Письмо об отсутствии задолженности по договору

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

• Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
• Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
• Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
• Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
• Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

• Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
• Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
• Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

• Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
• Какие организации участвовали.
• Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
• Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
• Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.

По законодательству РФ любая организация должна проводить инвентаризацию (ст. 11 Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ ). В ходе инвентаризации сопоставляется фактическое наличие объектов с данными бухучета. И одним из важнейших этапов является инвентаризация расчетов, в том числе с контрагентами.

Как проводится инвентаризация расчетов с контрагентами

Инвентаризация расчетов с контрагентами заключается в проверке правильности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета организации (п. 3.44 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 N 49 (далее – Методические указания)).

В ходе инвентаризации среди прочего организации нужно проверить (п. 3.48 Методических указаний):

• правильность расчетов с контрагентами;
• правильность и обоснованность дебиторской и кредиторской задолженности, включая ту, по которой истек срок исковой давности.

Такая проверка расчетов с контрагентами является внутренней, но существует еще и внешняя проверка.

Сверка с контрагентами

Чтобы сопоставить данные по расчетам, между контрагентами проводится сверка, по результатам которой подписывается акт сверки. Но иногда компания, проведя внутреннюю сверку остатков по счетам бухгалтерского учета в разрезе конкретного поставщика, видит, что задолженности перед ним у нее нет. И тогда она направляет этому поставщику письмо об отсутствии задолженности, в котором просит подтвердить данный факт. Образец письма об отсутствии задолженности перед контрагентом мы приведем в конце данной консультации.

Письмо об отсутствии задолженности (образец) перед организацией

Письмо об отсутствии задолженности перед контрагентом не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном виде на фирменном бланке компании. Письмо об отсутствии задолженности формируется компанией, которая провела инвентаризацию расчетов, за подписью ее генерального директора и скрепляется печатью (при ее наличии). Такое письмо можно отправить в электронном виде, по почте с описью вложения и уведомлением о вручении или вручить лично уполномоченному лицу контрагента.

Подготовили для вас образцы писем для контрагентов. Используйте эти шаблоны, чтобы на общение с другими компаниями у вас уходило меньше времени. К каждому письму подробная инструкция, для чего и как его составлять. В конце статьи найдете чек-лист, чтобы проверить, все ли документы по сделке с контрагентами у вас есть.

1. Претензия покупателю, который не заплатил в срок

Когда покупатели не платят в срок, а на звонки и письма не реагируют, может помочь официальная претензия. Покупатель поймет, что вы настроены серьезно и прощать долги не собираетесь. А этот документ — первый шаг к судебному разбирательству.

Претензии покупатели обычно не игнорируют. Ведь через 30 календарных дней продавец вправе подать заявление в суд. Срок отсчитывают с момента, когда отправили претензию, если в договоре компании не установили другой порядок (п. 5 ст. 4 АПК). Без этого документа судьи не станут рассматривать дело. Ведь продавец обязан попытаться урегулировать спор до суда (п. 5 ч. 1 ст. 129, п. 2 ч. 1 ст. 148 АПК).

В претензии укажите реквизиты договора, актов оказанных услуг или товарных накладных, сумму долга и ее расчет, срок, в течение которого покупатель должен был заплатить по договору. Кроме того, напишите, когда покупатель должен заплатить по претензии. Если в договоре сказано, когда покупатель обязан дать ответ на претензию, то приведите этот срок. Если такого условия нет, определите срок сами. Как на образце 1.

Кроме задолженности компания вправе потребовать пени и штрафы за просрочку оплаты. Даже если в претензии укажете только основной долг, в суде вы вправе потребовать также штрафы или пени (п. 43 постановления Пленума Верховного суда от 24.03.2016 № 7, определение Верховного суда от 07.12.2017 № 305-ЭС17-17791 по делу № А41-88738/2016).

Новый сервис Скрыть Образцы писем для контрагентов

2. Соглашение о зачете взаимных требований

Соглашение о зачете пригодится, когда у компании и контрагента есть взаимные долги. Составьте этот документ, тогда не придется выбивать у покупателя оплату и перечислять свои деньги.

Компании вправе погасить взаимные требования зачетом (ст. 410 ГК). Проверьте, выполняются ли у вас условия, необходимые для зачета. Во-первых, зачитывайте встречные требования, которые являются однородными. Например, обе стороны должны друг другу деньги: одна — за товары, другая — за услуги. Такие требования можно зачесть без риска. Во-вторых, безопаснее зачитывать обязательства, по которым наступил срок исполнения. В-третьих, зачет не должен быть запрещен законом и договором (ст. 410 ГК). Например, нельзя проводить зачет, если трехлетний срок исковой давности по требованиям истек (ст. 411 ГК).

По закону заявления одной стороны достаточно, чтобы провести зачет. Вам не потребуется согласие контрагента. Достаточно будет того, что направите заявление о зачете контрагенту, а тот его получит (п. 4 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65).

Но при одностороннем зачете есть риск, что контрагент с ним не согласится. Например, когда между сторонами идет спор о сумме долга. В таком случае лучше оформить зачет двусторонним соглашением (ст. 421 ГК). Как на образце 2.

3. Просьба оплатить на счет другой компании

Бывают случаи, когда компании временно не могут воспользоваться своим счетом. Например, временно не работает Клиент Банк или нет денег на счете. Тогда просят должников перечислить деньги не напрямую, а другим организациям. Такая операция не противоречит закону. Направьте письмо покупателю, если хотите, чтобы он перечислил оплату не на ваш счет, а третьему лицу. Составить его можно в свободной форме, например, как на образце 3.

Если покупатель выполнит просьбу поставщика и перечислит деньги на счет другой организации, он исполнит свои обязательства по оплате товаров.

Поставьте в письме подпись и печать, если она есть. Иначе контрагент может отказать вам в просьбе на том основании, что документ неверно оформили. Чтобы потом ему не пришлось доказывать в суде, что свой долг он погасил (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 23.07.2015 № Ф08-5037/2015 по делу № А63-2526/2014).

4. Письмо контрагенту, который долго не возвращает документы

Контрагенты не всегда вовремя возвращают акты по работам, услугам или товарные накладные. Иногда забывают или не находят времени подписать, а иногда, чтобы продлить срок для оплаты. Ведь, как правило, платят контрагенты только после подписания документов с обеих сторон.

Если документы контрагент не возвращает уже долго, направьте ему письмо с требованием прислать бумаги или письменно отказаться от их подписания. Письмо составьте в свободной форме. В нем укажите реквизиты документов и срок, в течение которого вы требуете вернуть их. Как на образце 4.

5. Запрос о расхождениях по счетам-фактурам

Налоговики регулярно присылают автотребования пояснить расхождения между данными продавца и покупателя в декларациях по НДС. Организация обязана ответить на требование в течение пяти рабочих дней со дня получения. Или налоговики выпишут штраф — 5000 тыс. руб. (ст. 129.1 НК). От пояснений зависит, доначислят ли инспекторы компании налоги, штрафы и пени по проверке.

Самая проблемная ситуация, когда покупатель заявил вычет по счету-фактуре, а продавец не отразил этот счет-фактуру в декларации по НДС. В этом случае в автотребовании налоговики указывают код ошибки 1. Если такое расхождение не устранить, налоговики потребуют от покупателя сдать уточненку и убрать вычеты. Поэтому если вы, как покупатель, получили автотребование с кодом 1, направьте контрагенту письмо с просьбой пояснить расхождения. Образец 5. В письме попросите контрагента сдать уточненку, если он вообще не отразил счет-фактуру в декларации.

Если контрагент ответит, что исправит ошибку, то в пояснениях на автотребование подтвердите, что вы отразили счет-фактуру верно. В случае если продавец отказывается устранять расхождения, обсудите с директором, как действовать. Первый вариант — вы можете сдать уточненку и убрать вычет. Второй вариант — не сдавать уточненку, а в случае спора доказывать налоговикам, что заявили вычет правомерно.

6. Письмо об уточнении платежа

Ошибки в поле «Назначение платежа» в платежке не всегда безобидны. Приводят не только к спорам между контрагентами, но и к налоговым доначислениям. Иногда бухгалтер создает платежное поручение на основе старой платежки. И забывает поменять в назначении платежа номер договора, сумму НДС или указать, что перечисляет аванс.

К примеру, покупатель перечислил оплату за отгруженные товары, но в платежке указал неверный договор, по которому товары не получал. Если налоговики это обнаружат, то могут посчитать, что сумму перечислили в счет аванса по новому договору, и начислят продавцу НДС с этой суммы. Или покупатель перечислил аванс, но перепутал номер договора. Есть риск, что контрагент не отгрузит товары, так как за эту поставку оплаты не было. Особенно часто возникают споры, если предыдущие поставки не полностью оплачены.

Избежать последствий можно, если по согласованию с контрагентом изменить назначение платежа. Напишите письмо контрагенту, в котором укажите реквизиты платежного поручения и верное назначение платежа, как в образце 6.

Чтобы подстраховаться, сообщите об уточнении в банк. Банк может не отреагировать на такое письмо. Но зато в споре с налоговиками компания сможет подтвердить, что уведомила банк об изменении ошибочного назначения платежа. Уточняющее письмо в банк можно составить в произвольной форме. В нем укажите реквизиты изменяемого платежного поручения: номер, дату, сумму, реквизиты плательщика и получателя. Желательно, чтобы заверили заявление те же лица, которые подписывали платежку.

7. Письмо о переносе оплаты в счет другой поставки или договора

Осторожно

Налоговики считают все неясные платежи авансами в счет будущих поставок. Чтобы избежать доначислений, пропишите порядок зачета платежей в договоре, соглашении или письме.

По закону продавец обязан зачесть платеж в счет погашения того обязательства, которое покупатель указал в платежке или в письме, направленном сразу после оплаты (ст. 319.1 ГК). Но иногда это сделать невозможно, потому что неясно, какую поставку оплатил покупатель.

Чаще всего так происходит, когда продавец заключает с покупателем рамочный договор с периодической оплатой, по которому отгружает товары на основании заявок, дополнительных соглашений или спецификаций. Это удобно — не нужно каждый раз согласовывать и подписывать многостраничный документ. Но есть в этом свой недостаток. Покупатель, когда оплачивает товары, иногда не указывает в платежке, за какую конкретно поставку перечисляет деньги. Или по ошибке ссылается на уже оплаченную поставку, а нередко просто путает номер товарной накладной. В таком случае между продавцом и покупателем возникают споры о том, какая поставка оплачена, а какая — нет. Опаснее всего разногласия о том, перечислил ли покупатель аванс или заплатил за уже отгруженные товары. Ведь если деньги поступили в счет будущих поставок, компания должна заплатить НДС с предоплаты.

Бывает, что покупатель заплатил больше, чем должен. Тогда продавец должен зачесть разницу в счет оплаты долга по предыдущим поставкам. Но не любого, а того, который возник раньше (ст. 522 ГК).

Чтобы избежать споров с контрагентом, сообщите ему, как именно будете засчитывать платежи в случае ошибок в платежках. Это можно прописать в договоре или письме. Например, как на образце 7. Попросите контрагента письменно ответить согласием на письмо. Так стороны договорятся о зачете платежа в счет той или иной оплаты.

Полезная таблица Скрыть Еще четыре письма от контрагента, которые защитят компанию от доначислений

Чек-лист для проверки Скрыть Что запросить у будущего контрагента, прежде чем заключать договор

Запросите у контрагента эти документы и храните вместе с договором. Предоставите налоговикам, если у них возникнут сомнения в реальности сделки и добросовестности контрагента.