Периодичность пересмотра должностных инструкций

Вопрос-ответ по теме

Вопрос

Установлен ли срок действия должностных инструкций (далее ДИ)? Должны ли они перерабатываться каждые 5 лет? Если нужно внести дополнение или изменение в ДИ работника, за какой период мы должны уведомить работника в несении дополнении и изменений в ДИ? Как правильно оформить изменения в ДИ?

Ответ

Законодательство не устанавливает обязанность для работодателей разрабатывать должностные инструкции. Согласно ч. 2 ст. 57 ТК РФ трудовая функция, в том числе и конкретный вид поручаемой работнику работы, является обязательным условием трудового договора.

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Однако на практике работодателя должностные инструкции разрабатывают, что удобно для проведения аттестации, привлечения к дисциплинарной ответственности и пр.

Срок действия должностных инструкций не установлен. Требования о необходимости их переработки нет. При этом работодатель сам в должностной инструкции может предусмотреть периодичность их пересмотра.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

• способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
• характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

• должностной инструкции в новой редакции;
• или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора, то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию (путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.

Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Таким образом, если изменения должностной инструкции касаются обязательных условий трудового договора, то изменить такие условия по инициативе работодателя можно только при наличии изменений организационных или технологических условий труда с уведомлением работников не позднее чем за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

Также отметим, что ст. 74 ТК РФ запрещает изменять трудовую функцию работника по инициативе работодателя. То есть обязанности, закрепленные в должностной инструкции, которые являются частью трудовой функции, т.к. определяют конкретный вид поручаемой работнику работы, изменять по инициативе работодателя нельзя даже при наличии изменений организационных или технологических условий труда.

Однако, следует отметить, что при выполнении отдельных видов работ нормативными правовыми актами может быть установлена необходимость пересмотра инструкций (в том числе, должностных инструкций специалистов и производственных инструкций рабочих).

Так, например, согласно п. 1.2.6 Правил, утв. Приказ Минэнерго России от 13.01.2003 № 6 Об утверждении Правил технической эксплуатации электроустановок потребителей, ответственный за электрохозяйство обязан обеспечить пересмотр инструкций и схем (не реже 1 раза в 3 года).

Согласно п. 2.16 Типовой инструкции, утв. Приказом Госстроя России от 13.12.2000 № 285 Об утверждении типовой инструкции по технической эксплуатации тепловых сетей систем коммунального теплоснабжения производственные и должностные инструкции должны проверяться на соответствие фактическим эксплуатационным не реже 1 раза в 2 года и уточняться при внесении изменений в состав оборудования и трубопроводов, и утверждаться главным инженером организации.

В соответствии с п. 3.1.4 Правил технической эксплуатации газового хозяйства газотурбинных и парогазовых установок тепловых электростанций. РД 153-34.1-30.106-00 (выдержки из текста приведены в конце ответа) производственные инструкции схемы должны пересматриваться и утверждаться после реконструкции, технического перевооружения и изменения технологического процесса до включения оборудования в работу. Инструкции должны также пересматриваться и уточняться при изменении свойств газообразного топлива, с выходом новых НД и периодически (не реже одного раза в три года) с доведением внесенных дополнений или изменений до сведения работников, для которых обязательно знание этих инструкций, с записью в журнале распоряжений.

Подробности в материалах Системы Кадры:

Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных органов (ст. 47 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ). Оштрафовать организацию, не являющуюся госорганом, за отсутствие инструкций нельзя (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

Вместе с тем, есть веские аргументы в пользу оформления должностной инструкции. Ее наличие позволит организации:

• обосновать увольнение сотрудника в связи с несоответствием занимаемой должности;
• равномерно распределить обязанности между похожими должностями;
• доказать в суде правомерность наложения дисциплинарного взыскания на сотрудника;
• корректно провести аттестацию персонала и т. п.

Должностные инструкции составляют по каждой штатной должности.

Совет: именные инструкции не составляйте, иначе их придется утверждать заново при каждой смене кадров. Если несколько сотрудников занимают одинаковые должностии выполняют одинаковые обязанности, то достаточно составить единую для всех должностную инструкцию и ознакомить с ней каждого сотрудника. Если сотрудники занимают одинаковые должности, а выполняют разные обязанности, то лучше переименовать должности и назвать их по-разному.

Порядок составления должностной инструкции законодательством не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформлять. На практике должностная инструкцияможет быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

2. Ответ: Можно ли вносить изменения в должностную инструкцию

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию чаще всего возникает при корректировке объема должностных обязанностей сотрудника. В свою очередь, такая корректировка может потребоваться, например, при изменении организационных и (или) технологических условий труда в организации.

Законодательно порядок внесения изменений в должностную инструкцию не урегулирован. Поэтому организация вправе самостоятельно определить такой порядок и закрепить его в локальном документе. Вместе с тем, при внесении изменений необходимо учитывать следующее:

• способ оформления должностной инструкции, в которую необходимо внести изменения (на практике должностная инструкция может быть оформлена как приложение к трудовому договору или как самостоятельный документ);
• характер вносимых изменений в инструкцию (вносимые изменения могут затрагивать или не затрагивать обязательные условия трудового договора).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить изменения путем подготовки дополнительного соглашения к трудовому договору с сотрудником. Указанный порядок следует применять независимо от характера изменений, вносимых в должностную инструкцию. Подробнее о том, как составить и согласовать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, см. Как изменить трудовой договор.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки не касаются обязательных условий трудового договора, целесообразно вносить изменения путем подготовки:

• должностной инструкции в новой редакции;
• или изменения к должностной инструкции (документа, который содержит перечень поправок к действующей редакции должностной инструкции).

Должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Если должностная инструкция оформлена в виде отдельного документа и вносимые поправки касаются обязательных условий трудового договора то организация обязана получить согласие сотрудника на продолжение трудовых отношений в новых условиях. После этого изменения вносятся в должностную инструкцию сотрудника. Для этого помимо изменений в саму инструкцию(путем подготовки должностной инструкции в новой редакции или изменений к ней) необходимо оформить дополнительное соглашение к трудовому договору с сотрудником.
Если сотрудник согласен на изменения, должностную инструкцию в новой редакции (изменения к должностной инструкции) утвердите приказом руководителя организации и в общем порядке ознакомьте с ней сотрудника под подпись.

Такой порядок внесения изменений в должностную инструкцию следует из письма Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6.

Дополнительно следует учесть и тот факт, что если причиной внесения поправок в должностную инструкцию является изменение организационных или технологических условий труда в организации, то о предстоящих изменениях сотрудника необходимо уведомить заранее. А именно: не позднее чем за два месяца до введения в действие необходимых работодателю изменений. Об этом говорится в части 2 статьи 74 Трудового кодекса РФ. Указанный порядок следует соблюдать независимо от того, как оформлена должностная инструкция, в которую требуется внести изменения (как самостоятельный документ или приложение к трудовому договору).

Пример внесения изменений в должностную инструкцию, которая является самостоятельным документом. Необходимость внести изменения связана с изменением организационных условий труда

ЗАО «Альфа» находится в г. Москве. При этом оно имеет обособленное подразделение, расположенное в г. Иркутске. Должностной инструкцией главного бухгалтера предусмотрено, что главный бухгалтер головной организации А.С. Глебова два раза в год направляется в командировку в обособленное подразделение для проведения финансового анализа и подготовки к сдаче бухгалтерской и налоговой отчетности.

9 октября 2007 года принято решение о закрытии обособленного подразделения организации. На следующий день Глебовой вручено уведомление о том, что в ее должностную инструкцию будут внесены изменения в связи с предстоящим закрытием обособленного подразделения. Глебова выразила свое предварительное согласие на изменения соответствующей записью на уведомлении.

20 декабря 2007 года обособленное подразделение организации было закрыто. Отдел кадров подготовил:

Руководитель организации издал приказ об утверждении изменений к должностной инструкции главного бухгалтера.

заместитель директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России

ПРАВИЛА
ТЕХНИЧЕСКОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ ГАЗОВОГО ХОЗЯЙСТВА
ГАЗОТУРБИННЫХ И ПАРОГАЗОВЫХ УСТАНОВОК
ТЕПЛОВЫХ ЭЛЕКТРОСТАНЦИЙ

3.1.4. На ТЭС с учетом особенностей оборудования, технологии и характера производства должна быть разработана производственная технологическая инструкция, содержащая требования технологической последовательности выполнения различных операций при подготовке к пуску газа, выводе в резерв, ремонте, допуске ремонтного персонала к выполнению газоопасных работ на оборудовании и газопроводах. Кроме того, в инструкции должны быть указаны методы и объемы проверки качества выполняемых работ.

Отдельно должны быть разработаны инструкции по безопасному проведению огневых и газоопасных работ, безопасности труда для рабочих, занятых эксплуатацией газового хозяйства предприятия, содержащие требования по соблюдению безопасных методов работ и противопожарной безопасности при производстве технического обслуживания и ремонта газового оборудования и газопроводов, а также должностные инструкции и планы (инструкции) по локализации и ликвидации аварийных ситуаций в газовом хозяйстве и взаимодействию служб различных ведомств по локализации и ликвидации аварийных ситуаций, взрывов и пожаров в системе газоснабжения, с указанием должностных лиц, для которых знание этих инструкций обязательно.

Производственные инструкции разрабатываются с учетом требований заводов – изготовителей оборудования, конкретных условий эксплуатации и утверждаются техническим руководителем (главным инженером) ТЭС.

К производственным инструкциям должны прилагаться технологические схемы с указанием оборудования, мест врезки дренажей, продувочных газопроводов и трубопроводов продувочного агента, установки запорной, регулирующей и предохранительной арматуры с нумерацией, соответствующей действительности по месту.

Производственные инструкции и технологические схемы должны пересматриваться и утверждаться после реконструкции, технического перевооружения и изменения технологического процесса до включения оборудования в работу.

Инструкции должны также пересматриваться и уточняться при изменении свойств газообразного топлива, с выходом новых НД и периодически (не реже одного раза в три года) с доведением внесенных дополнений или изменений до сведения работников, для которых обязательно знание этих инструкций, с записью в журнале распоряжений.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Наталья Никонова,

Срок действия должностной инструкции в организации

В Трудовом кодексе РФ такой документ, как должностная инструкция (далее — ДИ), не упоминается. Роструд дал свои разъяснения по данному вопросу: работодатель правомочен самостоятельно решить, вводить ли данный документ на предприятии в принципе, а также определить регламент составления, утверждения и изменения ДИ (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6). Более подробно вопрос о необходимости введения ДИ в организации рассмотрен в нашей статье Обязательна ли должностная инструкция в организации?.

Таким образом, срок действия должностной инструкции может быть определен локальным документом организации, но в основном привязывается к сроку, в течение которого трудовая функция конкретного работника сохраняется без изменений, — после этого в ДИ обычно вносятся коррективы.

Срок пересмотра должностных инструкций

Как уже указывалось выше, срок пересмотра ДИ определяется работодателем самостоятельно. Порядок и сроки ее пересмотра в организации обычно закрепляются положением о ДИ, хотя могут быть определены на основании соответствующего распорядительного документа.

Как правило, ДИ определена трудовая функция работника, и изменение такой функции, являющейся обязательным условием трудового договора, должно быть зафиксировано и в трудовом договоре.

Чтобы изменить содержание ДИ в случае изменения трудовой функции, необходимо выполнить одно из перечисленных действий:

• заключить дополнительное соглашение к трудовому договору;
• составить и утвердить документ, содержащий перечень правок в ДИ (подробнее об этом читайте в нашей статье Образец приказа об изменении должностной инструкции).

Итак, срок действия должностной инструкции определяется работодателем самостоятельно и закрепляется локальной документацией (например, положением либо специальным распорядительным документом). Аналогичным образом может быть урегулирован и вопрос о сроках пересмотра ДИ. Обычно содержание ДИ пересматривается после изменения трудовой функции работника.

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО РАЗРАБОТКЕ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ ДЛЯ РАБОТНИКОВ
ПРЕДПРИЯТИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ МИНЭНЕРГО СССР

РАЗРАБОТАНЫ Специализированной организацией по нормированию, организации труда и управления в энергетике (Энергонот)

ИСПОЛНИТЕЛИ С.Л.Сляднев, Е.М.Самойленко, Н.И.Савченко

УТВЕРЖДЕНЫ Управлением по нормированию труда и заработной платы 19.11.85 г.

Начальник Управления М.И.Огняков

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Должностная инструкция является одним из основных документов предприятия (организации)*, регламентирующим правовой статус, требования к квалификации и знаниям, обязанности, права, взаимоотношения и ответственность работников.
_______________
* Далее – предприятие.

1.2. Должностные инструкции должны быть разработаны для всех категорий инженерно-технических работников и служащих, а также для рабочих, относящихся к оперативному персоналу энергопредприятий.

Должностные инструкции не разрабатываются для руководителей предприятий и их заместителей, так как они действуют согласно Положению о социалистическом государственном производственном предприятии (производственном объединении), уставу и приказы о распределении обязанностей между ними, а также для руководителей структурных подразделений предприятий, действующих согласно положениям о структурных подразделениях.

1.3. Ответственность за наличие должностных инструкций возлагается на руководителя предприятия. Разработку должностных инструкций осуществляют непосредственные руководители работников.

Методическое руководство разработкой и контроль за своевременным пересмотром должностных инструкций осуществляет ПТО предприятия (или другое подразделение, определенное руководителем предприятия).

1.4. При разработке должностных инструкций необходимо руководствоваться положением о подразделении, квалификационным справочником должностей служащих, тарифно-квалификационными справочниками (для оперативного персонала), типовыми должностными инструкциями.

В инструкциях должны быть учтены требования правил технической эксплуатации, руководящих указаний по организации работы с персоналом и других руководящих и нормативно-технических документов.

1.5. Должностные инструкции работников структурного подразделения должны быть взаимоувязаны и обеспечивать распределение всех задач (функций), закрепленных за подразделением.

1.6. Должностные инструкции утверждаются заместителем руководителя предприятия, в непосредственном подчинении которого находитоя соответствующее структурное подразделение.

1.7. До утверждения проект инструкции должен быть подписан непосредственным руководителем данного работника (на последнем листе инструкции с указанием должности и даты) и согласован руководителем структурного подразделения и начальником ПТО (на титульном листе инструкции с указанием срока ее действия) – см. приложение 1. Проект инструкции визируется также юрисконсультом предприятия или в случае его отсутствия другим лицом, осуществляющим правовой контроль документов.

После утверждения должностной инструкции работник, для которого она составлена, своей подписью (на последнем листе Инструкции с указанием даты) удостоверяет, что с инструкцией ознакомился и принял ее к руководству.

1.8. Должностная инструкция составляется в трех экземплярах и оформляется в соответствии с требованиями Унифицированной системы организационно-распорядительной документации и ГОСТ 6.39-72.

Один экземпляр Инструкции передается работнику, для которого она составлена, другой в ПТО предприятия, третий остается у руководителя структурного подразделения.

1.9. Должностные инструкции должны пересматриваться не реже одного раза в три года.

В случаях реорганизации подразделения, изменения функций и должностных обязанностей работников, методов и средств их выполнения должностные инструкции должны перерабатываться и переутверждаться в установленном порядке.

Если изменения или дополнения незначительны, т.е. функции, права, ответственность, методы и условия труда принципиально не изменяются, они могут вноситься во все экземпляры действующей инструкции тушью или черными чернилами над старым текстом или на полях. При этом на чистом поле данной страницы делается сноска, в которой указывается документ, на основании которого вносятся изменения. Старый текст при этом зачеркивается так, чтобы его можно было прочесть. Такие изменения (дополнения) должны быть также зафиксированы на специальном листе изменений, прилагаемом к инструкции, за подписью внесшего их должностного лица и соответствующего заместителя руководителя предприятия (приложение 2).

Обо всех изменениях (дополнениях) должно быть доведено до сведения работников, для которых обязательно знание этой инструкции.

Если при пересмотре должностных инструкций необходимости в их переработке или внесении изменений не возникло, то срок их действия продлевается на следующие три года.

Продление срока действия оформляется подписями заместителя руководителя предприятия, начальника ПТО и руководителя соответствующего структурного подразделения.

2. ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВУ И СОДЕРЖАНИЮ ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ

Должностная инструкция должна состоять из следующих разделов:

Общие положения.

Функции и должностные обязанности.

Права.

Взаимоотношения.

Ответственность.

2.1. Общие положения

В этом разделе указываются:

полное наименование должности (профессии) работника, для которого предназначена данная инструкция;

должностные лица, для которых обязательно знание данной инструкции;

основная задача (цель деятельности) работника;

уровень профессиональной подготовки работника, необходимый для данной должности (образование, стаж работы, необходимость теоретической и практической подготовки, группа по электробезопаснооти и пр.);

порядок назначения, перемещения и освобождения работника от занимаемой должности;

подчиненность работника в административном и оперативном отношении;

наличие подчиненных (перечисляется персонал, которым руководит данный работник);

порядок замещения работника в случае его длительного отсутствия (и кого он замещает в аналогичном случае);

порядок и периодичность прохождения работником аттестации на соответствие занимаемой должности, проверки специальных знаний;

местонахождение рабочего места данного работника и в соответствии с каким типовым проектом оно организовано;

зона обслуживания, перечень закрепленного оборудования, устройств и аппаратов (для оперативного и ремонтного персонала);

перечень руководящих, нормативно-технических, плановых и других документов, которыми работник должен руководствоваться в своей деятельности;

объем знаний, обязательный для работника, занимающего данную должность (требования к организации труда, состав и порядок ведения документации, технико-экономические показатели предприятия, принцип работы, правила обслуживания, территориальное расположение оборудования и т.д.).

2.2. Функции и должностные обязанности

В этом разделе должны быть четко сформулированы основные функции работника и обязанности, выполняемые по их реализации. При составлении раздела необходимо руководствоваться Положением о структурном подразделении. Все функции, возложенные на подразделение, должны входить в круг должностных обязанностей его работников. При этом важно так разграничить обязанности между сотрудниками подразделения, чтобы исключить дублирование в их работе.

2.3. Права

В этом разделе формулируются права работника, необходимые и достаточные для выполнения возложенных на него обязанностей. Это, в частности, такие права, как право принимать решения и давать указания по вопросам, входящим в его компетенцию, подписывать или визировать документы, представительствовать от имени структурного подразделения или предприятия, право получать необходимую информацию, осуществлять контроль и др.

2.4. Взаимоотношения

Этот раздел регламентирует взаимоотношения и информационные связи работника с вышестоящим, подчиненным и другим персоналом, с которьм в процессе выполнения своих обязанностей связан работник. Должны быть перечислены документы и информация, получаемые и передаваемые работником, указаны структурные подразделения (должностные лица), от которых поступает или кому передается информация, периодичность (сроки) ее приема и передачи (возможно в табличной форме).

В данном разделе определяется также порядок разрешения разногласий, возникающих в процессе взаимоотношений работника с другими должностными лицами.

2.5. Ответственность

В этом разделе должны быть перечислены конкретные нарушения и отступления от выполнения обязанностей и использования прав, за которые работник несет ответственность в дисциплинарном или ином установленном порядке.