Новое в кадровом делопроизводстве в 2018 году

День первый. Новации трудового законодательства в 2018 году: официальные разъяснения, судебная практика, требования проверяющих органов.

1. Практика применения профессиональных стандартов в бюджетных и частных организациях.
2. Независимая оценка квалификации: итоги первых лет применения.
3. Изменения в правилах работы с трудовыми книжками.
4. Последние и ожидаемые новации трудового законодательства: принятые законы; внесенные законопроекты; подзаконные нормативные акты.
5. Оформление в ЛНА индексации заработной платы: минимизация рисков работодателя.
6. Первые итоги применения риск-ориентированного подхода при проведении проверок.
7. Самопроверки работодателей.
8. Новые официальные разъяснения по сложным и спорным вопросам.
9. Новый ГОСТ по оформлению документов: порядок применения документа; что меняется в практике оформления документов.
10. Инициативы Минтруда РФ по внедрению электронного документооборота: электронный трудовой договор, электронная трудовая книжка.
11. Изменения в судебной практике, одобренные Верховным судом РФ.
12. Судебные решения по сложным и спорным вопросам:

признание гражданско-правовых договоров трудовыми;
правомерность неоднократного заключения срочных трудовых договоров;
отказы в приеме на работу, в том числе при наличии свидетельства о независимой оценке квалификации;
злоупотребление работниками своими правами;
оплата временного заместительства;
применение факсимиле в кадровых документах.

День второй. Кадровое делопроизводство в 2018 году. Рекомендации профессионала по новым и сложным вопросам оформления документов по личному составу.

1. Локальные нормативные акты (ЛНА):

статус ЛНА в системе трудового права;
разработка и применение ЛНА;
важные аспекты ключевых ЛНА.

2. Трудовой договор:

структура трудового договора;
создание формы трудового договора в интересах работодателя;
как понимает Трудовой кодекс термин «место работы»;
условия необходимые и избыточные, прямые и отсылочные, абсолютно и относительно обязательные;
правильный способ «перезаключения» трудового договора на новых условиях либо по новой форме.

3. Важные нюансы оформления кадровой службой приказов по личному составу:

о совмещении должностей и временном заместительстве;
о работе в выходные и нерабочие праздничные дни (в т.ч. в период командировок);
о премировании и изменении окладов;
о применении взысканий (в т.ч. в форме увольнения);
о восстановлении работника на работе.

4. Спорные и сложные правовые аспекты кадровой работы:

как оформить «каскадный» прием на работу либо перевод на другую работу в случае, когда работницы одна за другой уходят в отпуска в связи с беременностью и уходом за детьми;
как правильно переоформить совместителя на основную работу, а основного работника – на работу по совместительству;
какими документами оформить переход работника со срочного трудового договора на трудовой договор, заключенный на неопределенный срок;
применение ст. 74 ТК: всегда ли это необходимо.

5. Сложные аспекты увольнения работников:

правильное определение даты увольнения в различных случаях;
правильный способ определения срока предупреждения об увольнении по собственному желанию с учетом требований ст. 14 ТК;
увольнение работника по собственному желанию ранее истечения двухнедельного срока предупреждения;
издание приказов об увольнении, имеющих обратную силу действия во времени;
типичные ошибки кадровиков при расторжении трудового договора в связи с сокращением штата работников организации;
увольнение работников за длительный прогул, проблема «потеряшек».

Журавлева Ирина Витальевна– юрист, консультант по кадровому учету и трудовым спорам с многолетним опытом работы консультирования, медиации и представительства в судах, научный редактор журнала «Кадровые решения», автор курса повышения квалификации «Школа Кадровика», участник образовательных программ Правительства Москвы; автор более десяти книг, в том числе: «Комментарий изменений к ТК РФ», «Кадровику – все о приказах, кадровых и некадровых», «Работа в дополнительное время», «Сокращение штата. Ликвидация», «Трудовые книжки. Все правила. Все правильно», «Больничный – новый порядок оплаты» и других, а также многих статей по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству.

Время проведения: 10.00 – 17.00

Место проведения: ул. Бутырская, д.76, стр.1, бизнес-центр «Дмитровский», 6 этаж (м. «Дмитровская»). указатель зала "семинар кадровое делопроизводство"

С 1 января 2018 года кадровиков ждут проверки ГИТ по новым правилам, повышенный МРОТ и сокращенные сроки при приеме иностранцев. Внесли поправки и в Трудовой кодекс.

Все изменения Вы найдете в карточках по каждому событию с главными тезисами. С ними Вы будете готовы к работе в новом году без ошибок.

Как узнать категорию риска Вашей компании, узнайте здесь.

Узнайте первыми:

Вырастет ли МРОТ с января 2018 года

В какой срок ставить иностранцев на учет по время ЧМ по футболу

В каких случаях с водителя нельзя будет взыскать весь ущерб из-за ДТП

Какой госорган будет защищать права работников-инвалидов

По каким правилам будем оформлять кадровые документы и их копии

Все ссылки в новости ведут на Систему Кадры

Не пропустите главные кадровые новости!

• За какие ошибки в документах будет отвечать лично кадровик
  Инспекторы будут по-новому решать, кого наказывать за нарушения в вашем отделе кадров. Эксперты журнала «Кадровое дело» дают рекомендации — как избежать штрафа, если вы кадровик.
• Интерактивная таблица: проверьте ошибки в личных карточах
  Узнайте, в каких случаях понадобится дубликат личной карточки и когда достаточно внести в нее дополнение. Есть ли разница в том, как исправить и изменить информацию в карточке.
• Пройдите экспресс-проверку Правил внутреннего трудового распорядка
  Из-за изменений в законодательстве положения ПВТР могут нарушать закон. Если ГИТ найдет устаревшие формулировки, то оштрафует. Подскажем, какие правила убрать из документа, а что добавить.

кадровое дело

Читайте в №8, 2019

Популярные материалы:

© 2011–2019 ООО «Актион кадры и право»

Журнал «Кадровое дело» – практический журнал по кадровой работе

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта
возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Кадровое дело».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Настоящий сайт не является средством массовой информации. В качестве печатного СМИ журнал «Кадровое дело» зарегистрирован Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор),свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62263 от 03.07.2015.

К применению для составления организационно-распорядительных документов был рекомендован новый ГОСТ, включающий в себя новые правила оформления кадровых документов. Из данной статьи вы узнаете, какие изменения претерпели реквизиты приказов, как сейчас грамотно их оформлять и заверять.

Общие сведения о кадровом делопроизводстве

Чтобы избежать проблем при прохождении проверок Роструда, ФНС и внебюджетных фондов, необходимо наладить грамотное кадровое делопроизводство. Если не нарушать порядка оформления кадровых документов, не придется решить проблемы со штрафами, судебными разбирательствами, дисквалификацией и приостановкой деятельности предприятия.

Нередко бухгалтерам компаний приходится также выполнять и функции сотрудника кадровой службы. И тогда приходится иметь дело со следующими внутренними документами фирмы:

1. Распорядительными (постановлениями, решениями, указаниями, распоряжениями, приказами – документами административного характера, адресованным нижестоящим/подчиненным фирмам, руководителям, группам и отдельным исполнителям).
2. Справочно-информационными.
3. По личному составу, журналами учета и контроля (книгами).
4. Организационными:

Вид организационных документов	Описание
Штатное расписание	Документ, оформляющий структуру фирмы и содержащий в себе список подразделений, наименования должностей внутри каждого из подразделений, число штатных единиц компании, месячный фонд зарплаты, оклады по должностям и надбавки.
Должностная инструкция	Документ организационно-распорядительного характера, включающий определение финансовых, технологических, научно-технических и иных сторон деятельности фирмы, подразделений, должностных лиц.
Устав	Документ, представляющий собой свод правил, регулирующих деятельность фирмы, отношения между членами компании в ходе ведения деятельности.
Положение	Документ, определяющий порядок формирования, права, задачи, ответственность, обязанности и организацию работы компании в целом и ее структурных подразделений.

Новые правила оформления кадровых документов

Новый ГОСТ «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» утвержден Приказом Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и введен в действие 1 июля 2018 года. Распространяется новый ГОСТ на организационно-распорядительные документы (письма, акты, протоколы, решения, приказы, распоряжения, постановления и иные документы, которые включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000)).

Важно! Требования стандарта являются рекомендуемыми.

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Новые правила оформления кадровых документов – заверение копий

Обратите внимание на п. 5.26 ГОСТа – в нем прописан общий порядок оформления копий документов. На самом деле, порядок заверения копий практически не изменился. Как и ранее, под реквизитом «Подпись» необходимо написать «Верно», после чего вписать должность заверившего копию лица, поставить его личную подпись с расшифровкой и сообщить дату заверения копии/выписки.

Единственное, если копия документа необходимо для предоставления в другую организацию для внешнего использования (к примеру, копия трудовой книжки должна быть передана в банк с целью оформления кредита), придется включать в документ запись о месте хранения оригинала документа. К примеру, можно записать так: «Подлинник документа находится в ООО «Свет» в деле № 10/17 за 2017 год».

Новые правила оформления кадровых документов – общие требования к созданию

В новом ГОСТе достаточно много подробных разъяснений по поводу того, как создавать документ. К примеру, сказано, что текст документа необходимо выровнять по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). При угловом расположении реквизитов (в верхнем углу) длина наиболее длинной строи составляет не более 7,5 см. Если текст набирается продольным способом, самая длинная строка может составлять не более 12 см. Текст должен печататься с соблюдением 1-1,5 межстрочных интервалов. Многострунные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал. Абзацы делаются равными 1,25 см.

Предпочтительными размерами и гарнитурами шрифтов для реквизитов документа являются (но при составлении таблиц можно использовать шрифты меньших размеров):

• Arial № 12, 13;
• Times New Roman № 13, 14;
• Calibri № 14;
• Verdana № 12, 13 и приближенные к ним.

Реквизиты «подпись», «заголовок к тексту», «адресат» и отдельные фрагменты текста могут быть выделены полужирным шрифтом, если такое оформление предусмотрено нормативными правовыми актами ООО.

Локальный нормативный акт многостраничный, нумеровать страницы можно с титульного листа, а можно со второй страницы (не включая титульную страницу). Номер страницы ставится в центре верхнего поля на расстоянии как минимум 10 мм от верхнего края листа.

Документы можно создавать на обеих сторонах (лицевой, оборотной) листа. Если оформитель поступает таким образом, ширина левого поля на лицевой стороне и правового поля на оборотной стороне должны быть равными.

Важно! Печать на документе не должна попадать на подпись.

Если оформляется копия документа, предназначенная для уволенного работника или внешнего пользователя, новый ГОСТ требует применять новый порядок заверения копии. Указывается слово «Верно», прописывается информация о заверителе (должность, подпись с расшифровкой) и дата заверения (строкой ниже). Также необходимо сообщить о месте хранения подлинника и поставить печать ООО.

Новые правила оформления кадровых документов – новые реквизиты

Произошли изменения в составе реквизитов, при этом их количество не изменилось. Во-первых, состав документа был дополнен несколькими новыми реквизитами:

• отметка об электронной подписи (вместо реквизита 30 по старому ГОСТ Р 6.30-2003 «Идентификатор электронной копии документа» – утратившего практическое значение) – в ней указываются текст «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа ЭП, ФИО владельца сертификата и срок действия сертификата;
• гриф ограничения доступа к документу (в правом верхнем углу 1-ого листа ставится надпись «Коммерческая тайна», «Конфиденциально», «Для служебного пользования»);
• название структурного подразделения, выпустившего документ(прописывается сразу под названием организации), наименование должности лица, составившего документ (Нововведение обусловлено тем, что на практике данная информация используется в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Прежний ГОСТ позволял изготовлять такие бланки, но не выделял соответствующие реквизиты).

Идентификатор электронной копии документа стал неактуальным, поскольку на сегодняшний день организации повсеместно используют СЭД – системы электронного документооборота. Документ может быть включен в СЭД (к примеру, в форме отсканированного бумажного документа), и тогда его реквизиты вносятся в электронную карточку документа, и по ним документ можно найти. Если компания применяет СЭД, ей позволено проводить согласование в электронном виде.

Во-вторых, также отдельные реквизиты были исключены из документа:

• реквизит 06 по ГОСТ 6.30-2003 (идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП));
• реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003 (основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица);
• реквизит 04 по ГОСТ 6.30-2003 (код организации).

Важно! Ранее реквизиты 04, 05, 06 ГОСТ 6.30-2003 проставлялись в бланках писем, а новый ГОСТ предполагает утрату ими статуса самостоятельных реквизитов, хотя фактически они остаются в бланках писем (в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации»).

Новые правила оформления кадровых документов – адресация документа должностному лицу

Согласно старому ГОСТу, если документ был адресован физическому лицу, инициалы ставились после фамилии, если должностному лицу – перед фамилией. Новый ГОСТ предписывает ставить инициалы после фамилии, кому бы не был адресован документ. Кроме того, перед фамилией должностного лица теперь разрешается ставить обращение «г-ну» или «г-же» (господину и госпоже соответственно).

В реквизите «адресат» появился новый элемент – адрес электронной почты или номер телефона/факса, если письмо было отправлено без досылки по почте с использованием факсимильной связи или электронной почты.

Важно! В обращении необходимо употреблять слово «уважаемый». Если к адресату обращаются по должности, ее наименование записывается с прописной буквы. В обращении по фамилии инициалы не указываются.

Законодательные акты по теме

Приказ Госстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст

ГОСТ «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Типичные ошибки

Ошибка: На копии документа, переданного уволенному сотруднику, не указано, в каком месте хранится подлинник документа.

Комментарий: Согласно требованиям нового ГОСТ, на документах, предназначенных для внешних пользователей и уволенных работников, необходимо проставлять отметку о месте хранения оригинала документа.

Ответы на распространенные вопросы про новые правила оформления кадровых документов

Вопрос №1: Следует ли в ближайшей перспективе ожидать каких-либо еще нововведений, касающихся оформления кадровых документов?

Ответ: Вероятно, да. Дмитрий Медведев недавно поручил упростить регистрацию компаний, а именно сократить уставы да 1-2 страниц.

Вопрос №2: Почему новый ГОСТ, разработанный в 2016 году, был введен в действие только 1 июля 2018 года?

Ответ: Изначально планировалось начать применять новый ГОСТ с 1 июля 2017 года, но в п. 3.3 стандарта упоминались проприетарные шрифты, которые разрешается использовать исключительно при условии приобретения лицензии (они относились к несвободному программному обеспечению).