Программа проведения внутреннего аудита пример

Процедура № 06-ДП

Вы можете приобрести эту процедуру в формате документа pdf.

Ответственный за актуализацию: Менеджер по качеству

Версия документа: 01

1. Назначение

Настоящая документированная процедура предназначена для проведения внутренних аудитов СМК в подразделениях компании «KPMS».

2. Область применения

Требования данной процедуры распространяются на все подразделения, а также на всех должностных лиц компании «KPMS», принимающих участие во внутренних аудита СМК.

Рекомендуем приобрести :

3. Нормативные ссылки

ИСО 9000:2005 – «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

ИСО 9001:2008 – «Система менеджмента качества. Требования».

ИСО 19011:2002 – «Руководящие указания по проверке систем менеджмента качества и (или) охраны окружающей среды».

4. Термины, сокращения и условные обозначения

Термины и определения:

Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев (ИСО 9000:2005).

Аудитор – лицо, продемонстрировавшее личные качества и компетентность, необходимые для проведения аудита (ИСО 9000:2005).

Группа аудиторов – один или более аудиторов, проводящих аудит с привлечением (при необходимости) технических специалистов.

ДП – документированная процедура

СМК – система менеджмента качества

Условие принятия решения

Разветвление/объединение операций процесса

5. Описание процесса

5.1 Основные положения

Аудит СМК в компании «KPMS» проводится с целью:

• определить уровень соответствия СМК требованиям стандарта ИСО 9001:2008;
• определить уровень соответствия СМК требованиям внутренних нормативных документов.

Аудит может проводиться планово (на основании годового плана аудитов) и внепланово (на основании распоряжения генерального директора).

Периодичность проведения планового аудита должна составлять не реже 1 раза в шесть месяцев.

Ответственным за организацию аудитов является уполномоченный по качеству.

Ответственным за проведение аудитов является ведущий аудитор.

Годовой план внутренних аудитов разрабатывается и утверждается не позднее 20 декабря. Годовой план внутренних аудитов разрабатывает уполномоченный по качеству. При планировании внутренних аудитов СМК предусматривается обязательная проверка каждого из подразделений, каждого из процессов и каждого из требований ИСО 9001:2008.

Перед началом каждого аудита разрабатывается график аудита. График разрабатывается за неделю до даты проведения аудита.

Для проведения внутренних аудитов из числа сотрудников компании назначаются ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты. Кандидатуры ведущего аудитора и аудиторов определяются уполномоченным по качеству. Назначение ведущего аудитора и аудиторов осуществляется приказом генерального директора по личному составу. В приказе может указываться срок назначения. Если срок не указан, то ведущий аудитор (аудиторы) считается назначенным бессрочно и теряет свой статус аудитора только на основании приказа генерального директора о назначении нового ведущего аудитора (аудитора) или при увольнении из компании.

Технические специалисты назначаются (при необходимости) на каждый аудит по представлению ведущего аудитора. Назначение технических специалистов осуществляется в приказе по организации о проведении внутреннего аудита.

При составлении графика аудита распределение аудиторов и технических специалистов по объектам проверки должно исключать возможность проверки ими подразделений, в которых работают аудиторы и технические специалисты.

5.2 Схема проведения внутренних аудитов

Каждый из видов внутреннего аудита (плановый и внеплановый) в компании “KPMS” должен проводиться по следующей схеме.

По ходу проведения аудитных бесед аудиторы обязаны вести записи обнаружений аудита. Записи должны вестись в вопроснике по аудиту в графе «Обнаружения аудита».

По завершении аудитных бесед и исполнения графика аудита ведущий аудитор разрабатывает отчет по аудиту. Отчет по аудиту предоставляется генеральному директору. Если при проведении аудита обнаружены несоответствия, то при составлении отчета по аудиту оформляются листы несоответствий. Решение об устранении выявленных несоответствий принимает уполномоченный по качеству.

5.3. Классификация несоответствий

Каждому несоответствию, обнаруженному в ходе аудита присваивается категория. Категория несоответствия определяется аудиторами на основании консенсуса, однако окончательное решение о категории несоответствия остается за ведущим аудитором.

Для классификации несоответствии в компании «KPMS» принята следующая классификация несоответствий:

Характеристика несоответствия Категория несоответствия Требование стандарта ИСО 9001:2008 не внедрено критическое несоответствие Требование стандарта не реализовано в документации СМК и не выполняется в работе критическое несоответствие Разовое нарушение требования стандарта ИСО 9001:2008 или документации СМК в работе несоответствие Отсутствие документации, не влекущее прямого нарушения требования стандарта ИСО 9001:2008 несоответствие Отступление от требований документации СМК не влекущее за собой нарушение требований стандарта ИСО 9001:2008 замечание

5.4 Требования к аудиторам

Для проведения внутреннего аудита создается группа аудиторов. В группу аудиторов входят ведущий аудитор, аудиторы и технические специалисты (при необходимости).

Для назначения на роль ведущего аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

• Высшее образование;
• Общий стаж работы не менее 5 лет;
• Стаж работы в компании не менее одного года;
• Знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
• Знание методов проведения аудитов СМК;
• Обучение в области аудитов систем менеджмента по стандарту ИСО 19011:2002 подтвержденное свидетельствами (сертификатами).

Для назначения на роль аудитора кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

• Высшее образование;
• Общий стаж работы не менее 3 лет;
• Стаж работы в компании не менее одного года;
• Знание требований стандарта ИСО 9001:2008;
• Знание методов проведения аудитов СМК.

Для назначения на роль технического специалиста кандидатура должна удовлетворять следующим квалификационным требованиям:

• Высшее образование;
• Общий стаж работы по специальности не менее 6 лет;
• Стаж работы в организации не менее одного года.

6. Хранение, внесение изменений, рассылка

Хранение оригинала бумажной версии данной процедуры осуществляется в службе качества.

Хранение электронной версии осуществляется на сервере компании.

Архивирование устаревшей версии данной процедуры производится менеджером по качеству. Срок хранения архивной версии установлен в номенклатуре дел. По истечении срока хранения архивной версии она уничтожается.

Рассылка бумажных версий данной процедуры осуществляется в соответствии со списком рассылки. Список рассылки разрабатывает руководитель службы качества.

Внесение изменений в процедуру осуществляет менеджер по качеству.

Процедура внутреннего аудита на предприятии

В развитых странах особое внимание подразделений, влияющих на качество выпускаемой продукции или предоставляемой услуги, направлено на управление качеством на предприятии. Для лучшего взаимодействия и, следовательно, для более высокого результата на предприятиях разрабатываются и внедряются различные подходы к управлению качеством. Качество продукции, включающее в себя также новизну, технический уровень, отсутствие дефектов, надежность во время эксплуатации, является одним из главных средств конкурентной борьбы, завоевания и удержания позиций на рынке. Эффективный аудит качества на предприятии может значительно улучшить систему управления качеством, и в итоге поднять качество самой продукции.

Актуальность обоснована тем, что в настоящее время на российских предприятиях аудиту качества, проводимому силами самой организации, уделяется недостаточно внимания. А ведь именно внутренний аудит

Программа внутреннего аудита

Для разработки таких процедур внутренние аудиторы должны быть высококвалифицированными специалистами, досконально знающими бизнес-процессы предприятия, обладающими аналитическим складом ума, способными предусмотреть возможные нестандартные ситуации и найти способы их оптимального решения.

Аудиторские процедуры, применяемые при проверке производственной деятельности предприятий, основываются на организационной модели проверки и включают определение объектов, источников и методов проверки.

Какой программы нужно придерживаться при проведении аудита

Аудитором считают лицо, что имеет квалификационный аттестат и также входит в состав СРА.

СРА – некоммерческое предприятия, что создается на условиях членства, чтобы обеспечить условия выполнения аудиторских мероприятий. Понятия, с которыми вы столкнетесь при проведении процедуры:

1. система внутреннего контроля.
2. аудиторская процедура;
3. аудиторские заключения;
4. существенность и уровень существенности;
5. выборочная проверка;
6. аудиторские доказательства;
7. аудиторские риски;

Программа аудита – это один или несколько аудитов, что запланированы в конкретные сроки и направлены на достижение определенной цели. При составлении программы планируются действия, организуется проверка и т.

д. Функции аудита: Экспертная Проверяется отчетность предприятия – соответствуют ли формы тем, что были утверждены на законодательном уровне, правильно ли оформлены отчеты, правильно ли ведется бухучет, какое состояние внутреннего контроля

Внутренний аудит — гарантия улучшения деятельности предприятия

Собственники внедряют одну общую стратегию развития организации и управляют основными направления, а для решения мелких и повседневных задач, как правило, нанимают топ-менеджеров.

В таком случае на предприятии используется инструмент контроля состояния дел — внутренний или внешний аудит. Он позволяет собственникам получить полную и объективную оценку деятельности всей организации.

На внедрение внутреннего аудита в российских компаниях повлиял не меньше и Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011. Согласно статье 19, с начала 2013 года абсолютно все экономические субъекты должны проводить внутренний контроль хозяйственной деятельности.

Нюансы проведения внутреннего аудита на предприятии, его организация и оформление результатов

Чаще всего программа имеет персональную форму, учитывающую наиболее важные аспекты, подвергаемые контролю в конкретной компании.

• Подготовка детального плана аудита.
• Главная цель проведения внутреннего аудита.
• Область применения.
• Последовательность сбора информации.
• Подготовка необходимых документов.
• Данные о дополнительных документах.
• Перечень ответственных за применение.
• Нюансы подготовки итоговой отчетности.
• Описание процесса проведения аудита.
• График и периодичность контрольных проверок.
• Определения и сокращения.

У нас доступен для график-план проведения внутреннего аудита (пример).

План внутреннего аудита

Его целью является оценка работы СМК.

Аудиты проводятся не чаще одного раза в год.

В рамках плана внутренних аудитов СМК зачастую создают специальную группу, которая проверяет её эффективность – группа внутреннего аудита. Аудиторы – это высококвалифицированные специалисты, которые рассматривают такие вопросы, как проверка качества. Компетентность и независимость – это их два основных качества.

Их задача заключается в том, чтобы по установленному плану проверять работоспособность данной системы и составлять отчеты о результатах проверки с предложениями по корректирующим и предупреждающим действиям.

Программа аудита

Организация систем бухгалтерского учета, общее состояние бухгалтерского учета и отчетности и внутреннего контроля.2.1Изучить и дать краткую характеристику организационной структуры бухгалтерской службы.

Дать ответы на следующие вопросы:2.3Своевременно ли утверждена учетная политика.2.4Утвержден ли рабочий план счетов бухгалтерского учета.2.5Утверждены ли формы первичных учетных документов, по которым не предусмотрены типовые формы.2.6Утверждены ли формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности.2.7Определен ли порядок проведения инвентаризации активов и обязательств.2.8Определены ли правила документооборота и технология обработки

Планирование и проведение внутреннего аудита

Заполнение параметров аудита В Таблице 1 перечислены основные параметры, которые заполняются в Окне свойств аудита.

Параметр Назначение Номер Номер аудита. Вводится пользователем вручную. Название Название аудита. Цель аудита Описание цели проведения аудита.

Приказ Приказ, в соответствии с которым проводится аудит. Дата начала аудита план Планируемая дата начала аудита для Чернового и Запланированного аудита. Дата начала аудита факт Фактическая дата начала аудита (для Проведенного аудита).

Дата окончания аудита план Планируемая дата окончания аудита для Чернового и Запланированного аудита.

Дата окончания аудита факт Фактическая дата окончания аудита (для Проведенного аудита).

Область распространения аудита Область распространения аудита (например: Внутренний, Внешний, Аудит поставщика). Тип планирования аудита Тип планирования аудита (например: Очередной, Повторный, Внеплановый).

Образец СТП «Внутренние аудиты»

Система менеджмента качества.

Организация контроля технологическом дисциплины на производстве.

Стандарт предприятия. Система менеджмента качества.

Контроль проведения испытаний. Периодические и типовые испытания изделий и их составных частей. Организация проведения и оценка результатов.
Стандарт организации.

Система менеджмента качества. Система обучения и развития персонала.
Инструкция.

Система менеджмента качества.

Ответственность руководства. Анализ СМК со стороны Руководства
Инструкция.

Аудит СМК — цели и источники информации

Аудит системы менеджмента качества (СМК) — это систематический процесс получения сведений о функционировании СМК и ее соответствии критериям, установленным действующими стандартами.

Аудит СМК может быть:

• внешним — проверка проводится сотрудниками сторонних специализированных организаций;
• внутренним — проверка проводится сотрудниками службы качества аудируемого предприятия (подробности о службе внутреннего аудита вы найдете здесь).

Внутренний аудит системы менеджмента качества проводится с целью:

• своевременного выявления проблем и несоответствий в функционирующей на предприятии СМК;
• определения причин возникновения таких несоответствий и разработки методов их устранения;
• проверки эффективности корректирующих действий, выполненных по итогам ранее завершенных проверок;
• подготовки к внешнему аудиту для получения сертификата соответствия ИСО 9001 и другим стандартам.

Источниками информации в ходе такой проверки могут быть:

• личные беседы с работниками аудируемых подразделений предприятия;
• результаты самостоятельного наблюдения аудиторов за деятельностью работников, состоянием их рабочих мест, условиями труда и пр.;
• информация, полученная от потребителей по обратной связи;
• внутренние документы подразделения (отчеты, контракты, инструкции, калькуляции, конструкторская и технологическая документация и пр.);
• отчеты о проведенных аудитах и выполненных по их итогам корректировках, составленные ранее.

Принципы проведения внутреннего аудита СМК

Принципы проведения внутренних аудитов зафиксированы в ГОСТ Р ИСО 19011-2012. К ним относятся:

• беспристрастность: аудитор должен объективно оценивать полученные сведения и документы, формировать правдивые и точные отчеты;
• конфиденциальность: аудитор должен сохранять полученную им информацию в тайне от третьих лиц;
• профессиональная осмотрительность: аудитор должен быть прилежным, применять имеющиеся у него профессиональные знания по отношению к объекту проверки;
• независимость: аудитор должен самостоятельно принимать решения на основании полученных им сведений и не изменять их из-за стороннего влияния заинтересованных лиц;
• подход, основанный на свидетельстве: в связи с ограниченной продолжительностью времени, в течение которого должна быть проведена проверка, аудитор должен использовать выборки определенной информации с целью получения сведений о функционировании СМК в целом;
• целостность: деятельность аудитора должна соответствовать одновременно всем перечисленным выше принципам.

Порядок проведения внутреннего аудита

Процедура проведения внутренней проверки включает несколько стадий, идущих в следующем порядке:

1. Издание приказа о выполнении аудита (в нем указывается информация о проверяемом подразделении и составе аудиторской группы).
2. Составление и утверждение плана проверки.
3. Проведение членами аудиторской группы рабочего совещания.
4. Разработка рабочей документации для проведения аудита.
5. Уведомление проверяемого подразделения о грядущей проверке.
6. Проведение предварительного совещания с представителями аудируемого подразделения.
7. Проверка.
8. Итоговое совещание с представителями аудируемого подразделения.
9. Составление отчетной документации и ее рассылка заинтересованным лицам.

Программа аудита

Программа внутреннего аудита — это документ, содержащий сведения об аудитах, которые должны быть проведены на предприятии в течение определенного периода времени (как правило, полугода или года). Его разработкой занимается представитель службы качества предприятия, обладающий полномочиями по проведению проверок в его подразделениях.

В программе внутреннего аудита СМК указываются:

• цели аудита;
• проверяемые процессы (виды деятельности подразделения);
• проверяемые подразделения;
• критерии аудита;
• время (как правило, указывается месяц) проведения;
• Ф. И. О. аудитора.

Документ утверждает руководитель предприятия (генеральный директор, главный инженер и пр.). После этого руководитель службы качества формирует планы-графики проведения конкретных аудитов и согласовывает их с руководством подразделений, в отношении которых будет проводиться проверка.

Содержание и пример плана внутреннего аудита СМК

Руководитель аудиторской группы должен подготовить план аудита и ознакомить с ним проверяемое подразделение. Этот документ содержит следующую информацию:

• цели проведения проверки;
• критерии, по которым проводится аудит, а также перечень проверяемых документов;
• область аудита (проверяемое подразделение, в том числе протекающие в нем организационные и функциональные процессы);
• указание даты и места проведения проверки;
• роли и ответственность членов аудиторской группы и сопровождающих их лиц.

Документ утверждается руководителем предприятия, подразделения которого подвергаются проверке. В ходе аудита план может быть скорректирован руководителем аудиторской группы. Пример плана проведения внутреннего аудита может выглядеть так:

Представитель руководства СМК

(подпись) /Мальченков Е. А./

План внутреннего аудита

Основание для проверки: программа внутреннего аудита системы менеджмента качества на 2018 год.

Объект проверки: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Аудируемое подразделение: инструментально-заготовительный цех.

Сроки проведения проверки: 09.08.2018–10.08.2018.

Критерии аудита (обозначение документов или их разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Цель аудита: проверка и оценка соответствия установленным требованиям.

Руководитель аудиторской группы: Евсеева Ю. Н.

Аудиторы: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Дата представления отчета: 13.08.2018.

Список должностных лиц, которым должны быть представлены копии отчета: представитель руководства по СМК, руководитель инструментально-заготовительного цеха.

Руководитель аудиторской группы:

(подпись) /Ю. Н. Евсеева/ 01.08.2018

(подпись) /Е. П. Артемов/ 01.08.2018

(подпись) /А. С. Клинкова/ 01.08.2018

Контрольный лист как основной инструмент аудитора

Основным рабочим документом аудитора является контрольный лист. Он представляет собой заранее составленный систематизированный перечень вопросов, ответы на которые позволят проверяющему получить полную и актуальную информацию о функционировании СМК в подразделениях.

Существующие стандарты не содержат конкретной формы этого документа, поэтому аудитор может подготовить его самостоятельно. Важно, чтобы форма контрольного листа позволяла вносить в него сведения, полученные в ходе аудита, и использовать их в процессе последующего анализа.

Цель использования данного документа — напоминание аудитору об информации, которую он должен получить, и фактах, которые должны быть исследованы в ходе проведения проверки. Кроме того, применение такого листа позволит аудитору оценить объем предстоящих работ, правильно распределить их во времени и закончить проверку в соответствии с заданными сроками.

Использование заранее подготовленных контрольных листов не должно оказывать влияния на проведение аудита. В том случае, когда ход проверки изменяется (например, если в процессе ее осуществления аудитор выявил подлежащие исследованию факты, проверка которых не была запланирована), в контрольные листы должны быть внесены соответствующие корректировки.

Рабочие документы и записи стоит сохранять до конца аудита. Если в них содержится информация, имеющая статус конфиденциальной, необходимо обеспечить им надлежащий уровень защиты от несанкционированного доступа.

Работа с несоответствиями, выявленными по итогам внутреннего аудита

Все несоответствия, выявленные по итогам проверки, должны быть задокументированы. Эта процедура предусматривает:

• обнаружение, идентификацию и регистрацию несоответствий;
• классификацию несоответствий по степени их значимости;
• составление протоколов несоответствий.

В протоколе о несоответствии указываются:

• время и место его обнаружения;
• содержание и значимость несоответствия;
• ссылка на нарушение определенного пункта стандарта предприятия или ГОСТа, выступающего в качестве критерия аудита.

Протокол несоответствия является источником информации для последующей разработки корректирующих и предупреждающих действий, позволяющих устранить выявленные недостатки.

Примеры несоответствий при внутреннем аудите СМК

Перечень несоответствий, которые могут быть выявлены в процессе внутреннего аудита, является обширным, т. к. характеристики любого процесса, протекающего в организации, могут полностью или частично не отвечать заданным стандартом критериям.

Приведем перечень основных критериев и наиболее часто встречающихся несоответствий им:

1. Ответственность руководства:

• не выполняется анализ СМК со стороны руководства;
• не доводятся до сведения работников политика и цели предприятия в области качества;
• отсутствует матрица распределения ответственности между сотрудниками.

1. СМК:

• отсутствует руководство по качеству;
• не зафиксированы документально процедуры СМК;
• не осуществляется процедура планирования качества.

1. Управление документацией:

• не реализуется процедура управления документацией;
• не установлен перечень документации и данных, подлежащих управлению;
• не выполняется процедура изменения документов и данных.

1. Управление продукцией, поставляемой потребителям:

• не выполняется процедура управления продукцией, поставляемой потребителям;
• не является мотивированным отсутствие таких процедур.

1. Управление несоответствующей продукцией:

• не осуществляется управление несоответствующей продукцией;
• отсутствует или находится в неподходящем месте изолятор брака;
• не осуществляется управление несоответствующей продукцией, находящейся в изоляторе.

1. Подготовка кадров:

• не документируются процедуры подбора и обучения персонала;
• в рабочей документации отдела кадров отсутствуют планы по повышению квалификации.

Содержание и пример отчета по внутреннему аудиту СМК

После окончания внутреннего аудита руководитель аудиторской группы составляет отчет по итогам проделанной работы.

Составление отчета об аудите обеспечивает:

1. Наглядность результатов проведенной проверки.
2. Возможность обобщения и анализа результатов всех аудитов, проведенных согласно действующей программе.
3. Упрощение процедуры подготовки и реализации корректирующих действий.

Форма такого отчета действующими стандартами не регламентирована, поэтому он может различаться, в зависимости от предприятия. В общем же виде отчет может выглядеть следующим образом:

Представитель руководства СМК

(подпись) /Е. А. Мальченков/

Отчет о результатах проведения внутреннего аудита

Регистрационный № 21 от 13.08.2018

Наименование процесса или вида деятельности: управление ресурсами для мониторинга и измерений, метрологическое обеспечение.

Наименование аудируемого подразделения: инструментально-заготовительный цех.

Дата аудита: 09.08.2018–10.08.2018.

Критерии аудита (обозначение документа или его разделов): п. 7.1.5 ГОСТ Р ИСО 9001-2012, СТО СМК 7.021-2017.

Цель внутреннего аудита: проверка и оценка соответствия установленным требованиям.

Руководитель аудиторской группы: Евсеева Ю. Н.

Аудиторы: Артемов Е. П., Клинкова А. С.

Объем выполнения аудита: полный.

Количество обнаруженных несоответствий: 0

Заключение по результатам аудита

Деятельность проверяемых подразделений соответствует установленным требованиям. Корректирующие действия не требуются.

Руководитель аудиторской группы:

Итак, внутренние аудиты являются одним из главных инструментов оценки эффективности функционирования СМК. Проведение таких проверок позволяет руководству выявить несоответствия критериям аудита, заданным существующими стандартами, а также подготовиться к прохождению внешней проверки, проводимой в рамках сертификации производства. Проведение проверки осуществляется в соответствии с существующей программой аудитов на основании подготовленного руководителем аудиторской группы плана аудита. По итогам проверки составляется отчет об аудите, который содержит сведения о выявленных несоответствиях и (при их наличии) рекомендуемых корректирующих мероприятиях, направленных на их устранение.

“>