Содержание
График отпусков — обязательный для исполнения обеими сторонами трудовых отношений документ: как для работодателя, так и для работника. Он утверждается приказом руководителя на календарный год за две недели до наступления следующего за ним.
График отпусков (ст. 123 ТК РФ) устанавливает очередность отдыха работников организации на календарный год. В этой статье мы затронем вопросы заполнения и внесения изменений. Напомним только, что предварительно следует провести ряд мероприятий: сбор информации от подразделений, проверка и сведение данных в общую таблицу. На основании последней и составляется документ. Для упорядочения этого процесса лучше всего закрепить алгоритм составления документа в локальном правовом акте (внутреннем трудовом распорядке или отдельном приказе).
Чтобы подготовить график отпусков, пример заполнения на 2019 год которого мы приведем ниже, мы рекомендуем использовать удобную в обращении унифицированную форму № Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Шаг 1. Заполните поля «Наименование организации», ОКУД и ОКПО.
Шаг 2. В полях «Дата составления» и «На год» укажите соответственно текущую дату и год, на который составляется документ.
Шаг 3. В разделе «Утверждаю» укажите ФИО и должность руководителя организации.
Шаг 4. Переходим к самой таблице. Заполните каждую строку отдельно на каждого сотрудника: структурное подразделение, должность по штатному расписанию, ФИО и табельный номер.
Шаг 5. Заполните столбцы в блоке «Отпуск». Если сотрудник планирует несколько периодов отдыха, внесите каждый отдельной строкой. Например, это могут быть 2 периода по 14 дней и т.д. В поле «Запланированная дата» укажите желаемую дату ухода начала отдыха. «Фактическая дата» вносится после оформления приказа: совпадать с запланированной она будет, если сотрудник отдыхает по графику.
Шаг 6. Графа «Перенесение отпуска» заполняется в случае, если тот был перенесен по приказу, информация о котором вносится в графу «Основание (документ)», а в графу «Дата предполагаемого отпуска» вносится новая дата согласно приказу.
Шаг 7. В поле «Примечание» можно указывать рабочий период, за который предоставляется отдых, реквизиты приказа или причины переноса, если таковой был.
Для составления документа вы также можете использовать наш образец заполнения графика отпусков на 2019 год в формате Excel.
График — это прежде всего план, который часто разнится с реальностью, поэтому в течение года в него могут вноситься изменения или оформляться дополнения. Для этого нужно получить от работника письменное заявление, в котором он должен указать дату начала нового периода, а также причину переноса. На основании этого издается приказ в произвольной форме о внесении изменений в документ, а сами данные можно оформить таблицей по форме Т-7 как приложение к приказу.
Дополнения оформляются, если после утверждения принимаются новые сотрудники. В этом случае потребуется получить заявление с указанием желаемых периодов и дат отдыха. После чего издается приказ, а дополнения оформляются в виде таблицы по форме Т-7 как приложение к нему.
Оба заявления составляются в свободной форме.
Сотрудник имеет право просить об отдыхе вне плана, для этого он также пишет заявление в свободной форме по приведенному выше образцу. Работодатель принимает решение согласиться или отказать ему. Отметим, что согласие в этом случае является правом, а не обязанностью нанимателя. Однако существуют исключения — категории граждан, которым работодатель обязан предоставить отдых вне графика по их письменному заявлению.
Кроме того, работник может попросить работодателя об отдыхе без сохранения заработной платы, тоже вне установленного плана. В этом случае наниматель также может отказать, так как эта норма является правом, а не обязанностью, кроме тех категорий, кому его нельзя не предоставить (ст. 128 ТК РФ).
Оформляются оба случая так же, как и любые другие изменения.
Работника по инициативе работодателя можно отозвать из ежегодного отдыха (без сохранения заработной платы, учебный, по беременности и родам и другие – нельзя), но только с его согласия (ст.125 ТК РФ). Согласие оформляется письменно в виде уведомления от сотрудника, что он не возражает против отзыва.
После этого следует издание приказа на внесение изменений.
График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
Что отразить в графике | Комментарий |
---|---|
Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
ООО «Солнечный зайчик»
о составлении графика ежегодных отпусков
г. Москва 19.11.2018
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
При подготовке информации необходимо учесть:
– пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
– пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
– период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
– главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
– начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
– начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7 ):
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):
) указывается в зависимости от вида отпуска:
Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
---|---|---|
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | |||||||||||||||
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||||
1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6 |
8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48 |
Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:
В соответствии со статьей 123 ТК РФ , график следует утвердить за две недели до наступления нового года. Чтобы не ошибиться в заполнении, рекомендуем вам ориентироваться на представленный в статье график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно в конце статьи). Утверждение его в течение двух последних недель декабря будет являться нарушением трудового законодательства. Таким образом, для определения сроков отдыха работников на 2019 год его нужно утвердить не позднее 17.12.2018.
Существует унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (образец заполнения покажем далее), содержащаяся в альбоме унифицированных форм (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 01.01.2013 эти формы не являются обязательными к применению (п. 4 ст. 9 закона 402-ФЗ, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Каждое предприятие самостоятельно может разрабатывать первичку с обязательным включением в нее реквизитов, установленных п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Оформленную форму можно утвердить приказом руководителя, но достаточно будет и его подписи в поле «Утверждаю» формы Т-7.
Напоминаем, что в Трудовом кодексе РФ появилась статья 262.2 . В соответствии с ней работникам, у которых три и более детей до 12 лет, дается приоритетное право выбора времени отдыха. Поэтому, прежде чем распределять отпускные дни для всех сотрудников, нужно поинтересоваться, когда планируют отдыхать эти привилегированные работники.
Кроме того, дополнительные дни отдыха появились у сотрудников для прохождения диспансеризации (у «обычных» сотрудников — 1 день раз в 3 года, у предпенсионеров — 2 дня ежегодно) ( ст. 185.1 ТК РФ ). Графики диспансеризации определены Приказом Минздрава России от 26.10.2017 N 869н. В 2019 году имеют право пройти диспансеризацию граждане 2001, 1998, 1995, 1992, 1989, 1986, 1983, 1980, 1977, 1974, 1971, 1968, 1965 годов. Пока нет четких ведомственных указаний, нужно ли включать эти дни в график отпусков на 2019 год, но учесть это обстоятельство необходимо.
Форма должна утверждаться с заполненными столбцами 1–6. Рассмотрим, как составить график отпусков на 2019 год (образец заполнения рассмотрим пошагово). Для примера заполнения нами используется унифицированная форма Т-7 «График отпусков» (бланк, как уже упоминалось, взят из альбома унифицированных форм). Но можно использовать и график отпусков в Excel (шаблон на 2019 год дан для скачивания в конце статьи).
Заполняем поле «Наименование организации». Для этого прописываем полное наименование организации без сокращений.
При наличии профсоюза заполняем поле «Мнение выборного профсоюзного органа»: проставляется дата и надпись «Учтено». При отсутствии таковой указывается «Первичная профсоюзная организация не создана (или отсутствует)».
Присваиваем номер документу, дату составления, указываем, на какой год он составляется.
Заполняем столбцы 1–6: названия структурных подразделений, наименование должности, а также Ф.И.О. работников пишем, не сокращая. В 5-ом столбце цифрами указывается длительность в календарных днях. В гр. 6 ставят дату, с которой он начинается.
В случае если период отдыха делится на несколько частей, каждая часть пишется в отдельной строке.
Также можно в столбце 6 указывать продолжительность, а не дату начала.
Подписывает документ начальник отдела кадров.
После заполнения рассмотренных полей и столбцов необходимо утвердить документ. Можно сделать это на самом бланке документа — форма Т-7 содержит для утверждения специальное поле. А можно и издать приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год (образец ниже).
Так может выглядеть приказ «График отпусков на 2019 год»; образец заполнения, показанный выше, не является унифицированным, он может составляться в произвольной форме, но если вам нравятся наши формулировки, то скачать текст приказа в word можно в конце статьи.
Ознакомить с ним сотрудников можно под подпись в специальной ведомости. Также для ознакомления возможно дополнить график столбцом, где работники будут расписываться и проставлять дату ознакомления.
Столбцы 7–10 графика заполняются вручную в течение года по мере фактического ухода сотрудников на отдых. Если произошли изменения и время отдыха предоставляется не тогда, когда было запланировано, в графе 8 указывается основание для переноса — реквизиты приказа о переносе или заявление работника. В графе 9 указывают планируемую дату начала отдыха.
Итак, мы рассмотрели пошагово, как заполнить бланк графика отпусков на 2019 год; образец скачать бесплатно для использования в работе можно ниже.
График (оригинал) хранится обычно в отделе кадров в течение одного года (п. 693 Приказа 25.08.2010 № 558). Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания его делопроизводства. Значит, он хранится до 31.12.2019.
За отсутствие документа виновный может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа:
Также для юрлиц возможно приостановление деятельности на срок до 90 суток.
No related posts.