Письмо о продлении гарантийного срока образец

Письмо о продлении срока действия договора составляется в случае, когда в изначальном договоре было прописано такое условие его продления. При этом нет необходимости в подписании дополнительных соглашений, в переписывании условий изначально достигнутых договоренностей.

Этот документ оформлять необязательно, если договор подразумевает неопределенный (неограниченный) срок. Во всех других случаях, при истечении времени действия одного соглашения между контрагентами, какой-либо способ продления должен быть применен. В противном случае договор будет считаться расторгнутым.

Формулировка

Обычно в договорах встречается пункт, ясно дающий понять, на какой срок он заключен, а главное, что послужит условием для его продления. Есть такое юридическое понятие, как обоюдное согласие.

Для того чтобы ясно и однозначно заявить о своем желании продлить существующие условия договорного соглашения, необходимо обменяться письмами о продлении срока действия договора. И многозначности здесь быть не должно.

Виды договоров

В деловой документации такого плана могут встречаться разные ссылки на законодательство. Они будут зависеть от того, какого вида был заключен договор. Бывают соглашения об аренде, займе, поставке. Например, если стороны договорились об аренде помещения на каких-либо условиях и желают, чтобы все оставалось по-прежнему, они в документации могут ссылаться на первый пункт 621 статьи Гражданского кодекса.

Составные части письма

Письмо в идеале печатается на бланке организации. Так в верхней части страницы будут гарантированно находиться ее контактные данные и наименование. Если же под рукой нет особых бланков, то подойдет стандартный формат А4, офисная бумага. На ней должна содержаться такая информация:

• Дата составления письма. Если это принято в организации, то номер.
• Адресат, кому предназначается письмо. В правой верхней части принято писать ФИО, а также указывать должность. Естественно, если письмо направляется организации.
• Кто посылает сообщение. Если оно отсылается от лица организации, то это ее руководитель. Обязательно указывать не только полное наименование, но и должность и ФИО ее руководителя.
• Ссылка на договор, который был заключен между ее сторонами.
• По возможности ссылка на пункты договора, согласно которым продление срока действия соглашения происходит именно таким образом.
• С какого по какое число продляются условия существующей договоренности.

Заверяется письмо «автографом» руководителя либо лица, которое имеет соответствующие права на подписание деловой документации.

Отправка

Регистрация документа происходит в журнале исходящей корреспонденции. Для того чтобы доказать существование письма, достаточно будет указать число, название документа и заверить это подписью ответственного за доставку.

Для надежности подобного рода документы лично вручают представителю контрагента (с постановкой подписи) либо отправляют по почте с постановкой отметки о вручении.

Юридические тонкости

При заключении договоров необходимо уделить особое внимание срокам. Если речь идет о пролонгировании, то необходимо уточнить, сколько раз можно прибегать к продлению срока и на каких условиях. При судебных разбирательствах частенько встречаются дела, при которых контрагенты имеют разные точки зрения на то, когда именно закончилось действие того или иного договора. Письмо о продлении срока действия договора в этом случае будет являться гарантией второй стороны того, что первая была в курсе о продлении соглашения.

Важный нюанс: на письмо обязательно должен прийти ответ с подтверждением либо отказом от продления срока действия соглашения. Все стороны должны выразить свое согласие, только так условия останутся прежними.

Если же условия договора необходимо корректировать, то тут будет удобнее оформить дополнительное соглашение. Этот способ наиболее распространен в нашей стране.

Обязательна ли печать

С 2014 года к «мокрой» печати значительно смягчились требования. Теперь для юридической силы того или иного письма достаточно подписи уполномоченного лица. А если письмо посылается по электронной почте, его вообще можно подписывать электронной версией печати.

Правда, к этому способу прибегают пока мало, так как организации не видят смысла в приобретении электронной печати. Письмо о продлении срока действия договора посылают обычной почтой.

Условия

Для того чтобы взаимное согласие контрагентов было достаточным условием для продолжения действия существующих соглашений, в основном договоре необходимо прописать:

• Срок действия.
• Какие способы продлении соглашения существуют.
• Сколько раз можно продлять договор (один, два, неограниченное количество).
• Каким способом одна из сторон (либо обе) могут расторгнуть договор.

Также стоит учесть, что невозможно продлить то, что уже закончилось. Договор нужно продлевать до его прекращения.

Иначе существует вероятность возникновения ошибок, возможность мошенничества одной из сторон.

В большинстве случаев если между сторонами существуют конструктивные деловые взаимоотношения и условия прописаны однозначно, недопонимание исключается.

Срок хранения

Обычно деловая переписка имеет короткий срок хранения, но это не относится к письму о продлении срока действия договора. Его необходимо сохранять ровно столько, сколько хранится сам договор.

Соглашение при этом может быть постоянным или временным. Может подлежать хранению 5, 10, 75 лет. Это будет зависеть от его специфики. И письмо должно к нему прилагаться и храниться столько, сколько он.

Этот момент необходимо учесть сотруднику, который отвечает в организации за хранение документации. Если подразумевается бумажная форма хранения, то лучше скрепить эти два документа, особенно если не составлено дополнительное соглашение о продлении срока действия.

Что такое гарантийное письмо

Речь пойдет о некоммерческом документе, который часто используют в деловой переписке. Суть бумаги заключается в том, что отправитель обязуется выполнить какие-либо действия. В нашем случае перечислить деньги исполнителю. Этими средствами обычно оплачивают товары, услуги, работы либо используют их для погашения долга.

Гарантийное письмо об оплате услуг по договору подтверждает факт наличия задолженности, что могут принять во внимание при рассмотрении спора в суде.

Благодаря подобной бумаге, участники сделки могут выстроить доверительные отношения, перенести дату платежа без штрафов и пени, не допустить срыва сроков поставки товаров (оказания услуг, выполнения работ).

Когда же эта бумага может понадобиться и как написать гарантийное письмо на оплату? Как правило, ее оформляют в случае, когда заказчик не может перечислить деньги вовремя по тем или иным причинам.А поводом для составления такого документа может стать претензия кредитора к плательщику либо собственная инициатива последнего.

Как оформить

Утвержденный образец гарантированного письма об оплате за услуги или товары не предусмотрен действующим законодательством. Тем не менее, он является частью делового документооборота, поэтому при его оформлении стоит учесть несколько общепринятых правил.

Рассмотрим обязательные положения, которые в нем также должны быть:

1. Дата и исходящий номер.
2. Данные получателя денег (название компании или имя гражданина, адрес).
3. Ф.И.О. представителя получателя (например, руководитель организации).
4. Название документа (не обязательно).
5. Основной текст, где гарантируется перечисление необходимой суммы в конкретный срок.
6. Реквизиты документа, на основании которого будут переведены средства (накладная, акт приемки и т. п.).
7. Сведения об отправителе.
8. Ф.И.О., должности и подписи представителей должника.

Обычно бумагу оформляют на листе формата А4 на фирменном бланке, ставят подписи руководителей (генерального директора и главного бухгалтера) и скрепляют печатью.

В основном тексте, помимо прочего, можно кратко указать причины несвоевременных платежей. Если заказчик планирует выплачивать долг частями, то следует составить график.

Для большей убедительности плательщик также может прописать размеры пени, которые будут ему начислять за каждый день просрочки.

Пример гарантийного письма об оплате

Какие ошибки допускают при составлении

Так как мы имеем дело с такой бумагой, как например, образец гарантийного письма об оплате, то здесь неуместно будет использовать неформальные слова (сленг, просторечия). Подробно описывать события, повлекшие за собой невозможность перечисления денег в срок, также не стоит. Можно указать самую их суть либо вообще опустить этот момент. Гарантийные обязательства необходимо прописывать точно, с указанием суммы и даты ее перечисления.

Вся информация в тексте должна быть однозначной для понимания (без двусмысленных фраз), чтобы предотвратить возможные споры.

Наконец, желательно получить от кредитора уведомление о получении документа. Это позволит исключить потерю бумаг в пути.

Гарантийный срок нередко является очень существенным аргументом при выборе того или иного товара. Поэтому очень важно понимать, что он даёт, в каких случаях может быть продлён, и можно ли снять с гарантии товар.

Для чего нужен гарантийный срок

Гарантия на товар многими потребителями воспринимается как некая защита от некачественных покупок, однако законодательно гарантия устанавливает лишь то, на ком лежит бремя доказывания причины возникших недостатков товара.
Так, если гарантийный срок на товар не закончился, то продавец (импортёр, изготовитель) обязан доказать, что покупка вышла из строя по причинам, возникшим вследствие неверной эксплуатации, в противном случае он должен за свой счёт устранить недостаток.
Если же гарантийный срок не установлен или он закончился, то потребитель должен доказать (путём проведения независимой экспертизы товара), что дефект возник по причинам, появившимся до передачи товара покупателю, если доказать это не получается, то недостаток будет устранён за счёт средств потребителя. Срок обращения с требованиями, предусмотренными законом, должен составлять не более двух лет со дня покупки.

Продление гарантийного срока

Хотя п. 3 ст. 20 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1 «О защите прав потребителей» устанавливает, что в случае устранения недостатков товара гарантийный срок на него продлевается на период, в течение которого товар не использовался, представляется неразумным считать данную норму верной.
Если покупатель решит расторгнуть договор купли-продажи и потребовать назад уплаченную сумму, ссылаясь на ст. 18 п. 1 ЗоЗПП (невозможность использования товара в течение каждого года гарантийного срока в совокупности более чем тридцать дней вследствие неоднократного устранения его различных недостатков), то возникнет вопрос о том, как именно считать каждый год гарантии. Если считать, что срок гарантии был продлён, то появляется часть нового календарного года, который гарантией предусмотрен не был. Или же на срок ремонта увеличивается календарный год, в течение которого производился ремонт, но в таком случае этот год может длиться бесконечное время.

Логично принять за основу п. 2 ст. 471 ГК РФ, согласно которому, если покупатель лишен возможности использовать товар, в отношении которого договором установлен гарантийный срок, по обстоятельствам, зависящим от продавца, гарантийный срок не течет до устранения соответствующих обстоятельств продавцом.
Норма, установленная ст. 471 ГК РФ, не предусматривает возможности продления гарантии, согласно ей гарантийный срок может только перестать течь. Такая трактовка хоть и является, по сути, продлением гарантии, на самом деле позволяет избавиться от проблем, описанных ранее.

Срок ремонта исчисляется со дня обращения потребителя с требованием об устранении недостатков товара до дня выдачи его по окончании ремонта.

Снятие с гарантии

При покупке технически сложных товаров на многих из них установлены фабричные ярлыки, которые по заверению продавца не должны быть нарушены, иначе товар не будет принят на гарантийный ремонт. Ещё более интересная ситуация с автомобилями, многие дилеры прямо прописывают в гарантийных книжках, что за обслуживание автомобиля в неофициальных сервисах автомобиль не будет принят на гарантийный ремонт.
В обоих случаях закон на стороне потребителя. Как говорилось ранее, гарантийный срок устанавливает лишь обязанность продавца (импортёра, изготовителя) провести экспертизу (если у него есть сомнения в том, по чьей вине появились недостатки товара). Соответственно, с точки зрения закона, потребитель можно делать со своим имуществом всё, что ему захочется, отказать ему в гарантийном ремонте можно будет лишь на основании экспертизы, которая покажет, что именно действия покупателя привели к возникновению недостатков товара.

В случае же возникновения конфликтной ситуации с продавцом, всегда можно обратиться за консультацией в соответствующие органы, занимающиеся защитой прав потребителей.