Смена главного бухгалтера при смене директора

Здравствуйте! В этой статье мы поговорим о смене главного бухгалтера в организации.

Сегодня вы узнаете:

• Как подготовиться к смене главбуха;
• Как организовать передачу ответственности;
• Кого необходимо уведомить об изменениях.

Содержание

Главный бухгалтер в организации

Работать главбух может по бессрочному или срочному трудовому договору. С ним возможно установление полной материальной ответственности, при которой сотрудник должен целиком возмещать причиненный фирме ущерб. В остальных ситуациях отвечать за ущерб компании сотрудник может в объеме не более своей средней зарплаты.

Представить главного бухгалтера к увольнению по инициативе руководителя можно, если:

• Сотрудник разгласил коммерческую тайну, установленную законом (к подобной тайне не относятся финансовое состояние предприятия, учредительные и налоговые документы);
• Бухгалтер причинил серьезный ущерб имуществу фирмы;
• Произошла смена собственника предприятия (с выплатой бывшему сотруднику надлежащей компенсации).

Уход бухгалтера с должности сильно отличается от увольнения любого другого сотрудника. Как лицо, взаимодействующее с государственными органами и ведущее большой документооборот, бухгалтер обязан перед своим уходом передать все дела своему преемнику, руководителю, иному ответственному лицу.

Процедура передачи обязанностей необходима даже в случае смены главного бухгалтера при смене руководителя, потому что главбух «привязан» к предприятию и его бухгалтерии, а не к директору.

Если работник уходит с должности по собственному желанию, до расторжения трудового договора есть еще две недели. Иной срок специальной «отработки» для главного бухгалтера законодательно не предусмотрен. За это время руководителю предстоит не только найти замену главбуху, но и выпустить приказ, провести проверку всех бумаг, а также инвентаризацию.

Передача дел главного бухгалтера

Законодательно процедура передачи дел при увольнении главбуха никаким образом не закреплена, и на каждом предприятии вырабатывается своя последовательность.

Но чаще всего она не сильно отличается от стандартной схемы:

Этап 1. Руководитель издает приказ, содержащий:

• причина смены главного бухгалтера;
• перечень полномочий должности, передаваемой новому сотруднику;
• ответственные лица и прочие (даже сторонние) участники процедуры;
• сроки, в которые надлежит передать все полномочия;
• срок закрытия учетных процессов (согласно срокам налоговой отчетности).

Этап 2. Бухгалтер завершает текущие учетные процессы:

• делает требующиеся бухгалтерские записи;
• сдает в налоговую отчетность;
• готовит первичные документы;
• все бумаги подшиваются.

Сроки, отведенные на все учетные процессы, фиксируются в приказе директора. Но в любом случае процесс не может затянуться дольше, чем на две недели.

Этап 3. Проводится инвентаризация финансовых средств.

Это обязательная практика при увольнении материально ответственных сотрудников, даже если с ними не был заключен договор о подобной ответственности. Основание для проверки – статья 12 Закона о бухучете.

В крупной организации затруднительно проверить все имущество, поэтому можно провести выборочную инвентаризацию:

• доходов и расходов фирмы;
• вложений;
• дебетовой и кредиторской задолженностей.

Документ с итогами инвентаризации подписывается в трех экземплярах. Один остается в бухгалтерии, остальные подшиваются к экземплярам акта приема-передачи старого и нового сотрудников.

Этап 4. Проверяется состояние бухгалтерии: учредительные документы, акты проверок и так далее.

Полностью проверить состояние бухучета можно с помощью аудиторских компаний.

Проверку документов при смене главного бухгалтера может осуществить руководитель, сам бухгалтер, сторонние аудиторы или новый бухгалтер. Последнему особенно сложно не растеряться.

Ему необходимо знать, что именно нужно проверять:

• учредительные документы;
• учетная политика компании, документооборота;
• оформление первичных документов;
• отчетность – содержание, оформление, подписи, отметки о приеме;
• расчетные документы, банковские выписки;
• итоги инвентаризации;
• акты проверок за 3 года;
• данные о недостачах.

Этап 5. В свободном виде формируется акт приема-передачи, отражающий положение дел в организации на дату передачи полномочий.

• Скачать образец акта приема-передачи дел

Его подписывают бывший бухгалтер и лицо, принимающее его полномочия.

После подписания всеми сторонами акта передачи, старый сотрудник прощается с должностью, а новый официально выходит на работу.

Стандартный акт содержит следующие пункты:

• реквизиты участников процесса;
• сроки;
• номер приказа о передаче полномочий сотрудника;
• полный список переходящих документов;
• характеристики бухгалтерии;
• реквизиты бланков отчетности;
• описание финансового учета (кассы, чековые книжки, банковские счета);
• система учета расчетных операций (банковские выписки);
• номер последней доверенности на получение материальных ценностей;
• порядок расчета с работниками.

Минимальный вариант акта передачи содержит лишь перечень принимаемых обязанностей бухгалтера, но лучше перестраховаться и включить туда также дополнительную информацию, остатки по счетам. Далеко не все возможно усвоить на слух, поэтому акт должен содержать все сведения, необходимые для ведения баланса.

После передачи документов новый главбух официально полностью вступает в должность и принимает на себя ответственность. Но возможны ситуации, когда некоторое время в организации продолжают трудиться два бухгалтера. В таком случае разграничение их обязанностей и сроки совместной работы указываются в приказе руководителя.

Ответственность бывшего бухгалтера

Необходимо помнить, что если новый бухгалтер во время работы выявит ошибки своего предшественника, он не несет по ним никакой ответственности.

Административную и даже уголовную ответственность за свои ошибки бывший бухгалтер несет даже после увольнения. Привлечь к ответственности за финансовые и налоговые нарушения можно в течение года, за иные – в течение двух месяцев.

Административные нарушения, обнаруженные после истечения срока давности, останутся для бухгалтера безнаказанными.

Наиболее часто бухгалтеры сталкиваются с ответственностью за:

Нарушение

Штраф

Нарушение правил работы с наличными деньгами, кассой

Нарушение отчетности по валютным операциям

Нарушение норм предоставления статистических данных

Ведение деятельности без регистрации в налоговой

Несоблюдение сроков подачи налоговой декларации

Искажение в отчетности сумм более чем на 10%

Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

Согласно статьям ТК РФ номер 238 и 241: Если после увольнения сотрудника выяснится, что им был нанесен материальный ущерб фирме, стоит для начала выяснить, была ли зафиксирована договором его материальная ответственность.

• Если действовало соглашение о полной материальной ответственности, виновному придется оплатить возмещение в полном объеме;
• Не ответственный материально сотрудник возмещает ущерб не более своей средней заработной платы.

Кого уведомлять при смене главного бухгалтера

Законодательство РФ не обязывает сообщать в налоговую службу или другие государственные органы о смене главного бухгалтера в организации. Особое уведомление в налоговую подается только при изменении директора.

Но если при сдаче отчетности главбух подписывал ее своей электронной цифровой подписью, то необходимо сообщить в ИФНС о смене ответственного лица и предоставить доверенность на нового сотрудника, в случае необходимости. Тем более что многие отделения налоговых служб настойчиво требуют оповещать их в подобных ситуациях.

В случае, если операции по расчетному счету велись с применением двух подписей: Директора и Главного бухгалтера, то обязательно следует сообщить о смене главбуха в банк. Последствие невыполнения неприятное – все денежные операции компании будут приостановлены.

Пакет прилагаемых документов нужно уточнить в банке.

Он может отличаться, но в основе всегда лежат:

• копии внутренних документов фирмы, подтверждающих смену сотрудника;
• банковская карточка с образцом подписи нового сотрудника, получающего доступ к банковским операциям от лица компании;
• ксерокопия паспорта нового бухгалтера;
• сопроводительное письмо.

Все копии документов заверяются директором предприятия: Ф.И.О., подпись и пометка «копия верна».

Защитим Ваши законные права и интересы при нарушении норм Трудового Законодательства. Изучим обстоятельства при увольнении директора и главного бухгалтера. Оспорим действия и решения работодателя и представим ваши интересы в суде. Встанем на защиту вашего Права!

ЗВОНИТЕ: +7 (343) 201-81-81

Руководители, их заместители и главные бухгалтеры имеют особенности в регулировании их трудовых отношений с работодателей.

Данные особенности касаются также и порядка прекращения трудового договора.

Расторжение трудового договора возможно как по основаниям, которые распространяются на всех работников, так и по дополнительным основаниям, которые предусматриваются только для руководителей или же еще и для главных бухгалтеров.

Увольнение руководителя организации и главного бухгалтера

В соответствии со статьей 81 ТК РФ договор с вышеуказанными лицами может быть расторгнут по следующим дополнительным основаниям:

► В связи со сменой собственника имущества. В таком случае новый собственник может расторгнуть договор с директором и главным бухгалтером в течение трех месяцев с момента возникновения у него права собственности. Однако если меняется собственник отношении имущества структурного подразделения организации, то руководящие лица не могут быть уволены.

Кроме того, собственником имущества, созданного за счет вкладов учредителей хозяйственных товариществ и обществ, является само общество или товарищество, то смена их состава участников не является основанием для расторжения договора с директором, бухгалтером.

Статья 181 ТК РФ предусматривает выплату компенсации руководителю и главному бухгалтеру в случае их увольнения по этому основании. Размер компенсации не может быть ниже трехкратного среднего месячного заработка, за исключением работников государственного сектора.

► Следующим дополнительным основанием является принятие необоснованного решения. Но уволить можно лишь при наступлении определенных последствий такого решения: нарушение сохранности имущества, его неправомерное использование, а также причинение иного ущерба организации.

Увольнение по данному основанию можно считать законным только при наличии причинной связи между необоснованным решением или наступившими последствиями.

► Следующее основание прекращения трудовых отношений распространяет свое действие только на директора и на его заместителей – это грубое нарушение указанными лицами своих трудовых обязанностей.

В числе таких нарушений Постановление Пленума Верховного суда РФ от «17» марта 2004 года № 2 называет неисполнение обязанностей, приводящее к причинению вреда здоровья работников, а также к имущественному ущербу организации.

Доказать факт совершения такого нарушения обязан работодатель.

► В соответствии с пунктом 13 статьи 81 ТК РФ трудовые отношения с руководителем могут быть прекращены и по основаниям, которые дополнительно предусматриваются в самом трудовом договоре. Трудовое законодательство не определяет такие основания, в связи с чем они будут устанавливаться по соглашению сторон.

► Кроме того, дополнительные основания для расторжения трудового договора с директором предусматриваются также в статье 278 ТК РФ.

Так, в случае отстранения руководителя организации-должника от должности в соответствии с законодательством о банкротстве, трудовой договор с ним может быть расторгнут. В такой ситуации отстраняет директора от должности арбитражный суд по ходатайству временного управляющего в связи с нарушением требований Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)».

► ТК РФ также предусматривает возможность расторжения трудового договора с директором в связи с принятием решения об увольнении указанного лица. Это решение может быть приято уполномоченным органом юридического лица, собственником имущества либо уполномоченным этим собственником лицом (п.2 ст.278 ТК РФ). Следует отметить, что орган, полномочный принимать подобные решения, зависит от организационно-правовой формы организации.

Уволить директора по этому основанию можно по любой причине, в том числе и при отсутствии вины.

При увольнении директора по данному основанию, ему должна быть выплачена компенсация, размер которой определяется в соответствии с трудовым договором, но размер ее не может быть меньше трехкратного среднего месячного заработка.

Главное условие для получения такой компенсации – отсутствие виновных действий увольняемого лица. Это так называемая система «золотых парашютов». Если же имели место виновные действия, то компенсация не выплачивается.

Именно в связи с размерами таких компенсаций возникало немало судебных тяжб. Порой суммы доходили до миллионных размеров, которые были непосильны для предприятий. Особый резонанс получали дела по спорам, связанным с компенсациями руководящим составам предприятий государственного сектора.

Если при увольнении было нарушено правило о выплате компенсации, то это может явиться основанием для восстановления его на работе.

В связи с этим в 2014 году размеры таких «золотых парашютов» для руководителей предприятий государственного сектора были ограничены трехкратным размером среднего месячного заработка.

При рассмотрении судом споров в связи с увольнением директора по п.2 ст.278 ТК РФ значение будут иметь такие обстоятельства, как:

► Соблюдение процедуры увольнения, предусмотренной ТК РФ;

► Соблюдение всех гарантий, предоставляемых руководителю при увольнении по такому основанию;

► Если же не была выплачена компенсация, то работодатель обязан будет доказать, что имели место виновные действия директора, в связи с коими он был уволен.

Следует также уделить внимание такому вопросу, как возможность увольнения руководителя организации по основаниям, предусмотренным статьей 278 ТК РФ в период его временной нетрудоспособности ил пребывания в отпуске.

Как известно, в статье 81 ТК РФ устанавливается общий запрет на увольнение работников в период их временной нетрудоспособности.

Увольнение руководителей производится с соблюдением всех гарантий, которые предоставляются всем увольняемым по инициативе работодателя работникам. Кроме того, ТК РФ не содержит никаких норм, которые бы лишали директоров указанной выше гарантии. Кроме того, трудовое законодательство устанавливает запрет на ограничение кого-либо в трудовых правах в связи с его должностным положением.

Таким образом, уволить директора в период его нетрудоспособности или пребывания в отпуске нельзя.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Анастасии (г. Северодвинск)

Действительны ли приказы о праве подписи первичных документов, договоров при смене генерального директора?

Более подробно по ситуации: есть фирма ООО"ххх" с генеральным директором Петровым П.П. вступившим в должность о1.01.2010, до этого времени генеральным был Иванов И.И. В январе 2009 года Иванов И.И. посредству приказов наделяет некоторых сотрудников правом подписи накладных, сч/фактур, счетов за генерального директора и гл.бухгалтера, также один сотрудник наделяется правом подписи договоров.

В июне 2010 года, т.е. уже при Петрове П.П. у фирмы сменился гл. бухгалтер, ООО"ххх" продолжает подписывать документацию согласно приказов января 2009 года. Действительны ли документы подписанные после 01.01.2010? Ещё одно уточнение в приказах на право подписи указаны ФИО сотрудников наделенных правом, но в тексте приказа ФИО генерального или гл. бухгалтера не прописано, просто : " Предоставить следующим сотрудникам . право подписи на следующих исходящих документах. " . Знаю точно, что при смене генерального директора приказы не переписываться, касается ли это правило приказов о праве подписи?

В Законе не содержится условия об утрате юридической силы изданных бывшим генеральным директором (директором) приказов после назначения другого генерального директора. По общему правилу, действие приказов может быть прекращено изданием новых приказов о таком прекращении.
Полагаю, что более значимым является вопрос действительности подписанных документов: договоров, накладных, счетов-фактур и счетов уполномоченными бывшим генеральным директором доверенными лицами.

Регулирующие представительство положения Гражданского кодекса РФ (Глава 10) не содержат указание на необходимость наличия приказов единоличного исполнительного органа для представления интересов юридического лица при совершении сделок. Единственным необходимым документом является оформленная надлежащим образом доверенность.

Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ, счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Как видно, налоговое законодательство также дает выбор между уполномочивающими лицо документами при подписании счета-фактуры – приказом и доверенностью, не обязывая действовать исключительно на основании приказа.

Заключение сделки неуполномоченным лицом регулируется статьей 183 Гражданского кодекса РФ, согласно которой, при отсутствии полномочий действовать от имени другого лица или при превышении таких полномочий сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, если только другое лицо (представляемый) впоследствии прямо не одобрит данную сделку. Последующее одобрение сделки представляемым создает, изменяет и прекращает для него гражданские права и обязанности по данной сделке с момента ее совершения.

Таким образом, если организация совершает действия, направленные на исполнение заключаемых договоров (в зависимости от характера отношений – получает или направляет товар/деньги, выезжает на объект, осуществляет встречи, реализует иные полномочия стороны по договору), предполагается, что сделка заключена в интересах этой организации и последняя осуществляет все права и несет все обязанности, даже, если документы от ее имени подписываются неуполномоченным на то лицом. Поэтому, вопрос о действии изданных приказов и выданных доверенностей при определении действительности подписанных документов теряет свое значение, однако, не лишает организацию обязанности контролировать правильность оформления документов.

Другой вопрос, с которым не раз встречался на практике – квалификация таких отношений налоговым органом может иметь другой уклон. ИФНС в таком случае может сделать вывод о том, что сделка является незаключенной, товар – неполученным и т.д. Существует достаточно судебной практики, где аналогичные выводы налогового органа однозначно признаются неправомерными.

Получить персональную консультацию Дмитрия Суханова в режиме онлайн очень просто – нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.