Положение о закупках коммерческой организации

Общество с ограниченной ответственностью
«ИТС-Инжиниринг»

УТВЕРЖДЕНО:
Общим собранием участников
ООО «ИТС-Инжиниринг»
Протокол решения
от «11» августа 2017 г.

Положение о закупках товаров и услуг для нужд организации
ООО «ИТС-Инжиниринг»

В отличие от госструктур, закупки которых строго регламентируются законодательством, частные предприниматели могут самостоятельно определять формы организации своих бизнес-процессов.

Создание отдела закупок в коммерческих компаниях зависит от производственной необходимости и степени полезности такой структуры для достижения тех целей, которые поставил перед собой предприниматель. Отделы закупок и снабжения существуют во многих российских частных компаниях. Но зачастую отделы снабжения не внедряют в свою работу типовое положение о закупках — особый документ, который бы регламентировал формы и порядок проведения всех закупок предприятия.

Между тем подобный документ позволяет структурировать работу отдела, повысить эффективность закупок и осуществить контроль над деятельностью такой службы. При этом соответствующее положение руководитель может создать по примеру типового для государственных структур, основываясь на их лучшем опыте.

Остановимся подробнее на преимуществах, которые получают коммерческие компании, внедряя у себя подобное положение.

Опыт показывает, что зачастую компании теряют больше средств из-за плохой организации процесса закупок, чем в силу других факторов. Отсюда вытекают и несвоевременные поставки, и загрузка складов невостребованной продукцией, и другие проблемы.

Нередки ситуации, когда закупки ведутся сразу несколькими структурными подразделениями: производственный отдел, маркетинг, административно-хозяйственная служба и другие подразделения самостоятельно закупают товары и услуги для своих нужд. Это усложняет строгий контроль над всеми внешними расходами. Кроме того, компания в таких случаях не может заключать договоры с поставщиками на максимально выгодных для себя условиях.

Именно поэтому оптимально централизовать закупки в рамках одного структурного подразделения, четко прописать в регламенте обязанности и внедрить новое положение о закупках. Этот документ поможет структурировать действия сотрудников на всех этапах: от формирования потребности в закупке, проведения торговой процедуры и заканчивая поставкой, отгрузкой товара по месту назначения.

В первую очередь специалистам по закупкам необходимо тщательно ознакомиться с работой других подразделений компании, а также проанализировать категории потребляемых ею товаров и услуг. Наличие взаимосвязанных целей и задач с другими производственными подразделениями поможет закупщикам грамотно формировать технические задания, эффективно проводить обеспечение предприятия сырьем, материалами и т. д.

Специалисты по закупкам должны вести календарь закупок, в котором фиксируются все операции по осуществлению закупочной деятельности. По календарю определяются время очередной поставки груза, состояние товарных запасов, источники поступления товаров, их стоимость, условия поставки.

Отдел по закупкам составляет перечень поставщиков этих товаров и услуг, уточняет действующие цены, текущий объем запасов, условия поставки и дистрибуции, а также даты заключения последних договоров на поставку. Качество выполнения этих задач приводит ко второму аргументу в пользу регламентации закупок: положение не только структурирует работу отдела, но и помогает эффективно управлять сотрудниками и мотивировать их.

Компании, преуспевшие в оптимизации закупочной деятельности, уделяют большое внимание работе с персоналом: они прилагают усилия для развития навыков своих специалистов. Прежде всего благодаря внедрению регламента сотрудники отдела понимают свои права, обязанности, цели, которые перед ними стоят. Специалисты осознают, что их задача заключается не просто в проведении торговых процедур, но в получении выгоды. Они выстраивают свою работу, исходя из стратегических целей компании. Ведь закупщик может выбрать качественный товар, определить подходящего поставщика, согласовать выгодные цены. От его таланта в сфере переговоров в значительной мере зависит конкурентоспособность всей компании.

По результатам работы за выгодные контракты закупщики имеют возможность получать премии. Как правило, бонусы зависят от выполнения условий по эффективности и срокам поставок. Оценить эффективность конкретного сотрудника можно также по надежности поставщиков, которых он привлек к работе. Четкая и понятная система мотивации и предоставления бонусов — залог того, что сотрудники будут заинтересованы в развитии компании и своего направления.

Пример из жизни: одна компания, занимающаяся организацией закупок за вознаграждение для государственных и коммерческих организаций, первые два года работала без регламента. Приняв решение размещаться на тематическом портале и проконсультировавшись со специалистами, руководство компании посчитало необходимым разработать образец нового положения о закупках, в котором помимо требований к поставщикам и шаблонов документации была прописана система мотивации работников. После этого в течение нескольких лет компания успешно проводит торги, почти вдвое увеличилось количество процедур с выбранным победителем, значительно возросла и экономия на закупках.

Эта проблема особенно актуальна для крупных компаний, которые имеют разветвленную филиальную структуру. Грамотно составленный регламент описывает требования к поставщикам, порядок проведения торгов и критерии отбора победителя, что минимизирует возможности сговора между сотрудником отдела закупок и поставщиком.

Действенный способ избежать недобросовестного поведения сотрудников отдела закупок — предусмотреть в положении требование о проведении торговых процедур в электронной форме. Электронные торговые площадки на сегодняшний день предлагают различные сервисы для контроля сотрудников. Есть возможность разграничить функционал работы на ЭТП каждого из сотрудников, дать особые права службе внутренней информационной безопасности. Руководитель в режиме онлайн может получить информацию о проходящих закупках на любом из этапов. Аналитические модули ЭТП позволяют оценивать эффективность закупок по различным аспектам: например, по распределению побед между различными поставщиками. Если контракты постоянно заключаются с одним и тем же поставщиком — это может стать поводом для перепроверки. ЭТП позволяют детально анализировать работу каждого из сотрудников отдела закупок и осуществлять это оперативно.

Положение может быть не только инструментом снижения затрат, но и конкурентным преимуществом, особенно для тех компаний, которые способны постоянно оптимизировать работу с поставщиками, а не просто получать единовременную выгоду от сделок с ними. В долгосрочной перспективе это даст выгодные контракты и для компании-закупщика, и для поставщиков.

Когда поставщики понимают правила, по которым работает компания-заказчик, они больше ей доверяют и активнее участвуют в торгах. Так, наличие у компании годового плана закупок позволяет ее поставщикам планировать свою деятельность, заранее готовить документы для участия и прочее. Предложения от участников торгов лучше принимать в едином пространстве (ЭТП, сайт компании и т.п.), открывая поставщикам количество предложений и цены (название компании можно закрыть до заключения договора, например). Это увеличит конкуренцию и повысит прозрачность закупки.

Еще пример: одно из крупнейших отечественных металлургических предприятий использует опыт самых эффективных государственных и коммерческих компаний России. Ранее в процедурах компании среднее количество поставщиков не превышало одного-двух. В ходе оптимизации процесса закупок компанией было принято решение создать положение о закупках, ориентируясь на типовые примеры. В скором времени предприятие добилось того, что процент состоявшихся закупок вырос с 45 до 83%, а их эффективность увеличилась с 3,5 до 23%. Среднее количество участников торгов на данный момент составляет пять компаний-поставщиков. Благодаря нововведениям, внесенным в регламент, сотрудники отдела закупок работают по продуманному и четкому сценарию. Доверие поставщиков к компании растет, количество участников в процедурах увеличивается.

Последний и самый важный аргумент: компании, которые системно подходят к организации процесса закупок, стремятся их структурировать, внедряют внутренние правила, в конечном итоге повышают показатели экономии. А ведь даже самое незначительное снижение затрат на все товары или услуги, приобретаемые компанией, может высвободить существенный объем денежных средств.

Например: в горнодобывающей компании функционировал отдел, находившийся удаленно от руководящего состава. Работа этого отдела никак не регламентировалась, не было тендерной документации. Сотрудники закупали у поставщиков, которых выбирали на свое усмотрение. В сравнении с аналогичными закупками конкурентов удорожание доходило до 35%. После консультации со специалистами руководство сформулировало положение, тендерную документацию, проанализировало закупки каждого менеджера. В итоге компания значительно повысила показатели экономии, и закупочные цены сравнялись с показателем по рынку.

Следует учитывать, что основная цель закупочной деятельности — своевременное и полное обеспечение потребности компании в товарах, работах и услугах. Все особенности работы предприятия можно отражать в регламентирующем документе.

Что обязательно нужно включить в положение о закупках: образец составления документа

Типовой регламент предусматривает общий перечень обязанностей работников отдела закупок и снабжения. В него стоит включить составление планов, обоснование снабженческих мероприятий, привлечение экспертов.

Для каждого из выбранных типов закупки рекомендуется обозначить следующие критерии:

• сроки проведения: короткие — длительные;
• номенклатуру закупаемых товаров: простые типовые товары — сложная продукция — услуги;
• стоимость закупки: высокая — низкая;
• критерии оценки: цена — прочие критерии;
• порядок рассмотрения заявок: комиссия — контроллер.

Среди требований к участникам закупки можно предусмотреть такие критерии, как:

• отсутствие сведений об участниках закупки в РНП по 223-ФЗ;
• отсутствие сведений об участниках закупки в РНП по 44-ФЗ;
• ведение собственной базы недобросовестных поставщиков.

Разумно включить в положение типовые требования к техническому заданию. От того, как сотрудники отдела подготовят техзадание, во многом зависит эффективность закупки. Обычно техзадание содержит следующие пункты:

• непосредственное описание продукции (функциональные характеристики и потребительские свойства);
• требования к качеству;
• требования по количеству, срокам и месту поставки;
• требования по комплектации;
• требования к расходам на эксплуатацию;
• требования к обучению персонала заказчика;
• требования к сроку годности, сроку хранения;
• требования по сроку и объему предоставления гарантий и прочие критерии.

Как и в какие сроки заключается договор, кто первым подписывает: поставщик или заказчик. Это в дальнейшем позволит предотвратить спорные ситуации при взаимодействии с поставщиками.

Как оформить положение о закупках по 223-ФЗ

Образец положения об отделе закупок по 223 ФЗ — это свод норм и правил, в соответствии с которыми заказчик и приобретает товары, работы, услуги по 223 ФЗ. Документ стандартизирует закупочную деятельность заказчика и является обязательным.

Для чего нужно положение о закупках по 223 ФЗ

Закупочная деятельность в рамках 223 ФЗ регулируется не только законом о закупках отдельными видами юридических лиц и подзаконными актами, но и таким внутренним нормативом заказчика, как положение о закупках. Закон о контрактной системе строго регулирует деятельность заказчика, устанавливая правила относительно всех госзакупок и их результатов. Поэтому положение о закупках по 44 ФЗ не нужно — закон жестко контролирует заказчиков, регламентируя каждый шаг процедуры от планирования до момента заключения контракта. А вот законодательство о закупках отдельными видами юридических лиц более гибкое, многие моменты описаны достаточно свободно. Поэтому заказчику необходим внутренний стандарт, который бы нормировал закупочную деятельность исходя из потребности организации и при этом не шел в разрез с действующими законами. Положение по 223 ФЗ для бюджетных учреждений на 2019 год с изменениями содержит:

• правила подготовки и осуществления электронных и бумажных закупочных процедур;
• возможные способы определения поставщика;
• особенности заключения и исполнения договоров по результатам заказов;
• порядок ведения договорных отношений с единственными поставщиками;
• прочие важные аспекты проведения торгов по 223 ФЗ.

Помимо общего стандарта, заказчикам рекомендуется разработать документ и об отделе закупок, в котором будут четко определены полномочия сотрудников, которые отвечают за проведение торгов по 223 ФЗ. Этот документ должен аккумулировать права и обязанности работников отдела закупок и определять ответственность за нарушение законодательства и несоблюдение требований основного норматива о закупочной деятельности.

Порядок согласования и размещения

Порядок согласования напрямую зависит от организационно-правовой формы учреждения, выступающего в роли заказчика (ч. 3 ст. 2 223-ФЗ). Выбор инстанции, которая согласовывает положения по 223 ФЗ, зависит от ОПФ:

• для госкорпораций или государственных компаний необходимо согласование высшего управленческого органа (ФЗ № 7 «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996);
• в государственных и муниципальных унитарных предприятиях документ утверждают непосредственно руководители (ФЗ № 161 «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» от 14.11.2002);
• для автономных учреждений согласующим органом выступает наблюдательный совет (ФЗ № 174 «Об автономных учреждениях» от 03.11.2006);
• в акционерных обществах документ утверждается решением совета директоров, общего собрания или иным коллегиальным исполнительным органом (ФЗ № 208 «Об акционерных обществах» от 26.12.1995);
• в обществах с ограниченной ответственностью документацию согласовывает общее собрание участников, совет директоров или коллегиальный исполнительный орган (ФЗ № 14 «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998);
• для документов государственных и муниципальных бюджетных учреждений необходимо согласование учредителя (ФЗ № 7 «О некоммерческих организациях» от 12.01.1996);
• у публично-правовых компаний утверждением стандарта занимается наблюдательный совет (ФЗ № 236 «О публично-правовых компаниях» от 03.07.2016).

После подписания положение о закупках товаров, работ, услуг по 223 ФЗ нужно разместить в Единой информационной системе в 15-дневный срок. Стандарты заказчиков находятся в открытой части сайта, поэтому доступны для ознакомления всем пользователям ЕИС. Заказчик вправе разместить документ и на своем официальном сайте.

Требования к структуре и содержанию

Документ заказчика нужно составлять в полном соответствии с законом о закупках отдельными видами юридических лиц 223 ФЗ от 18.07.2011 и о защите конкуренции 135 ФЗ от 26.07.2006. Учитываются и нормативы Федеральной антимонопольной службы — «Стандарт осуществления закупочной деятельности отдельных видов юридических лиц». Ключевая задача заказчика — разработать такие правила, которые будет полностью регулировать его деятельность в области заказа. Норматив должен соответствовать главным принципам по отношению к участникам торгов:

• равноправие;
• справедливость;
• отсутствие дискриминации;
• необоснованное ограничение конкуренции.

В состав положения целесообразно включить разделы:

• терминология;
• цели и принципы осуществления закупок;
• порядок утверждения документа;
• регламент внесения изменений;
• плановая деятельность;
• внесение изменений в план закупок;
• способы определения исполнителей;
• подготовка к торгам;
• разработка и утверждение документов заказа;
• порядок описания объекта;
• критерии оценки;
• требования к поставщикам;
• правила проведения торгов;
• осуществление контроля заказа;
• возможность обжалования результатов;
• условия договора;
• обязательства и ответственность сторон;
• ведение отчетов по 223 ФЗ;
• порядок хранения документации.

Применение типовых положений

Подведомственные учреждения могут использовать типовые положения о закупках, разработанные и утвержденные вышестоящими организациями. Ответственными за формирование типовых регистров выступают органы исполнительной власти федерального, регионального или муниципального уровней. Они утверждают не только типовые стандарты, но и список учреждений, которые обязаны их применять (ч. 2.1, 2.2 ст. 2 223-ФЗ). Некоторые разделы типовых стандартов используются в обязательном порядке всеми государственными и муниципальными заказчиками (ч. 2.3 ст. 2 223-ФЗ):

• порядок подготовки и проведения заказов;
• выбор способа определения поставщика в зависимости от объекта торгов;
• сроки подписания договоров после определения победителя по итогам госзакупок.

Эти разделы должны быть приведены в стандартах ГУП и МУП, бюджетных и автономных организаций. В регистрах надлежит прописывать и правила осуществления закупок у субъектов малого и среднего предпринимательства в соответствии с нормами ПП РФ № 1352 от 11.12.2014.

То же самое нужно сделать, если изменится типовое положение о закупках по 223 ФЗ на 2019 год с июля 2019 года. 31 июля начнет действовать 70 ФЗ от 01.05.2019, который изменит правила обращения с деньгами, которые подарены, в том числе пожертвования (благотворительного пожертвования) или полученные по завещанию. Такие средства можно будет тратить по 223 ФЗ. Главное, чтобы прописали право на это в положении о закупке. Изменить можно до 01.10.2019.

Когда размещать в ЕИС

Образец положения о закупках по 223 ФЗ с июля 2019 года, составленный с учетом типовых изменений, специалист заказчика должен утвердить и разместить в ЕИС в течение 15 дней после внесения корректив. Есть и специальные сроки для публикации положения о закупке. Его нужно выложить в течение трех месяцев со дня:

• регистрации, если только создали заказчика (ч. 5 ст. 8 223-ФЗ);
• получения уведомления о том, что изменилась совокупная доля госучастия в уставном капитале, если 223 ФЗ стал распространяться в итоге таких трансформаций (ч. 6 ст. 8 закона № 223-ФЗ).

Заказчика, который нарушил сроки, оштрафуют от 10 000 до 30 000 руб. Должностное лицо, которое нарушило сроки публикации изменений в положение о закупках, оштрафуют на сумму от 5000 до 10 000 руб. (ч. 4, 6 ст. 7.32.3 КоАП).

Где найти типовые положения

Все актуальные типовые и стандартные положения заказчиков различных типов, отраслей и организационно-правовых форм можно изучить в Единой информационной системе в открытом доступе абсолютно бесплатно. Для этого пользователь переходит на официальный сайт ЕИС и в контекстном меню выбирает раздел «Планирование». Все стандарты организаций-заказчиков будут представлены именно там.

Типовое положение РАН

Типовой стандарт РАН разработан Министерством науки и высшего образования (Приказ № 949 от 07.11.2018) в качестве реализационной меры по выполнению требований ч. 3 ст. 4 505-ФЗ и поручения Правительства РФ № ТГ-П8-7573 от 01.11.2018. Он регламентирует закупочную деятельность организации-заказчика, которым в данном случае выступает Российская академия наук.