Составить график работы сотрудников на месяц

Для чего

Для автоматического составления посменного графика работ на месяц.

Для кого

В помощь управленцам, сотрудникам магазинов, колл-центров, кинотеатров и прочих заведений с большим количеством сотрудников, плавающим или сменным графиком.

Как работает

Вводите условия, ограничения и получайте готовый план на месяц. Посчитанный план будет иметь свой уникальный адрес, который вы сможете использовать, чтобы вернуться к нему, или переслать коллегам.

Как пользоваться

В зависимости от того, сколько в смене человек, PLANIMUM равномерно распределит выходные и рабочие дни.

Для каждого сотрудника можно отметить дни, в которые он работать не будет.

Кликнув по нужному дню, измените его статус кнопкой:

— работать не хочет. Это пожелание не меняет общее количество дней, которые сотрудник должен отработать.

— отпуск или больничный. Сокращает рабочий месяц сотрудника.

— должен работать. В этот день сотрудник работает обязательно.

— свободен. При расчёте плана, этот день может стать как рабочим, так и выходным. Изначально, все дни имеют такой статус.

План можно пересчитывать несколько раз. Каждый вариант плана будет иметь свою собственную ссылку (появится под редактором).

Статья будет полезна руководителям больших организаций и подразделений, в которых трудится много людей. Образец графика работы (скачать в Excel готовый пример можно ниже) поможет спланировать бесперебойную работу сотрудников и избежать ситуаций, когда все по какой-то причине отсутствуют и работать некому.

Что такое график работы

Трудовым законодательством предусмотрено, что у работника может быть нормированное или ненормированное рабочее время. Оно устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашениями, а работникам, чей режим отличен от общих правил, — трудовым договором.

К нормальной продолжительности рабочего времени относятся следующие режимы: 5-дневная неделя с 2 выходными днями, 6-дневная с 1 выходным, неделя с выходными днями по скользящему расписанию либо неполная рабочая неделя, при ненормированном дне для некоторых категорий сотрудников устанавливается график сменности. Это документ, который устанавливается в соответствии со ст. 103 ТК РФ и вводится в случаях, когда длительность производственного процесса превышает рабочее время работника. На производстве группы сотрудников сменяют друг друга, чтобы обеспечить непрерывность процесса, возникает необходимость работать или оказывать услуги круглосуточно. Для того чтобы держать в рамках нормы их рабочего времени, вводятся графики сменности. Как правило, они идут приложением к коллективному договору, и при утверждении учитывается мнение представительного органа работников.

Так, сотруднику устанавливается определенное расписание труда, например, он два дня работает, потом два дня отдыхает. Те два дня, что он отдыхает, на его месте другой работник. В таких обстоятельствах режим квалифицируется как сменный и требует составления определенного режима работ. Для этого и нужен образец графика работы сотрудников на месяц.

Скачать график работы на месяц образец пустой бланк

В чем отличия от табеля учета рабочего времени

Следует отличать документ, фиксирующий режим труда, от табеля учета отработанных часов, который ведется работодателем в соответствии с требованиями ст. 91 ТК РФ и является своеобразным документом учета, сколько работники трудились, как правило, за месяц. Нормой является 40 трудовых часов в неделю. На работодателя возложена обязанность вести учет фактически отработанного времени по каждому работнику.

К табелю не установлено каких-либо особенных требований об ознакомлении в определенный срок и нет необходимости согласовывать его с представительным органом работников. Работодателю остается только не превышать установленную продолжительность рабочего дня и предоставлять работающим отдых в соответствии с требованиями ст. 110 ТК РФ.

Ведение табеля обязательно для любой организации. Но при непрерывном потоке, когда люди работают посменно, график рабочего времени обязателен. Скачать шаблон Excel графика работы можно чуть ниже.

В обоих случаях необходимо прописывать в трудовом договоре эти особенности в разделе, который касается режима рабочего дня.

Скачать бесплатно в Excel график учета рабочего времени на 2019 год

Зачем нужен график работы

Функции его довольно многообразны. Он необходим для:

• упорядочения времени труда сотрудников;
• для расчета зарплаты при выполнении конкретных обязательств;
• для расчета среднего заработка;
• для вычисления пособий;
• при определении страхового стажа работника;
• во избежание ошибок при определении заработка и компенсаций за отпуск (помимо табелей учета рабочего времени, он тоже может быть документом, на основании которого рассчитывается заработная плата и другие выплаты);
• для выявления переработок сверх нормы и определения доплат.

После утверждения коллектив знакомят с ним под подпись за один месяц до его ввода в действие. При отказе от подписи составляется специальный акт за подписью двух свидетелей. Несоблюдение установленного режима является грубым дисциплинарным проступком.

Кто заполняет

Образец графика выхода на работу сотрудников на следующий месяц составляет руководитель или ответственное за составление подобного документа лицо, наделенное полномочиями в соответствии с приказом. На практике обычно этим занимается кадровый работник, но это неправильно. Расписание должен составлять руководитель структурного подразделения.

После составления документ утверждается окончательно и подписывается руководителем организации или обособленного структурного подразделения. Для простоты можно образец графика работы скачать в exel и использовать в качестве шаблона.

Есть ли обязательный бланк

Ввиду отсутствия установленной унифицированной формы каждый работодатель может самостоятельно разработать собственный бланк документа. Можете воспользоваться для этого нашим образцом.

В нем обязательно указывают полный список работников с указанием их должностей. После фамилий отмечают дни, в которые конкретный человек должен будет выйти на работу. Разработать документ желательно таким образом, чтобы в результате не допустить недоработок или переработок сверх нормы рабочего времени, а также обеспечить оптимальную нагрузку на коллектив и на производственные процессы. Расписание чаще всего разрабатывается на месяц.

Порядок заполнения

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая форма, заполняется с учетом режима рабочего времени согласно правилам внутреннего трудового распорядка, действующего в организации. В нем указывают начало и окончание, продолжительность трудового дня, перерывы, количество смен, чередование труда и отдыха.

Продолжительность дня регламентируется внутренними нормативными актами с учетом установленного трудовым договором режима трудового времени. Также может быть предусмотрена сокращенная продолжительность трудового дня, как, к примеру, на производствах с вредными и опасными условиями (ч. 4 ст. 94 Т РФ) или когда имеет место труд инвалидов и несовершеннолетних (ч. 1, 3 ст. 94 ТК РФ).

Скачать бесплатно бланк графика работы сотрудников на месяц

Где и сколько хранится

Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"» (зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380) установлен перечень для хранения документов с указанием сроков.

Согласно п. 586 приказа, табели (графики), журналы учета рабочего дня хранятся 5 лет, при работе с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда срок хранения установлен в 75 лет.

Однако, некоторые источники полагают, что данный пункт касается табелей учета времени труда, а не расписания работ, и что к последнему документу данный пункт не относится.

Все же некоторые работодатели предпочитают хранить такие документы в течение года в отделе кадров или бухгалтерии на случай возникновения трудового спора с работником по вопросу нормирования трудового времени или начисления заработной платы.

Что такое график рабочего времени

О нем обычно говорят в контексте статьи 103 ТК РФ , когда продолжительность производственного процесса превышает нормальную продолжительность (8 часов в течение дня и 40 часов в течение недели) трудовой деятельности.

Например, металлургический комбинат функционирует круглосуточно.

Бухгалтеру нет смысла присутствовать на предприятии в течение 24 часов, поэтому для административных сотрудников может быть установлен односменный режим — пятидневка с двумя фиксированными выходными.

А вот литейщикам или крановщикам прокатного стана необходимо постоянно обслуживать технологические процессы. Поэтому руководство вводит сменность в трудовой деятельности своего персонала, когда первая, вторая и третья смены, перекрывая друг друга, могут обеспечивать непрекращающийся технологический процесс изготовления продукции по календарю смен. Его работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает локальным нормативным актом.

Все графики сменности, в том числе представленный ниже образец графика работы сотрудников на месяц, разрабатываются руководителями подразделений, которые обязаны планировать деятельность своих подчиненных и вести учет отработанного времени, отслеживать и вести график работы своих сотрудников онлайн, то есть постоянно.

Образец бланка графика работы

Скачать график работы на месяц, образец, пустой бланк вы сможете в конце материала.

Какие бывают

В разговорах о режимах трудовой деятельности можно встретить формулировки:

• скользящий;
• гибкий;
• индивидуальный;
• свободный и пр.

Однако все эти выражения относятся к учету рабочего времени, а не к сменному режиму деятельности, в том числе при трудоустройстве вахтовым методом.

Поэтому он может быть:

• постоянным, при пятидневной или шестидневной рабочей неделе с фиксированными или скользящими выходными днями;
• сменным, когда профессиональная деятельность осуществляется в очередности, установленной нормативным актом работодателя.

Чем сменный график работы отличается от обычного

Обычный

Работник работает в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00.

Здесь все без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник трудится в одном и том же режиме.

Такой режим обеспечивается в связи с отсутствием у работодателя технологической и производственной необходимости выполнения своих задач за нормальными временными рамками, и, как следствие, отсутствует необходимость вести суммарный учет времени своего персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у такого работника не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Сменный

Здесь наоборот, у работодателя в силу его производственных и технологических особенностей (непрерывное производство или оказание услуг населению) есть необходимость выполнять профессиональную деятельность либо круглосуточно, либо в течение времени, которое значительно превышает нормальную продолжительность (40 часов можно выработать за пару дней, а не за неделю), в связи с чем устанавливаются графики сменности работников.

Образец таблицы графика работы на месяц, пустая, была представлена в самом начале статьи.

Для чего он нужен на предприятии

Законодательство обязывает работодателя:

• с одной стороны, создавать для всех сотрудников одинаковые условия работы;
• с другой стороны, исключить любую дискриминацию по любым признакам.

Данный документ одновременно позволяет обеспечить:

• нормальное функционирование предприятия (если технологические и иные условия этого требуют);
• соблюдение требований законодательства при превышении нормальной продолжительности рабочего времени.

Именно поэтому работодатель организует поочередные смены: тот, кто трудился сегодня в утро, завтра будет трудиться в день, потом выходной, потом в ночь и опять выходной, а потом опять в день и т. д., и так без исключения для всех , кто занят в этом режиме.

Расчет времени работы

Чтобы рассчитать норму работы на определенное время, потребуется:

1. Определить учетный период.
2. Утвердить его нормативным актом, но лучше закрепить его в правилах внутреннего трудового распорядка.
3. При расчете сменности каждый работник должен отработать положенную норму часов и дней в соответствии с производственным календарем.

Рассчитывать график смен можно онлайн, можно в специальных программах типа 1С, главное, чтобы он был, и работники были с ним ознакомлены.

Учетный период может быть равен одному месяцу, кварталу, полугодию или году. Однако максимальная продолжительность этого периода не может быть больше одного года, а для персонала, трудящегося во вредных или опасных условиях, — не больше трех месяцев.

Продолжительность рабочего времени в учетный период не может быть больше или меньше, чем это установлено производственным календарем.

Так, если за учетный период принимается один месяц, работодатель должен понимать, что его сотрудники, например, в феврале 2019 года, не могут работать больше:

• 151 час для 40-часовой недели;
• 135,8 часов для 36-часовой недели;
• 90,2 часов для 24-часовой недели.

Кроме того, количество рабочих дней в феврале 2019 года не может быть больше 19, а количество выходных не может быть менее 9.

Поэтому рекомендуется брать период не менее трех месяцев, или одного квартала. Скачать бесплатно бланк графика работы сотрудников на месяц можно в конце статьи. Такой учетный период позволяет более гибко регулировать деятельность своих подчиненных.

Например, при учетном периоде, равному одному кварталу (возьмем первый квартал 2019 года):

Рабочее время составляет при:

• 40-часовой неделе — 446 часов;
• 36-часовой неделе — 401,2 часов;
• 24-часовой неделе — 266,8 часов.

• в январе работники трудились в рамках производственного календаря 17 дней и 136 часов;
• а в феврале персонал отработал 21 день и 167 часов, что больше, чем по норме,

то в марте, чтобы выйти на расчетную норму рабочих дней и часов за учетный период, работодателю придется сократить рабочее время своих сотрудников на 2 рабочих дня и на 16 рабочих часов.

Иначе придется платить работникам дополнительные деньги, и немалые.

Образец графика выхода на работу сотрудников

Скачать шаблон excel графика работы можно ниже. Составить график работы можно, например, онлайн, при помощи Google Docs. Создав копию этого файла, вы сможете производить расчет сменного графика работы в режиме онлайн.