в ней указывается реальная дата получения товара. В качестве примера ФНС России приводит следующий: документ составлен 11 июня 2013 г. (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день (в строке 11 – дата "12.06.2013"). При этом покупатель получил товар 18.06.2013 (в строке 16 – дата "18.06.2013"). Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11.
Кроме Приложения N 3, обратите внимание на Приложения N 5 и N 6 к Письму от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@, в них приведены подробные инструкции по отражению показателей УПД в книге продаж и при исчислении налога на прибыль.
3. Прежде всего, отметим, что контролирующими органами не предложена форма универсального корректировочного передаточного документа, что, на наш взгляд, не исключает возникновение споров с налоговыми органами в случае составления организацией корректировочного УПД самостоятельно разработанной формы.
В этой связи, считаем целесообразным при возникновении такой необходимости составлять корректировочный счет-фактуру по форме, установленной Постановлением N 1137.
Однако, корректировочный счет-фактура выставляется только на показатели в связи с изменением стоимости отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг). При этом нормами Закона N 402-ФЗ для целей оформления факта хозяйственной жизни составление первичного учетного документа прямо не предусмотрено только на суммы уменьшения или увеличения уже "отраженного" факта; на основании ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательным реквизитом первичного учетного документа является величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Поэтому организации при изменении стоимости отгрузки при отражении корректировок в бухгалтерском учете, как правило, вносят исправления в уже составленные первичные учетные документы, в редких случаях составляют дополнительные документы, подтверждающие изменение стоимости (например, акт об установлении расхождения количества товара*(5), бухгалтерская справка об изменении стоимости работ на основании норм заключенного договора и т.п.).
В то же время, очевидно, что при составлении корректировочного счета-фактуры к УПД, практически невозможно осуществить изменение первоначального УПД в части первичного документа доступным способом для понимания документа, как самой организацией, так и контролирующими органами (т.е. путем зачеркивания неверных показателей и проставления новых откорректированных данных). Поэтому, что касается правил отражения корректировок при применении УПД, мы рекомендуем дополнительно отслеживать разъяснения налоговой службы и финансового ведомства, которые будут даваться после выхода Письма N ММВ-20-3/96@, поскольку указать на единственно возможный вариант отражения корректировок при применении УПД не представляется возможным.
Что касается внесения исправлений в УПД, то каких-либо разъяснений ФНС России к текущему моменту также не дано.
При этом, как известно, исправление в счет-фактуру вносится путем составления новых экземпляров счетов-фактур в соответствии с Постановлением N 1137, а в случае обнаружения в счетах-фактурах ошибок, не препятствующих налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, новые экземпляры счетов-фактур не составляются.
В первичном учетном документе допускается исправление, которые должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших документ, в котором произведено исправление, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (п. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).
Поэтому, при обнаружении ошибок в составленном УПД со статусом "1" предлагаем руководствоваться следующим:
– если ошибка препятствует налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя товаров, наименование товаров, их стоимость, а также налоговую ставку и сумму налога, предъявленную покупателю, то составляются новые экземпляры УПД с заполнением предусмотренной строки 1а;
– если допущена иная ошибка, то, на наш взгляд, исправления могут быть внесены путем зачеркивания неправильных данных и заверения такого исправления в порядке Закона N 402-ФЗ.
4. Относительно обязательности проставления печатей на УПД разъяснения даны ФНС России в Приложении N 3 к Письму от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@. Так службой отмечено, что законодательно данный реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных ст. 9 Закона N 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.
На этом основании УПД может не заверяться печатями контрагентов.
Ответы на заданные вопросы относительно применения и заполнения УПД приведены в консультации.
15 марта 2014 г.
ООО "Аудит-новые технологии", март 2014 г.
*(1) Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете".
*(2) Статус документа "1" предполагает, что УПД составлен, как счет-фактура и передаточный документ (акт). Статус документа "2" – только как передаточный документ (акт).
*(3) Однако, следует отметить о налоговых рисках в части учета в налоговой базе расходов по приобретению реализованного газа. Из п. 1 ст. 248 НК РФ следует, что доходы определяются на основании первичных документов и других документов, подтверждающих полученные налогоплательщиком доходы, и документов налогового учета. Пунктом 1 ст. 268 НК РФ предусматривается, что при реализации товаров и (или) имущественных прав налогоплательщик вправе уменьшить доходы от таких операций на стоимость реализованных товаров и (или) имущественных прав. В соответствии со ст. 320 НК РФ к прямым расходам по торговым операциям относятся стоимость приобретения товаров, реализованных в данном отчетном (налоговом) периоде. Таким образом, для признания расходов на приобретение газа, Обществу необходимо доказать его реализацию в том же отчетном (налоговом) периоде, а также иметь в наличии должным образом оформленные документы, подтверждающие понесенные расходы на его приобретение (т.е. оформленные между Обществом – покупателем и контрагентом – поставщиком). Следовательно, при наличии актов приема-передачи поданного принятого газа, подписанных потребителем, которые подтверждают факт реализации газа, расходы на приобретение газа учитываются для целей исчисления налога на прибыль и в отсутствие надлежаще оформленных товарных накладных. Если у Общества указанные акты отсутствуют и при этом не имеется товарной накладной, подтверждающей факт принятия потребителем газа, то есть не подтверждается реализация газа, то у Общества возникают налоговые риски в части не признания в налоговой базе расходов по приобретению реализованного газа. Также данное нарушение формально образует составы налоговых правонарушений, предусмотренных п.п. 1 и 2 ст. 120 НК РФ.
*(4) Кроме предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственно после его окончания.
*(5) См, например, Письмо Минфина РФ от 12.05.2012 N 03-07-09/48, в котором даны разъяснения для случая выявления покупателем при приемке товаров уменьшения количества товаров по сравнению с количеством, указанным продавцом в товарно-сопроводительных документах и счетах-фактурах.
Актуальная версия заинтересовавшего Вас документа доступна только в коммерческой версии системы ГАРАНТ. Вы можете приобрести документ за 54 рубля или получить полный доступ к системе ГАРАНТ бесплатно на 3 дня.
Купить документ Получить доступ к системе ГАРАНТ
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
ООО "Аудит-новые технологии"
Ответы на вопросы консультационного характера, созданные авторами, с которыми ООО "Аудит – новые технологии" состоит в трудовых отношениях.
Мы торгующая оптовая организация, в основном продажи идут на юр.лица.Основная проблема в подписании документов нашими контрагентами.Документ реализации УПД.1.Клиент подписывает нашу УПД, ставит подпись в стр15,18 кладовщик,менеджер,гл.бухгалтер и печать СКЛАД, для финансовых документов(т.д).Мы не берем такие документы, считаем что печать должна быть только ГЕРБОВОЙ и в стр 18. должна быть должность, подпись только ДИРЕКТОРА.Если подписи директора нет,мы требуем предоставить приказ на право подписи данного должностного лица.Часто гл.бухгалтер подписывает документы, ставя гербовую печать, и истребовать приказ на право подписи, считает кровной обидой.Просим Вас помочь разработать информационное письмо, и сослаться на ФЗ, письма ИФНС.Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Не указывает на приказы, гербовую печать.
Отвечает Ваш персональный эксперт
1. Верно, в строке 18 «Ответственный за правильность оформления хозяйственной жизни» ставят свою подпись директор или иное лицо, уполномоченное приказом или доверенностью (главный бухгалтер, бухгалтер, менеджер и т.д.).
Отсутствие подписи по строке 18 возможно, если руководитель покупателя назначил приказом (доверенностью) лицом ответственным за оформление сделки того сотрудника, который расписался в строке 15. В этом случае в строке 18 заполняются сведения о должности и ф.и.о. уполномоченного лица без повторения подписи (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@).
То есть руководитель должен назначить приказом должностное лицо (или оформить доверенность), которое будет подписывать УПД по строке 18. Если руководитель покупателя не передал эти полномочия сотруднику, то он сам должен подписать УПД по данной строке.
В Законе N 402-ФЗ или в ином нормативно-правовом акте нет прямого указания на то, что нужно составить приказ (или иной локальный документ) для утверждения лица, ответственного за совершение тех или иных операций в организации. Вместе с тем в Приложении N 4 к Письму ФНС подразумевается наличие соответствующего распорядительного документа в организации.
Таким образом, представитель (работник) покупателя может подписать УПД по строке 18, если оформлен соответствующий приказ (доверенность) или в должностной инструкции работника прописано, что он является ответственным лицом за оформлением операции по приемке товара.
2. Что касается печати в УПД. Ставить печать на УПД не обязательно. Если на документе не будет печати, покупатель все равно может принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить (Приложение 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@). Ведь этот реквизит для первички необязателен. Главное, чтобы в документе были правильно заполнены все обязательные реквизиты первички.
Поэтому наличие не гербовой печати (для финансовых документов и т.д.) в УПД вполне допустимо. Кроме того если поставщик либо покупатель заверит документ печатью, на которой указано полное наименование компании, строки 14 или 19 можно не заполнять.
В то же время для продавца надежнее, если покупатель поставит именно гербовую печать. Это будет дополнительным аргументом, если покупатель откажется платить, ссылаясь на то, что в документе с его стороны стоит подпись неуполномоченного лица.
Из правовой базы
ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
Приложение 3. Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД
Строка
[15]Товар (груз) получил/
услуги, результаты работ, права принялМожет быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ. Показатель, уточняющий обстоятельства осуществления операции (сделки).
Строка
[18]Ответст-
венный за правильное оформле-
ние сделки, операцииДолжность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка [15]), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, [18а] для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
Из статьи журнала «Учет. Налоги. Право» № 39, Октябрь 2014
Справки даем. Северо-Запад
В универсальном документе покупатель расписывается дважды
Роман Иванов, эксперт «УНП»
«…Отгружаем товар через перевозчика. Передали вместе с продукцией два экземпляра универсального передаточного документа. Покупатель вернул второй экземпляр, но его представитель расписался только в строке 18 «Ответственный за правильность оформления…». А в строке 15 «Товар (груз) получил…» стоят прочерки. Надо ли вернуть документ покупателю, чтобы он заполнил строку с прочерками. »
— Из письма главного бухгалтера Геннадия Ершова, г. Санкт-Петербург
Да, Геннадий, документ безопаснее вернуть покупателю.
В строке 15 универсального передаточного документа необходимо записать сведения о получателе товара. Представитель покупателя записывает в ней свою должность и ставит подпись с расшифровкой (фамилией и инициалами). А в строке 18 надо заполнить должность, Ф. И. О. и подпись сотрудника, ответственного за оформление сделки (письмо ФНС России от 21.10.13 № ММВ-20-3/96@). Если один сотрудник принимает товар и является ответственным, то он ставит свою подпись в двух строках (п. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ). Иначе без подписи в строке 15 не ясно, получил покупатель груз или нет. А компания не вправе учитывать первичку, которой оформлены несуществующие факты хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Поэтому экземпляр стоит вернуть покупателю и попросить заполнить строку 15.
Из правовой базы
Письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@
Приложение 3. Рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы УПД
М.П.Печати экономических субъектов-составителей документа.
Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен.
Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона № 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.
Из рекомендации
Елены Поповой,государственного советника налоговой службы РФ I ранга.
Как заполнить УПД
Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).
Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:
? строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
? графу 6 «В том числе сумма акциза»;
? графу 7 «Налоговая ставка»;
? графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
? графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
? графу 11 «Номер таможенной декларации».
Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур. То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.
Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов.
Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль.В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта – составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) – строку 19 «Наименование экономического субъекта – составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.
Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях 3 и 4 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.
Из статьи журнала «Главбух» № 22, Ноябрь 2013
Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов
Обязательные реквизиты УПД
Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.
Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура — он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы — обычными цифрами, например графа 3.
Данные о перевозке — строка [9]. В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.
Печать. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.
Из статьи журнала «Семинар для бухгалтера» № 12, Декабрь 2013
Как работать с новым универсальным передаточным документом
Ставить печать на УПД не обязательно. Но если поставщик либо покупатель заверит документ печатью, на которой указано полное наименование компании, строки 14 или 19 можно не заполнять.
Кроме того, налоговики ввели некоторые дополнительные реквизиты в таблицу. Это порядковый номер записи, который можно указать в графе А таблицы. В графе Б поставщик может привести артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам.
Мы ООО на ОСНО, и у нас периодически бывают проверки от налоговой или банков. Некоторые клиенты не подписывают УПД, не говоря уже даже о спецификациях и ТТН, которые надзорные органы сейчас требуют. Товар и его качество всех устраивает. Просто клиенты ленятся подписывать, а один даже косит по дурачка, мол это не моя организация, хотя переписка с его электронной почты у нас есть и с другими клиентами есть переписка по эл.почте. Как заставить таких клиентов подписывать? Что делать в такой ситуации?
Здравствуйте, в данном случае просто требуйте подписание УПД, указывайте в договоре, что в случае отказа от подписания товара при приемке товара начисляется неустойка, пробуйте штрафными санкциями запугать.
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 29.12.2017)
Статья 330. Понятие неустойки
Позиции высших судов по ст. 330 ГК РФ >>>
1. Неустойкой (штрафом, пеней) признается определенная законом или договором денежная сумма, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения. По требованию об уплате неустойки кредитор не обязан доказывать причинение ему убытков.
2. Кредитор не вправе требовать уплаты неустойки, если должник не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства.
С такими надо либо не работать вообще, либо не передавать товар до того момента пока не получите документ, который Вам нужен. Ответственность также можно прописывать в договоре (ст. 330, 506 ГК РФ)
Заставить, увы,не сможете. Вы должны работать с такими клиентами. И если они или Вы получаете товар, то должен быть составлен документ, подтверждающий прием-передачу (будь то УПД или товарная накладная). Переписки по электронной почте не всегда достаточно. Направляйте письма.
Тогда в случае спора можете ссылаться на данную статью:
"Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая)" от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред. от 29.12.2017)
""Статья 165.1. Юридически значимые сообщения
(введена Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ)
Позиции высших судов по ст. 165.1 ГК РФ ">>>"
""1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
""Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
""2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Они Вам одни проблемы приносят.
Обращайтесь в арбитражный суд.
Ссылайтесь на ст. 451 ГК РФ.
Вы же не знали, что они будут подставлять Вас перед налоговой?
Вот можете ориентироваться примерно на это решение арбитража, где уклонение от подписания актов приемки. То есть аналогичные правоотношения, кроме того возможно внесения в договор обязанности подписания а если контрагент уклоняется, то штрафные санкции. Кроме того направляйте акты по юридическому алдресу и будет считаться что они подписаны., так как претензий о не высылке и качеству не поступало.
Статья 165.1. Юридически значимые сообщения
(введена Федеральным законом от 07.05.2013 N 100-ФЗ)
Позиции высших судов по ст. 165.1 ГК РФ >>>
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.
Претензия не заменит мотивированный отказ от приемки работ
Вместо того чтобы принять работы, заказчик направил подрядчику претензию как мотивированный отказ от их приемки. По его мнению, часть работ была выполнена некачественно. От полной оплаты заказчик отказался.
Суды решили, что претензия о некачественно выполненных работах не может расцениваться как мотивированный отказ от приемки работ. Она не отвечает требованиям договора и была направлена с целью соблюдения претензионного порядка. Таким образом, спорные работы по договору считаются принятыми, и заказчик должен был их оплатить.
Документ: Постановление АС Московского округа от 02.02.2018 по делу N А 40-233364/2016