Оформление отпусков в организации все тонкости

Каждый работник, осуществляющий деятельность по трудовому договору, имеет законное право на ежегодный отдых, который работодатель должен предоставить и оплатить согласно установленным нормам законодательства.

При этом следует знать, что согласно законодательству для оформления отпуска требуется от трудящегося, а что должен сделать работодатель. В статье рассмотрим вопросы как оформить ежегодный очередной отдых и не по графику, чем регулируется процесс и какие могут быть сложности.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-46-18 . Это быстро и бесплатно !

Чем регулируется отпускное время работников и каковы правила его утверждения?

Работающий гражданин имеет право на следующие виды отпусков.

1. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Стандартная его продолжительность определяется ст.115 ТК РФ и составляет 28 календарных дней. Также ст. 23 ФЗ №181 установлена минимальная продолжительность (30 календарных дней) удлиненного отпуска, который должен быть предоставлен определенным категориям трудящихся, например, инвалиды.
2. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, согласно ст. 116 ТК РФ, должен быть предоставлен также определенным категориям граждан: трудящимся во вредных условиях от 7 календарных дней (ст.117), работающим на Крайнем Севере – дополнительно дается 24 календарных дня (ст. 321).
3. Отпуск без сохранения заработной платы, согласно ст. 128, предоставляется работнику по уважительной причине и подлежит согласованию его продолжительности с работодателем.

Также рабочие с неполным рабочим днем (ст. 93) и трудящиеся сезонно (ст. 291, 295) имеют право на оплачиваемый отдых. Основной и дополнительный законный виды отдыха трудящихся должны быть правильно оформлены, для этого законодательством установлен определенный порядок, который включает в себя заполнение таких документов, как:

• график отпусков;
• уведомление;
• заявление;
• приказ;
• записка-расчет.

Со стороны работодателя весь этот процесс осуществляет отдел бухгалтерии и кадров, которые занимаются правильными расчетами отпускных и их своевременной выплатой и оформлением всей необходимой документации.

Как правильно оформить: порядок действий

На законных основаниях каждый трудоустроенный гражданин должен ежегодно отдыхать без потери заработной платы за каждый отработанный год, который считается не с начала календарного года, а с начала трудовой деятельности сотрудника. Также если работник относится к особой категории, которым предоставляется дополнительный отпуск, он должен воспользоваться и им. При этом в некоторых случаях работники могут соединять эти два вида отпуска. Процедура оформления их схожа.

Для начала в каждой организации ежегодно составляется график отпусков на предстоящий календарный год.

В нем сотрудники должны отметить дни всех возможных отпусков (основного и дополнительного), при этом весь период отдыха может быть разделен на несколько частей, каждая должна быть не меньше 14 дней.

Подготовка документов

Какие документы нужны? Документальное оформление отпуска, согласно действующему законодательству, включает в себя подготовку следующих документов:

• Ежегодно утверждаемый организацией график отпусков всех сотрудников, имеющий форму Т-7.
• Бланк уведомления от работодателя об очередном отпуске в произвольной форме.
• Бланк заявления для сотрудника на предоставление ему очередного общего или дополнительного отдыха, который заполняется в произвольной форме.
• Работодателем подготавливается соответствующий приказ по форме Т-6.
• В бухгалтерии формируют записку-расчет по установленной специальной форме Т-60.
• Отделом кадров вносятся данные об отпуске в личную карточку Т-2 и в табеле учета рабочего времени Т-12 или Т-13.

Об уведомлении работника перед отдыхом

Действующими нормами закона установлено, что о времени начала отпускного периода работник должен быть письменно извещен работодателем не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Если же сотрудник оформляет преждевременный отдых, то тогда уведомление не обязательно. Форма этого документа не установлена. В нем должны быть отражены: даты начала и окончания предстоящего отдыха, подпись уведомителя и сотрудника, который также должен поставить дату получения этого документа.

Составление заявления

Наряду с утвержденным графиком отпусков основанием для предоставления работодателем очередного отдыха трудящемуся будет служить его заявление. При этом если работник отправляется на заслуженный отдых в соответствии с утвержденными в графике сроками, то писать заявление ему не требуется. В случаях, когда трудящийся по какой-либо причине решил воспользоваться отпуском преждевременно, то тогда ему необходимо в письменной форме заявить об этом работодателю в течение минимум четырех дней до ухода. Форма этого документа не установлена, но он должен содержать такие пункты, как:

1. название организации и ФИО руководителя;
2. личные ФИО и должность;
3. основной текст, включающий название отпуска, его продолжительность и границы;
4. личная подпись и дата.

• Скачать бланк заявления на отпуск
• Скачать образец заявления на отпуск

Издание приказа

В нем обязательно отражаются наименование и продолжительность предоставляемого отпуска, персональные сведения о сотруднике, дата составления и личные подписи руководителя и начальника отдела кадров.

Предлагаем посмотреть видео о издании приказа на отпуск:

Записка-расчет

Данный документ является обязательным к оформлению и имеет установленную форму Т-60, а также служит основанием для осуществления отпускных выплат. Сотрудники бухгалтерии проводят необходимые расчеты по специальным формулам, которые включают в себя:

• фактически отработанные дни и средний дневной заработок за них;
• количество отпускных дней;
• а также дни отгулов и больничных.

Получить рассчитанные отпускные средства сотрудник обязан не позднее, чем за три дня до начала законного отдыха.

Больше информации о правилах оформления записки-расчета вы найдете здесь.

Заполнение кадровых документов и другие необходимые действия

Сотрудники отдела кадров должны за каждого сотрудника, уходящего в ежегодный или дополнительный отпуск, вносить соответствующие данные в кадровые документы – личную карточку сотрудника формы Т-2 в раздел VIII и в табель учета времени (формы Т-12 или -13) при ежегодном отпуске «ОТ» или «09», при дополнительном «ОД» или «10».

Ниже вы увидите образец заполнения личной карточки сотрудника об отпуске:

Ниже вы увидите образец заполнения табеля учета рабочего времени при отпуске:

Возможные подводные камни и сложности

Несмотря на регулярную практику оформления законных отпусков, как работодателя, так и сотрудника могут ожидать подводные камни.

1. Дополнительный оплачиваемый отпуск. Начисляется сотруднику только за фактически отработанное время. Т.е. если за год работнику полагается дополнительно семь дней отдыха помимо основного, но при этом полгода он был в командировке, то работодатель имеет право предоставлять только 3,5 дня на отдых дополнительно. Поскольку эти расчеты ведутся вручную сотрудниками отдела кадров и для того чтобы не возникало разногласий, работодателю следует установить автоматизированную систему, в которой и будет осуществляться этот расчет.
2. Отпуск авансом является достаточно проблематичной ситуацией для работодателя, поскольку, например, отработав три месяца и уйдя авансом в отпуск на две недели, а затем уволившись на следующий день, работодатель теряет деньги, выплаченные в качестве отпускных. Вернуть такие средства очень проблематично и практически невозможно. Такие пункты необходимо оговаривать в трудовом договоре.
3. Несвоевременное оформление необходимой документации может повлечь за собой наложение определенных штрафных санкций на работодателя. Поэтому целесообразно автоматизировать процесс в отделе кадров.

Процедура оформления любого вида отпуска требует внимания как от работников, так и от работодателя. Поскольку законом установлены определенные правила как в сроках предоставления соответствующего отдыха сотрудникам, так в оформлении необходимой для этого документации, а при их нарушении придется отвечать, согласно установленным нормам закона.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-46-18 (Москва)
+7 (812) 425-63-64 (Санкт-Петербург)

Это быстро и бесплатно !

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Для каждого человека, отпуск – самая ожидаемая и радостная пора. А для бухгалтерии организаций и предприятий, отпуск персонала – это дополнительная нагрузка по оформлению, правильному начислению и своевременной выдаче отпускных.

Процесс работы с отпускными для бухгалтеров является довольно трудоемким и не простым делом, ведь важно не только верно рассчитать их, согласно специально разработанным алгоритмам, но и правильно документально оформить уход сотрудника в отпуск.

А ведь, как известно, отпуск отпуску – рознь. Даже обычный стандартный отпуск по графику, имеет несколько подвидов, не говоря уж о том, что существуют и другие виды отпусков. Но – обо всем по порядку.

Типы отпусков

Как хорошо знают кадровые работники и сотрудники бухгалтерских отделов, существует всего три вида законодательно определенных отпусков:

• Ежегодный отпуск с начислением отпускных – основной и самый распространенный способ отдыха сотрудников;
• Внеочередные отпуска, также оплачиваемые – они, как и основной отпуск, могут в некоторых случаях предоставляться работникам ежегодно. Кому, при каких условиях и почему положены такие отпуска, подробно описано в Трудовом кодексе РФ;
• Еще один, всем известный, но значительно реже встречающийся отпуск — без сохранения з/п. Воспользоваться правом на такой отпуск можно как в добровольном порядке, так и при некоторых вынуждающих обстоятельствах.

Плановый отпуск сотрудника: стаж на предприятии менее полугода

Прежде чем рассказать о том, как правильно оформить отпускные документы на отпуск работника, рассмотрим, кто имеет на него право.

В первую очередь, на плановый отпуск с выплатой соответствующих отпускных имеет право тот сотрудник, который проработал в данной компании не меньше, чем полгода.

Но существует ряд исключений. К ним относятся лица, проработавшие на предприятии меньший период, но уже имеющие законное право на отпуск. В частности, это:

• женщины, ожидающие рождения ребенка;
• несовершеннолетние, то есть те, кому не исполнилось 18 лет;
• усыновители младенцев в возрасте до 3 месяцев;
• персонал вредных производств;
• работники, трудящиеся в опасных условиях.

Также компания, по просьбе работника и при достижении соответствующей взаимной договоренности, может отпустить его в плановый отпуск, даже если он проработал в ней менее 6 месяцев.

Оформляем отпуск: действуем по порядку

График отпусков. Если работник, проработал в организации больше одного года, по закону, для него нет никаких ограничений для ухода в плановый отпуск. Для того, чтобы соблюсти данное право всех сотрудников, во многих компаниях заранее прописывается главный регламентирующий документ — график отпусков.

Важно: для того, чтобы избежать недоразумений и конфликтов, график отпусков должен составляться заранее, не позже двух недель до начала нового года.

При этом в нем должны быть учтены пожелания сотрудников, специфика работы предприятия и действующие нормативные акты. Руководство в обязательном порядке должно ознакомить с ним всех членов коллектива под роспись.

Внимание: отпуск, предоставляемый работнику предприятия ежегодно не должен быть меньше 28 дней (по календарю). Следует учесть тот факт, что в него нельзя включать дни, которые выпадают на праздники.

Извещение о предоставлении отпуска. Непосредственно за две недели до отпуска того или иного сотрудника, бухгалтерия или кадровик предприятия должны известить его о дате выхода в отпуск в письменной форме под роспись. В дальнейшем, в случае нестыковок это извещение убережет обе стороны от споров и разногласий.

Документы как основание для отпуска

В качестве документов, обосновывающих желание и право человека на ежегодный оплачиваемый отпуск, служат:

заявление, составленное им в произвольной форме;

распоряжение либо приказ на предоставление отпуска со стороны руководства предприятия.

Кадровый специалист обязан внести информацию о периоде отпуска в личную карточку работника.

Расчет отпускных

Для расчета отпускных существуют специальные формулы. В них учитываются фактически отработанные дни, размер среднего дневного заработка и количество отпускных календарных дней. Кроме того, бухгалтерия берет в расчет и те дни, когда сотрудник отсутствовал по уважительной причине (больничные, заранее оговоренные отгулы и т.д.)

Особые обстоятельства: перенесение, продление, разделение отпуска

Как гласит закон, иногда очередной плановый отпуск может быть перенесен на другое время в течение текущего календарного года или продлен.

Это возможно в том случае, например, если сотрудник компании временно утратил работоспособность или вынужден по независящим от него причинам выполнять свои служебные обязанности в период отпуска. Иногда допустимы исключительные ситуации, когда отпуск переносится на следующий календарный год, к примеру, если отсутствие сотрудника в данный отпускной период может негативно сказаться на внутренних производственных процессах предприятия, но подобный перенос возможен только при добровольном согласии человека.

Важно: если сложилось так, что отпуск перенесен на следующий календарный год, то непременным условием будет то, что он обязательно должен быть в течение него использован.

Довольно часто на предприятиях практикуется раздел отпуска на части. Данное решение принимается при добровольном согласии со стороны сотрудника и работодателя. Как правило, 28 дней отпуска делятся на двухнедельные периоды, но, по сути дела, закон никак не ограничивает количество частей, на которые можно эти 28 дней делить. Главное условие – чтобы хотя бы одна часть составляла 14 дней.

Отзыв сотрудника из отпуска

Бывает так, что в связи с острой производственной необходимостью, руководству компании требуется срочно отозвать сотрудника из отпуска. Сделать это законно вполне возможно, только для этого обязательно потребуется письменное согласие отзываемого.

При этом, неиспользованную часть отпуска придется в будущем предоставить данному человеку в любое удобное лично для него время или же, при соглашении сторон, присоединить к отпуску следующего года.

Компенсация вместо отдыха

В некоторых случаях, по просьбе сотрудника, часть отпуска можно заменить денежной выплатой. Например, это можно сделать тогда, когда сверх установленных законом 28 дней, ему полагается дополнительный отпуск.

Исключения здесь существуют только для беременных женщин, тех, кому нет 18 лет и людей, занятых на вредных производствах – им по закону такая замена запрещена.

Тоже отпуск, но без сохранения з/п

Такие ситуации, когда работник предприятия по каким-то личным мотивам вынужден уйти в во внеочередной отпуск без сохранения зарплаты встречаются нередко. Что ему для этого нужно? Всего лишь составить заявление с аргументированной просьбой о дополнительном отпуске.

Закон не устанавливает четких временных рамок подобных отпусков, поэтому срок отпуска оговаривается руководством организации с каждым конкретным человеком персонально.

При этом следует помнить о том, что работодатель может как пойти навстречу сотруднику, так и отказать ему.
Исключения, т. е. те категории работников, кому нельзя отказывать в праве во внеочередной отпуск:

• люди с ограниченными возможностями, инвалиды;
• пенсионеры по возрасту;
• участники ВОВ;
• сотрудники с уважительными причинами, такими как рождение ребенка, вступление в брак, утрата близких людей и т.п.;
• супруги и родители тех военнослужащих, которые погибли при исполнении обязанностей.

Эти и еще некоторые другие случаи по ТК РФ, являются причинами, не позволяющими руководству компаний отказывать в предоставлении дополнительных отпусков.

Как видно из всего вышесказанного, сроки и порядок предоставления и оформления отпусков происходят в разных ситуациях по-разному. Это зависит не только от внутренних правил предприятия, но и от многих внешних обстоятельств.

Существует множество видов отпусков – ежегодный оплачиваемый отпуск, по уходу за ребенком, социальный, административный, учебный, дополнительный, с последующим увольнением, отгул.

В статье пойдет речь о первом варианте.

Мы подробно рассмотрим порядок и правила оформления ежегодного отпуска.

Оформление отпуска работника в организации требует нескольких важных документов ­­– графика отпусков, уведомления начальства либо заявления сотрудника, приказа руководителя, записки-расчёта.

Наиболее объемным является первый документ, график.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 110-35-79 . Это быстро и бесплатно !

Общая информация

Предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска гарантирует Трудовой Кодекс. Наиболее существенными пунктами являются статьи 93, 114, 115.

Статья 114 разрешает работнику отправиться в ежегодный отпуск, сохранив при этом за ним должность и средний заработок.

Стандартную продолжительность отпуска регулирует статья 115 ТК, она составляет 28 календарных дней.

Неполная занятость не влечет за собой работу без перерывов.

В статье 93 Трудового Кодекса прямо указывается, что сотрудники, занятые неполный рабочий день, также имеют право на полноценный, оплачиваемый отдых.

Более того, даже для лиц, занятых на сезонных работах, положен отпускной период из расчета два дня за рабочий месяц. Об этом говорится в статьях 291 и 295 ТК.

Как правильно оформить отпуск? Какие документы нужны для оформления? Чтобы оформить ежегодный оплачиваемый отпуск, необходимо подготовить определенный набор документов.

К ним относятся:

Разберем подробней по очереди каждый из документов.

График

Документальное оформление отпусков начинается с графика отпусков.

Наличие графика на предприятии является обязательным требованием, трудовая инспекция при осуществлении проверки будет расценивать отсутствие данного документа как нарушение.

Составлять график следует, учитывая три фактора. Первый – пожелания сотрудников. Кадровик или начальник отдела должен провести опрос, выяснить, когда тому или иному работнику предпочтительней всего будет отправиться в отпуск.

Данные сводятся в таблицу. Второй – положения Трудового Кодекса. Нельзя нарушать основные права сотрудников. Например, на некоторых вредных производствах положен более продолжительный отдых.

Помимо этого, существуют группы лиц, которым положены привилегии и первоочередность при составлении графика.

К ним относятся работники в возрасте до 18 лет, беременные женщины, почетные доноры.

Не учитывать столь важные моменты – несомненное нарушение трудовых прав.

Последнее, на что опираются при составлении графика – потребности предприятия. Как правильно заполнить и утвердить график читайте далее.

Как оформить отпуск не по графику отпусков? Конечно же, было бы замечательно иметь возможность отправиться на отдых когда угодно, но это не всегда возможно, так как рабочий процесс нельзя останавливать.

HR-отдел должен провести всесторонний анализ на основе нужд компании. На основе трёх источников информации формируется график отпусков на предстоящий год.

Документ должен подписать начальник кадрового отдела и руководитель предприятия. На процесс составления согласно ТК могут оказывать влияние профсоюзные организации. Профсоюз может высказать несогласие, после этого начинается поиск компромисса. Если решить проблему не получается, то следует обращаться в трудовую инспекцию.

Форма Т-7 достаточно гибкая. Если возникла потребность перенести отпуск, то есть внести изменения в график, кадровику следует заполнить пункт 8 и 9 бланка. Они предусмотрены именно на этот случай. Помимо этого, для оформления отдыха не по графику потребуется заявление сотрудника и письменное согласие начальника.

Уведомление

Работник должен быть извещен об отпуске с помощью специального документа.

Он официально информирует сотрудника о начале ежегодного оплачиваемого отпуска.

Понятие уведомления можно встретить в статье 123 Трудового Кодекса.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее чем за 14 дней до начала отдыха.

Но если отпуск уже был оформлен на основании собственного заявления сотрудника, то уведомление не является обязательным.

В ином случае извещение производится письменно и персонально. Отсутствие уведомления может послужить веским основанием для отказа от отпуска в неподходящее для работника время. При отказе от ознакомления следует составлять специальный акт.

На основании положений Трудового Кодекса и локальных актов предприятия информируем Вас о предоставлении оплачиваемого ежегодного отпуска в период с «10» августа 2016 года по «25» августа 2016 года.

Факт получения уведомления подтвердите собственноручной подписью.

Заявление

Заявление на предоставления ежегодного отпуска следует писать не менее чем за четыре дня до начала отдыха. Срок не установлен законодательно, но бухгалтерия как правило начинает начислять отпускные за три дня до начала отпускного периода, поэтому трехдневный срок логически обоснован.

Помимо этого, в локальных актах компании сроки подачи заявления могут быть установлены более точно и конкретно. В некоторых, крайних случаях при согласовании с начальством и бухгалтерией подать заявление теоретически возможно за один день.

Документ составляется в произвольной форме, главное передать смысл и указать основные данные (например, ФИО, дату, название организации, время начала и окончания отпускного периода).

Обратите внимание, что существует несколько разных видов отпусков.

Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то это должно быть отражено в тексте и названии документа.

Приведем приблизительный текст заявления:

Генеральному директору ООО «Строймонтаж» И.И. Иванову от П.В. Петрова, старшего монтажника.

Прошу предоставить мне ежегодный оплачиваемый отпуск сроком 28 календарных дней с «10» августа 2016 года по «28» августа 2016 года.

Далее идет дата подачи, подпись. Документ является обязательным, если отдых не был обозначен и зафиксирован первым способом – через уведомление.

Приказ

Чтобы оформить отпускной период сотруднику также необходимо издать приказ. Приказ оформляется по форме Т-6, для одновременного оформления нескольких работников используют другой вариант формы ­– Т-6а.

Записка-расчёт

Данный документ позволяет произвести расчёт выплат, причитающихся в отпускной период работнику.

На первой стороне указывают основные данные об отпуске (даты, начало и окончание отдыха).

На второй стороне производятся бухгалтерские расчёты для положенных выплат.

Заключение

На график отпусков оказывают влияние три фактора – потребности предприятия, пожелания сотрудников и положения Трудового Кодекса. Начало отдыха фиксируется двумя способами – с помощью заявления сотрудника либо с помощью уведомления начальства.

Оба варианта должны быть составлены письменно, с датами и подписями. Если работник отказывается подписывать уведомление, то следует составить специальный акт.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас: