Содержание
Это процедура фактического предоставления документов, баз данных, программ и информации. А также принимающая сторона (новый работник) может заодно узнать нюансы работы уходящего сотрудника. Это в идеале, а по факту обычно все сводится к составлению незатейливого акта, в котором приводится формальный реестр.
На практике процедура играет немаловажную роль в дальнейших отношениях с новым сотрудником. Если он принял дела и документы, то это избавит от конфликтных ситуаций типа «я этим не занимался, я не знаю».
Изначально издается приказ или разрабатывается план — по выбору работодателя. Документы схожи по содержанию. В них важно указать следующее:
Участников обычно двое: увольняющийся сотрудник и вновь принятый. Бывают исключения. Если замена не найдена, то принимать дела будет любой работник, назначенный приказом руководителя.
На практике в процессе участвуют специалисты разных секторов. Их объединяет одно: наличие оформленных дел или документов, которые можно оставить для дальнейшей работы. Например, специалист отдела ПТО передает чертежи, схемы, топосъемки, результаты геодезических изысканий. Юрист — дела, включая архивные, договоры, служебные записки, переписку в пределах своего функционала. Кадровик — трудовые книжки, личные карточки сотрудников и приказы.
У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.
С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.
Трудовой кодекс не содержит требований о передаче дел при увольнении, значит, обязать уходящего сотрудника невозможно.
Некоторые работодатели поступают так: включают в текст трудового договора пункт об обязанности передать дела при увольнении. Но в силу того, что пункт этот касается уходящей стороны, он, как правило, не имеет особенного смысла.
Когда сотрудник фирмы примет решения о расторжении трудовых отношений с работодателем, ему предстоит процедура предоставления информации своему преемнику. От того, как будет организован этот процесс, будет зависеть его успешное завершение.
Покидающий компанию гражданин должен ознакомить свое руководство или сотрудника, который будет принимать должность, с делами, предоставить им все материалы, которые были в его распоряжении.
Если преемника администрации не удалось вовремя найти, то принимать документацию будет директор фирмы.
Причинами данного мероприятия можно назвать такие:
Произойти это может в нескольких случаях. При:
Порядок передачи дел при увольнении регламентируется такими правовыми актами:
Согласно п.4 ст.29 ФЗ № 402, при делегировании должности, где фигурируют бухгалтерские бумаги, должен быть составлен акт.
Материальные ценности отдают другому члену коллектива работники, занимающие такие посты:
Если преемник не найден, то временно принимает дела руководитель или коллега. С ним утверждают контракт и знакомят с вверенными полномочиями. Они при появлении основного кандидата введут его в курс обязанностей.
Глава компании или предприятия материальное лицо, поэтому при его уходе необходимо проведение инвентаризации имущества.
Это мероприятие подразумевает составление акта приема-передачи. Стандартного бланка не существует, так как при его заполнении учитывается специфика деятельности компании и особенности передаваемых дел.
Проводится пересчет оригиналов таких документов:
Преемник на основании проведенной описи и акта принимает от уходящего работника:
Составление бланка происходит в присутствии специально созданной комиссии. В нее входят все заинтересованные лица.
Основываясь на ФЗ № 402, такой сотрудник ведет всю финансовую документацию компании и создает отчет по ней. Поэтому на нем лежит большая доля ответственности. Все эти важные бумаги при уходе с должности он должен оставить преемнику.
В период отработки сотрудника к нему приставляется помощник, который и входит за это время в курс дела.
Невозможно назначить следующего сотрудника, если важные документы и имущество организации находятся под контролем предыдущего. Чтобы лицо, которое увольняется перестало нести ответственность, необходимо провести пересчет.
Сверка при увольнении материально ответственного лица проводится всегда в присутствии всех заинтересованных лиц, особенно того, кто принимает. Проходит она в таком порядке:
В ситуации, когда нет желающего принять имущество на постоянную основу, проводят сверку 2 раза. Соответственно и актов будет столько же. Последовательность действий такая:
В конце снимается контроль с предыдущего и заключается договор с вновь прибывшим.
Сама процедура не очень громоздкая. Ее организовывает руководитель увольняющегося человека. Она состоит из таких последовательных действий:
Все работники максимально прилагают усилия для более корректного результата. Администрация обходится силами предприятия или приглашает аудиторов со стороны. Если один из членов комиссии отсутствует, то процедуру вправе признать недействительной.
Важным составляющим фактором являются устная информация, которую сообщает уходящий работник преемнику.
В перечень передаваемых бумаг будущему работнику входит вся документация, необходимая для выполнения своих служебных обязанностей. У каждой должности свой фронт работ, поэтому и содержание списка будет зависеть от сферы деятельности.
Для работника, который вел бухгалтерский учет существуют такие:
Работник отдела кадров обязан оставить:
Если покидает фирму ИТР-сотрудник, то он отдает:
Чем точнее будет происходить передача информации и материалов, тем незаметней для организации произойдет уход старого сотрудника. Об этом должен позаботиться своевременно директор.
Для более быстрого и точного приема новой должности будущему работнику, администрации нужно продумать ряд необходимых нормативных бумаг, в которых будет отображены все действия. Это могут быть такие:
Также включаются реестры, которые отображают документооборот на фирме, инструкции по их ведению.
Законодательные акты не ограничивают в процедуре составления данного документа. Может быть составлен в произвольной форме. Однако определенные пункты в нем должны присутствовать:
Нужно указать также отсутствие ценных бумаг (если таковых нет), повреждение бланков строгой отчетности.
В нем должно быть отображено:
Обязательно в конце проставляются фамилии и инициалы задействованных лиц с их подписями.
План передачи дел при увольнении, его образец совершенно носит индивидуальный характер и не всегда весь процесс соблюдается руководителями.
Однако есть должности, при расторжении с сотрудниками которых трудовых соглашений, официальные распоряжения нужны. К таким относят:
Хоть и Российское законодательство не обязывает тружеников к мероприятию по передаче дел, однако, это необходимо в первую очередь самим работникам.
Весь процесс состоит из таких шагов:
Бланк выглядит так.
г. ______________ «__» _________ 20__г.
План передачи дел
В связи с увольнением ___________________________________ и принятием на его должность ______________________________, первому передать, а второму принять дела, документы и информацию согласно настоящему плану.
Передаче подлежит следующее:
Срок передачи: до «__» ___________20__г.
Передачу оформить Актом приемки-передачи.
Директор _______________ ФИО
Передача дел при увольнении сотрудника разрешена по закону до последнего рабочего дня. Если гражданин, который займет рабочее место уходящего, еще официально не оформлен на предприятии, то принимать участие в приемке документации он не имеет права. Чтобы вся процедура прошла безболезненно, следует о ней позаботиться руководству заранее. Это поможет сохранить рабочую обстановку в коллективе и не снизить продуктивность нового сотрудника.
Процедура по передаче дел является неизбежной при увольнении сотрудников всех рангов: от рядовых работников – до руководителей и кадровиков.
К сожалению, эта процедура редко проходит мирно, без взаимных претензий и обид.
В подобном конфликте бывают задействованы две стороны: лицо, что принимает дела, и лицо, которое их передаёт.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ
+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ
Это быстро и бесплатно!
Чаще всего, как показывает практика, сотрудники выражают недовольство не самим фактом передачи дел, а исключительно тем, как этот процесс организован.
Как нужно действовать, каков план и порядок проведения процедуры, необходима ли разработка положения о передаче?
Определимся с целью процедуры передачи дел. Цель заключается в том, что увольняющееся лицо, таким образом, ставит в известность окружающих бывших коллег относительно состояния рабочих дел на момент своего увольнения.
Сотрудник, покидающий руководящую должность, несущий материальную имущественную ответственность, передает своему приемнику:
Важно! По закону (ч.1, ст. № 192 ТК РФ), процедура по передаче дел не является обязательной.
Но в том случае, если имеется трудовое соглашение, предусматривающее данную процедуру, то её игнорирование расценивается как дисциплинарный проступок.
Большинство руководителей включают в трудовое соглашение пункт, обязующий, в случае увольнения, осуществить передачу дел.
Но, следует признать во внимание, что данный пункт относится к покидающей компанию стороне и поэтому не имеет особого смысла.
Российское законодательство не предусматривает процедуру под названием «Передача дел при увольнении».
Но работник, занимающий ответственную административную или материальную должность, должен всё же осуществить этот процесс. По переданным делам руководитель сможет судить об их состоянии.
Не забывайте! Обязательства сотрудников регулируются лишь условиями трудового соглашения (или трудовой инструкцией), согласно ст. ТК РФ.
Увольнительный процесс включает в себя следующие этапы:
Для удобства может быть создан документальный вариант плана передачи дел, при этом в него можно включить:
Ответ на этот вопрос однозначно положительный, несмотря на то, что процесс передачи дел – это, по сути, формальность, которой в компании следуют не всегда.
Но при этом имеется перечень ключевых должностей, в отношении увольнения которых требуется официальное распоряжение (приказ) и план передачи дел:
Имейте в виду! При увольнении такого сотрудника, в компании издаётся приказ о передаче дел. Этот приказ, в не зависимости от должности, должен быть оформлен строго до дня расторжения трудового соглашения.
После расторжения, бывший сотрудник не обязан будет посещать своё прежнее место работы и тратить личное время на чужие дела.
В универсальном образце приказа о передаче дел должны содержаться:
Увольнение руководителя – это поэтапная процедура, ключевой составляющей которой является передача дел новому руководству.
За правовую основу процедуры можно принять один документ – это Закон 1990 г. «О банках и банковской деятельности» № 395 – 1.
Гендиректор (руководитель) компании – это лицо, несущее материальную ответственность.
Поэтому перед осуществлением передачи дел следует сделать имущественную инвентаризацию.
В 2018 году требуется составление акта приёмки–передачи.
Содержание данного акта имеет индивидуальный характер, так как он определяется особенностями передаваемых дел и масштабом деятельности компании.
Важно! Акт приёмки – передачи должен быть максимально детализирован.
По данному акту осуществляется ревизия передачи подлинников следующих документов:
Примите к сведению! В соответствии с проведённой описью, которая прикрепляется к акту приёмки – передачи, новый руководитель принимает из рук прежнего: штампы и печати, ключи от сейфов и ячеек банка, ценности компании, предметы техники и всю контактную информацию по партнёрам.
Процедура по составлению акта должна осуществляться специальной комиссией. В неё входят сотрудники компании, занимающие ответственные должности.
Главный бухгалтер несёт колоссальную меру ответственности, поэтому закон регламентирует процесс передачи бухгалтерских дел от уходящего специалиста – к новому.
Начиная с 2011 года, согласно закону ФЗ РФ «О бухгалтерском учёте» № 402, бухгалтер должен вести учёт и формировать всю финансовую отчётность.
Поэтому зачастую используют один верный и проверенный способ: принимают на период отработки прежнего специалиста помощника. Это помощник, находясь рядом с бухгалтером, вникая во все дела, автоматически принимает их.
Подробнее об увольнении главного бухгалтера читайте в этой статье.
Приказ руководства об увольнении материально ответственного сотрудника служит причиной для проведения ревизии. Процесс ревизии заключает в себе следующие действия:
Процедура передачи имущественных ценностей от предыдущего сотрудника – новому должна сопровождаться актом приёма – передачи. Акт визируется двумя сторонами:
Имейте в виду! После того, как будет завизирован акт, договор с предыдущим сотрудником о его материальной ответственности утрачивает всяческую силу, и ответственность переходит к новому специалисту.
Осуществить передачу ценного имущества следует в течение 14 дней – за время отработки. Держать и не отпускать сотрудника, желающего уволиться, даже при сохранении ему оклада, считается незаконным.
Подробнее об увольнении материально-ответственного лица и передаче имущества при этом читайте здесь.
О правилах передачи дел при увольнении главного бухгалтера и порядке вступления в должность нового сотрудника, рассказано в данном видео:
Напомним, главное, о чём нельзя забывать: заставлять осуществлять передачу дел сотрудника после окончания его рабочего дня либо уже после непосредственного увольнения является незаконным.
По этой причине, распорядиться относительно приёма – передачи документальной базы необходимо заранее, без привязки к дате выхода на работу нового сотрудника.
Также следует помнить о том, что невозможно требовать обязательного участия в процедуре передачи будущего работника в том случае, если трудовой договор с ним ещё не заключён.
Закон позволяет принять сотрудника на временной основе на освободившуюся должность, но, обязательно предупредив его, что он должен принимать участие в процедуре приёма-передачи дел.
Что делать в нередкой ситуации, когда сотрудник увольняется, не передавая никому своих дел?
Закон не регламентирует данную ситуацию и не предусматривает никаких санкций. Единственно разумный вариант действий – это составление описи всех оставленных документов и материальных ценностей, имеющихся на момент прихода нового работника.
Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:
+7 (499) 490-27-62 – Москва – ПОЗВОНИТЬ
+7 (812) 603-45-17 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ
+8 (800) 500-27-29 доб.849 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ
No related posts.