Содержание
Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой. На его основании функционирует организация.
Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:
Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.
Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам. Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством.
ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи.
Приказы являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем. Они формируются при наличии этих обстоятельств:
Приказы, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме. Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная.
В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям. Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название.
Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения. Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт. В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.
Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства. Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора.
Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства. Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса. Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников.
Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений. Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется. Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.
Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.
Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке. Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса. Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения. Этот номер отражается в специальном журнале.
Ваш персональный гид в мире документов
Правильно оформить приложение к документу помогает реквизит "Отметка о приложении".
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" отметка о приложении содержит сведения о документе (документах) прилагаемом к основному документу.
Отметка о приложении может располагаться:
Отметка после текста оформляется под текстом от границы левого поля (то есть без пробелов).
Правила оформления приложений
Если приложение названо в тексте документа, то отметка выглядит следующим образом:
Приложение: на 2л. в 1 экз.
Если не названо, то указываем полностью:
Приложение: 1. Договор об указании услуг на 5 л. в 1 экз.
2. Акт приема-передачи на 2 л. в 1 экз.
Если приложением является электронный носитель, то отметка оформляется так:
Приложение: файл "Проект соглашения.doc" на usb-флеш-накопителе.
Если документ, являющийся приложением, имеет свои приложения, он оформляется следующим образом:
Приложение: письмо ООО "Раза ветров" от 17.06.2018 N 03-10/45 и приложения к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 2л. в 1 экз. только в первый адрес.
Так оформляются отметки о приложении только в сопроводительных и информационно-справочных документах.
На что обратить внимание
Слово "Приложение" пишется в единственном числе, несмотря на то, что приложений может быть несколько.
В ГОСТ не указано через сколько интервалов от текста оформляется отметка о приложении. Это важно, так как в пространство после текста не должно быть возможности что-либо дописать. Поэтому в этом вопросе мы будем руководствоваться разъяснениями Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (хотя они и утратили силу), в п. 6.1 которых сказано, что "реквизиты документа отделяют друг от друга двумя – четырьмя межстрочными интервалами".
Как оформляется отметка о наличии приложений в приказе или других распорядительных документах (постановлениях, решениях, распоряжениях)
В ГОСТ Р 7.0.97-2016 указано, что в в тексте распорядительных документах при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: . (приложение) или . (приложение 1).
В соответствии с Постановлением Правительства Волгоградской области от 12.09.2018 N 536 (приложение 1).
Также допускается ставить знак N перед приложением.
То есть отметка о приложении в распорядительных документах, а также в договорах, положениях, правилах, инструкциях под текстом не оформляется, а указывается только в тексте документа.
Как оформляются приложения к распорядительным документам
На первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:
Приложение N
к приказу ООО "Звезда"
от 21.08.2018 N 156
Реквизит выравнивается по левому краю или центрируется относительно самой длинной строки.
Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.
УТВЕРЖДЕНО
приказом ООО "Мечта"
от 18.06.2018 N 118
Надеюсь, что с оформлением приложением все стало понятно. Вопросы пишите в комментариях
С уважением, Инна.
документовед, специалист по ДОУ и делопроизводству
С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов.
Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.
ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица.
Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.
Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:
Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.
Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:
Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:
Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:
Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.
Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.
Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.
Полужирный шрифт следует использовать для выделения:
Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:
При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.
В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см. То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4.
Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:
Расположение реквизитов на титульном листе документа:
В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:
Министерство здравоохранения Российской Федерации;
ООО Агрокомплекс Николаевский
Начальнику упаковочного цеха
Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;
Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.
Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).
Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:
Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.
Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:
Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне. Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось).
Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.
Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.
Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.
В отношении заголовка действует следующий регламент:
Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:
Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.
При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация. Ниже представлен ряд примеров:
Наименование документа
Обращение
Пример
Деловое письмо, служебная записка
От первого лица или третье лицо, единственное число
Отдел закупок направляет предложение;
Прошу принять меры;
От первого лица в единственном числе
Документ от имени коллегиального органа управления
От третьего лица (единственное число)
Собрание акционеров приняло решение
Третье лицо, множественное число
Выслушали, утвердили, решили, приняли
Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах
Третье лицо, любое число
Комиссия оценила, отдел закупок утвердил
Например: Уважаемая Светлана Игоревна!
Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;
Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки. Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований.
Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.
Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.
Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.
No related posts.