Недостача при инвентаризации ответственность

Соответствие фактических данных учетным по итогам проведения ревизии явление достаточно редкое. Периодически в результате пересчета выявляются излишки или недостачи. Если излишки не ухудшают финансового положения компании, то недостачи можно отнести к прямым потерям бизнеса. В связи с этим для компании важно их своевременно и корректно оформить, определить возникла ли недостача при инвентаризации по вине материально-ответственного лица.

Сущность, цель и порядок проведения инвентаризации

Как и любой другой хозяйственный процесс проведение инвентаризации имеет свои цели. К ним относят:

• Определение фактического наличия ТМЦ;
• Сравнение выявленного количества ценностей с учетными данными;
• Контроль за сохранностью имущества;
• Выявление злоупотреблений и виновных в них лиц;
• Определение непригодных к дальнейшему производственному использованию ценностей и материалов.

Являясь важным элементом управления и контроля, инвентаризация обязательна при составлении годовой отчетности компаний, при смене МОЛ, в случае выявления фактов хищений, при реорганизации компании и после стихийных бедствий.

Инвентаризировать можно как все имущество фирмы, так и его часть. Основным документом, регулирующим процедуру ревизии в компании, является методические указания, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49.

Любая инвентаризация проводится комиссией численностью, как правило, не менее 4 человек, один из участников которой – материально-ответственное лицо. Она назначается приказом руководителя, кроме того, в распорядительном документе утверждается срок проведения и дата начала пересчета имущества и ценностей. Для этого можно использовать форму Унифицированная форма № ИНВ-22. В процессе инвентаризации ее члены осматривают, просчитывают объекты проверки, заносят результаты в инвентаризационную опись.

Отражение результатов инвентаризации

По итогам инвентаризации оформляется:

• Инвентаризационная опись, которая подписывается всеми участниками комиссии;
• В случае выявления учетных данных от фактических составляется сличительная ведомость по форме ИНВ №19 – скачать.
• Истребуют объяснения МОЛ по причинам возникновения несоответствий;
• Составляется ведомость учета результатов инвентаризации по форме № ИНФ-26 – скачать;
• Издается приказ об утверждении результатов инвентаризации.

Результатом может быть соответствие остатков данным учета, недостача или излишек. Недостача это отклонение фактических данных по количеству в меньшую сторону от учетных.

В случае выявления недостачи по итогам пересчета в компании обязательно проводится служебное расследование этого факта. В ходе его проведения:

• Издается приказ о назначении комиссии по расследованию;
• С материально-ответственных лиц берутся письменные объяснения;
• При отказе от пояснений составляется письменный комиссионный акт;
• По итогам расследования оформляется акт с отражением результатов, выводов комиссии, фактической оценкой стоимости ущерба, в нем же указываются виновные лица (в случае их выявления).

Недостача не всегда является результатом злоупотреблений, иногда оказывается, что она выявлена в результате ошибок в подсчетах или несвоевременным проведением документов в учетных системах.

При этом порядок действий работодателя в зависимости от того выявлены или нет виновные лица будет разным. Кроме того, если установлен переизбыток одного имущества и нехватка другого, по решению руководителя может быть проведена пересортица. Под пересортицей понимается полное или частичное покрытие недостачи за счет излишков. Кроме того, часть ущерба может быть списана на затраты в пределах норм естественной убыли.

Взыскание ущерба с виновных

Если ответственность МОЛ достоверно установлена, компания может возместить потери за счет его личных средств. Однако в этом случае возможны 2 варианта:

• Сумма недостачи менее или равна среднему заработку, в этом случае работодатель может единолично издать приказ о взыскании ее суммы из зарплаты работника. При этом разовый размер удержания не должен превышать 20% от месячного заработка. Сделать это можно в течение месяца с момента обнаружения недостачи;
• Сумма недостачи более одного среднего заработка, в этом случае сумму в пределах месячного дохода также можно взыскать с работника сразу, а вот с остатком долга нужно поступить одним из следующих способов:

• Договорится с работником о добровольной выплате ущерба, после чего он пишет заявление с просьбой удерживать у него определенные суммы или сразу вносит оставшуюся недостачу в кассу;
• Обратиться в суд с иском к работнику, о взыскании с него в принудительном порядке суммы ущерба. Это происходит также при пропуске месячного срока взыскания в сумме средней зарплаты.

Для обращения взыскания по недостаче на работника с ним должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Что делать, если виновных нет

Если виновные лица не установлены, либо нехватка вызвана физико-химическими свойствами продукта (естественная убыль), обстоятельствами непреодолимей силы или иными объективными причинами, происходит списание недостачи при инвентаризации. Оно также оформляется письменным распоряжением директора, в котором должно быть указано точное количество и стоимость относимых на затраты или за счет прибыли материалов и ценностей.

Суммы в пределах естественной убыли относятся на производственные затраты, а сверх нее списываются на убытки компании (за счет чистой прибыли).

Также возможно, что недостача вызвана недопоставкой материалов от поставщика. В этом случае при наличии неопровержимых доказательств в его адрес выставляется претензия.

Рекомендованные для вас статьи:

При проведении инвентаризаций на фирмах, учреждениях, складах, торговых точках, зачастую результатом является выявление недостачи ценностей. Оформление итогов должно осуществляться в соответствии с нормами регулирующего законодательства и по правилам бухгалтерского учета.

Законом четко устанавливается ответственность лиц, работающих в организации, где определилась недостача, а также действия работодателя при ее обнаружении.

Определение

Недостачей считается выявленная в результате полного или частичного пересчета определенной группы товаров или имущества разница между бухгалтерским остатком и фактическим, актуальным на данный момент времени.

Главным документом нормативно-правового характера, регламентирующим ход и дальнейшие действия при инвентаризации, является Распоряжение Минфина №49 от 13 июня 1995 года. В соответствии с ее положением, первоначальные действия, которые должна осуществить инвентаризационная комиссия после получения результатов пересчета, такие:

• установление степени ответственности каждого из причастных лиц;
• истребование дебиторских задолженностей, находящихся под сомнением, а также перевод незавершенных бартерных операций и имеющихся долгов;
• составление описи ценностей, которые уже являются непригодными или не подлежащими восстановлению;
• выявление причин недостачи (иногда излишков);
• получение объяснений по факту недостачи.

Действия

При выявлении недостачи последующие действия могут отличаться в зависимости от наличия виновных лиц или их отсутствия. Законом и существующими нормативами прописаны также дальнейшие действия работодателя и сотрудников предприятия или торговой точки.

Если виновные лица отсутствуют

Выявленные при пересчете различия между фактическим и числящимся по бухгалтерии остатком, превышающие нормы естественной убыли, хранения или реализации, должны сниматься с остатка за счет виновных лиц. Если таковые отсутствуют, либо их вина не доказана (или обжалована в судебном порядке в их пользу), тогда убытки от недостачи списывают по соответствующим счетам как финансовые результаты.

Продавцу

При недостаче на торговой точке в отношении продавца могут быть осуществлены следующие действия:

1. Требование составления объяснительной по поводу выявления недостачи.
2. В случае наличия вины продавца или же имеющейся ответственности согласно подписанному коллективному договору материальной ответственности сумма недостачи, не подлежащая списанию на убытки, может вычитаться из заработной платы (первая – практически в полном размере, последующие – в определенном проценте). Размер процентных вычетов при необходимости превышения 20% может устанавливаться исключительно в судебном порядке.
3. Взимаемые суммы не могут превышать должностного оклада работника, однако, при соответствующем решении судебных органов, такой вариант вполне возможен. В таком случае отдельно может идти разбирательство по поводу источника погашения должной суммы.

Работодателю

В случае подтверждения факта недостачи работодатель вправе совершить следующие действия:

1. Потребовать от числящихся работников оформления объяснительной по факту нехватки ценностей.
2. В том случае, если сотрудник (или несколько сотрудников) уклоняется от написания объяснительной или полностью отказывается, составить акт в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.
3. Взыскать со своих работников сумму недостачи. Такой действие можно совершить только в течение одного календарного месяца со дня окончательного выведения результатов инвентаризации. По истечении указанного срока взыскание также может быть применено, но уже в судебном порядке.
4. Отдать распоряжение о взыскании с работника суммы, не превышающий среднего месячного оклада.
5. В случае желания осуществить взыскание в размерах, превышающих определенные законодательством, либо в течение сроков, не предусмотренных ним, все подобные вопросы решаются исключительно через суд.

Материально-ответственному лицу (администратору)

В отношении ответственного лица (им может быть администратор, старший кассир, начальник склада и т.д.) законом предусматриваются такие положения:

• после документального оформления акта о недостаче наступает ответственность лица, которое по документам несет ее;
• ответственность может наступать как в связи с положениями законодательства, так и по содержанию подписанного договора материальной ответственности;
• в том случае, если недостача числящегося по учету не связана с исполнением трудовых обязанностей, тогда вопрос наложения ответственности может определиться только после судебного разбирательства.

Оформление

После обнаружения нехватки средств при инвентаризации после окончательной сверки всего происходит оформление специальной ведомости, которая содержит подробные сведения о выявленных расхождениях по фактическому и бухгалтерскому остатку. Она содержит следующее:

• размер, в котором выявлена недостача (в ее денежном выражении);
• показатели естественной убыли, допустимые для данной организации;
• стоимость товара (рыночная и балансовая) и выведенная разница между ними.

Составленная ведомость оформляется, далее подписывается членами комиссии, которая участвовала в пересчете. После отчеты направляются в бухгалтерию, где уже осуществляется сверка фактических остатков и учетных. Для оформления недостачи существуют специальные унифицированные формы:

• акт инвентаризации в продукции, которая еще находится в пути;
• опись товара, который уже принят и хранится либо в складском помещении, либо в торговом зале;
• общая сличительная ведомость.

Списание

Производить списание товаров по результатам пересчета можно при таких факторах:

• снятие с остатка производится непосредственно за тот календарный год, в котором производилась инвентаризация;
• четко определено количество недостающего товара или ценностей;
• товар, списываемый одной позицией, должен полностью совпадать по своему названию.

Порядок проведения списания таков:

• руководящим лицом издается приказ (если другое не предусмотрено внутренними правилами организации);
• списывается с кредита в дебет по установленному порядком счету;
• в том случае, если необходимо покрыть транспортные расходы и оплатить труд сотрудникам, принимавшим участие в инвентаризации, тогда к тому же счету по дебету добавляется необходимая сумма;
• происходит получение из бухгалтерии расчетов по норме естественной убыли и сопоставляют фактическую недостачу с ними (в том случае, если фактическая превышает их, тогда осуществляется списание);
• по поводу НДС при списании действия могут быть различными: его можно как восстанавливать (отразив сумму по дебету), так и нет.

Проводки

При полученных результатах инвентаризации может выявиться как общая недостача ценностей, так и излишек. Также возможен вариант так называемой «пересортицы» товара, когда необходимо снять с остатка одни наименования, а оприходовать другие. Порядок их отражения следующий:

1. По излишку объекты приходуются на момент проведения пересчета по той цене, которая на данный момент является рыночной (если другой порядок не прописан правилами организации). Денежные значения относятся на финансовые результаты (прибыль) вместе с прочими расходами в обычных организациях или на доходы в НКО.
2. По недостаче, если она подпадает под естественную убыль, суммы направляются как расходы или издержки.
3. Недостача, которая превышает размер естественной убыли – списание производится за счет виновных лиц. Если таковые не установлены, тогда списывают на фин. результаты.

Списание недостачи оформляется такими проводками:

• по ТМЦ – дебет 94, кредит 10;
• по объектам основных средств – дебет 94, кредит 01;
• по готовой продукции – дебет 94, кредит 41 и 43;
• по естественной убыли — дебет 20, 25, 44, кредит 94;
• за счет виновного лица – дебет 73, кредит 94;
• на прочие расходы – дебет 91.2, кредит 94.

Взыскание

По поводу взыскания выявленной недостачи существуют такие правила:

• такой процесс возможен при наличии подписанного договора материальной ответственности;
• ответственность лица может быть как полная, так и частичная – от этого определяется и сумма взыскания.

Касаемо взыскания существуют вопросы, которые могут решаться только в суде, из них можно отметить следующие:

• возврат недостачи при увольнении виновного лица, поскольку невозможно удержать сумму из его зарплаты;
• если работник не соглашается с суммой взыскания или вообще фактом его наличия;
• если сотрудник организации по выполняемым обязанностям не может являться материально ответственным.

Порядок проведения инвентаризации, учет излишков и недостач представлены в данном видео.

Контроль состояния остатков ТМЦ, денежных средств, имущества, дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется с помощью инвентаризаций. Процедура носит плановый либо неплановый характер. В процессе проведения мероприятия выясняется соответствие документальных показателей фактическим, наличие расхождений в виде излишков или недостатков.

Порядок проведения инвентаризации

Законодательной нормой для проведения инвентаризации служит приказ Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. Процедура мероприятия контроля проводится на основании распоряжения руководителя предприятия. Проведение инвентаризации осуществляется при соблюдении условий:

1. Право на проведение инвентаризации имеет постоянно действующая или временно назначенная комиссия. Перечень лиц, цели и задачи проверки определяются руководителем компании.
2. Процедура проведения инвентаризации сопровождается обязательным письменным документооборотом, составленным с использованием техники или ручным способом.
3. Записи, внесенные в ведомости, не должны иметь пропущенных строк. На каждой странице выводится промежуточный итог показателей.
4. По результатам проверки комиссия представляет руководителю на утверждение акт, составленный на основании инвентаризационных, сличительных описей.

В ходе мероприятия члены комиссии используют данные предыдущей проверки. К данным остатков, выведенных на дату окончания прошлой инвентаризации, суммируют поступления, затем вычитают величины выбытия в связи с реализацией, естественной убылью, иными формами списания. Показатели сличительных ведомостей формируются в натуральных и стоимостных величинах.

Проверка соответствия фактических и документальных материальных ценностей может выявить расхождение данных. Отклонение показателей возможно в форме излишков или недостачи.

Случаи обязательного проведения инвентаризаций

Предприятия наряду с необходимостью организации внутреннего учета несут обязательства по проведению инвентаризаций.

Важно! Периодичность проверок должна быть отражена в учетной политике в разделе об обязательном документообороте.

По мнению Минфина, субъекты учета сами определяют сроки, объекты, порядок проведения инвентаризации, за исключением случаев обязательных проверок активов.

Директор Департамента С.В.Романов (Письмо Минфина РФ от 13.01.2015 № 02-06-10/70)

Необходимость проведения инвентаризация	Время реализации мероприятия контроля	Особенности
Составление годовой отчетности	До начала формирования данных, в 4 квартале отчетного года	Исключение составляет инвентаризация ОС, проводимая 1 раз в 3 года
Смена материально ответственного лица (МОЛ) при увольнении, призыве в ВС РФ, использовании отпуска, смерти, других причин	При передаче материальных ценностей от одного ответственного лица к другому	В случае отсутствия МОТ (например, увольнения без отработки) инвентаризация проводится без его участия
Изменение организационной структуры предприятия в форме реорганизации или ликвидации	В сроки, установленные приказом руководителя или решением учредителей	Инвентаризация проводится до составления разделительного или ликвидационного баланса, подписания передаточного акта
Инициация конкурсного производства предприятия-банкрота	В течение 3 месяцев со дня начала процедуры с правом продления периода	Период включает время, отведенное на проведение обязательной независимой оценки

★ Книга-бестселлер "Бухучет с нуля" для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

Участие в инвентаризации материально-ответственного лица

Подсчет наличия ТМЦ в ходе инвентаризации производится при обязательном участии материально-ответственных лиц (п. 2.8 Приказа № 49). Обязательного включения в состав комиссии МОЛ не требуется. В конце описи лицо обязано сделать запись о проведении ревизии в собственном присутствии, об отсутствии претензий к процедуре проверки. При передаче ТМЦ лицо должно поставить в описи подпись о сдаче имущества, лицо, принимающее ценности, подтверждает получение на ответственное хранение.

В практике возникают случаи увольнения без предварительного уведомления. Основания предусмотрены ст. 80 ТК РФ. В случае невозможности продолжения работы увольнение производится в сроки, установленные работником. Участие в инвентаризации сотрудника, являющегося МОЛ, становится невозможным.

Инвентаризация проводится и при отсутствии МОЛ. Вне зависимости от причин отсутствия лица необходимо предложить работнику участвовать в проверке ТМЦ. Документ, подтверждающий факт получения уведомления, прилагается к материалам проверки. В актах производится запись о причинах отсутствия в ревизии МОЛ.

Документальное сопровождение процедуры инвентаризации

Несоответствие документального оформления результатов инвентаризации требованиям приводит к признанию выводов недействительными. Ошибки, допущенные при оформлении результатов проверки, не позволят работодателю взыскать недостачу с виновных лиц. Предприятие обязано соблюсти условия, обязывающие:

• Сформировать положение о порядке проведения инвентаризаций.
• Издать приказы о создании комиссии, сроках проведения проверки. Распоряжения издают при отсутствии ежегодного приказа и при внеплановых ревизиях.
• Получить расписку ответственного лица. Документ свидетельствует о том, что поступившие материальные ценности оприходованы, выбывшие ценности списаны, операции проведены по учету.
• Провести проверку, используя методы натурального подсчета, сличения фактических остатков с данными учета.
• Заполнить инвентаризационную опись.
• Оформить сличительную ведомость (при выявлении расхождений между фактическими и учетными данными) формы № ИНВ-19 или иной аналогичный бланк, разработанный предприятием.
• Составить акт по проверке. Документ подписывает каждый из членов комиссии, утверждается руководителем предприятия.

Форма документов произвольная, разрабатывается предприятиями в соответствии с условиями ведения внутреннего учета. За основу разрабатываемых форм традиционно принимают унифицированные формы из Постановления Госкомстата от 18.08.1998 № 88, ранее обязательные к заполнению.

Распространенные причины недостач при инвентаризации

Недостача, выявленная при инвентаризации, возникает вследствие нескольких причин, определяемых объективными или субъективными факторами.

Причина недостачи	Особенности	Дополнения
Ошибки, допущенные в приемке или выбытии активов	Счетная ошибка допускается при отражении активов по счетам аналитического учета	Ошибки исправляются в ходе инвентаризации
Пересортица номенклатурных групп при сохранении общего количества или массы	Излишки одной группы товаров при одновременной недостаче других номенклатурных видов	На основании ведомости № ИНВ-26, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 27.03.2000 № 26, производится взаимозачет
Естественная убыль в пределах установленных норм или сверхнормативных потерь	Причинами убыли являются испарения влаги, усушка, утруска, потери при фасовке, розливе и другие	Потери в пределах установленных норм учитываются в составе расходов предприятия, сверх лимита – за счет виновных лиц
Потери в результате неконтролируемых обстоятельств	К неплановым потерям относят выявление брака в продукции, нарушение условий хранения ТМЦ	При выявлении виновного лица списание производится за счет работника
Технологические потери

сырья или материалов, возникающие при транспортировке или производстве продукции

Нормирование безвозвратных отходов не производится, размер определяется по фактическим издержкам Потери включают в состав расходов бухучета в зависимости от оснований возникновения, в налогообложении учитывают в полном объеме Злоупотребление МОЛ служебным положением с нанесением работодателю прямого действительного ущерба Недостача покрывается за счет виновного лица, признанного самим МОЛ или по решению суда

Любое нарушение процедуры установления вины ведет к утрате прав на предъявление претензий

Законодательство предусматривает случаи, при которых МОЛ освобождается от ответственности (ст. 239 ТК РФ). При возникновении недостачи в результате форс-мажорных обстоятельств, условий крайней необходимости, отсутствии условий для обеспечения сохранности имущества ответственность можно оспорить.

Пример об отказе работодателя в предъявлении ущерба. Работник заключил с работодателем договор о материальной ответственности. На ответственное хранение лицу передана сыпучая продукция, подверженная влиянию влаги. При инвентаризации была выявлена порча продукции в связи с ненадлежащим обеспечением условий хранения. Руководитель принял решение об отказе в предъявлении МОЛ претензий.

Работодатель имеет право определять необходимость привлечения МОЛ, допустившего недостачу, к ответственности (ст. 240 ТК РФ). Условием принятия решения работодателя является согласие собственника имущества. В учреждениях муниципальной или федеральной собственности списание ущерба при определении виновных лиц запрещено учредительными документами.

Взыскание недостачи с ответственного лица

При выявлении в ходе ревизии недостачи, полученной по вине МОЛ, покрытие материального ущерба производится за счет ответственного работника. Работодатель, не получивший по окончании инвентаризации сведения о виновном лице, инициирует служебное расследование. Особенности взыскания материального ущерба:

1. Работник, допустивший недостачу, обязан дать пояснения о причинах ее возникновения. При отказе в предоставлении пояснений составляется акт при свидетельстве 2 или более лиц. Сотрудники не должны быть членами инвентаризационной комиссии.
2. Недостача, не превышающая размер среднемесячного заработка сотрудника, покрывается без участия суда. Условием погашения недостачи на основании приказа руководителя является добровольное согласие работника.
3. Ущерб, нанесенный работником на значительные суммы или при отказе работника погасить недостачу, взыскивается по решению суда. Положительное решение суда возможно при соблюдении процедуры инвентаризации, документального оформления, наличия фактов вины сотрудника.

Наряду с индивидуальной предусмотрена коллективная ответственность, подтвержденная соответствующим договором. Степень ответственности каждого лица определяется отдельно, в зависимости от участия и стажа работы.

Ошибки, допущенные в учете

Ошибка № 1. Одной из распространенных ошибок при ведении записей по инвентаризации является неверное исправление неточного текста. Неверные записи должны быть перечеркнуты с внесением сверху верного текста. Исправление заверяется всеми членами комиссии и МОЛ, участвующим в проверке.

Ошибка № 2. Недостача, полученная в результате действий (бездействия) МОЛ, взыскивается за счет виновного. В ряде случаев работодатель допускает ошибку: при заключении договора о материальной ответственности не оформляет передачу материальных ценностей. К лицу, не принявшему на хранение ценности, невозможно предъявить материальные претензий по недостаче.

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос № 1. Имеет ли право работодатель взыскать ущерб с виновного материально-ответственного работника, если имущество застраховано?

Ущерб, нанесенный застрахованному имуществу, подтвержденный актом инвентаризации, покрывается за счет полиса. Работодатель имеет право переадресовать материальные требования по страхованию и непокрытой разнице к работнику, допустившему ущерб.

Вопрос № 2. Требуется ли издавать приказ о периоде проведения инвентаризации при наличии ежегодного распоряжения с указанием целей и сроков ревизии?

Дублирование ежегодного приказа не производится. В случае изменения сроков или ревизионного состава издается приказ о внесении дополнений.