Порядок оформления дисциплинарного взыскания

Что такое дисциплина и взыскание

В любой организации действует ряд правил и норм, которые регулируют рабочий процесс. Строгое соблюдение их работником в рабочее время — это и есть дисциплина труда. Правила и нормы дисциплины труда и требования по их соблюдению отражаются в должностной инструкции, правилах внутреннего трудового распорядка, иных внутренних нормативных актах организации.

Приступая к работе, сотруднику важно знать, что от него требуется во время рабочего процесса. Если он этого не знает, значит, он ничего не нарушает и наказывать его тоже не за что. Важно знакомить сотрудника со всеми регламентами до подписания трудового договора. Это требования статьи 68 Трудового кодекса Российской Федерации .

Во время рабочего процесса трудящийся обязан подчиняться внутренним регламентам и выполнять должностные обязанности по занимаемой должности (профессии). Не соблюдая правила и не исполняя должностные обязанности, работник совершает дисциплинарный проступок. В этом случае администрация предприятия вправе воздействовать на нарушителя и применить дисциплинарное взыскание — меру воздействия работодателя на работника при неисполнении или ненадлежащем исполнении должностных обязанностей, нарушении норм и правил охраны труда, техники безопасности и правил внутреннего трудового распорядка. Это наказание, которое допускается в рамках закона за совершение работником проступка на рабочем месте и в рабочее время.

• нарушение норм выработки;
• брак продукции;
• разглашение сведений коммерческой тайны и т. д.

Но все требования должны закрепляться в локальных нормативных актах и быть доведены до работника под подпись.

Разновидности санкций

Какие наказания допускаются в отношении работника, четко определяет статья 192 ТК РФ . В ней законодатель определил такие виды дисциплинарного взыскания:

1. Замечание.
2. Выговор.
3. Увольнение по соответствующим основаниям.

Какие-то еще меры воздействия будут незаконными со стороны работодателя и становятся причиной жалоб работника и последующих проверок и штрафов. Важно использовать только установленные виды наказаний. При наказании провинившегося сотрудника следует учитывать, насколько серьезное нарушение он допустил, и возможные последствия проступка.

Самый простой вид взыскания — это замечание. Его выносят за незначительные проступки, не имеющие серьезных последствий (например, опоздание на 10 минут с обеда).

Более серьезное — выговор. Его применяют, когда проступок имел или мог иметь последствия для трудового процесса или коллег нарушителя (например, нарушение технологии обработки и допущение брака продукции).

Самым строгим является увольнение. Применяют этот метод воздействия только по строго определенным основаниям, изложенным в статье 81 ТК РФ . Иные основания для увольнения с целью наказания не допускаются и являются нарушением действующего законодательства.

Как применяются взыскания

Важно наказывать работника не только справедливо, но и правильно — это избавит руководство предприятия от неприятных проверок, штрафов и судов. Порядок применения дисциплинарных взысканий фиксирует каждый этап с момента обнаружения проступка и до момента вынесения наказания. При применении наказания следует руководствоваться статьей 193 ТК РФ .

Как ни странно, дисциплинарные взыскания и порядок их применения друг от друга не зависят, то есть порядок его применения следующий.

Шаг 1

Фиксируем в акте обнаруженное нарушение. Форму легко сделать самостоятельно или воспользоваться предложенной нами.

Подписать акт должны не менее трех сотрудников (тот, кто обнаружил нарушение, и еще два): непосредственный руководитель нарушителя, кадровый работник и кто-то из коллег.

Шаг 2

Прикладываем документы, подтверждающие факт дисциплинарного проступка.

В таблице мы перечислили наиболее частые нарушения, что необходимо для их подтверждения, и какие риски возникают при применении наказания.

1. Акт о совершении дисциплинарного проступка.
2. Требование о даче объяснений (или подтверждение его вручения).
3. Объяснение работника (или акт об отказе, непредоставлении объяснений).

1. Распечатка программы учета прихода сотрудников (или выписка из журнала прихода).
2. Табель учета рабочего времени.
3. Правила внутреннего трудового распорядка.
4. График работы.
5. Должностная инструкция.
6. Трудовой договор.

Часы на предприятии должны иметь очень точный ход. Погрешность в несколько минут нежелательна. Из-за нее вынесенное взыскание оспаривается работником, и дисциплинарное взыскание в виде выговора не может быть применено.

1. Акт о совершении дисциплинарного проступка.
2. Требование о даче объяснений (или подтверждение его вручения).
3. Объяснение работника (или акт об отказе, непредоставлении объяснений).

1. Табель учета рабочего времени с указанием времени отсутствия.
2. Правила внутреннего трудового распорядка.
3. График работы.
4. Должностная инструкция.
5. Трудовой договор.

Время обеда в прогул не включается, т. к. это личное время работника. Отсутствующий долгое время работник способен внезапно появиться с оправдательными документами, что такое дисциплинарное взыскание аннулирует.

Появление в состоянии алкогольного опьянения (или под воздействием иных токсических веществ)

1. Акт о совершении дисциплинарного проступка.
2. Требование о даче объяснений (или подтверждение его вручения).
3. Объяснение работника (или акт об отказе, непредоставлении объяснений).
4. Акт медицинского освидетельствования.
5. Акт об отстранении работника от работы.

1. Табель учета рабочего времени.
2. Должностная инструкция.
3. Трудовой договор.
4. Инструкция по охране труда и технике безопасности сотрудника (если в ней содержатся соответствующие положения).

Медицинское освидетельствование — только в специализированных медицинских учреждениях с использованием специальной аппаратуры. Работник вправе отказаться от прохождения такого обследования (возможно вызвать полицию, см. статью 20.21 КоАП).

Применение взыскания без приложения медицинского заключения несет риски для работодателя.

Все документы, за исключением актов и объяснительных, прилагаются в копиях. В некоторых организациях принято дополнять комплект документов заключением юридической службы о правомерности применения взыскания и правовых последствиях.

Шаг 3

Запрашиваем у провинившегося объяснение проступка. Делать это необходимо в письменной форме. Требование о даче объяснений отправляют заказным письмом или вручают один экземпляр лично под подпись. Объяснение работник предоставляет в течение двух рабочих дней с момента получения требования. Если по истечении срока для дачи объяснений оно не предоставлено, составляется акт об отказе, и это не является препятствием для вынесения взыскания.

Шаг 4

После оформления актов, сбора доказательных документов и получения объяснений от работника кадровая служба готовит приказ о привлечении к дисциплинарной ответственности и отдает его на подпись руководителю предприятия. Ниже приведен образец, который удобно использовать в работе.

Шаг 5

С приказом необходимо ознакомить работника в течение трех рабочих дней с момента подписания (статья 193 ТК РФ). В случае отказа от ознакомления составляется акт об отказе, который подписывают тоже не менее трех человек.

Он выглядит так:

Сроки привлечения

Для применения дисциплинарного воздействия установлены строго определенные сроки. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца с момента обнаружения нарушения. В этот срок нельзя включать время отсутствия по уважительным причинам (болезнь или отпуск). Также не учитывается время для согласования наказания с профсоюзом, если он есть в компании (выборный орган).

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев с момента совершения дисциплинарного проступка. Нарушения, выявленные после проведения ревизии, аудиторской проверки или проверки финансово-хозяйственной деятельности, подлежат наказанию не позднее двух лет с момента совершения. Если параллельно идет уголовное делопроизводство, то его время не учитывается в указанные сроки.

Нельзя за один проступок наказать дважды. Это значит, что объявить выговор и уволить не получится. Работодатель выбирает и применяет лишь один вид наказания.

Сколько действует

Если работник не совершал проступков и не подвергался наказанию со стороны администрации, дисциплинарное взыскание действует год. По истечении этого срока он считается не имевшим взысканий (статья 194 ТК РФ).

Как снять досрочно

Дисциплинарное взыскание за нарушение трудовой дисциплины есть возможность снять и до истечения годичного срока. Выступить с таким предложением может:

• работодатель (руководитель предприятия);
• сам работник;
• непосредственный руководитель наказанного;
• профсоюз (выборный орган).

Инициатива вышеперечисленных лиц обычно оформляется в служебной записке на имя руководителя организации. После наложения визы документ поступает в кадровую службу для подготовки приказа о снятии взыскания.

Образец служебной записки о снятии

Приказ о снятии меры дисциплинарного взыскания издается на бланке организации в произвольной форме. После подписания у руководителя необходимо ознакомить с ним сотрудника, с которого снято взыскание. Можете использовать следующий текст приказа:

Штрафы — это не дисциплинарные взыскания

Среди работодателей в виде наказания за нарушение требований трудовой дисциплины популярны т. н. штрафы. Трудовой кодекс не содержит такого определения и не допускает применение штрафов в виде наказания за дисциплинарные проступки.

Также применяется такой вид воздействия, как уменьшение части заработной платы, особенно ее премиальной составляющей, хотя виды дисциплинарных взысканий по ТК РФ и не включают его в себя.

Под заработной платой законодатель понимает совокупность вознаграждения за труд, компенсационные и мотивационные выплаты. В статьях 137 и 138 ТК РФ четко определено, когда и в каких размерах допускаются удержания из заработка трудящегося. Для обоснованного уменьшения премии необходимо прописывать условия и показатели, из которых она складывается. Это обязательно следует отразить в положении о премировании в трудовом договоре и положении об оплате труда.

Если не все условия прописаны или нет подписи в ознакомлении, то штраф закончится жалобой работника в трудовую инспекцию на необоснованное удержание. Следовательно, применение штрафа и уменьшение премии за проступок чревато для работодателя проверками и судебными разбирательствами. А при повторяющемся характере штрафов — ответственность, вплоть до уголовной, за несвоевременную и не в полном объеме выплаченную заработную плату (статья 145.1 УК РФ). Поэтому не следует применять удержания из заработной платы как вид дисциплинарного наказания.

На предприятиях принято поощрять сотрудников, хорошо выполняющих свою работу, премиями или другими вознаграждениями. А для нарушителей предусмотрены наказания. Одной из таких мер является назначение дисциплинарного взыскания. Последствия его вынесения и порядок оформления — это то, что должно быть в «копилке знаний» каждого работника, чтобы понимать, чем может обернуться желание прогулять день или не выполнить свои трудовые обязанности.

Расшифровка понятия

Дисциплинарное взыскание — способ воздействия на провинившегося сотрудника в случае невыполнения им своих должностных обязанностей. Обычно руководитель использует такие меры (статья 192 ТК РФ):

На самом предприятии могут быть предусмотрены и другие варианты наказаний. Например, строгий выговор, а не обычный. Но все эти нюансы должны быть закреплены на фирме документально.

Закон не допускает применения к сотрудникам мер воздействия, которые не предусмотрены Трудовым кодексом РФ. Например, штрафные санкции или увеличение рабочих часов в неделю не имеют правовой силы.

Период, в течение которого на провинившегося работника может быть наложено взыскание, ограничен временными рамками, установленными законом. Он составляет 30 дней с момента выявления проступка. Но этот промежуток времени может быть увеличен, если во время обнаружения нарушения сотрудник находился в отпуске или на больничном. Максимальный срок применения дисциплинарного наказания — полгода со дня происшествия.

Если же нарушение было обнаружено во время финансовой (или другой) проверки организации контролирующими органами, то время, в течение которого работодатель может назначить взыскание, составляет 2 года.

Соразмерность взыскания

Вид наказания, который выберет начальник, должен быть оправдан и соответствовать проступку, совершенному сотрудником (статья 192 ТК РФ). Но формулировка в этом законе довольно «размытая». Это приводит к тому, что разные работодатели не одинаково воспринимают степень тяжести вины: например, один отнесется спокойно к личным телефонным звонкам в рабочее время и постоянным чаепитиям с коллегами, а другой назначит за это выговор.

Определять, за какие именно проступки, совершенные работником, должно последовать наказание, может сам руководитель предприятия. Чаще всего дисциплинарное взыскание назначается за такие нарушения:

• появление на рабочем месте «подшофе»;
• систематические опоздания на работу;
• частые прогулы;
• постоянное отсутствие сотрудника на рабочем месте в течение смены;
• нерациональное использование рабочего времени;
• периодические ошибки и неточности в работе;
• другие варианты.

Процедура оформления

До вынесения взыскания начальник должен запросить у провинившегося сотрудника объяснительную записку. В ней должно быть указано, что послужило причиной неисполнения работником его служебных обязанностей. Если руководитель посчитает эти основания уважительными, наказание может и не быть назначено.

Служащий имеет полное право не давать никаких объяснений. Отказ не может быть причиной вынесения дисциплинарного взыскания. Он станет основанием для составления специального акта. Что указывается документе:

• ФИО и должность лица, обнаружившего нарушение;
• сведения о проступке;
• дата составления;
• подписи рабочих, присутствующих при составлении бумаги.

После этого необходимо уведомить руководителя об обнаруженном нарушении. Делается это при помощи докладной записки. Что указывается в тексте:

1. Наименование должности и ФИО руководителя компании.
2. Название документа.
3. Текст обращения (форма написания — свободная). Он должен включать в себя сведения о сотруднике, нарушившем трудовую дисциплины (ФИО, должность), дата совершения проступка, его описание, а также перечень последствий, к которым это привело. В этой части нужно указывать и причины, которые стали мотивом для несоблюдения работником должностных требований.
4. Требование о применении к нарушителю дисциплинарного взыскания.
5. Дата написания документа.
6. Подпись лица, составившего бумагу.

Составление приказа

На основании этих документов работодатель будет принимать решение о вынесении дисциплинарного наказания сотруднику. Будет издан специальный приказ, в котором содержатся:

1. Наименование организации.
2. Название документа (приказ), его номер, дата.
3. Констатирующая часть. В ней дается описания событиям, ставших основаниями для издания этого документа.
4. Мотивировочная часть. Здесь указываются все документы, служащие подтверждениями факта нарушения (акты, докладные или служебные записки и так далее).
5. Резолютивная часть. В ней указывается решение, принятое работодателем: лишение премии, объявление выговора и прочее.
6. Подпись руководителя.

Кроме этого, в тексте приказа также могут содержаться и дополнительные сведения. К ним относятся:

1. Распоряжение о рассылке в другие подразделения предприятия: бухгалтерию, отдел кадров, юридическую службу и прочие.
2. Требование по ознакомлению с приказом (под расписку). Эта обязанность обычно накладывается на руководителя подразделения, где трудится нарушитель.
3. Предупреждение об увольнении работника в случае повторного несоблюдения дисциплины.

Приказ издается на фирменном бланке предприятия.

Период действия

Срок, в течение которого действует наказание, обычно составляет год. Если во время этого периода сотрудник больше не будет нарушать должностную инструкцию, наказание будет автоматически снято (статья 194, пункт 1 ТК РФ).

Однако закон предусматривает возможность досрочного снятия взыскания. Сделать это допускается:

• по просьбе подчиненного;
• решением работодателя;
• на основании прошения от непосредственного начальника проштрафившегося сотрудника, направленного руководству компании;
• по обращению профсоюзного комитета (если такой имеется на фирме).

Снятие наказания оформляется приказом. Сведения, которые обязательно должны быть в нем указаны:

1. Наименование компании.
2. Название документа, его номер, дата составления.
3. Причины, ставшие основанием для составления документа.
4. Распоряжения руководства (снять взыскание, меры материального воздействия).
5. Сведения о рассылке копий документа в другие подразделения организации.
6. Данные об ознакомлении с приказом.
7. Подпись руководителя.

Возможные последствия

Самый неприятный результат от получения дисциплинарного взыскания — это увольнение. Но оно возможно только в случае систематического нарушения работником трудовой дисциплины. Причины, которые могут стать основанием для этого, указаны в статье 81 ТК РФ. Их список является полным и не допускает никаких дополнений:

• грубое нарушение работником своих обязанностей;
• появление на работе со следами токсического воздействия: алкоголя, наркотиков;
• разглашение внутренней информации;
• растраты, хищения;
• повторное нарушение, сделанное сотрудником, имеющим дисциплинарное взыскание

Увольнение сотрудника не допускается в период его нахождения в отпуске или на больничном.

Форма составления приказа на увольнение — стандартная. Какая информация должна содержаться в документе:

1. Код формы и дата написания документа, его номер.
2. Дата прекращения действия трудового договора.
3. Данные об увольняемом: ФИО, табельный номер (если есть), его должность.
4. Причины увольнения сотрудника, имеющего дисциплинарное взыскание: систематическое неисполнение своих обязанностей, прогулы и прочее (статья 81 ТК РФ).
5. Реквизиты всех документов, подтверждающих факты оснований для увольнения.
6. ФИО работодателя, его должность, подпись.
7. Дата составления документа.
8. Подпись увольняемого работника (даже если сотрудник откажется подписывать, действие распоряжения все равно вступит в силу).

После этого специалист отдела кадров должен внести соответствующую запись в трудовую книжку сотрудника. Заполненный формуляр выдается работнику лично либо отправляется по почте заказным письмом.

Расчетные выплаты при этом производятся в стандартном порядке: выдается заработная плата за фактически отработанное время, компенсируется неиспользованный отпуск, командировочные расходы. Но больничный лист оплачивается только в том случае, если он был предъявлен до фактического увольнения.

Статьей 192 Трудового кодекса РФ работодатель наделен правом применять дисциплинарные взыскания к работнику за совершение им дисциплинарного проступка, т.е. за неисполнение или ненадлежащее исполнение по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.

ТК РФ устанавливает три вида дисциплинарных взысканий:

• замечание;
• выговор;
• увольнение по соответствующим основаниям.

Применение дисциплинарных взысканий, не предусмотренных федеральными законами, уставами и положениями о дисциплине, не допускается (ч. 4 ст. 192 ТК РФ). Данные документы предусматривают, кроме перечисленных, и другие дисциплинарные взыскания для отдельных категорий сотрудников. Например, в соответствии с Положением о дисциплине работников железнодорожного транспорта работодатель может лишить машиниста права вождения локомотива и другого подвижного состава (п. 15 Положения о дисциплине работников железнодорожного транспорта Российской Федерации, утв. Постановлением Правительства РФ 25.08.1992 № 621).

При наложении дисциплинарного взыскания необходимо соблюдать временные рамки, установленные ТК РФ. Оно применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого для получения мнения профсоюзного органа (если он создан в организации). Например, если сотрудник опоздал на работу 12 марта, а об этом стало известно только 16 апреля, наказать его нельзя.

Также необходимо знать, что дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии или проверки финансово-хозяйственной деятельности оно может быть применено не позднее двух лет со дня его совершения. В эти сроки не включается время производства по уголовному делу. Здесь речь идет о сборе доказательств. Если прошло шесть месяцев со дня свершения проступка, а доказательства в полном объеме не собраны, работника наказать нельзя.

За каждый проступок может быть применено только одно взыскание (п.п. 3, 4 и 5 ст. 193 ТК РФ).

Работник наделен правом обжаловать дисциплинарное взыскание в государственных инспекциях труда и (или) органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (ч. 7 ст. 193 ТК РФ).

Дисциплинарное взыскание оформляется приказом. Для его издания необходимы документы-основания:

• объяснительная записка;
• докладная записка;
• акт (составляется в случае отказа работника писать объяснительную записку).

Комментирует эксперт Национального союза кадровиков Стелла Ардатова:

К оформлению организационно-распорядительной документации, к которой относятся объяснительные и докладные записки, предъявляются определенные требования. Установлены они ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Если в организации действуют типовые формы документов для разных случаев, утвержденные локальными нормативными актами, необходимо оформлять эти документы по утвержденным в организации формам.

Объяснительная записка составляется сотрудником по требованию работодателя, в ней провинившийся в письменном виде дает аргументированное объяснение причин невыполнения какой-либо работы, нарушения установленных правил техники безопасности, трудового распорядка и т.д. В ст. 193 ТК РФ сказано: до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен потребовать от работника объяснения в письменной форме. Объяснительную записку можно как составить от руки, так и напечатать. Она пишется на имя руководителя, подписывается автором (см. пример 1).

Если работник отказывается написать объяснительную записку, то, согласно ч. 2 ст. 193 ТК РФ, это не является препятствием для наложения дисциплинарного взыскания.

Докладная записка составляется руководителем структурного подразделения на основании объяснительной записки работника. В ней, помимо собственно текста документа, указывается наименование структурного подразделения, где трудится ее автор, наименование вида документа, заголовок, лицо, которому адресована докладная записка, дата составления. Регистрационный индекс ставится в том случае, если докладные записки регистрируются как внутренние документы. Подписывает докладную записку ее автор.

Также в организациях составляют служебные записки. В настоящее время их рассматривают как аналог докладных – меняется только наименование вида документа, а правила оформления остаются такими же (см. пример 2).

Если работник отказывается написать объяснительную записку, об этом составляется акт. Данный документ имеет произвольную форму. Подписывают его сотрудники организации, присутствовавшие в момент отказа. Желательно, чтобы их было не менее трех (см. пример 3).

При наличии перечисленных документов кадровая служба готовит проект приказа о дисциплинарном взыскании. Форма такого приказа никогда не унифицировалась. На практике он составляется по форме приказа по основной деятельности или по правилам оформления унифицированных форм кадровых приказов.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке организации. Их текст состоит из констатирующей и распорядительной частей, которые разделяются глаголом «приказываю» (см. пример 4).

Во втором случае текст приказа о дисциплинарном взыскании начинается с глагола, и в нем присутствует реквизит «основание» (см. пример 5).

Предпочтительнее использовать второй вариант, поскольку такое оформление отличается от приказов по основной деятельности и приближено к оформлению приказов, относящихся к первичным учетным документам по труду.

Взыскания объявляются работнику под расписку в течение 3 дней со дня издания приказа. Если работник отказывается расписаться в приказе, составляют акт. Он оформляется в произвольной форме, согласно ч. 6 ст. 193 ТК РФ.

Работодатель в соответствии со ст. 194 ТК РФ имеет право до истечения года со дня применения дисциплинарного взыскания снять его с сотрудника по собственной инициативе, по просьбе сотрудника, просьбе руководителя структурного подразделения или профсоюзного органа. Снятие дисциплинарного взыскания также оформляется приказом.

Необходимо помнить, что ни приказ о наложении дисциплинарного взыскания, ни приказ о снятии дисциплинарного взыскания в трудовую книжку не вносятся.