Порядок предоставления документации по 223 фз

Запрос на разъяснение закупочной документации в рамках 223-ФЗ представляет собой процедуру взаимодействия между заказчиком и поставщиком в процессе проведения закупки. С июля 2018 года начали действовать новые правила предоставления таких пояснений: в частности, сроки для подачи вопросов, их содержание и направление ответа от заказчика.

Какие изменения произошли в 2018 году

Согласно ч. 5 ст. 4 223-ФЗ, при осуществлении закупок (кроме закупок у единственного поставщика, исполнителя или подрядчика и закупок, проводимых закрытым способом) в ЕИС размещаются сведения о закупке, извещение о проведении конкурентной закупки и прочая информация по ч. 15, 16 ст. 4 223-ФЗ.

До июля 2018 года 223-ФЗ никак не регламентировал процедуру поступления и предоставления запросов на разъяснение закупочной документации. Заказчики должны были разработать правила самостоятельно и закрепить их в Положении о закупках. Теперь правила изменились, и заказчики обязаны привести свои положения в соответствие с законодательными поправками. До внесения изменений они могли следовать старым правилам. Согласно поправкам, установлена обязанность заказчиков прописывать сроки и порядок предоставления разъяснений документации по п. 11 ч. 10 ст. 4 223-ФЗ.

В Положении о закупке заказчик может дополнительно прописать способ передачи запроса на разъяснение закупочной процедуры: в письменной форме, в электронном виде с указанием почты или ЭТП, а также способ отправки разъяснения документации (в письменной форме и по факсу).

В какие сроки участник закупок может отправить запрос

При отправке запроса на разъяснение участникам следует руководствоваться 223-ФЗ и Положением о закупках.

Запрос направляется в электронном формате на почту, которая указана заказчиком в качестве контактной. Также участники могут отправлять их почтой или курьером для получения гарантии ответа на него. Ведь при отправке на электронную почту нередко возникают технические сбои.

Согласно положениям 223-ФЗ, госзаказчик может не отвечать на те вопросы, которые поступили с нарушением срока, то есть если до окончания приема заявок осталось менее 3 рабочих дней. При этом по своему усмотрению он все же может подготовить ответ. Но если поставщик уложился в сроки, а ответ от госзаказчика так и не поступил, участник может обжаловать его действия в контролирующих инстанциях.

Сроки рассчитываются с учетом правил, которые содержит Гражданский кодекс в ст. 191. Сроками поступления вопросов считается дата, которая следует за датой поступления письма. Например, если получение заявок от участников завершается 11 июня, то последний день для подачи запроса – 7 июня.

Официальная форма отправки вопроса законодательно не предусмотрена. Но заказчик вправе разработать ее и утвердить в Положении о закупках.

Просьба на дачу разъяснений от участника закупки передается по следующему алгоритму:

1. Участник внимательно изучает закупочную документацию.
2. Формулирует вопросы для пояснения отдельных пунктов закупки.
3. Готовит и заполняет бланк (при наличии такового).
4. Передает запрос одним из указанных способов: курьером, почтой, ЭТП и пр.
5. В случае непоступления ответа на запрос в положенные сроки поставщик может пожаловаться на заказчика в территориальное подразделение ФАС.

При этом передача своевременного ответа на просьбы участников лежит в интересах заказчика, так как если участник закупки неправильно поймет отдельные пункты документации и не получит разъяснения до окончания приема заявок, то может поставить не тот товар, потребность в котором испытывает компания.

При проведении процедуры на ЭТП весь документооборот производится средствами электронной торговой площадки.

Участнику закупки необходимо подать запрос на разъяснения закупочной документации через личный кабинет на ЭТП. Его не смогут увидеть другие участники закупочной процедуры, но с ответом они вправе ознакомиться. Через интеграцию с ЕИС ответ автоматически публикуется и там.

Порядок предоставления разъяснений

Запрос на разъяснение положений закупочной документации и ответ на него предоставляются по следующему алгоритму:

1. После поступления запроса на электронную почту заказчик оценивает, уложился ли участник в сроки для подачи заявок. Если осталось более 3 рабочих дней, то заказчик обязан предоставить ответ. В ответе заказчик может уточнить условия закупки: конкретизировать сроки, способы доставки и объемы поставки товаров и услуг и пр.
2. Заказчик готовит ответ на поступивший запрос по закупке в рамках 223-ФЗ. В тексте ответа прописывается вопрос от участника. При этом информация об участнике, который направил запрос, в ответе не указывается. Ответ должен быть четко сформулирован и быть понятен для участников. Если в процессе рассмотрения вопроса были обнаружены неточности и ошибки, который допустил заказчик при подготовке закупочной документации, то заказчик может внести в нее изменения.
3. После поступления просьбы и подготовки ответа он подлежит обязательной публикации в ЕИС в течение 3 дней (согласно ч. 3 ст. 3.2 223-ФЗ). Такие разъяснения размещаются в открытом доступе, чтобы исключить дублирования запросов со стороны других участников. Информация будет доступна всем желающим в разделе «Разъяснения и изменения».

Согласно решениям УФАС, можно сделать вывод, что госзаказчик в первую очередь направляет ответ в ЕИС, а не передает ответ участнику закупки. Это делается для соблюдения принципов информационной открытости, справедливости и отсутствия дискриминации.

Заказчик при получении запроса на разъяснение документации в электронном виде также должен в установленные сроки предоставить участнику ответ на запрос по следующему алгоритму:

1. Заказчик находит в личном кабинете закупку, в отношении закупочной документации которой был направлен запрос участника.
2. Выбирает опцию на ЭТП «Сведения о закупке».
3. Среди указанных лотов выбирает «Изменения и разъяснения».
4. Выбирает «Внести разъяснения..».
5. Далее заказчик формирует ответ с указанием темы разъяснения, сведений о предмете закупки, даты поступления запроса, даты принятия решения и пр.

Таким образом, запрос на дачу разъяснений между участником и заказчиком исключает возникновение сговора между ними выступает законным способом общения. Разъяснения способствуют более четкому и подробному раскрытию принципов информационной открытости, равноправия и отсутствия дискриминации. При этом, согласно требованиям законодательства, положения документации не должны изменять предмет и существенные условия договора. Согласно нововведениям с июля 2018 года по ст.3.2 223-ФЗ, в течение 3 дней с даты поступления запроса заказчик должен разъяснить положения документации, а запросы от участника закупки принимаются как минимум за три дня до окончания приема заявок. После указанных сроков заказчик не обязан публиковать разъяснения.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Для чего нужен документ

Образец извещения о закупке по 223-ФЗ в обязательном порядке готовится заказчиками в составе закупочной документации и является неотъемлемой ее частью (ч. 8 ст. 4 223-ФЗ). Неразмещение информации влечет наступление административной ответственности и штрафных санкций (ч. 5 ст. 7.32.3 КоАП РФ).

Процесс формирования и публикации регламентируется ст. 4 223-ФЗ.

В какие сроки размещать в ЕИС

По правилам ч. 5 ст. 4 223-ФЗ, извещение либо изменения, вносимые в него, документация закупки у единственного поставщика по 223-ФЗ публикуются в ЕИС наравне с прочими приложениями. Документы о госзакупках, содержащих государственную тайну либо сведения по п. 16 ст. 4 223-ФЗ, публикации не подлежат.

Заказчик также вправе не размещать в ЕИС сведения по следующим заказам (ч. 15 ст. 4):

• до 100 000 руб. и до 500 000 руб. (в случае если объем выручки за истекший год превышает 5 млрд руб.);
• по различным банковским и финансовым услугам — привлечение денег во вклады, получение кредитов и займов, открытие и ведение счетов, услуги депозитариев и проч.;
• по договорам купли-продажи, аренды (субаренды), договорам доверительного управления с государственным, муниципальным имуществом.

Извещение о закупке у единственного поставщика 223-ФЗ также подлежит размещению в ЕИС на общих основаниях. В соответствии с п. 3 ч. 19 ст. 4, ч. 2 ст. 4.1, закупка у единственного поставщика 223-ФЗ 2019 года и последующих периодов может проводиться, когда НМЦД — не более 100 000–500 000 руб. или когда госзаказ осуществляется по итогам несостоявшихся конкурентных процедур. Остальные ситуации в законе не оговариваются.

Если НМЦД не превышает 100 000 или 500 000 р. для крупных сделок, и если договор с единственным поставщиком заключается по факту несостоявшихся процедур, извещение о закупке у единственного поставщика по 223-ФЗ не размещается.

Как составлять извещение в 2019 году

Изменения в 223-ФЗ в 2019 году вступили с 01.07.2018 — начал действовать ряд правил 505-ФЗ от 31.12.2017. При подготовке документа заказчик должен руководствоваться обновленными положениями ч. 9 ст. 4 223-ФЗ, которая регламентирует его содержательную часть.

223-ФЗ: сроки размещения извещения

Представим срок размещения извещения о закупке по 223-ФЗ в таблице:

Способ закупки

Срок подачи заявок

Сейчас

После 01.07.2018

По общему правилу для всех госзакупок Если закупка проводится среди СМП

Не меньше 20 дн. до окончания подачи заявок.

Размещается в ЕИС не менее чем за 15 дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в конкурсе.

Не менее чем за 7 дн., если начальная НМЦД не превышает 30 млн руб. Не менее чем за 15 дн., если начальная НМЦД превышает 30 млн руб.

Не меньше 20 дн. до окончания подачи заявок.

Размещается в ЕИС не менее чем за 15 дней до даты окончания срока подачи заявок на участие в аукционе.

Не менее чем за 7 дн., если начальная НМЦД не превышает 30 млн руб. Не менее чем за 15 дн., если начальная НМЦД превышает 30 млн руб.

Публикуется не менее чем за 5 рабочих дней до дня истечения срока подачи заявок на участие в запросе котировок.

Не менее чем за 5 раб. дн. до дня проведения такого запроса предложений.

При этом НМЦД не должна превышать 15 млн руб.

Публикуется не менее чем за 7 рабочих дней до дня проведения такого запроса.

Не менее чем за 4 раб. дн. до дня проведения такого запроса котировок.

При этом НМЦД не должна превышать 7 млн руб.

С 01.07.2018 в сведения о госзакупке необходимо включать следующую информацию:

1. Выбранный заказчиком способ торгов.
2. Полное (краткое) наименование заказчика, юридический, фактический адрес, номер телефона и электронную почту.
3. Предмет договорных отношений и количественные характеристики объекта заказа.
4. Адрес места поставки.
5. Данные о НМЦК или цене лота.
6. Порядок предоставления закупочной документации, в том числе дата и место ее предоставления, а также размер и срок внесения оплаты за предоставление ЗД, если такое условие установлено заказчиком.
7. Сроки и место рассмотрения предложений, поступивших от потенциальных поставщиков, а также дата подведения итогов заказа.

Заказчик также имеет право вносить иную информацию в извещение, если это не противоречит его положению о закупке.

Для внесения изменений в извещение о закупке заказчик должен разместить скорректированный документ в ЕИС в течение 3 дней с момента принятия решения об изменении (ч. 11 ст. 4). Если заказ предполагает торговые процедуры, и изменения внесены позже, чем за 15 дней до момента окончания подачи заявок, то такой срок должен быть продлен таким образом, чтобы с момента размещения в ЕИС изменений до даты окончания подачи заявок было не менее 15 дней.

Вся информация об осуществляемом заказе должна полностью соответствовать сведениям закупочной документации (ч. 8 ст. 4).

Как работать с шаблонами извещений

Заказчик может воспользоваться уже сформированными шаблонами извещений. Для этого ему нужно войти в свой личный кабинет в ЕИС и выбрать в меню раздела «Справочник» параметр «Шаблоны извещений».

Откроется соответствующий справочник, в котором можно создать новый шаблон или найти в справочнике уже имеющийся образец для конкретного способа закупки с указанием даты последнего изменения.

Если специалист хочет воспользоваться ранее сформированным шаблоном, он должен ввести в поисковую строку определенные параметры и найти искомый регистр. Если заказчику нужно создать новый шаблон, то ему надлежит выбрать действие «Создать шаблон».

В форму вводится наименование и способ заказа. В строке можно указать только те способы закупки, которые доступны для 223-ФЗ. После определения первоначальных данных нужно нажать кнопку «Сохранить» и продолжить вводить необходимые сведения во все доступные вкладки.

После того как вся информация по шаблону будет введена, пользователь сохраняет и закрывает документ. Шаблон извещения готов.

Созданные ранее шаблоны можно редактировать, выбрав соответствующее действие в контекстном меню. Данные при редактировании вносятся во все вкладки так же, как и при создании формы, затем сохраняются и документ закрывается. При необходимости шаблон извещения можно скопировать (дублировать) или удалить. Эти действия также доступны в контекстном меню.

Порядок публикации извещения по 223-ФЗ

Разберемся, как создать извещение в ЕИС.

Сам документ формируется непосредственно в личном кабинете заказчика с помощью функционала Единой информационной системы (ПП РФ № 908 от 10.09.2012).

При формировании извещения в личном кабинете заказчика можно воспользоваться ранее созданным шаблоном, указав на соответствующую команду, или ввести данные о проводящейся закупке вручную.

В первой вкладке вводится общая информация о заказе — наименование и способ закупки, требования к участникам закупки и контактная информация о заказчике. Для госзаказов, проводящихся в электронной форме, появляются строки для указания наименования и адреса электронной площадки. Название площадки выбирается из предложенного списка, адрес в интернете заполняется автоматически.

После введения данных на первой вкладке форму нужно сохранить и нажать «Далее» для перехода на вторую вкладку.

Теперь специалист заполняет требуемые сведения в разделе «Порядок проведения процедуры». Информация вносится на основании выбранного способа закупки.

Если госзаказ осуществляется в электронном виде, то открывается специальная форма для заполнения данных об электронной закупке.

Далее заполняется перечень лотов госзакупки. Все лоты можно редактировать или удалять при необходимости.

Добавить лот можно в разделе «Список лотов». Доступные варианты:

Для примера выберем параметр «Лот для одного заказчика». Откроется окно для формирования лота. В документ поочередно вводятся все данные о лоте — его номер, наименование предмета заказа, сведения о НМЦД, валюте и порядке формирования цены договора, информация о приобретаемых товарах, работах, услугах, в том числе ОКВЭД и ОКПД2, объем заказа и единица измерения. Затем сведения сохраняются и добавляется следующий лот.

Лоты также можно сформировать и на основании позиций плана закупок, выбрав соответствующий способ создания сведений.

Для этого пользователь выбирает план закупок и вводит в поисковую строку данные о конкретном заказе.

После введения всех лотов специалист сохраняет форму и переходит на вкладу «Документация».

Здесь указывается срок, место и порядок предоставления документации, а также прикрепляются необходимые документы заказа.

После ввода всех сведений извещение готово к публикации. Специалист выбирает действие «Разместить», система производит проверку на нарушения.

Если ошибок и нарушений нет, извещение публикуется и попадает в открытую часть ЕИС.

Расскажем о том, какие документы могут запрашивать заказчики в рамках торгов по 223-ФЗ, как их оформлять и какие стоит подготовить заранее.

Не бойтесь участвовать в торгах по 223-ФЗ

В 2017 году заказчики по 223-ФЗ разместили в ЕИС закупок на 27,2 трлн руб., что в 3,5 раза больше, чем по 44-ФЗ за этот же период. Однако специалисты по сопровождению торгов часто сталкиваются с тем, что клиенты (в основном, небольшие организации) предпочитают участвовать в закупках по 44-ФЗ, так как к закупкам по 223-ФЗ сложнее готовиться — заказчики могут требовать большой пакет документов, который не собрать в срок.

Мы рекомендуем участвовать во всех закупках, если у компании есть силы выполнить условия технического задания, соответствующий опыт и квалификация. Отказываясь от более сложных закупочных процедур, вы упустите шанс заработать на закупках, где есть реальные шансы на победу.

Чем чаще организация участвует в закупках по 223-ФЗ, тем проще ей дается подготовка заявок. В большинстве своем заказчики требуют одни и те же документы, поэтому подготовив полный пакет документов 2-3 раза, в следующий раз вы сделаете это гораздо быстрее.

Рекомендации по оформлению документов

Общие рекомендации подготовки документов для регистрации на площадках и подготовке заявок в рамках 223-ФЗ такие:

1. Все документы должны иметь четко читаемый текст.
2. Один файл = один документ.
3. Предпочтительный формат для большинства заказчиков — PDF.
4. Документы не должны быть слишком “тяжелые”, так как некоторые торговые площадки устанавливают ограничения на размер файлов, которые можно прикреплять к заявке.
5. Для уменьшения или преобразования файлов рекомендуем пользоваться специализированными сайтами. Например, есть бесплатный сервис https://www.ilovepdf.com/.
6. Пользуйтесь сервисами по формированию справок и других документов в электронной форме. Подробнее об этом расскажем далее.

Документы следует пронумеровать перед подачей. Если есть опись, нумерация файлов должна ей соответствовать.

Так будет выглядеть хорошо читаемая и правильно оформленная опись:

Какие документы иметь под рукой?

Для оперативной регистрации на коммерческих площадках вам потребуются:

1. Выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП . Для электронных торгов подойдет выписка в электронной форме, подписанная квалифицированной подписью ФНС. Можно не ходить по старинке в ближайшее отделение ФНС за выписками, а зарегистрироваться в специальном сервисе на сайте налоговой и заказывать электронные выписки. Формирование документа бесплатно и занимает 5-10 минут.

Устав . Это должна быть отсканированная копия оригинала с синей печатью ФНС. Нужны все страницы с хорошо читаемым текстом вместе с прошивкой. Необходимо прикладывать последнюю редакцию устава, а если в устав были внесены изменения, то подготовьте и листы изменений.

Решение о назначении руководителя (не приказ). Для ИП потребуется цветной скан всех страниц паспорта с 1-й по 20-ую. Также потребуется доверенность на представителя, если электронная подпись оформлена не на руководителя организации.

Банковские реквизиты организации. Если отдаете подготовку заявки на аутсорсинг или другому сотруднику организации, лучше подготовьте документ в формате Word с возможностью копирования. Если карточка организации будет в формате pdf, jpeg и т.д., будет больше шансов допустить ошибку при перепечатывании текста вручную.

Какие документы заказчики требуют чаще всего?

Общие документы Бухгалтерские документы Дополнительные документы

1. Документы для регистрации на площадках. Обращаем внимание, что в коммерческих торгах заказчики не обязаны заходить в данные вашей организации на площадке и извлекать документы оттуда. Все документы крепятся в заявке на участие.
2. Документы, связанные с вашей профессиональной деятельностью: лицензии, свидетельства, сертификаты качества, декларации и т.д.
3. Декларация соответствия требованиям по СМП. Большинству заказчиков достаточно сведений из реестра субъектов малого и среднего предпринимательства. Получить их вы можете в любой момент, введя ИНН организации на сайте https://ofd.nalog.ru/
4. Свидетельство о государственной регистрации.
5. Свидетельство о постановке на налоговый учет.

1. Баланс и отчет о прибылях и убытках за финансовый год (иногда за 2-3 года), предшествующий году подачи заявки.
2. При использовании упрощенной системы налогообложения — Уведомление о применении УСНО и копию налоговой декларации по уплачиваемому налогу.
3. Сведения о среднесписочной численности работников.
4. Справка об исполнении обязанности по уплате налогов.
5. Справка об отсутствии задолженности по налогам.

   Эти справки желательно получать в ФНС заранее и обновлять раз в пару месяцев. Формирование справки займет от 5 рабочих дней. Некоторые заказчики принимают документы в электронном виде, но некоторые нет, поэтому лучше подстраховаться.

   Заказчики могут установить специальные требования к участникам по наличию опыта, квалификации, персонала. Как правило, участник вносит эту информацию в специальные формы, и при необходимости, прикрепляет подтверждающие документы к заявке.

1. Для подтверждения опыта поставок аналогичных товаров подойдут:
2. сканы договоров с контрагентами,
3. сканы актов выполненных работ или других закрывающих документов, подтверждающих отсутствие штрафов и пени.

Не спешите прикреплять все договоры с контрагентами, которые у вас есть. Часто в договоре есть пункт о конфиденциальности, а, следовательно, их нельзя передавать третьим лицам.

Подтверждение квалификации:

отзывы и рекомендательные письма,

сертификаты качества,

лицензии, разрешения, свидетельства.

Требования к персоналу. Могут запросить специальные разрешения и допуски, оформленные на работников, а также подтверждение стажа работы по специальности. Например, в закупке на перевозку заказчик может запросить цветные сканы водительских удостоверений.

Наличие материально-технической базы:

офисные и складские помещения (свидетельство о праве собственности, договор аренды),

транспортные средства (свидетельства о регистрации транспортных средств, договоры аренды ТС и т.д.),

документы на специализированное оборудование.

Выводы

Довольно сложно на 100% заранее подготовить пакет документов к любой закупке по 223-ФЗ. В статье мы описали большинство из того, что может потребоваться.

Не оттягивайте подготовку документов до последнего момента, чтобы успеть принять участие во всех торгах, которые вас интересуют.

Пользуйтесь бесплатными сервисами для формирования пакета документов, экономьте свое время.

Формируйте пакет документов так, чтобы заказчик мог сразу определить, где какой файл. Заказчик больше будет придираться к тем заявкам, где все документы разных форматов, перевернуты, идут вразнобой и т.д.

Напомним, что у некоторых коммерческих заказчиков в документации может быть установлена опция «дозапроса» недостающих документов. То есть они вправе запросить их по своему желанию или просто отклонить заявку, если участник забыл доложить хотя бы один документ.