Обязательно ли делать запись в трудовой книжке

Трудовая книжка представляет собой документ о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность и порядок оформления этого документа строго регламентированы положениями трудового законодательства. Отступление от этих положений является правонарушением. Однако на практике зачастую возникают ситуации, когда по тем или иным причинам работодатель не сделал запись в трудовой книжке. Порядок действий в такой ситуации рассмотрим ниже.

Обязанность оформления записей в трудовой книжке

Трудовое законодательство требует от организаций и индивидуальных предпринимателей обязательного заполнения трудовых книжек на работающих у них сотрудников.

На основании положений статьи 66 Трудового кодекса РФ этот документ является главным документом для учета стажа работы сотрудника, а также иных сведений о его трудовой деятельности.

Форма и порядок ведения трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах ведения, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
• Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Как следует из пункта 4 Правил, в этот документ записываются сведения:

• о сотруднике;
• о порученной работе;
• о переводах;
• об основаниях увольнений;
• о награждениях.

Право не вносить какие-либо записи из вышеперечисленных, равно как и право вносить записи по своему усмотрению, работодателю не предоставлено.

Напротив, на основании статьи 22 Трудового кодекса РФ работодатель обязан строго придерживаться требований трудового законодательства и неукоснительно их соблюдать.

Восполнение пропущенной записи

Порядок исправления ошибок в трудовой книжке закреплен в разделе III Правил.

Однако ни этим разделом, ни вообще законодательством порядок восполнения пропущенных записей не установлен. Отсюда делаем вывод, что в этом случае надлежит воспользоваться общим порядком внесения записей в трудовую книжку и исправления ошибок.

В пункте 27 Правил отражено, что недочеты в трудовой книжке устраняются работодателем, который их допустил. Устранить подобный недочет может и работодатель, у которого работник трудоустроен теперь, но для этого понадобится документ от работодателя, который допустил ошибку.

На основании пункта 29 Правил сведения в документе, являющемся основанием для устранения неточности, должны быть идентичны записи в трудовую книжку.

Устное же свидетельство не может являться основанием для записи в трудовую книжку.

Важно, что в рассматриваемом случае допущена не ошибка, а пропуск записи.

Следовательно, для ее фактического внесения в трудовую книжку особый порядок не требуется. Такую запись следует сделать, применяя общий порядок, установленный Правилами и Инструкцией.

При внесении указанной записи в графе 2 надлежит отразить ее фактическую дату.

Если же работодатель отказывается от внесения соответствующей записи, работнику целесообразно обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на подобные действия.

Ответственность за невнесение записи в трудовую книжку

На основании пункта 45 Правил на работодателе лежит ответственность за ведение трудовых книжек. Нарушение установленных правил влечет негативные последствия, установленные законом.

Согласно пп. «б» п. 10 Положения о трудовом надзоре от 01.09.2012 № 875 поступление в трудовую инспекцию обращений или заявления работника о нарушении работодателем его трудовых прав является основанием для проведения внеплановой проверки.

Результатом такой проверки может стать, в т.ч., привлечение работодателя к административной ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ .

По основному месту работы

Если Вы работаете, и это является основным Вашим рабочим местом, то всё всегда вносится в Вашу трудовую книгу. Запись о приёме, повышении квалификации, грамоты и благодарности, переводы по должностям, увольнение, присвоении квалификационной категории. НЕ ДЕЛАЕТСЯ ЗАПИСЬ О ДИСЦИПЛИНАРНЫХ ВЗЫСКАНИЯХ. Когда Вам назначается дисциплинарное взыскание, то это ни как не отражается в Вашей трудовой книжке, а только вносится в личное дело.

Также никаких записей в трудовой книжке не делается на работе по совместительству.

Учитывая, что трудовая книжка хранится исключительно по основному месту работы и естественно все записи в неё вносятся здесь же, то можно сказать, что при внешнем совместительстве, второй работодатель ничего не может записать в оригинал трудовой книжки.

По основной работе, на работодателя возложена обязанность правильного ведения и оформления трудовой книжки. Работодатель не имеет право вносить в трудовую книжку записи, которым там не место.

Все записи должны подтверждать только трудовую деятельность работника и его поощрения.

Касаемо дополнительных записей, то возможно, по просьбе работника внести запись и о работе по совместительстве, даже внешнем. Это положение можно найти в статье 66 Трудового Кодекса РФ.

Если вы работаете по гражданско-правовому договору, то запись не вносится. Даже если для вас это единственный и постоянный заработок.

Наниматель обязан внести запись в трудовую книжку работника в течение пяти рабочих дней после оформления приёма на работу. Однако это правило не распространяется на работников внешних совместителей, а также в случае, если работник находится на испытательном сроке. В первом случае запись о приёме вносит наниматель по основному месту работы на основании предоставленной справки или копии приказа о приёме на работу из организации, где работник работает по совместительству. Во втором случае после положительного окончания испытательного срока.

Если работник не прошёл испытательный срок, а запись о приёме на работу не в носились, то и об увольнении соответственно не вносится.

Также в трудовую книжку не вносят сведения о работе по гражданско-правовым договорам(например по договору подряда).

Во всех остальных случаях запись вносится, при чем с точной формулировкой, указанной в приказе о приёме на работу. Если работник является рабочим, то "принят на работу тем то тем то", если работник является специалистом или руководителем, то "принят на работу на должность такую то. Либо назначен на должность такую то".

Статус индивидуального предпринимателя имеет свои особенности. Обычно основной документ для его подтверждения — это трудовая книжка. В этой статье подробно рассматривается вопрос о том, нужно ли ИП делать запись в трудовой книжке самому себе и как он может подтвердить свой стаж.

Нужна ли трудовая книжка ИП

Обычно наличие этого документа нужно на практике для двух целей:

• подтверждение стажа для оплаты больничного;
• при сдаче необходимых документов для оформления пенсионных выплат.

В первом случае речь идет о страховом стаже. Законодательством предусмотрено, что в указанный стаж засчитывается время, когда человек был индивидуальным предпринимателем и выплачивал взносы в Фонд социального страхования.

Больничный может потребоваться ИП в следующих случаях:

1. Он прекратил деятельность и теперь является наемным работником и при этом болеет или травмирован.
2. Он продолжает быть индивидуальным предпринимателем и одновременно является наемным работником, которому выдали больничный.
3. Предприниматель сам себе выписывает больничный.

Оформить больничный сам себе он имеет право, если вносил деньги в Фонд социального страхования (ФСС) за себя на добровольной основе. В этом случае он имеет право обращаться в ФСС для его оплаты, которая предоставляется ему в полном размере на уровне минимальной зарплаты, если на этот момент у него было не менее двух лет страхового стажа. В этом его отличие от наёмного работника, которому часть суммы обязан выплатить его работодатель.

В случае если ему выписан больничный в качестве работника, то время, в течение которого он добровольно выплачивал взносы в ФСС при наличии регистрации в качестве ИП включаются в страховой стаж.

Когда речь идет о начислении пенсии, законодательство разрешает учитывать период предпринимательской деятельности ИП в качестве пенсионного стажа. Делается это при условии, что он платил взносы в Пенсионный фонд в течение этого времени.

Поэтому индивидуальный предприниматель может решать такие вопросы без ведения трудовой книжки. Если до начала своей предпринимательской деятельности он был наемным работником, то за этот период трудовая по-прежнему будет нужна.

Можно ли ИП сделать запись в трудовой книжке самому себе

В статье 66 ТК РФ указано, что когда гражданин поступает на работу, работодатель обязан оформить ему трудовую книжку. Сделать это необходимо на протяжении первых пяти дней его работы.

Правила заполнения документа регламентируются нормативными актами:

1. Правилами, которые были утверждены Постановлением Правительства № 225 от 16 апреля 2003 г.
2. Инструкцией по заполнению — это Приложение 1 к Постановлению Минтруда РФ № 69 от 10 октября 2003 г.

Здесь отсутствуют какие-либо указания по заполнению документа для ИП, однако указано, что этот документ заполняется для работника, то есть для лица, которое заключило трудовой договор.

Последний представляет собой соглашение между двумя сторонами:

Индивидуальный предприниматель в этих случаях выступает в качестве работодателя. Если предположить, что он планирует оформить книжку на себя, то ему придётся заключить договор с самим собой, что не выглядит возможным.

Поэтому хотя прямого законодательного запрещения нет, по указанным выше причинам оформлять этот документ для себя ИП не может.

Запись в трудовой книжке ИП

Поскольку сам для себя ИП трудовую книжку не заполняет, сведения о нем могут появиться там в одном из следующих случаев:

1. Индивидуальный предприниматель зарегистрировал юридическое лицо и принял себя в него на работу, оформив трудовую.
2. ИП работает наемным работником одновременно с осуществлением предпринимательской деятельности.

В первом случае нужно учитывать, что юридическое лицо, его учредитель и наемный работник являются разными юридическими субъектами даже в том случае, если речь во всех трёх случаях идёт об одном человеке. Поэтому оформление трудовой в этом случае соответствует закону.

Во втором случае работа с трудовой происходит обычным образом. В обоих рассматриваемых случаях оформление происходит в соответствии с общепринятыми правилами.

Образец записи в трудовой книжке работника ИП

Пример записи в трудовой книжке работника ИП

Когда индивидуальный предприниматель нанимает сотрудников, он должен оформлять им трудовую книжку в соответствии с законом. Этого можно не делать, если человек работает здесь по совместительству.

Однако и в этом случае, если работник попросит о внесении таких записей (это может быть важно, например, когда нужно засвидетельствовать стаж работы в определённой профессии), то ИП будет обязан это сделать.

Если до найма на работу сотрудник не имел такого документа, ИП обязан купить за свой счёт и провести её первоначальное оформление. Законодательство предусматривает, что оформление должно быть сделано на протяжении пяти дней после приема на работу.

Одним из важных правил заполнения документа является запрещение использования сокращений. Любые названия должны быть написаны полностью.

При увольнении недостаточно просто зафиксировать данный факт. В документе должна быть указана причина увольнения, сопровождаемая ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.

Все записи обязаны иметь свой порядковый номер. Если место для внесения сведений подошло к концу, к книжке подшивается специальный вкладыш. В нём первой ставится запись со следующим номером.

Бывает, работник отказывается предоставлять трудовую индивидуальному предпринимателю. В этом случае запрещается заводить на него вторую трудовую.

Нужно найти двух свидетелей и составить акт о том, что ее отказываются предъявлять. Если у работника есть возражения или замечания, он имеет право записать их на этом акте. Если отказывается подписывать, делается запись на этом документе и ИП со свидетелями его подписывают.

Делая запись о приеме, нужно указать должность, на которую работник был принят. Записи о дисциплинарных наказаниях в книжку не вносят. Но здесь имеется одно исключение. Если на основании такого нарушения происходит увольнение, то такая запись фиксируется.

Образец записи в трудовой книжке работника ИП можно скачать здесь:

Стаж ИП

Стаж ИП рассчитывается:

• для выплаты пособий по временной нетрудоспособности и аналогичных;
• для начисления страховой пенсии по старости.

Для того чтобы стаж подтвердить, необходимы документы:

1. Подтверждающие регистрацию ИП.
2. Если он прекратил свою предпринимательскую деятельность, то нужен подтверждающий документ.
3. Справка из Пенсионного фонда о том, что выплачивались взносы на протяжении периода деятельности ИП (эти выплаты являются обязательными). Документ необходим при определении стажа для получения пенсии.

При определении стажа для выплаты больничного, пособия по беременности и в связи с рождением ребёнка нужен документ, который подтверждает уплату взносов в Фонд социального страхования в течение определенного периода. Взносы выплачиваются индивидуальными предпринимателями на добровольной основе. При наличии данных документов стаж ИП является документально подтвержденным.

Особенности ведения трудовой книжки для ИП

При внесении записей работникам ИП применяются такие же правила, как и в других случаях. При этом предусмотрена необходимость указать наименование работодателя. Для работников ИП здесь делают надпись: «Индивидуальный предприниматель Ф. И. О.».

Законодательство разрешает индивидуальным предпринимателям вести деятельность без печати. В таком случае в трудовой книжке печати не будет.

В остальных вопросах каких-либо особенностей при оформлении нет.

Ещё одно различие состоит в том, что ИП самостоятельно оформляет документы работающих у него сотрудников, ведь своего отдела кадров у него нет.

Хранение

Если работник уволился, но не пожелал забрать документы, ИП должен предпринять попытки связаться с ним и отдать их. Если этого сделать нет возможности, хранить книжку нужно в течение двух лет, а затем её сдают в архив. При этом срок хранения составляет 50 лет.

В этом семинаре вы познакомитесь с особенностями учета, ведения и хранения трудовых книжек:

Исправление ошибок

Возможна ситуация, когда необходимо исправить ошибки в трудовой книжке. Бывает так, что ошибки не были допущены, но изменились данные работника. Это возможно, например, когда сотрудница вышла замуж и поменяла фамилию.

При выполнении исправлений на титульной странице нужно зачеркнуть неверные данные горизонтальной чертой и написать правильную информацию рядом. При этом и зачеркнутая надпись и правильная должны быть ясно видны. На внутренней стороне обложки делается подробная запись о причине произведенных исправлений.

Например, если была изменена фамилия в связи со вступлением в брак, то запись должна содержать указание на документ, который был предъявлен для изменения фамилии. Под записью ставится печать индивидуального предпринимателя, если она есть. Если же он работает без печати, то ставится подпись.

Если была обнаружена ошибка при заполнении, сделанная на предыдущем месте работы, то для исправления нужно связаться с предыдущим начальником и попросит его внести соответствующие исправления.

Если ошибки сделаны в той части документа, где делаются записи о приеме на работу, увольнениях или награждениях, то зачеркивать здесь нельзя. Просто делается новая запись, в которой указывают, что определённый текст неверный и вместо него следует читать следующее — далее вносится правильный текст исправляемой записи.

Итак, закон не предусматривает записей в трудовой книжке для ИП. Но подтвердить его стаж возможно другими способами.

Ваши действия, если в трудовой обнаруживаются неправильные записи или отсутствует запись о вашей работе, — в этом видео:

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.