Приказ о составлении номенклатуры дел образец

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

• номер и дату создания приказа;
• наименование организации;
• сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
• список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания. Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо. При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Зачем нужен приказ об утверждении номенклатуры дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установлено, что в обязательном порядке все предприятия, государственные органы, индивидуальные предприниматели должны обеспечить сохранность всех документов, которые имеются, а так же тех которые относятся к личному составу, в соответствии с утвержденными сроками. Для соблюдения требований по срокам необходимо предприятиям в своих нормативных актах прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, кто будет ответственным за это, произвести классификацию по срокам их хранения и т.д.

Для того, что бы начать формировать систему номенклатуры дел, с начало необходимо издать приказ руководителем предприятия. Приказу должен быть присвоен номер согласно разработанной номенклатуре. Данный документ заверяется подписью руководителя и гербовой печатью. Приказ храниться на предприятии в течении определенного времени.

Кто составляет приказ

Составление номенклатуры обычно осуществляется отделом делопроизводства. А составление приказа об утверждении номенклатуры дел занимается или юрист, или кадровый работник, или секретарь предприятия. То есть простыми словами, той человек, который наделен правами, а так же имеет навыки и знания по составлению распорядительных документов.

Важно. Вне зависимости от того, кто составил приказ, он в обязательном порядке должен быть завизирован руководителем предприятия. Без этого он не имеет никакой юридической силы

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В течение, какого срока действует приказ?

Приказ составляется на тот срок, в течение, которого действует номенклатуре дел, обычно он составляет один год. Но иногда бывают случаи, что этот срок может, как увеличиваться, так и уменьшаться.

Основные правила составления приказа об утверждении номенклатуры дел

Законодательством не разработано и не утверждено единой формы, а так же стандартов по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел. Поэтому предприятиям разрешено составлять его в произвольной форме, или по образцу, только для этого его необходимо разработать и утвердить в учетной политики предприятия.

Независимо от того, какой способ выберет предприятие по составлению приказа об утверждении номенклатуры дел, он должен содержать обязательные параметры, а именно:

• Номер и дату, когда составлялся приказ;
• Полное наименование предприятия;
• Сведение об утвержденной номенклатуре: ее номер, год на который она составляется, а так же другие данные, если в них есть необходимость;
• Указываются ответственные лица, которые отвечают за исполнение данного приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Важно. Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.

Основные правила оформления приказа об утверждении номенклатуры дел

На сегодняшний день не существует строгих правил по формированию приказа об утверждении номенклатуры дел. Предприятие самостоятельно в произвольной форме формируется или в рукописном виде, или в печатном виде. Приказ оформляется на листе А4 или А5 , так же можно оформить на фирменном бланке предприятия.

К сведению: приказ должен иметь оригинальную подпись руководителя предприятия или лица его замещающего.

Печать на приказе не обязательно, так как это считается внутренним документом предприятия. Но при необходимости печать проставляется. С 2016 года законодательством отменено использовать печать и штампы юридическому лицу.

Приказ храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами в течение всего периода его действия. После того, как приказ утратил свое действие, он должен быть перенаправлен в архив предприятия и храниться там, на протяжении всего времени, которое отведено для хранения. После истечения срока хранения в архиве приказ необходимо утилизировать по специальному разработанному порядку.

Образец составления приказа утверждения номенклатуры дел

Приказ состоит их трех частей, рассмотрим подробно каждую в виде таблице:

Наименование части приказа	Какая информация указывается в каждой части приказа
Первая часть, иными

словами «шапка»

Полное наименование предприятия, на котором создается приказ;

Проставляется номер приказа согласно внутреннему документообороту;

Дата составления приказа;

Наименование населенного пункта, где составляется приказ.

Основная часть С начало указываются основание для приказа, то есть необходимо указать конкретную цель приказа;

После слова «Приказываю» перечисляются факты отдельными пунктами, где даются указания начальникам структурных подразделений, а так же назначается ответственное лицо, которое будет отвечать за исполнения приказа. Данный приказ можно расширить путем добавления дополнительных распоряжений. Например, если действует предыдущий приказ по номенклатуре его можно в данном приказе отменить.

Заключительная часть В данной части приказа руководитель компании заверяет своей подписью составленный приказ , а так же лица назначенные ответственными за его составления.

Пример составленного приказа утверждения номенклатуры дел

ООО «Мебельный дом»

Об утверждении номенклатуры дел на 2018 год

19.12.2017 г. Краснодар

Для реализации законодательно установленных норм по содержанию и хранению документов, а так же систематизации их учета

1. Утвердить номенклатуру дел ООО «Мебельный дом» и ввести его в действие с 01.01.2018 года;
2. Руководителям отделов, а так же структурных подразделений формировать дело, в соответствующему утвержденному порядку и действующей номенклатуре;
3. Контроль за исполнения приказа возложить на секретаря-делопроизводителя Шестакову Оксану Викторовну.

Директор ООО «Мебельный дом» Ширяев Ширяев К.С.

С приказом ознакомлена Шеставкова Шестакова О.В.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос №1 Что представляет собой номенклатура дел?

Ответ: Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Вопрос №2 Какое предназначение номенклатуры дел?

Ответ: предназначение номенклатуры дел заключатся в том, что предприятия с помощью номенклатуры дел производиться упорядоченность всей документации в соответствии срокам хранения, а так же других общих признаков.

Вопрос №3 Кем составляется приказ об утверждении номенклатуре дел, какой порядок его составления?

Ответ: Приказ составляется или юридическим сотрудником, или кадровым сотрудником , или секретарем предприятия, но при это он должен обладать определенными знаниями и умениями по составлению приказа. Приказа составляется в произвольной форме, так как законодательством не предусмотрено каких либо стандартов по составлению приказа. Его можно составить на на листе А4, А5 или на фирменном бланке. Параметры, которые необходимо соблюдать при составлении приказа таковы: полное наименование предприятие, номер и дату приказа, цель приказа, назначаются ответственные лица за выполнение данного приказа. Так же необходимо заверить приказ подписью руководителя предприятия.

Вопрос№4: Если создается новый приказ, но при этом еще действует старый приказ по номенклатуре, как можно отменить старый приказ?

Ответ: Если на момент составления приказа об утверждении номенклатуры на новый календарный год действует предыдущий приказ, тогда его необходимо отменить составленном новом приказе. Например, внести в новый приказ такой пункт, в котором будет говориться об отмене действия предыдущего приказа.

Приказ об утверждении номенклатуры дел – образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя. О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел?

Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом. Например, для акционерных обществ таким актом является постановление ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс, которым утверждается Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Для того чтобы выполнить это требование законодателя, организации должны прописать порядок формирования системы номенклатуры дел, назначить ответственных лиц, уточнить классификацию документов в соответствии со сроками их хранения и т. д.

Начинать организацию системы номенклатуры дел лучше всего с издания приказа руководителя предприятия. Приказ, которому присваивается номер в соответствии с разработанной в организации системой нумерации приказов по общей деятельности, должен быть заверен подписью уполномоченного лица и гербовой печатью. Хранится документ, как правило, на предприятии.

ДЛЯ СПРАВКИ: в соответствии с п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, номенклатура утверждается на календарный год. Это означает, что приказ, утверждающий ее, должен быть издан в конце года, предшествующего тому, на который она принимается.

Составление приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать форму приказа

Приказ, как правило, печатается на фирменном бланке организации, в котором указываются название предприятия, его ИНН, ОГРН, юридический и фактический адреса. Если бланка нет, вышеуказанную информацию размещают в середине верхней части листа.

Далее посередине пишется слово «Приказ», под которым ставится его порядковый номер и дата принятия. Далее идет название документа — например, «Об утверждении номенклатуры дел на 2017 год».

Следующий шаг — составление преамбулы приказа. Ее можно сформулировать по-разному, например:

• «Во исполнение положений пункта 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"…»;
• «С целью оптимизации и обеспечения сохранности документов ООО "Весенний день"…»;
• «Для обеспечения правильного формирования и учета дел…» и т. д.

Главное, отразить в преамбуле смысл издания приказа. Так как он утверждает номенклатуру дел на предприятии, текст преамбулы должен извещать именно об этом. Нами представлены примерные варианты, которые могут быть использованы при составлении приказа.

Далее пишется слово «Приказываю» и идет основной текст приказа, который лучше начинать с пункта об утверждении номенклатуры дел. Как правило, это формулировка типа «утвердить номенклатуру дел ООО "Весенний день" на 2017 год и ввести ее в действие с 01.10.2016».

Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру.

Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО "Весенний день" от 01.10.2015 № 186 "Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год"».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации. Образец приказа об утверждении номенклатуры дел вы можете найти на нашем сайте.